5. Phương pháp nghiên cứu
1.4.3.4Xuất kho và giao hàng
Hoạt động cơ bản thứ hai trong quy trình OE/S là tập kết hàng hóa, đóng gói và gửi hàng đi.
Nhân viên kho hàng sẽ dựa trên Phiếu tập kết hàng để xuất hàng ra khỏi kho gửi cho bộ phận đóng gói gửi hàng (luồng dữ liệu số 7, sơ đồ 1.4). Tại phòng giao hàng, sẽ tiến hành so sánh giữa số lượng hàng trên Phiếu tập kết và trên Phiếu đóng gói mà Phòng tiêu thụ đã gửi trực tiếp cho phòng. Kiểm tra xong , nếu không có gì sai sót, nhân viên giao hàng sẽ gõ số thứ tự đơn đặt hàng, mã số mặt hàng và số lượng xuất, sử dụng đến terminal trực tuyến. Tiến trình này sẽ cập nhật vùng tập tin Qty_Allowed trên tập tin Inventory master. Hệ thống OE/S sẽ in ra Phiếu đóng gói và một vận đơn gồm nhiều liên. Phiếu đóng gói liệt kê số lượng và mô tả mặt hàng bao gồm trong kiện hàng (đây có thể là một bản sao của Phiếu tập kết hàng hóa). Còn vận đơn là một hợp đồng giữa nhà chuyên chở và phòng giao hàng, định nghĩa trách nhiệm nhà chuyên chở đối với hàng hóa trong vòng di chuyển. Phiếu vận đơn này nhận diện công ty chuyên chở, nơi đi, nơi đến và những chỉ dẫn khác liên quan đến việc giao hàng và cho biết ai sẽ thanh toán cho nhà chuyên chở (khách hàng hay nhà cung cấp).
Một bản sao vận đơn và phiếu đóng gói hàng hóa đi kèm theo kiện hàng. Nếu khách hàng phải trả tiền chuyên chở thì bản sao vận đơn này có thể được dùng làm ban sao hóa đơn vận chuyển, cho biết số tiền khách hàng phải thanh toán cho nhà chuyên chở. Trong các trường hợp khác, hóa đơn vận chuyển phải là một tài liệu riêng biệt. Thông thường, các chi phí chuyên chở, bốc xếp và bảo hiểm sẽ được doanh nghiệp thanh toán cho nhà chuyên chở, rồi tính sau trong hóa đơn khách hàng. Hóa đơn và phiếu đóng gói hàng cũng như vận đơn sẽ được gửi cho khách hàng sau khi hàng đã được xếp lên phương tiện của nhà chuyên chở.
Phòng giao hàng giữ lại ban sao số 2 của vận đơn để theo dõi và xác nhận việc trao hàng hóa cho nhà chuyên chở. Một bản sao vận đơn khác cùng với packing list sẽ được gửi lại cho bộ phận lập hóa đơn để chuẩn bị lập hóa đơn cho khách hàng.
Một quyết định quan trọng cần được lấy khi đáp ứng đơn đặt hàng và gửi hàng cho khách hàng là chọn phương thức gửi hàng/ Theo truyền thống, nhiêu công ty có riêng cho mình một đội xe lo giao hàng (dịch vụ logictis). Tuy nhiên để giảm chi phí giao hàng công việc này sẽ được giao cho những công ty chuyên chở. Việc chọn lựa nhà chuyên chở đòi hỏi phải thu thập thông tin liên quan đến nhà chuyên chở này như: giá cả, thành tích, tỷ lệ giao hàng đúng thời hạn, khiếu nại về giao hàng (hư hỏng, rách bao bì ...) và đưa các thông tin này vào hệ thống AIS.
Một quyết định quan trọng khác là phải chọn nơi đặt trung tâm phân phối. Ngày càng nhiều công ty tiêu thụ hàng đòi hỏi nhà cung cấp phải giao hàng chỉ khi nào họ cần. Do dó, nhà cung cấp và nhà sản xuất phải sử dụng những phần mềm vận chuyển để tính toán nhận diện địa điểm tối ưu để đặt trung tâm phân phối hàng để có thể giảm tối thiểu chi phí quản lý hàng tồn kho và đáp ứng nhu cầu giao hàng kịp thời cho khách hàng.