II- Thực trạng tổ chức kế toán vật liệu,công cụ dụng cụ tại Công ty
3- Hệ thống danh điểm vật liệu,công cụ dụng cụ :
1.2 -Chứng từ và thủ tục xuất kho tại công ty Cơ Khí Hà Nội
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hàng tháng và bản dự trù vật t - công cụ dụng cụ, phòng điều độ lập phiếu xuất kho (hai liên-Biểu 4). Một liên đợc chuyển xuống phân xởng , liên còn lại lu tại phòng để quản lý. Đối với bán thành phẩm nhập kho, phòng điều độ lập phiếu xuất nh các loại vật liệu mua ngoài.Biểu 4: HAMECO Phiếu cấp vật t Mã số CT Số Ngày BM 0907 614/090709 02/02/2002 Ngời lính vật t Thân Đơn vị lĩnh : CKL Ddiểm: B01 004
Tên vật t Thép C T 3 Ngày cấp 04/2/2002 Ký hiệu quy cách Dầy 4 ly Cấp tại kho vật liệu –thép đơn vị tính Kg Số lợng duyệt 4 SL thực nhập Tại kho 4 Tại đ vị
Ngời duyệt Kho còn nợ
Hạch toán vào
Sản phẩm Ngời nhập Son
HĐ 562/01-dầu khí Ngời xuất Thân
Lần cấp thứ TCKT
Số lợng vợt đ.mức Đơn giá 4500
Lý do Thành tiền 18.000
Nhân viên phân xởng mang Phiếu xuất kho xuống kho để lĩnh vật t, công cụ dụng cụ. Căn cứ vào số lợng tồn kho, thủ kho xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và ghi vào thẻ kho. Nếu trong kho không đủ, thì thủ kho điền vào dòng kho còn nợ và báo cho phòng điều độ. Theo định kỳ, kế toán vật liệu xuống kiểm tra, rút phiếu xuất kho, điền giá và dịnh khoản trên phiếu xuất kho.
2 - Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tại công ty Cơ
Khí Hà Nội:
Một trong những yêu cầu quan trọng của công tác quản lý nguyên vật liệu là phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn theo từng danh điểm nguyên
vật liệu, công cụ dụng cụ. Bất cứ một loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nào thiếu cũng có thể dẫn đến ngừng sản xuất.
Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty biến động liên tục và diễn ra ở nhiều chủng loại nên khối lợng hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ rất lớn và tốn nhiều thời gian. Để thuận tiện cho quá trình hạch toán và quản lý, kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty đợc thực hiện theo
phơng pháp sổ số đối chiếu luân chuyển.
Quá trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty Cơ Khí Hà Nội :
Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
a- Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu :
Tại kho:
Hàng ngày, căn cứ vào số lợng tồn kho thực tế, phiếu nhập, phiếu xuất, thủ kho nhập-xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và ghi số thực nhập, thực xuất vào phiếu nhập kho, phiếu xuất vật liệu và vào thẻ kho. Mỗi thẻ kho đợc theo dõi một loại vật liệu, công cụ dụng cụ. Mỗi nghiệp vụ nhập- xuất đợc phản ánh một
Chứng từ nhập
Thẻ kho
Chứng từ xuất
Bảng kê nhập
Sổ đối chiếu luân chuyển
Bảng kê xuất
dòng trên thẻ kho ( Biểu 4). Chẳng hạn nh đối với thép C T 3 dầy 4 ly ( mã số B 01 004 ). Căn cứ vào phiếu nhập kho số 763 và phiếu xuất kho số 614 ( 4/2/2002 ) và phiếu xuất kho số 617 ( 4/2/2002 ), thủ kho ghi :
Biểu 5: Hameco Thẻ kho Mã số CT Số Ngày BM 1501 1986 01/01/ 02 Tên vật t: Thép CT 3 DD : B 01 004 Đvị : kg Kho : Thép Stt Chứng từ SH N
Diến giải Ngày Số lợng
Nhập Xuất Tồn Kế toán ký Tồn đầu tháng 2 4.854 9 614 2/2/02 Xuất CKL 4/2/02 4 4.850 10 617 2/2/02 Xuất X.MCC 4/2/02 3 4.847 15 763 4/2/ 02 Nhập 5/2/02 9439 14.285 . … Cộng PS T 2 9.439 4.635 Tồn cuối tháng 2 9.658
Riêng đối với nghiệp vụ xuất kho, nếu số lợng tồn thực tế trong kho không
đủ, thủ kho sẽ báo cho phòng điều độ sản xuất, phòng điều độ sản xuất sẽ viết
thêm một phiếu nhập kho đúng bằng lợng kho còn nợ và gửi xuống phân xởng.
Song trờng hợp này ít xảy ra.
Đến cuối ngày, thủ kho tính lợng tồn kho thực tế từng danh điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Định kỳ 2-3 ngày, thủ kho giao toàn bộ chứng từ nhập xuất và thẻ kho để kế toán đối chiếu.
Ngoài ra, theo quy định của công ty vào cuối hàng tháng, căn cứ vào số tồn kho cuối tháng của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ trên thẻ kho, thủ kho lập bảng “ Báo cáo tồn kho vật liệu “ – Biểu 6.
Biểu 6 Báo cáo tồn kho vật liệu Kho : Thép Tên vật t đvt Mã Tồn T1 Tồn T2 Tồn T 3 … Tồn T 12 Thép C T 3 –4 ly Kg B 01 004 4.854 9.658 Thép C 45 – 1 ly Kg B 08 004 152.362 90.737 …
Báo cáo tồn kho vật liệu đợc đợc lập theo từng kho, mỗi loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc ghi trên một dòng. Số liệu trên báo cáo tồn kho đợc đối chiếu với tổng số tồn kho của từng loại vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển và giúp cho hoạt động kiểm kê vật liệu, công cụ dụng cụ đợc nhanh chóng hơn.
Tại phòng kế toán:
Định kỳ, 2-3 ngày, kế toán vật liệu xuống kho ký thẻ kho và nhận phiếu nhập, phiếu xuất kho.
Hoạt động nhập kho
Khi nhận phiếu nhập kho, căn cứ vào hoá đơn bán hàng hoặc thẻ tính giá thành kế toán tính đơn giá vật liệu, thực tế nhập kho và lên thẻ kế toán chi tiết:
Biểu 7 Phiếu kế toán chi tiết nhập vật liệu Ngày 05/ 02 Đơn vị nhập Số chứng từ 763 Ngời nhập Sổ Nguyên vật liệu Nội dung Nhập thép C T 3 d4- B 01 004– Tài khoản 152.1 Số lợng 9439 Tài khoản đối ứng 331 Đơn giá 4435
Tiền 41.862.900 Dựa vào thẻ kế toán chi tiết, máy tính sẽ tự lên “ bảng kê nhập “. Biểu 8: Bảng kê nhập
Mã vật t: B 01 004
Từ ngày 01/02/2002 Đến ngày 28/2/2002
Stt Ngày nhập Số hiệu chứng từ
đơn vị Số lợng đơn giá Thành tiền
1 05/ 2 763 Kg 9.439 4.435 41.862.900
Tổng PS Nợ 9.439 41.862.900
Ngày tháng năm
Ngời lập biểu Kế toán trởng thủ trởng
Mỗi “bảng kê nhập” đợc lập cho một loại vật liệu, phản ánh toàn bộ nghiệp vụ nhập vật liệu trong một tháng theo trình tự thời gian. Bảng kê nhập theo dõi vật liệu trên cả phơng diện thời gian, số lợng và giá trị. Cuối tháng, kế toán vật t tính ra số tổng phát sinh nhập để đối chiếu với số tổng cộng phát sinh nhập trên thẻ kho và số liệu của kế toán tổng hợp.
Hoạt động xuất kho Đối với vật liệu mua ngoài
Cũng giống nh nghiệp vụ nhập kho, khi nhận đợc phiếu xuất kho kế toán định khoản và lập thẻ kế toán chi tiết.
Biểu 9 Phiếu kế toán chi tiết xuất kho
Ngày 04/02 Đơn vị nhập Số chứng từ 614 Ngời nhập Sổ Nguyên vật liệu
Nội dung Xuất Thép CT 3- d4 B01 004– cho X. CKL
Tài khoản 152.1 Số lợng 4
Tài khoản đối ứng 621.1 đơn giá 4.500
Tiền 18.000
Đối với nghiệp vụ này, máy tính sẽ tự tính đơn giá xuất , thành tiền và lên bảng kê xuất
Biểu 10 Bảng kê xuất
Mã vật t: B 01 004
Từ ngày 01/02/2002 Đến ngày 28/2/2002
Stt Ngày xuất Số hiệu chứng từ đơn vị Số lợng đơn giá Thành tiền
1 04 614 Kg 4 4.500 18.000 2 04 617 Kg 3 4500 13.500 . … Tổng PS Có kg 4635 20.672.100 Ngày tháng năm
Ngời lập biểu Kế toán trởng Thủ trởng
Bảng kê xuất liệt kê phiếu xuất kho theo trình tự thời gian của từng loại vật liệu của từng kho. Bảng kê xuất có chức năng tơng tự bảng kê nhập. Tức là mỗt bảng kê lập cho một loại vật liệu, phản ánh toàn bộ nghiệp vụ xuất vật liệu trong một tháng theo trình tự thời gian. Bảng kê xuất cũng theo dõi vật liệu trên cả phơng diện thời gian, số lợng và giá trị. Cuối tháng, kế toán vật liệu tính ra tổng số phát sinh xuất để đối chiếu với số tổng cộng phát sinh Có trên thẻ kho của loại vật liệu đó và đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp.
Đối với vật liệu tự sản xuất :
Nh ở trên đã trình bày, đối vật liệu công ty tự sản xuất, công ty không có nghiệp vụ nhập kho mà xuất thẳng cho các phân xởng sản xuất
TK 154- PXĐ TK 154- BTP TK155 Nhập kho bán thành phẩm
Chi tiết máy hoàn thành trong tháng chi tiết máy
TK 621 Xuất cho các phân xởng sản xuất
Để tạo điều kiện cho kế toán vật t theo dõi giá trị bán thành phẩm xuất dùng cho từng phân xởng, kế toán bán thành phẩm lập bảng tổng hợp nhập kho bán thành phẩm.
Bảng tổng hợp nhập kho bán thành phẩm
Tháng 2/ 2002
Danh mục sản phẩm Mác kl đơn vị Trọng lợng đơn giá Thành tiền
1- Sản phẩm nhập kho 43.057 751555702 Thép các bon nấu lò 24-25 kg 116,4 7129 829.808 Thép đúc 35-45 kg 369 11629 4298111 … 2-Nhập kho MCC 1710 110.088.157 Gang xám Gù ct-5 kg 40 6040 241616 . … 2- Nhập kho CKL 4.490 6.012.296 Tám má G 13 Kg 3.24 14.112 4.572.198 Bánh răng K25-45L Kg 1.250 7.129 8.911.166 … Tổng cộng 922868446
Cuối tháng, kế toán đóng các bảng kê nhập, bảng kê xuất thành từng quyển phù hợp với từng nhóm vật liệu chính.
Ngoài ra, nhờ công ty áp dụng phần hành kế toán máy Acpro nên kế toán có thể lập bảng kê chi tiết theo yêu cầu: (biểu 11)
TK : ♦ Toàn bộ TK ♦ Chi tiết TK ♦ Việt Nam đồng ♦ Ngoại tệ Từ ngày : đến ngày : ♦ Phát sinh nợ ♦ Phát sinh có ♦ TK đối ứng và số Chừng từ ♦ Theo TK đối ứng ♦ Theo số chứng từ ♦ Theo vụ việc
♦ Theo tiêu đề báo cáo
♦ Số lợng
♦ Tiêu thức quản lý
♦ Khoản mục chi phí
Căn cứ vào bảng kê nhập, bảng kê xuất của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ vào ngày cuối hàng tháng, máy tự lên Sổ đối chiếu luân chuyển “
Mỗi tờ sổ đối chiếu luân chuyển đợc mở cho từng kho và đợc ghi chi tiết cho từng loại vật liệu đợc dùng trong cả tháng. Mỗi dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển phản ánh một loại vật t , chỉ tiêu cột phản ánh số lợng và giá trị nhập xuất tồn trong một tháng của loại vật liệu ấy. ( bảng 12 )
Sau khi đã tính lợng vât liệu tồn ở từng kho kế toán tiến hành đối chiếu số liệu thủ kho và kế toán tổng hợp. Nh vậy, môĩ dòng trên Sổ đối chiếu luân chuyển sẽ trùng khớp với tổng số lợng vật liệu phát sinh Nợ – Có – tồn kho trên thẻ kho của loại vật liệu tơng ứng. Dòng tổng cộng trên sổ đối chiếu luân chuyển sẽ trùng khớp dòng tổng cộng phát sinh Nợ _ Có , d cuối kỳ TK 152 của kế toán tổng hợp.
Tuy nhiên, đối với vật liệu xuất cho quá trình sản xuất dùng không hết để lại phân xởng thì thủ kho không phản ánh nghiệp vụ này, trong khi kế toán giá thành căn cứ giấy báo của phòng điều độ, ghi giảm lợng vật liệu xuất kho. Tức là số vật liệu trên sổ kế toán tăng lên trong khi số vật liệu trong kho không đổi.
Còn nếu số vật liệu dùng không hết nhập lại kho, thì phòng điều độ viết phiếu nhập kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho nh các phiếu nhập khác. Tức là lợng vật liệu trong kho tăng lên. Thủ kho chuyển cho kế toán phiếu nhập kho vật liệu. Căn cứ vào phiếu này, kế toán ghi giảm lợng vật liệu xuất kho.
Vậy với loại vật liệu dùng không hết ( cả hai trờng hợp )nhập lại kho thì số liệu trên bảng kê nhập và bảng kê xuất của kế toán vật t không khớp với dòng tổng cộng phát sinh của thẻ kho. Do vậy, kế toán phải kiểm tra lại đối chiếu với số liệu ở từng đơn vị sử dụng. (em xin có kiến nghị ở phần sau )
b- Hạch toán chi tiết công cụ dụng cụ tại Công ty Cơ Khí Hà Nội :
Công tác hạch toán chi tiết công cụ dụng cụ tại công ty Cơ Khí Hà Nội t-
ơng tự nh công tác hạch toán chi tiết vật liệu tại Công ty Cơ Khí Hà Nội.
Tại kho :
Sau khi kiểm tra các chứng từ nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và lợng tồn kho thực tế, thủ kho nhập và xuất công cụ dụng cụ, ghi lợng thực nhập, thực xuất vào phiếu nhập, phiếu xuất kho.
Biểu13: HAMECO HAMECO Phiếu nhập vật t Mã số Số ngày BM0604 625/ 060611 02/02/2002 Tên ngời nhập anh Hùng Đơn vị nhập : TT ĐHSX
Đơn vị bán hàng HTX CN &VT CHIến công HĐ: Số 031721 D Điểm: K 01 034
Nhập tại kho : công cụ dụng cụ Ghi có tài khoản :331 Stt Tên hàng đvị
tính Số lợng Xin
nhập nhập Thực
Đơn giá Thành tiền Ghi chú
1 Mũi khoan đuôi
côn phi 26 Cái 40 40 73.260 2.930.400
Cộng 2.930.400
Cộng thành tiền( viết bằng chữ ) hai triệu chín trăm ba mơi nghìn bốn trăm đồng chắn
Biểu 14 : HAMECO Phiếu cấp vật t Mã số Số Ngày BM 0907 372/090709 02/02/2002 Ngời lính vật t Thân Đơn vị lĩnh : CKL D Điểm : K01 034
Tên vật t Mũi khoan đuôi côn Ngày cấp 04/2/2002 Ký hiệu quy cách phi 26 Cấp tại kho Công cụ dụng cụ đơn vị tính Cái Số lợng duyệt +2 SL thực nhập Tại kho 2 Tại đ vị
Ngời duyệt Kho còn nợ
Hạch toán vào
SP Chung Ngời nhập Son
HĐ Ngời xuất Thân
Lần cấp thứ TCKT
Lý do Thành tiền 154.286
Dựa vào lợng nhập- xuất kho thực tế, thủ kho vào thẻ kho cho loại công cụ dụng cụ đó: Biểu 15 Hameco Thẻ kho Mã số CT số Ngày BM 0911 1685 01/01/ 02
Vật t : Mũi khoan đuôi côn D Đ: K 01 034 Đvị : cái Kho : công cụ dụng cụ Stt Chứng từ Diến giải Số lợng Kế toán Ký
SH NT Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu T 2 2 4 625 02/02 Nhập kho 02/02 40 42 5 372 02/02 Xuất X.CKL 04/02 2 40 10 378 04/02 Xuất X.MCC 05/02 4 36 . … Cộng PS T 2 40 18 Tồn cuối T 2 24
Cuối tháng, dựa vào số liệu nhập, xuất, tồn kho của thủ kho lập bảng “ báo cáo tồn kho công cụ dụng cụ “. Biểu 16
Báo cáo tồn kho công cụ dụng cụ
Kho : công cụ dụng cụ
Tên vật t đvt Mã Tồn T1 Tồn T 2 … Tồn T 12 Mũi khoan đuôi côn phi 4 Cái K 01- 034 2 24
Dao tiện cắt phi 18, 3x14 Cái DT 01- 001 50 19 …
Tại phòng kế toán :
Sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của chứng từ kế toán, nhận và phân
loại phiếu nhập và phiếu cấp công cụ dụng cụ, kế toán công cụ dụng cụ định
khoản và lập thẻ kế toán chi tiết công cụ dụng cụ
Biểu 17 Phiếu kế toán chi tiết trong máy nhập công cụ dụng cụ
Ngày 02/ 02 Đơn vị nhập Số chứng từ 625 Ngời nhập Sổ Công cụ dụng cụ
Nội dung Nhập mũi khoan đuôi côn – P 26- K01 034
Tài khoản 153.1 Số lợng 40
Tài khoản đối ứng 331 Đơn giá 73.260 Tiền 2.930.400
Căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng của công cụ dụng cụ mua về, hay thẻ tính giá thành sản phẩm kế toán công cụ dụng cụ tính đơn giá công cụ dụng cụ thực tế nhập kho và máy tính tự tính giá trị thực nhập của công cụ dụng cụ và lên bảng kê nhập. Biểu 18
Bảng kê nhập
Từ ngày 01/02/2002 Đến ngày 28/2/2002
Stt Ngày nhập Số hiệu chứng từ
đơn vị Số lợng đơn giá Thành tiền
1 02/ 2 625 Cái 40 73.260 2.930.400
Tổng PS Nợ 40 2.930.400
Tơng tự nh hạch toán chi tiết vật liệu, kế toán công cụ dụng cụ căn cứ vào phiéu xuất kho lập thẻ kế toán chi tiết:
Biểu 19 Phiếu kế toán chi tiết trong máy xuất công cụ dụng cụ Ngày 04/02 Đơn vị nhập
Số chứng từ 372 Ngời nhập
Sổ Công cụ
Nội dung Xuất mũi khoan đ.côn- K01 034 cho X. CKL
Tài khoản 153.1 Số lợng 2
Tài khoản đối ứng 627.1 đơn giá 77.143
Tiền 154.286
