Đó là thông tin đợc thiết lập giữa những ngời cùng cấp, giữa các đồng sự. Nó không diễn ra theo cơ cấu chính thức của tổ chức. Thông tin theo chiều ngang có thể tạo cho sự hợp tác thuận lợi trong tập thể; góp phần phát triển quan hệ bạn bè và các nhóm không chính thức, bổ sung cho thông tin chính thức.
Ngoài 3 hớng thông tin trên, trong mọi tổ chức còn tồn tại thông tin phi chính thức. Những thông tin này đợc hình thành từ những quan hệ không chính thức. Nó có một số đặc tính sau đây:
- Thông tin phi chính thức đợc hình thành một cách tự nhiên trong mọi tổ chức và không thể loại trừ đợc nó.
- Thông tin này đợc truyền qua kênh phi chính thức có tốc độ nhanh hơn khi truyền theo kênh chính thức.
- Thông tin phi chính thức thờng dễ bị xuyên tạc, bóp méo.
3.2 Những yếu tố ảnh hởng đến hiệu quả thông tin trong một tổ chức.
a. Các yếu tố làm tăng hiệu quả thông tin:
- Tăng sự phản hồi. Sự phản hồi sẽ làm cho ngời gửi tin và nhận tin sẽ hiểu nhau hơn và tránh những hiểu nhầm có thể xảy ra về nội dung thông tin.
- Thiết lập kênh thông tin rõ ràng và phù hợp với nhu cầu thông tin của từng đối tợng cụ thể.
- Ngôn ngữ diễn tả trong thông tin phải đơn giản, rõ ràng. - Đúng lúc kịp thời.
b. Các yếu tố có khả năng làm giảm hiệu quả thông tin:
- Sự mập mờ về chữ nghĩa.
- Sự bỏ sót và phản ảnh không đầy đủ. - Sự tin cậy và không bảo đảm.
- Quá tải thông tin đối với ngời nhận v.v...
CâU HỏI ôN TậP
1. Khái niệm về chức năng điều khiển?
Ch
ơng viii
Chức năng kiểm soát
i. QUá TRìNH KiểM TRA.
Kiểm tra là một chức năng và là một công cụ quan trọng của các nhà quản trị. Kiểm tra sẽ giúp ta nhận thức ra đợc những sai lệch giữa kế hoạch và thực tiễn, giữa quá khứ và hiện tại, giữa những điều dự kiến và những điều mà thực tiễn xảy ra. Kiểm tra, tuy là một chức năng sau cùng của công tác quản trị nhng lại là cơ sở để chúng ta nhìn nhận lại và hoàn thiện các chức năng quản trị. Việc coi thờng kiểm tra trong quản trị sẽ làm cho vai trò của nhà quản trị suy yếu và gây ra những tổn thất lớn đối với doanh nghiệp. Chính vì lẽ đó mà các nhà quản trị dù ở cấp bậc nào trong tổ chức cũng phải thực hiện tốt chức năng kiểm tra.
Kiểm tra với giác độ là chức năng của nhà quản trị thờng đợc hiểu là:
“Quá trình xác định thành quả đạt đợc trên thực tế, so sánh nó với những tiêu chuẩn đã xây dựng, trên cơ sở đó phát hiện ra sự sai lệch và nguyên nhân của sự sai lệch đó và đồng thời đề ra một chơng trình hành động nhằm khắc phục sự sai lệch để đảm bảo cho tổ chức đạt đợc những mục tiêu nh kế hoạch”.
Với cách hiểu trên cho thấy qui trình kiểm tra phải bao gồm 3 bớc sau đây: Bớc 1: Xác định các tiêu chuẩn.
Tiêu chuẩn là cơ sở để đo lờng và xác định thành quả đạt đợc trên thực tế .Đối với kế hoạch tiêu chuẩn kiểm tra chính là những chỉ tiêu và nhiệm vụ đã nêu ra trong kế hoạch của các doanh nghiệp. Những tiêu chuẩn trên có thể biểu hiện dới hai dạng định tính (tốt, xấu, tăng, giảm...) hoặc dới dạng định lợng (các con số cụ thể). Những tiêu chuẩn dới dạng định lợng sẽ làm cơ sở tốt cho việc kiểm tra vì nó đảm bảo cho sự so sánh chính xác và đơn giản. Tuy nhiên cũng có những trờng hợp không thể diễn tả bằng số lợng đợc. Trong trờng hợp đó tiêu chuẩn đợc biểu hiện bằng định tính.
Để có thể đo lờng và xác định chính xác các kết quả trên thực tế khi xây dựng các tiêu chuẩn này cần lu ý:
Tránh đa ra những tiêu chuẩn không đúng hoặc không quan trọng. Tránh đa ra những tiêu chuẩn quá cao, không đạt đợc.
Tránh đa ra những tiêu chuẩn mâu thuẫn nhau.
Phải có sự giải thích về sự hợp lý của các tiêu chuẩn đề ra. Bớc 2: Đo lờng thành quả.
Nội dung của bớc này là xác định thành quả đạt đợc trên thực tế và so sánh nó với những mục tiêu đã dự kiến. Từ đó phát hiện ra sự đạt đợc hay không đạt đợc những mục tiêu đã dự kiến. Việc so sánh này có thể thực hiện bằng những con số tuyệt đối của thực tế so sánh với kế hoạch hoặc bằng những hệ số tơng ứng (%). Mỗi hình thức đó đều có những tác dụng khác nhau và thông thờng ngời ta kết hợp cả hai cách đó.
Bớc 3: Điều chỉnh các sai lệch.
Nếu nh kết quả thực tế có sai lệch so với những mục tiêu đã dự kiến thì cần phải phân tích rõ nguyên nhân dẫn đến sự sai lệch và đề các biện pháp nhằm khắc phục sự sai lệch đó. Sự sai lệch này có thể bắt đầu từ nhiều lý do khác nhau, nh: lỗi của ngời vận hành, giám sát tồi: huấn luyện không phù hợp, máy móc hoặc vật t bị h hỏng. Khi có sự sai lệch, có thể sử dụng nhiều biện pháp để khắc phục nh: tổ chức lại bộ máy xí nghiệp, phân công lại các bộ phận, đào tạo lại nhân viên, tuyển thêm lao động, thay đổi phong cách lãnh đạo và động viên hoặc có thể hoạch định lại mục tiêu chiến lợc của tổ chức.
Tóm lại, các công việc chủ yếu của quy trình kiểm tra có thể khái quát trong sơ đồ sau:
Sơ đồ số 8.1: Các công việc chủ yếu của quy trình kiểm tra.