Để thanh toán tiền lơng cho ngời lao động, hàng tháng phải tiến hành tính tiền lơng và trợ cấp BHXH phải trả chi cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp trên cơ sở các chứng từ hạch toán về lao động và chính sách chế độ về lao động, tiền lơng và BHXH mà Nhà nớc ban hành. Việc tính lơng do phòng kế toán của doanh nghiệp hoặc có thể đợc thực hiện ở từng bộ phận trong doanh nghiệp, sau đó gửi giấy tờ về phòng kế toán để tổng hợp.
Để thanh toán tiền lơng và các khoản trả công nhân viên, kế toán lập “Bảng thanh toán tiền lơng” cho từng tổ, đội, phân xởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lơng cho từng ngời. Trên bảng cần ghi rõ từng khoản tiền lơng (lơng
sản phẩm, lơng thời gian), các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền ngời lao động còn đợc lĩnh.
Trờng hợp công nhân viên đợc hởng trợ cấp xã hội thì căn cứ vào các chứng từ hạch toán lao động liên quan (phiếu nghỉ BHXH, biên bản về tai nạn lao động,...) để tính toán và tổng hợp vào “Bảng thanh toán BHXH”.
Sau khi kế toán trởng kiểm tra, xác nhận và ký, giám đốc duyệt y “Bảng thanh toán lơng” và “Bảng thanh toán BHXH” sẽ đợc làm căn cứ để thanh toán lơng và các khoản khác cho ngời lao động đợc chia làm hai kỳ: Kỳ 1- tạm ứng, kỳ 2 - nhận số còn lại sau khi đã trừ các khoản khấu trừ vào thu nhập.
Các bảng thanh toán lơng, bảng kê danh sách những ngời cha lĩnh lơng cùng với các chứng từ khác về thu chi tiền mặt sẽ phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm tra, ghi sổ.
Tại các doanh nghiệp sản xuất mang tính thời vụ, để tránh biến động trong giá thành sản phẩm, kế toán thờng áp dụng phơng pháp tính trớc chi phí nhân công trực tiếp sản xuất, đều đặn đa vào giá thành sản phẩm coi nh một khoản chi phí phải trả. Đối với các doanh nghiệp bố trí và sắp xếp đợc nghỉ phép cho ngời lao động đều đặn thì không cần trích trớc.
Cách tính tiền lơng phép nh sau:
Mức trích trớc Tiền lơng chính thực Tỷ lệ tiền lơng phép = tế phải trả công nhân x trích trớc theo kế hoạch trực tiếp trong tháng
Tổng số lơng phép Tổng số lơng chính kế hoạch năm của năm của của công nhân = công nhân trực tiếp sản xuất
trực tiếp trong tháng Tỷ lệ trích trớc
* Bảng thanh toán tiền lơng lập cho từng bộ phận (tổ, phân xởng, phòng...) và là cơ sở để tổng hợp, lập bảng phân bổ tiền lơng, trích BHXH của doanh nghiệp hàng tháng và là căn cứ để rút tiền gửi từ ngân hàng về quỹ để trả BHXH cho ngời đợc h- ởng.