Có 2 loại kế hoạch chính đối với các nhà quản trị.
Trớc hết là những kế hoạch chiến lợc (Strategic Plans) đợc xây dựng nhằm hoàn thành mục tiêu rộng của tổ chức. Và loại thứ hai, là những kế hoạch tác nghiệp (Operational Plans) cho thấy chi tiết thi hành để hoàn thành các kế hoạch chiến lợc. Hệ thống các loại kế hoạch trong một tổ chức có thể đợc hiểu rõ trong hình vẽ sau đây:
Các kế hoạch tác nghiệp đợc chia thành 2 loại: Kế hoạch đơn dụng và kế hoạch thờng trực. Nhà quản trị làm các kế hoạch đơn dụng để hoàn thành những mục tiêu cụ thể và chấm dứt khi mục tiêu đã hoàn thành. Trái lại, các kế hoạch th- ờng trực là những cách thức hành động đã đợc tiêu chuẩn hóa để giải quyết những tình huống thờng xảy ra và có thể thấy trớc.
1. Các kế hoạch đơn dụng:
Các kế hoạch đơn dụng là những phơng thức hoạt động sẽ không đợc lập lại nguyên xi trong tơng lai. Ví dụ: xí nghiệp làm một kế hoạch để lập ra một phân x- ởng mới. Đây là một kế hoạch đơn dụng, vì về sau này, khi cần lập thêm một phân xởng khác nữa, xí nghiệp sẽ phải làm lại kế hoạch khác, không thể đem kế hoạch cũ ra áp dụng. Các loại kế hoạch đơn dụng chủ yếu là chơng trình (Program), dự án (Project) và ngân sách (Budget).
Chơng trình bao gồm một loạt tơng đối khá nhiều các hoạt động. Có chơng trình vĩ đại nh chơng trình đa ngời lên mặt trăng. Cũng có những chơng trình nhỏ nh nâng cao trình độ viết tiếng Việt của học sinh lớp 9 phổ thông. Mỗi chơng trình sẽ quy định (1) những bớc hành động chính để đạt đến mục tiêu (2) đơn vị hay cá
MụC TIêU Kế HOạCH CHIếN LợC Kế HOạCH TáC NGHIệP Kế HOạCH TH ờNG TRựC CHíNH SáCH Kế HOạCH ĐơN DụNG NGâN SáCH CH ơNG TRìNH Dự áN THủ TụC QUY ĐịNH Cho các hành động
nhân chịu trách nhiệm cho mỗi bớc hành động và (3) thứ tự và thời gian của mỗi bớc hành động.
Dự án là những phần nhỏ và tách biệt của một chơng trình. Các dự án thờng có phạm vi hẹp và có những chỉ dẫn cụ thể về công việc và thời gian và thờng đợc giao cho từng ngời cụ thể phụ trách.
Ngân sách là bản tờng trình tài nguyên tiền bạc đợc dành cho những hoạt động cụ thể trong một thời gian nhất định. Đây là những công cụ chủ yếu để kiểm tra hoạt động của một xí nghiệp và cũng là phần quan trọng trong các chơng trình và dự án.
2. Các kế hoạch thờng trực:
Khi các hoạt động trong xí nghiệp là những hoạt động thờng xuyên lập đi lập lại, có thể chỉ cần một lần quy định là đủ để hớng dẫn các hoạt động sẽ lập lại đó. Với các kế hoạch thờng trực, nhà quản trị có thể tiết kiệm đợc khá nhiều thì giờ làm quyết định đối với những tình huống giống nhau. Ví dụ: nếu ngân hàng có quy định rõ rệt về chính sách cho vay tín dụng, trờng hợp nào đúng chính sách sẽ đợc chấp thuận, trờng hợp nào sai sẽ bị bác bỏ. Việc quyết định nhờ vậy mà sẽ nhanh chóng, tiết kiệm đợc công sức và thời gian. Các loại kế hoạch thờng trực chủ yếu là: chính sách (Policy), thủ tục (Procedure) và quy định (Rule).
Chính sách là những hớng dẫn tổng quát về việc làm quyết định, hớng dẫn t duy của nhân viên vào mục tiêu của xí nghiệp. Trong phạm vi quản trị xí nghiệp, có những chính sách quan trọng nh chính sách về vệ sinh thực phẩm trong công nghiệp đồ hộp và cũng có những chính sách ít quan trọng hơn nh cách thức ăn mặc của nhân viên trong xí nghiệp. Chính sách thờng do cấp quản trị tối cao trong xí nghiệp quy định, xuất phát từ nhu cầu gia tăng hiệu quả hoạt động, phản ánh hệ thống giá trị của họ (ví dụ về màu sắc y phục) và cũng có thể để giải quyết những tranh chấp, mâu thuẫn có thể xảy ra ở cấp dới. Chí nh sách của xí nghiệp cũng có thể đợc thành hình một cách không chính thức ở cấp dới của xí nghiệp do sự lập đi lập lại một sự việc lâu ngày. Ví dụ chính sách của xí nghiệp về việc cấp phát văn phòng làm việc, cùng các tiện nghi, diện tích cho nhân viên, theo chức vụ trong cơ quan.
Thủ tục hay thủ tục điều hành (Standard Operating Procedures - SOP) là những quy định chi tiết để thực hiện chính sách. Nó cung cấp những hớng dẫn chi tiết để xử lý những sự việc thờng xảy ra. Ví dụ: một công ty kinh doanh có chính sách cho khách hàng đợc trả lại hàng hóa đã mua trong 24 giờ. Để thực hiện chính sách đó, công ty có thể quy định những thủ tục hoạt động nh (1) đón tiếp niềm nở khách hàng muốn trả lại, (2) kiểm tra hóa đơn mua hàng, (3) kiểm tra chất lợng hàng hóa đem trả v.v... Những chỉ dẫn chi tiết nh thế giúp cho nhân viên biết cách để hành động và bảo đảm sự nhất quán cho mọi tình huống.
Quy định hay quy tắc (Rules) là những xác định rằng những việc nào phải làm hay không đợc làm trong một hoàn cảnh nhất định. Ví dụ: những quy định về phòng cháy chữa cháy. Các quy định không nhằm hớng dẫn t duy hay cách thức quyết định, mà chỉ ấn định những việc cụ thể phải làm hay không đợc làm. Mặc dù mọi tổ chức đều cần phải có những quy định để làm dễ dàng cho hoạt động tập thể, cần lu ý rằng quá nhiều quy định có thể làm cho nhân viên cảm thấy ngột ngạt, mất tự do; và ngợc lại, nếu có nhiều quy định không đợc tuân thủ trong thực tế, cũng sẽ tạo tâm trạng xem thờng tất cả mọi quy định trong xí nghiệp.