Giống nh hình thức nhật ký chung, hình thức chứng từ ghi sổ ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống trên hai loại sổ, tách rời việc hạch toán chi tiết với hách toán tổng hợp. Việc hạch toán nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ đợc thực hiện trên các chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản, sổ chi tiết nguyên vật liệu công cụ dụng cụ.
Chứng từ gốc: hoá đơn, phiếu nhập kho , phiếu xuất kho, …
Sổ nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết NVL-CCDC Nhật ký mua hàng
Sổ Cái TK 152,153, ( 611 )
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp nhật xuất tồn
Sơ đồ hạch toán tổng hợp theo hình thức chứng từ ghi sổ
Hình thức này phù hợp với mọi loại hình, đặc diểm kinh doanh của doanh nghiệp, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phân công khối lợng công việc đều trong tháng. Tuy nhiên, việc ghi chép sổ thờng trùng lắp, làm tăng khối lợng ghi chép chung và dễ gây nhầm lẫn, khối lợng công việc nhiều.
3.4- Hình thức nhật ký chứng từ:
Hình thức hạch toán kết hợp việc ghi sổ theo thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản trên nhật ký chứng từ. Phần lớn kết hợp hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết trên nhật ký chứng từ. Hình thức này theo dõi việc hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trên nhật ký chứng từ, sổ chi tiết và các bảng kê, bảng phân bổ.
Hình thức nhật ký chứng từ kế thừa u điểm của các hình thức ghi sổ ra đời trớc đó. Đây là hình thức này có chuyên môn hoá cao, khối lợng ghi chép giảm đi
Chứng từ gốc: hoá đơn, phiếu nhập, ..
Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Sổ kế toán chi tiết NVL-CCDC
Sổ cái TK 152, TK
153 ( TK 611 ) Bảng tổng hợp chi tiết nhập xuất tồn NVL- CCDC
Bảng cân đối số phát sinh
đáng kể. Mẫu sổ in sẵn quan hệ đối ứng và ban hành thống nhất tạo kỷ cơng cho việc ghi chép sổ sách, dảm bảo cung cấp thông tin và lập báo cáo kịp thời. Tuy nhiên, hình thức này có kết cấu, qui mô, loại sổ phức tạp. Do vậy, có khó khăn trong việc cơ giới hoá máy tính và xử lý sổ liệu.
Hạch toán tổng hợp nvl-công cụ dụng cụ theo hình thức nhật ký chứng từ
Chứng từ nhập: hoá đơn, phiếu nhập, …
Sổ chi tiết
TK 331 NKCT số 1,2,3,,4 2 ( NVL-CCDC )Bảng phân bổ số Sổ kế toán chi tiết NVL-CCDC
NKCT số 5 Bảng kê số 4,5,6
Bảng kê số 3 NKCT số 7
Sổ cái TK 152,
153, 611,151 Bảng tổng hợp nhập xuất tồn
Báo cáo tài chính
Hình thức này phù hợp các loại hình doanh nghiệp phức tạp, quy mô lớn, những đơn vị có trình độ quản lý, trình độ kế toán cao và có nhu cầu chuyên môn hoá lao động kế toán thủ công.
IV-Hạch toán dự phòng giảm giá vật liệu-công cụ dụng cụ:
1-Khái niệm và ý nghĩa của dự phòng:
Dự phòng là việc ghi nhận trớc một khoản chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với giá ghi sổ kế toán của nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ nhng cha chắc chắn.
Việc lập dự phòng có ý nghĩa quan trọng cả phơng diện kinh tế và phơng diện tài chính. Trên phơng diện kinh tế, việc lập dự phòng giúp doanh nghiệp phản ảnh chính xác hơn giá trị tài sản của doanh nghiệp. Dự phòng đợc ghi nhận nh một khoản chi phí làm giảm lợi nhuận trớc thuế, do đó giảm thuế thu nhập doanh nghiệp. Trên phơng diện tài chính, dự phòng có tính chất nh một nguồn tài chính của doanh nghiệp, tạm thời nằm trong các tài sản lu động trớc khi sử dụng thực thụ. Nếu doanh nghiệp tích luỹ đợc một số đáng kể, số này đợc sử dụng dể bù đắp các khoản giảm giá tài sản thực sự phát sinh và tài trợ cho các khoản chi phí khi các chi phí này phát sinh ở niên độ sau.
2- Ph ơng pháp xác định dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Theo Thông t số 107 / 2001 / TT- BTC ban hành ngày 31- 12-2001, dự phòng giảm giá hàng tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc lập vào cuối mỗi niên độ kế toán, trớc khi lập báo cáo tài chính năm nhằm ghi nhận bộ phận giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ dự tính giảm giá so với giá gốc của hàng tồn kho trong năm kế hoạch.
Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc lập cho từng loại nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất các loại vật t, hàng hoá, mà giá trên thị trờng thấp hơn giá đang hạch toán trên sổ kế toán.
Doanh nghiệp căn cứ vào tình hình giảm giá, số lợng tồn kho thực tế của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ để xác định mức dự phòng:
Mức dự phòng giảm giá NVL- CCDC = Số lợng NVL-CCDC tồn kho *
Chênh lệch giữa giá ghi trên sổ kế toán và
giá thị trờng
Giá thị trờng của các loại vật t, thành phẩm, hàng hoá tồn kho giảm giá tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm là giá cả có thể mua hoặc bán trên thị trờng.
Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng loại vật t hàng hoá bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng giảm giá vật t, công cụ dụng cụ tồn kho của doanh nghiệp vào bảng kê chi tiết. Bảng kê chi tiết là căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Cuối kỳ kế toán năm tiếp theo, doanh nghiệp phải thực hiện đánh giá mới về giá trị thực tế nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ cuối năm đó. Trờng hợp cuối kỳ kế toán năm nay, nếu khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phải lập thấp hơn khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cuối kỳ kế toán năm trớc thì số chênh lệch lớn hơn phải đợc hoàn nhập để đảm bảo cho giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phản ánh trên báo cáo tài chính là theo giá gốc. Còn nếu khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cuối kỳ kế toán lớn hơn khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ năm trớc thì trích lập thêm dự phòng vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
3- Ph ơng pháp hạch toán:
Tài khoản hạch toán: TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
TK 159 dùng để phản ánh việc lập dự phòng và xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, khi có những bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thờng xuyên, liên tục của hàng tồn kho ở doanh nghiệp.
Kết cấu tài khoản
+ Bên nợ: hoàn nhập dự phòng. + Bên có: lập dự phòng
+ D có: dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Sau khi xác định khoản dự phòng giảm giá cần phải lập kế toán sẽ ghi: Nợ TK 642 ( 6426 )
Có TK 159
mức dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Cuối niên độ kế toán sau, kế toán hàng tồn kho xác định lại mức dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cần lập. Nếu khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ năm kế hoạch thấp hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trớc thì doanh nghiệp phải hoàn nhập vào thu nhập khác số chêng lệch giữa khoản dự phòng đã trích lập năm trớc với số dự phòng phải trích lập cho năm kế hoạch.
Nợ TK 159 Có TK 721
Số chênh lệch
Ngợc lại, nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập cho năm kế hoạch cao hơn số dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm trớc thì doanh nghiệp phải trích lập cho năm kế hoạch với số d khoản dự phòng đã trích lập năm trớc.
Nợ TK 642 CóTK 159
Số chênh lệch
V- Phân tích tình hình hạch toán vật liệu công cụ dụng cụ với việc nâng cao–
hiệu quả vốn lu động trong các doanh nghiệp sản xuất
1-Phân tích hiệu quả sử dụng vốn l u động:
Khả năng sinh lợi của vốn lu động Sức sản xuất của vốn lu động: Sức sản xuất của vốn lu động = Giá trị tổng săn lợng Vốn lu động bình quân
Sức sản xuất của vốn lu dộng cho biết một đồng vốn lu động mang lại mấy đồng giá trị tổng sản lợng. Chỉ tiêu này càng cao thì sức sản xuất của vốn lu động càng cao, hiệu quả sử dụng vốn lu động càng cao.
Sức sinh lời của vốn lu động:
Sức sinh lời của vốn lu động
=
Lợi nhuận thuần Vốn lu động bình quân
Tỉ suất này phản ánh khả năng tạo ra lợi nhuận của một đồng vốn lu động. Tỉ suất này càng cao thì lợi nhuận doanh nghiệp càng lớn, do đó hiệu quả của vốn lu động đợc nâng cao
Hệ số đảm nhiệm vốn lu động Hệ số đảm nhiệm của vốn lu động = Vốn lu động bình quân Doanh thu thuần
Chỉ tiêu này cho biết để tạo ra một đồng doanh thu thì cần bao nhiêu dồng vốn lu động bình quân dùng vào sản xuất kinh doanh. Chỉ tiêu này càng cao thì hiệu quả sử dụng vốn lu động càng cao và ngợc lại.
Ba chỉ tiêu trên phản ánh một cách tổng quát nhất về tình hình sử dụng vốn lu động của doanh nghiệp. Khi phân tích và so sánh ba chỉ tiêu giữa hai thời
kỳ mà ba chỉ tiêu cùng tăng lên điều đó có nghĩa là việc sử dụng vốn lu động của doanh nghiệp đợc cải thiện và có chiều hớng tốt.
Các chỉ tiêu phản ánh tốc độ luân chuyển của vốn lu động: Số vòng quay của vốn lu dộng
Số vòng quay của vốn lu động
=
Tổng doanh thu thuần Vốn lu động bình quân
Chỉ tiêu này cho biết trong một kỳ, vốn lu động quay đợc mấy vòng. Nếu số vòng càng cao thì khả năng luân chuyển của vốn lu dộng cao và ngợc lại. Đâu là chỉ tiêu thể hiện rõ nhất hiệu quả sử dụng vốn lu động.
Thời gian của một vòng luân chuyển :
Thời gian của 1 vòng luân chuyển động
=
Thời gian của kỳ phân tích Số vòng quay của vốn lu động Tỉ suất này cho biết để quay đợc một vòng, vốn lu động cần thời gian là bao lâu. Thời gian lu chuyển ngắn thì vốn lu động sử dụng đợc càng nhiều lần, do đó hiệu quả sử dụng vốn lu động càng cao.
Vốn lu động của doanh nghiệp hoạt động liên tục, thờng xuyên. Do đó tốc độ luân chuyển vốn nhanh thì doanh nghiệp càng sử dụng đợc nhiều vốn, góp phần hỗ trợ hoạt động kinh doanh.
Trong toàn bộ công thức ở trên , vốn lu động bình quân của doanh nghiệp đợc xác định bằng các công thức: Vốn lu động bình quân tháng = Vốn lu động đầu tháng + Vốn lu động cuối tháng 2
Vốn lu động bình quân quý = Vốn lu động bình quân 3 tháng 3 Vốn lu động bình quân năm = Vốn lu động bình quân 4 quý 4
2-Mối quan hệ giữa quản lý và hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn l u động:
Vốn là một trong những điều kiện không thể thiếu cho sự tồn tại của doanh nghiệp. Để đầu t mở rộng sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp rất cần vốn để trang trải các khoản chi phí. Tốc độ luân chuyển vốn càng nhanh thì số vốn dùng đợc càng nhiều. Vì vậy, sử dụng vốn lu động có hiệu quả là điều kiện quan trọng để doanh nghiệp tồn tại trong cơ chế thị trờng.
Vốn lu động là biểu hiện bằng tiền của tài sản lu động của doanh nghiệp là số vốn cần thiết cho doanh nghiệp dự trữ các loại tài sản lu động( dự trữ tài sản lu dộng sản xuất, dự trữ tài sản lu động lu thông, ..) nhằm đáp ứng mọi nhu cầu hoạt động cơ bản. Hiệu quả sử dụng vốn lu động có cao hay không tuỳ thuộc vào tình hình dự trữ tài sản lu động của doanh nghiệp có phù hợp không.
Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là một bộ phận của tài sản lu động dự trữ của doanh nghiệp. Khoảng mục nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng tài sản lu động trên Bảng cân đối kế toán. Do dó hiệu quả sử dụng vốn chịu tác động không nhỏ của tình hình quản lý và hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm từ khâu thu mua, sử dụng đến khâu dự trữ và bảo quản.
Quá trình cung cấp là giai đoạn khởi đầu của quá trình sản xuất kinh doanh nhằm tạo đầy đủ yếu tố đầu vào. Việc cung cấp đủ số lợng, đúng chất lợng vật liệu, công cụ dụng cụ nh kế hoạch cho quá trình sản xuất sẽ đảm bảo sản xuất đ- ợc liên tục cũng nh hỗ trợ hoạt động quản lý chi phí sản xuất, chất lợng sản phẩm và lợi nhuận đợc thuận tiện. Để hoạt động cung cấp đạt hiệu quả thì quá trình cung cấp luôn đối chiếu với các tiêu chuẩn , quy định trong hợp đồng về mặt số lợng và chất lợng để xem nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua về đã đáp ứng nhu cầu về số lợng cũng nh tiêu chuẩn chất lợng.
Ngoài ra, tổ chức tốt quá trình thu mua cũng góp phần nâng cao tính chặt chẽ của hoạt động quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ, thông qua việc thiết lập hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ.
Quá trình dự trữ và bảo quản :
Dự trữ là nhu cầu tất yếu của doanh nghiệp để đảm bảo quá trình sản xuất đợc liên tục. Tuy nhiên dự trữ quá lớn dẫn đến ứ đọng vốn, tăng các chi phí liên quan đến việc bảo quản vật t, công cụ dụng cụ. Nhng nếu dự trữ quá ít thì sẽ dẫn tới tình trạng thiếu hụt, không đảm bảo tính liên tục của quá trình hoạt động sản xuất, gây lãng phí công suất máy móc thiết bị. Để sử dụng vốn lu động có hiệu quả doanh nghiệp phải xác định mức dự trữ thấp nhất ở mức cho phép và luôn kiểm tra việc thực hiện các định mức đó.
Bên cạnh đó, công việc kiểm kê cũng nh đối chiếu thờng xuyên giữa thủ kho và kế toán vật t có tác dụng kịp thời phát hiện tình trạng thiếu hụt hay d thừa vật liệu, công cụ dụng cụ, hạn chế sự biến mất của vật liệu, công cụ dụng cụ.
Quá trình xuất và sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ :
Sử dụng tiếc kiệm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là một trong những yếu tố cơ bản để giảm chi phí , hạ giá thành sản phẩm , tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để đánh giá sự ảnh hởng của tình hình sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tới hiệu quả sử dụng vốn lu động , ngời ta thờng xét chỉ tiêu:
Hệ số quay kho
của NVL-CCDC = Giá trị nguyên vật liệu sử dụng trong kỳ Giá trị nguyên vật liệu tồn kho bình quân Giá trị NVL- CCDC tồn kho bình quân = Giá trị NVL-CCDC tồn kho đầu kỳ + Giá trị NVL-CCDC tồn kho cuối kỳ 2
Chỉ tiêu này càng cao thì có nghĩa là hiệu quả sử dụng vốn lu động càng cao, lợng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ít ứ đọng.
Bởi vậy, hạch toán tốt quá trình này sẽ đảm bảo nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc xuất đúng mục đích, đầy đủ và kịp thời, đồng thời nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc sử dụng tiếc kiệm hiệu quả.
Trên đây là toàn bộ cơ sở lý luận của chuyên đề “ Tổ chức hạct toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả vốn lu động tại Công ty Cơ Khí Hà Nội. Nhng từ lý luận đến thực tế là khoản cách không ngắn. Với sự đa dạng của các ngành sản xuất kinh doanh, đặc điểm của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có những vận dụng phù hợp với đặc điểm riêng của mình.