Để thực hiện đợc chức năng kiểm tra có hiệu quả ,theo ông Harol Koontz, trong cuốn: “Những vấn đề cốt yếu của quản lý” có 7 nguyên tắc trong quá trình này cần thực hiện, đó là:
1. Kiểm tra phải đợc thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức vàcăn cứ theo cấp bậc của đối tợng đợc kiểm tra. căn cứ theo cấp bậc của đối tợng đợc kiểm tra.
Cơ sở để tiến hành kiểm tra thờng là dựa vào kế hoạch. Do vậy, nó phải đợc thiết kế theo kế hoạch hoạt động tổ chức. Mặt khác, kiểm tra còn cần đợc thiết kế căn cứ theo cấp bậc của đối tợng đợc kiểm tra. Không thể có một cơ chế kiểm tra chung cho tất cả mọi cấp bậc và đối tợng khác nhau.
Phân tích Nguyên nhân Của sự sai lệch 5 Ch ơng trình Hoạt động điều chỉnh 6 Sự thực hiện các điều chỉnh 7 Kết quả mong muốn 8 Kết quả thực tế 1 Đo l ờng kết quả thực tế 2 So sánh thực tại với các tiêu chuẩn 3 XáC ĐịNH CáC SAI LệCH 4
Ví dụ: Khi kiểm tra khả năng quản trị của một phó giám đốc chúng ta phải đặt ra những tiêu chuẩn để đánh giá khác với những tiêu chuẩn đặt ra với một tổ trởng. Kiểm tra công việc của một giáo viên khác của một trởng khoa.
2. Công việc kiểm tra phải đợc thiết kế theo yêu cầu của các nhà quản trị.Việc kiểm tra là nhằm làm cho nhà quản trị nắm bắt đợc những vấn đề đang Việc kiểm tra là nhằm làm cho nhà quản trị nắm bắt đợc những vấn đề đang xảy ra mà họ quan tâm. Vì vậy, việc kiểm tra phải xuất phát từ những nhu cầu riêng của mỗi nhà quản trị để cung cấp cho họ những thông tin phù hợp.
Ví dụ: Khi nhà quản trị đang quan tâm đến vấn đề tài chính của doanh nghiệp thì việc kiểm tra phải nhằm mục đích là xác định cho đợc những biểu hiện tài chính hiện tại của doanh nghiệp.
3. Sự kiểm tra phải đợc thực hiện tại những khâu trọng yếu và quan trọng.Khi xác định rõ đợc mục đích của sự kiểm tra chúng ta cần phải xác định: nên Khi xác định rõ đợc mục đích của sự kiểm tra chúng ta cần phải xác định: nên kiểm tra ở đâu? Trên thực tế các nhà quản trị phải lựa chọn và xác định phạm vi cần kiểm tra. Nếu không xác định đợc chính xác khu vực trọng điểm, nh kiểm tra trên một khu vực quá rộng sẽ làm tốn kém thời gian, lãng phí về vật chất việc kiểm tra không đạt đợc hiệu quả cao.
4. Kiểm tra phải khách quan.
Nếu nh thực hiện kiểm tra với những định kiến có sẵn sẽ không cho ta đợc những nhận xét và đánh giá đúng mức về đối tợng đợc kiểm tra, kết quả kiểm tra sẽ bị sai lệch và sẽ làm cho tổ chức gặp phải những tổn thất lớn.
Ví dụ: Kiểm tra cần phải đợc thực hiện với thái độ khách quan trong quá trình thực hiện nó. Đây là một yêu cầu rất cần thiết để đảm bảo kết quả và các kết luận kiểm tra đợc chính xác.
5. Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí của doanh nghiệp (tổchức). chức).
Để có việc kiểm tra có hiệu quả cao cần xây dựng một qui trình và các nguyên tắc kiểm tra phù hợp với nét văn hoá của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có phong cách lãnh đạo dân chủ, nhân viên đợc độc lập trong công việc đợc phát huy sự sáng tạo của mình thì việc kiểm tra không nên thiết lập một cách trực tiếp và quá chặt chẽ .
Ngợc lại, nếu các nhân viên cấp dới quen làm việc với các nhà quản trị có phong cách độc đoán, thờng xuyên chỉ đạo chặt chẽ chi tiết và nhân viên cấp dới có tính ỷ lại, không có khả năng linh hoạt thì không thể áp dụng cách kiểm tra trong đó nhấn mạnh đến sự tự giác hay tự điều chỉnh của mỗi ngời.
6. Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm và bảo đảm tính hiệu quả kinh tế.
Thực ra việc kiểm tra là chức năng cần thiết trong quản trị. Nó đòi hỏi những chi phí nhất định trong quá trình thực hiện. Do vậy, cần phải tính toán nhằm thực hiện tiết kiệm, giảm chi phí này và không nên lạm dụng quá nhiều tác dụng của kiểm tra.
Ví dụ: Nếu cơ chế quản trị doanh nghiệp đợc xây dựng hợp lý, hoạt động xí nghiệp diễn ra một cách trôi chảy, ít khi bị trục trặc thì công việc kiểm tra thực hiện ít hơn, chi phí kiểm tra giảm xuống.
7. Việc kiểm tra phải đa đến hành động.
Việc kiểm tra chỉ đợc coi là đúng đắn nếu những sai lệch so với kế hoạch đợc thực hiện và tiến hành điều chỉnh trên thực tế. Ngợc lại, nếu nh phát hiện ra sự sai lệch và nguyên nhân của sự sai lệch mà không gắn với quá trình điều chỉnh lại thì trên thực tế công việc kiểm tra coi nh vô nghĩa, vì không có tác dụng.
Trên đây là một số nguyên tắc cơ bản đòi hỏi công việc kiểm tra trong các doanh nghiệp phải thực hiện. Việc nhận thức và vận dụng hiệu quả các nguyên tắc này sẽ làm cho hiệu quả của công tác kiểm tra tăng lên.