Để việc hoạch định đợc tốt đẹp, nhà quản trị phải quan tâm đến những điều sau:
1. Việc hoạch định nên đợc nhiều ngời tham gia:
Nhân viên trong xí nghiệp càng đợc tham gia nhiều chừng nào trong việc hoạch định họ càng thông hiểu và gắn bó với việc hoàn thành kế hoạch bấy nhiêu. Hơn nữa, khi có nhiều ngời tham gia vào tiến trình hoạch định, sẽ có nhiều thông tin, nhiều ý kiến, nhiều quan điểm khác nhau đợc đa ra xem xét để kế hoạch đợc xây dựng một cách tốt nhất. Vì vậy, trong việc hoạch định, các xí nghiệp, cơ quan, nên tạo điều kiện cho các nhà quản trị ở mọi cấp (tức là cấp cao, cấp trung và cấp cơ sở), đợc tham gia vào tiến trình này.
2. Các kế hoạch nên đơn giản:
Mặc dù hoạch định là một tiến trình phức tạp và phải giải quyết nhiều vấn đề khó khăn, bản thân các kế hoạch khi đợc soạn thảo và công bố nên trình bày các mục tiêu và các hành động cần đợc thực hiện một cách đơn giản, dễ hiểu và cụ thể. Điều này sẽ khiến mọi ngời hiểu đợc đầy đủ những việc sẽ phải thực hiện và qua đó khả năng hoàn thành kế hoạch sẽ lớn hơn.
3. Các kế hoạch nên linh động:
Do bản chất của kế hoạch là dự trù các hành động cho tơng lai, và bởi lẽ tơng lai có thể xảy ra khác với sự dự báo, cho nên kế hoạch không nên cứng nhắc. Điều quan trọng và cần thiết là phải nhắc nhở các nhà quản trị cấp dới rằng kế hoạch có thể phải thay đổi để thích nghi với những hoàn cảnh mới không dự kiến đợc. Tuy nhiên, cũng phải lu ý rằng các nhà quản trị cấp dới không thể tự ý thay đổi những kế hoạch giao phó cho họ nếu không có sự trao đổi trớc với nhà quản trị cấp trên.
4. Sự thực hiện kế hoạch phải đợc tiến hành trên cơ sở của sự thông hiểu lýdo hành động, những mục tiêu cần phải đạt tới, và chiến lợc chung của cả tổ do hành động, những mục tiêu cần phải đạt tới, và chiến lợc chung của cả tổ chức.
Khi làm việc với sự thông hiểu đó, nhân viên trong xí nghiệp luôn luôn sẽ làm việc tốt hơn là với sự thiếu hiểu biết.
Ngoài ra, các nhà quản trị phải luôn luôn quan tâm theo dõi tiến trình thực hiện kế hoạch để giúp giải quyết những vấn đề có thể phát sinh.
CâU HỏI ôN TậP
1. Bạn hiểu thế nào về tính u tiên của hoạch định?
2. Hoạch định là dự trù trớc các hoạt động trong tơng lai nhng kế hoạch lại phải linh động. Hai việc này có mâu thuẫn với nhau không?
ch
ơng vi
Chức năng Tổ chức