Nói chung, công tác hoạch định có thể bao gồm 5 bớc cơ bản sau đây, áp dụng cho mọi hoạt động hoạch định và cho mọi cấp quản trị.
B
ớc 1 : Xác định mục tiêu.
Công tác hoạch định bắt đầu với những quyết định về những gì mà tổ chức hoặc đơn vị phải làm và muốn đạt đến. Nếu không xác định rõ ràng các mục tiêu, tổ chức sẽ phân tán tài nguyên trên một diện rộng và không tập trung để thành đạt những điều cụ thể. Vì vậy phải xác lập các mục tiêu u tiên và phải thấy những
mục tiêu cụ thể cần đạt đợc. Chỉ với công tác đó, nhà quản trị mới có thể phân bố và sử dụng tài nguyên một cách hữu hiệu.
B
ớc 2 : Xác định tình thế hiện tại của tổ chức.
Hiện nay, tổ chức hay đơn vị còn ở cách mục tiêu bao xa? Có những tài nguyên nào hiện có để có thể sử dụng? Chỉ có sau khi phân tích và hiểu rõ tình hình, nhà quản trị mới có thể hoạch định những bớc kế tiếp để làm kế hoạch. Trong giai đoạn này, việc trao đổi thông tin trong nội bộ tổ chức cũng nh với bên ngoài - đặc biệt là các dữ kiện tài chánh và thống kê - là rất cần thiết.
B
ớc 3 : Xác định các thuận lợi và khó khăn của việc hoàn thành mục tiêu.
Những yếu tố nào của môi trờng bên trong và môi trờng bên ngoài có thể giúp tổ chức thành đạt mục tiêu? Những yếu tố nào có thể tạo ra vấn đề? Thông thờng, những gì hiện đang xảy ra thì dễ nhận thấy hơn là tơng lai. Tuy nhiên, trong giai đoạn này, nhà quản trị nên cố gắng dự báo các tình huống tơng lai, các vấn đề sẽ có thể nảy sinh, và những cơ hội có thể có.
B
ớc 4 : Xây dựng kế hoạch, hoặc hệ thống những hoạt động để đạt mục tiêu.
Bớc này trong tiến trình công tác kế hoạch là tìm ra những giải pháp hành động khác nhau để hoàn thành mục tiêu, lợng giá các giải pháp và chọn giải pháp tốt nhất để thành đạt mục tiêu đã định. Đây là giai đoạn mà nhà quản trị phải làm những quyết định hành động cho tơng lai.
B
ớc 5 : Thực hiện kế hoạch.
Cuối cùng trong tiến trình hoạch định là đa kế hoạch ra thực hiện. Những nhà quản trị làm kế hoạch mà không hành động, chỉ làm phí phạm thì giờ. Công tác kế hoạch không chấm dứt khi kế hoạch đã đợc soạn thảo và nhất trí. Kế hoạch phải đợc thực hiện. Trong tiến trình thực hiện và đợc kiểm tra, kế hoạch có thể cần phải điều chỉnh để tránh thiệt hại, hoặc làm những việc vô ích. Làm đi làm lại kế hoạch, vì vậy, đôi khi lại là yếu tố cơ bản để đạt đến thành quả cuối cùng.