5. Phương pháp nghiên cứu
2.2.2Thực trạng tổ chức xây dựng danh mục các đối tượng quản lý và hệ thống mã hóa
mã hóa các đối tượng quản lý
Các nhà quản lý doanh nghiệp thường yêu cầu các thông tin chi tiết trên các báo cáo quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh. Để làm được điều này đòi hỏi bộ phận kế
toán phải biết được yêu cầu thông tin của các nhà quản lý đồng thời phải hê ̣ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế xảy ra trong doanh nghiệp theo các đối tượng kế toán, các đối tượng quản lý chi tiết. Khái niệm về đối tượng kế toán và đối tượng quản lý chi tiết đã được đề cập ở trong Chương 1 phần 1.1.2 và phần 1.4.1.2.
Đối với các doanh nghiệp có sử dụng phần mềm kế toán thì việc xây dựng danh mục đối tượng kế toán và mã hóa các đối tượng quản lý chi tiết là công việc đầu tiên phải thực hiện trước khi chuyển toàn bộ tài liệu kế toán thủ công sang thành dữ liệu kế toán trên máy tính, lưu trữ trong phần mềm quản lý dữ liệu hay phần mềm kế toán.
Biểu đồ 2.5 Các tiêu thức mã hóa hàng tồn kho
Biểu đồ 2.7 Các tiêu thức mã hóa nhân viên
Biểu 2.5 2.6 2.7 cho thấy các tiêu thức như từng mặt hàng, từng khách hàng, từng nhân viên được các doanh nghiệp lựa chọn nhiều nhất với tỷ lệ tương ứng là 59,4% (19/32) 62,5% (20/32) và 58,1% (18/31). Các tiêu thức khác tuy được một vài doanh
nghiệp quan tâm, nhưng cũng không thực sự đáp ứng ứng yêu cầu quản lý thông tin trong công tác bán hàng.
Ở đây có một vấn đề nhỏ là trong số các doanh nghiệp áp dụng phần mềm kế toán (34) thì chỉ có nhiều nhất 32 doanh nghiệp là có sử dụng mã hóa các đối tượng kế toán chi tiết. Như vậy, còn lại ít nhất 2 doanh nghiệp không sử dụng mã hóa trong khi vẫn sử dụng phần mềm kế toán. Số doanh nghiệp không mã hóa này là các doanh nghiệp sử dụng phần mềm tự thiết kế dựa trên Excel. Và các doanh nghiệp đã tiến hành mã hóa thì chỉ có 2 doanh nghiệp tiến hành mã hóa theo các tiêu thức kho hàng, chủng loại hàng, nhóm hàng, phương thức bán hàng, nhóm khách hàng … một cách đầy đủ. Các doanh nghiệp còn lại chỉ quan tâm đến từng khách hàng, từng mặt hàng và từng nhân viên. Điều này cho thấy, phần lớn các doanh nghiệp chưa thực sự áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán một cách đầy đủ, chưa khai thác hết các tiện ích của phần mềm mà mới chỉ dừng ở mức độ tính toán, tổng hợp số liệu để phục vụ mục tiêu lập báo cáo tài chính. Trong khi các thông tin chi tiết này rất hữu ích đối với việc quản trị hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chẳng hạn như thông tin chi tiết về chủng loại hàng, nhóm hàng cho doanh nghiệp biết được nhóm hàng nào thu được lợi nhuận cao nhất, nhóm hàng nào mang lại ít lợi nhuận nhất để có thể xem xét mở rộng danh mục các mặt hàng trong nhóm hoặc cắt giảm bớt các mặt hàng trong nhóm đó. Tuy nhiên, điều này còn tùy thuộc vào một số vấn đề khác, nhưng xét trên phương diện kinh doanh vì lợi nhuận thì chúng ta chỉ xem xét ở góc độ lợi nhuận không xét các mục tiêu khác.
Hay như tiêu thức về phương thức bán hàng, nhóm khách hàng cho chúng biết được các phương thức bán hàng thuận lợi nhất có thể được khách hàng chấp thuận, để tăng được số lượng hàng bán. Nhóm khách hàng cho chúng ta biết về đặc điểm của các đối tượng khách hàng ở các nhóm khác nhau để có chính sách bán hàng phù hợp cũng như các biện pháp kiểm soát nợ phải thu chặt chẽ hay không. Phân loại khách hàng theo vị trí địa lý để có thể kiểm soát được thị trường của doanh nghiệp và quản lý thị phần, xác định thị trường mục tiêu hay thị trường tiềm năng …
Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn thì việc xây dựng danh mục đối tượng kế toán và mã hóa đối tượng quản lý chi tiết được thực hiện một cách bài bản, rất rõ ràng. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng có một số vấn đề trong khâu mã hóa đối tượng chi tiết. Đó là, doanh nghiệp còn chưa phân biệt rõ giữa đối tượng kế toán chi tiết được chọn để mở tài khoản chi tiết và đối tượng kế toán chi tiết được theo dõi trên các đối tượng chi tiết. Doanh nghiệp đồng nhất các đối tượng quản lý chi tiết với các đối tượng kế toán chi tiết dẫn đến việc mở tài khoản chi tiết rất nhiều, số lượng sổ sách kế toán chi tiết có liên quan cũng rất nhiều. Điều này gây khó khăn cho kế toán mỗi lần làm báo cáo kế toán cuối kỳ hay báo cáo quyết toán hàng năm.
Vấn đề thứ hai là các doanh nghiệp có tiến hành mã hóa các đối tượng chi tiết như khách hàng, hàng hóa, nhân viên thì gần như 100% doanh nghiệp mã hóa theo số thứ tự. Mà loại mã hóa này có nhược điểm rất lớn là không mang tính gợi nhớ, nếu kế
toán viên không chú ý có thể gây nhầm lẫn trong quá trình nhập dữ liệu cũng như khi theo dõi hay tìm kiếm các thông tin về các đối tượng trên.
Biểu đồ 2.8 Các tiêu thức mã hóa doanh thu
Vấn đề mã hóa doanh thu là một trong các vấn đề quan trọng trong kế toán bán hàng cũng như công tác quản lý hoạt động bán hàng. Các doanh nghiệp đều chú ý đến việc mã hóa doanh thu theo các đối tượng chi tiết nhằm theo dõi được doanh thu từ các hoạt động kinh doanh, doanh thu từ các khách hàng, doanh thu của từng mặt hàng hay dịch vụ và doanh thu theo từng nhân viên bán hàng. Nhưng điểm đáng chú ý ở đây là tỷ lệ các doanh nghiệp không mã hóa doanh thu là khá cao (ít nhất là 53.1% tương ứng với 17 doanh nghiệp không tiến hành mã hóa doanh thu). Nếu như không mã hóa doanh thu thì doanh nghiệp không thể thực hiện được các quyết định kinh doanh như thay đổi danh mục hàng hóa kinh doanh; đề ra các chính sách giá, chính sách bán hàng phù hợp với các khách hàng khác nhau; xét thưởng cho các nhân viên bán hàng mang lại nhiều doanh thu nhất cho doanh nghiệp.
Tóm lại, việc mã hóa các đối tượng chi tiết theo các tiêu thức khác nhau để phục vụ công tác tổng hợp và phân tích số liệu kế toán nhằm đưa ra được các phương án kinh doanh có lợi nhuận tối ưu. Như vậy có rất nhiều vấn đề mà doanh nghiệp phải quan tâm đối với việc mã hóa các đối tượng kế toán chi tiết trong chu trình doanh thu không chỉ ở khía cạnh thực hiện công tác kế toán mà còn phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Các doanh nghiệp chưa tiến hành mã hóa các đối tượng chi tiết thì nên tiến hành ngay để phục vụ công tác quản trị doanh nghiệp, bởi vì việc mã hóa không phải là vấn đề quá khó đối với doanh nghiệp. Các doanh nghiệp đã tiến hành mã hóa thì bổ sung chỉnh sửa các đoạn mã đối với các đối tượng sao cho vừa mang tính gợi nhớ vừa thống nhất cho các bộ phận, đồng thời phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp không nên để toàn bộ đoạn mã của các đối tượng chi tiết là số vì rất khó nhớ và có thể gây nhầm lẫn.