5. Phương pháp nghiên cứu
2.2Thực trạng tổ chức công tác kế toán doanh thu trong điều kiện tin học hóa tại các
các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ trên địa bàn Tỉnh Thừa Thiên Huế 2.2.1 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán
Sự kiện Việt Nam gia nhập WTO đã đánh dấu một triển vọng mới cho các doanh nghiệp Việt Nam trong quá trình hội nhập. Tuy nhiên một thách thức mới đặt ra cho các doanh nghiệp là làm thế nào để có thể nâng cao năng lực cạnh tranh của chính mình để chủ động tham gia thị trường thế giới? Giải pháp để doanh nghiệp tự hoàn thiện mình không gì khác chính là ứng dụng công nghệ thông tin hiệu quả trong hoạt động sản xuất và kinh doanh.
Trên thế giới, công nghệ thông tin đã được ứng dụng rộng rãi trong kinh doanh nhưng ở việt Nam gần như còn rất mới mẻ. Mặc dù có tới 91 % doanh nghiệp sử dụng và kết nối Internet, gần 60% kết nối ADSL, 75% nối mang Lan (Nguồn VCCI, Phòng
Thương Mại và Công Nhiệp Việt Nam) nhưng con số đó chỉ đủ chứng tỏ rằng các doanh nghiệp mới bắt đầu nhận thức được lợi ích của công nghệ thông tin, bước đầu triển khai ứng dụng chứ chưa đầu tư chuyên sâu vào các quy trình. Vì thế, bài toán đặt ra đối với các doanh nghiệp là làm thế nào để có thể ứng dụng công nghệ thông tin hiệu quả vào hoạt động sản xuất kinh doanh?
Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động sản cuất kinh doanh đang được các doanh nghiệp hết sức quan tâm. Và điều này lại càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết khi mà sự phát triển và cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng lớn, khi mà doanh nghiệp nước ngoài xuất hiện ngày càng nhiều trong thị trường Việt Nam.
Trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt giữa các doanh nghiệp, những thách thức về chất lượng, hiệu quả, việc cắt giảm chi phí trong sản xuất kinh doanh, các vấn đề liên quan đến đối tác và mối tương quan giữa nhà cung cấp và người tiêu thụ đòi hỏi doanh nghiệp phải chấp nhận sự thay đổi trong phương thức kinh doanh, tìm hiểu phương thức để làm sao có việc ứng dụng công nghệ thông tin có hiệu quả nhất, mở rộng các hình thức thông tin, liên lạc để bán sản phẩm và tạo được dịch vụ tốt nhất.
Các doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin với phần mềm quản lý kinh doanh, nhân sự và tài chính kế toán. Về quản lý kinh doanh, các giao dịch với khách hàng được thực hiện qua email, fax. Ngoài việc quản lý công nợ, thu chi tự động, lịch trình nhắc nhở hạn mức nợ cho phép... phần mềm còn giúp doanh nghiệp lập các báo cáo tài chính nhanh và chính xác, kể cả phân tích báo cáo tài chính để hoạch định chiến lược phát triển kinh doanh. Về quản lý nhân sự, phần mềm giúp doanh nghiệp thiết lập, ngoài mạng LAN quản lý nội bộ, doanh nghiệp còn có thể thiết lập mạng riêng ảo (Virtual private network), để kiểm soát toàn bộ hoạt động của các chi nhánh ở xa. Với những ứng dụng trên, doanh nghiệp đã giảm được rất nhiều chi phí như chi phí văn phòng phẩm, chi phí , thu hút rất nhiều hợp đồng của khách hàng từ khắp nơi trên thế giới tạo uy tín lớn trong và ngoài nước.
Biểu đồ 2.2 Tổng hợp tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào các bộ phận
Biểu đồ 2.2 Tổng hợp tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý bán hàng của các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ cho thấy có đến 85% tương ứng 36 doanh nghiệp áp dụng công nghệ thông tin cho bộ phận kế toán, điều này chứng tỏ tầm quan trọng của bộ phận kế toán đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, bộ phận bán hàng cũng được chú trọng với tỷ lệ 47,5% các doanh nghiệp áp dụng công nghệ thông tin. Các bộ phận khác liên quan đến việc bán hàng đều được quan tâm tuy mức độ có thấp hơn nhiều so với 2 bộ phận kế toán và bán hàng.
Nhưng chúng ta cũng cần phải chú ý đến tỷ lệ các doanh nghiệp không áp dụng công nghệ thông tin vào các bộ phận cũng không ít (6/40 doanh nghiệp chiếm 15% đối với bộ phận kế toán, 52,5% đối với bộ phận bán hàng… ). Trong thời đại công nghệ thông tin như hiện nay, việc không áp dụng công nghệ thông tin vào doanh nghiệp, đặc biệt là các bộ phận có liên quan đến bán hàng là một trở ngại rất lớn cho sự phát triển của doanh nghiệp. Môi trường kinh doanh ngày càng thông thoáng, thị trường ngày càng mở rộng, sự cạnh tranh trở nên gay gắt và khốc liệt hơn, nếu doanh nghiệp không áp dụng công nghệ thông tin thì sẽ bị thiếu thông tin về hoạt động kinh doanh, không có thông tin kịp thời, bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh cũng như đánh giá chính xác về tình hình kinh doanh của bản thân. Nếu doanh nghiệp tham gia các dự án hợp tác với các đối tác liên doanh hay nước ngoài thì sẽ gặp rất nhiều khó khăn vì không ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh.
Mặt khác, khi tiến hành ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán doanh thu thì việc áp dụng phần mềm kế toán là rất cần thiết. Nhưng vẫn có một số doanh nghiệp (6 doanh nghiệp tương ứng 15%) chưa nhận thức được điều này hoặc là không muốn đầu tư cho công tác kế toán, vẫn xem việc thực hiện công tác kế toán là biện pháp đối phó với cơ quan quản lý nhà nước như Cục Thuế, Cục Thống kê…
Có 85% doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm kế toán vào việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, trong đó chiếm tỷ trọng lớn nhất là phần mềm do doanh nghiệp tự thiết kế (38%). Ở đây, chúng ta có thể thấy được một vấn đề là các doanh nghiệp có quy mô không lớn thường tiết kiệm chi phí đầu tư cho việc trang bị phần mềm kế toán, hầu hết đều sử dụng Excel để thực hiện công tác kế toán. Các phần mềm kế toán bằng Excel này rất phù hợp với các doanh nghiệp có số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kế toán không nhiều, nghiệp vụ đơn giản.
Các doanh nghiệp có quy mô lớn, tổ chức quản lý chặt chẽ, đặc điểm hoạt động kinh doanh đa dạng thường lựa chọn phương án thuê một công ty chuyên viết phần mềm kế toán xây dựng cho doanh nghiệp một phần mềm theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Phương án này là phương án tốt nhất trong việc ứng dụng phần mềm kế toán vào việc thực hiện công tác kế toán. Bởi vì khi thuê ngoài viết phần mềm kế toán thì doanh nghiệp vừa tận dụng được khả năng về công nghệ thông tin của các đơn vị chuyên thiết kế phần mềm đồng thời vừa phù hợp với những đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, điều mà các phần mềm đóng gói không thể có được. Tuy nhiên, để thực hiện phương án này đòi hỏi doanh nghiệp phải có đủ nguồn lực về tài chính vì chi phí thuê ngoài viết phần mềm khá cao so với mua phần mềm đóng gói và tự viết phần mềm.
Đối với việc lựa chọn các phần mềm kế toán, các doanh nghiệp thường căn cứ vào các yếu tố sau: sự đáp ứng yêu cầu thông tin, tính cập nhật, tính bảo mật, khả năng xử lý linh hoạt, cung cấp thông tin qua Internet, liên kết với các phần mềm khác, giao diện dễ sử dụng và một số yếu tố khác. Biểu đồ 2.4 Các yếu tố lựa chọn phần mềm kế toán cho chúng ta thấy rõ điều này.
Kết quả khảo sát cho thấy doanh nghiệp thường chú trọng đến 2 yếu tố là sự đáp ứng yêu cầu thông tin (67,6% tương ứng 23/34 doanh nghiệp) và khả năng xử lý linh hoạt các nghiệp vụ kinh tế tài chính (17 doanh nghiệp chiếm tỷ lệ 50%). Điều này cho thấy các doanh nghiệp rất quan tâm đến vấn đề cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh và việc phần mềm kế toán có khả năng xử lý các nghiệp vụ kinh tế phù hợp với cách thức doanh nghiệp xử lý trên thực tế công tác kế toán của doanh nghiệp. Các yếu tố khác cũng được chú ý đến nhưng không nhiều, trong đó đáng chú ý có yếu tố tính bảo mật của phần mềm được 44,1% doanh nghiệp lựa chọn. Yếu tố tính bảo mật cũng đóng vai trò quan trọng trong khi thực hiện công tác kế toán trên phần mềm bởi vì số liệu kế toán rất dễ bị đánh cắp khi không có các chính sách về bảo mật số liệu. Điều này có ý nghĩa quan trọng đối với các doanh nghiệp đang gặp phải sự cạnh tranh khốc liệt của các đối thủ cạnh tranh. Các thông tin liên quan đến khách hàng, số dư nợ phải thu, chính sách bán hàng của doanh nghiệp đều cần được quản lý chặt chẽ, phân quyền quản lý rõ ràng nhằm hạn chế sự mất mát dữ liệu.
Yếu tố giao diện dễ sử dụng cũng được khá nhiều doanh nghiệp lựa chọn (44,1% tương ứng 19 doanh nghiệp). Yếu tố giao diện dễ sử dụng liên quan đến tâm lý sử dụng phần mềm kế toán. Hầu hết các kế toán viên của các doanh nghiệp khi được hỏi đều cho rằng một giao diện nhập liệu quá phức tạp với nhiều thủ tục khi nhập liệu cũng như kết xuất báo cáo sẽ dẫn đến việc phạm nhiều sai sót trong quá trình nhập liệu cũng như kết xuất báo cáo kế toán. Giao diện dễ sử dụng tạo tâm lý khá thoải mái, kế toán viên có thể kiểm soát tốt quá trình nhập liệu cũng như xử lý các nghiệp vụ kinh tế để kết xuất báo cáo kế toán.
Có một điểm đáng chú ý là có đến 38,2% doanh nghiệp quan tâm đến khả năng liên kết với các phần mềm khác. Khả năng liên kết với các phần mềm khác của phần mềm kế toán liên quan đến việc mở rộng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
đề này thì có nghĩa là họ không những ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán mà còn muốn ứng dụng ở các bộ phận khác như bán hàng, vận chuyển, kho bãi, mua hàng, sản xuất quản lý nhân sự … thậm chí nếu doanh nghiệp có đủ điều kiện về nhân lực cũng như về tài chính có thể hướng đến một mục tiêu xa hơn là quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh trên phần mềm hay còn gọi là hê ̣ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP).
Ngoài ra, chúng ta thấy rằng có các doanh nghiệp cũng chú ý đến việc cung cấp thông tin nhanh chóng và đến được người cần sử dụng trong thời gian ngắn nhất phục vụ việc ra quyết định kinh doanh của các đối tượng cần sử dụng, đồng thời giảm chi phí trong quá trình cung cấp thông tin này (khi đi nộp các báo cáo kế toán thì doanh nghiệp phải tốn thời gian và công sức cũng như chi phí di chuyển). Điều này đặc biêt có ý nghĩa đối với các doanh nghiệp có công ty mẹ ở các vị trí địa lý cách xa nhau, việc cung cấp thông tin qua Internet sẽ giảm được rất nhiều chi phí cho doanh nghiệp trong việc báo cáo với công ty mẹ. Có 29,4% doanh nghiệp lựa chọn yếu tố cung cấp thông tin qua Internet.
Tóm lại, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đã được chú trọng một cách đáng kể. Bộ phận kế toán là bộ phận quan trọng nhất đối với các doanh nghiệp cho nên được ưu tiên ứng dụng công nghệ thông tin. Các doanh nghiệp áp dụng nhiều phần mềm kế toán khác nhau như SMILE, FAST ACCOUNTING, USNESCO, SOLOMON, MISA, Kế toán Việt Nam … (phần mềm đóng gói), phần mềm do các công ty chuyên cung cấp phần mềm thiết kế như của FPT và phần lớn sử dụng phần mềm Excel để làm kế toán. Việc xem xét các yếu tố khi lựa chọn phần mềm cũng được các doanh nghiệp chú trọng, có 2 yếu tố được xem xét nhiều nhất là sự đáp ứng yêu cầu thông tin của doanh nghiệp và khả năng xử lý linh hoạt các nghiệp vụ kinh tế. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng chú ý đến khả năng liên kết với các phần mềm quản lý khác và khả năng cung cấp thông tin qua Internet. Tuy nhiên, với quy mô sản xuất kinh doanh chủ yếu là vừa và nhỏ, năng lực tài chính cũng như nhân sự còn nhiều hạn chế các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế vẫn chưa thể áp dụng công nghệ thông tin một cách triệt để vào công tác kế toán, mặc dù có chú ý đến yếu tố liên kết đến các phần mềm quản lý khác nhưng thực sự chỉ có những doanh nghiệp trực thuộc các Tổng công ty lớn mới có điều kiện áp dụng hê ̣ thống quản lý nguồn lực cho toàn doanh nghiệp (ERP), do chi phí của các phần mềm ERP này quá cao, đòi hỏi một quá trình triển khai lâu dài, tỷ lệ thành công không cao.
2.2.2 Thực trạng tổ chức xây dựng danh mục các đối tượng quản lý và hệ thốngmã hóa các đối tượng quản lý mã hóa các đối tượng quản lý
Các nhà quản lý doanh nghiệp thường yêu cầu các thông tin chi tiết trên các báo cáo quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh. Để làm được điều này đòi hỏi bộ phận kế
toán phải biết được yêu cầu thông tin của các nhà quản lý đồng thời phải hê ̣ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế xảy ra trong doanh nghiệp theo các đối tượng kế toán, các đối tượng quản lý chi tiết. Khái niệm về đối tượng kế toán và đối tượng quản lý chi tiết đã được đề cập ở trong Chương 1 phần 1.1.2 và phần 1.4.1.2.
Đối với các doanh nghiệp có sử dụng phần mềm kế toán thì việc xây dựng danh mục đối tượng kế toán và mã hóa các đối tượng quản lý chi tiết là công việc đầu tiên phải thực hiện trước khi chuyển toàn bộ tài liệu kế toán thủ công sang thành dữ liệu kế toán trên máy tính, lưu trữ trong phần mềm quản lý dữ liệu hay phần mềm kế toán.
Biểu đồ 2.5 Các tiêu thức mã hóa hàng tồn kho
Biểu đồ 2.7 Các tiêu thức mã hóa nhân viên
Biểu 2.5 2.6 2.7 cho thấy các tiêu thức như từng mặt hàng, từng khách hàng, từng nhân viên được các doanh nghiệp lựa chọn nhiều nhất với tỷ lệ tương ứng là 59,4% (19/32) 62,5% (20/32) và 58,1% (18/31). Các tiêu thức khác tuy được một vài doanh
nghiệp quan tâm, nhưng cũng không thực sự đáp ứng ứng yêu cầu quản lý thông tin trong công tác bán hàng.
Ở đây có một vấn đề nhỏ là trong số các doanh nghiệp áp dụng phần mềm kế toán (34) thì chỉ có nhiều nhất 32 doanh nghiệp là có sử dụng mã hóa các đối tượng kế toán chi tiết. Như vậy, còn lại ít nhất 2 doanh nghiệp không sử dụng mã hóa trong khi vẫn sử dụng phần mềm kế toán. Số doanh nghiệp không mã hóa này là các doanh nghiệp sử dụng phần mềm tự thiết kế dựa trên Excel. Và các doanh nghiệp đã tiến hành mã hóa thì chỉ có 2 doanh nghiệp tiến hành mã hóa theo các tiêu thức kho hàng, chủng loại hàng, nhóm hàng, phương thức bán hàng, nhóm khách hàng … một cách đầy đủ. Các doanh nghiệp còn lại chỉ quan tâm đến từng khách hàng, từng mặt hàng và từng nhân viên. Điều này cho thấy, phần lớn các doanh nghiệp chưa thực sự áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán một cách đầy đủ, chưa khai thác hết các tiện ích của phần mềm mà mới chỉ dừng ở mức độ tính toán, tổng hợp số liệu để phục vụ mục tiêu lập báo cáo tài chính. Trong khi các thông tin chi tiết này rất hữu ích đối với việc quản trị hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chẳng hạn như thông tin chi tiết về