3- Yêu cầu quản lý vật liệu,công cụ dụng cụ tại doanh nghiệp sản
2.1- Phơng pháp thẻ song song:
Nguyên tắc hạch toán:
Theo phơng pháp này, tại kho, thủ kho ghi chép sự biến động tình hình nhập xuất tồn của vật liệu-công cụ dụng cụ về mặt số lợng trên thẻ kho. Tại phòng kế toán, kế toán theo dõi sự biến động của vật liệu-công cụ dụng cụ về cả giá trị và hiện vật trên sổ chi tiết vật liệu-công cụ dụng cụ.
Trình tự hạch toán:
Tại kho: hàng ngày, thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập, xuất vật liệu- công cụ dụng cụ ghi số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho có liên quan và tính ra số tồn kho trên thẻ cho từng loại. Thẻ kho đợc mở cho từng loại danh điểm vật t, mỗi chứng từ đợc ghi một dòng trên thẻ kho. Thủ kho có nhiệm vụ thờng xuyên đối chiếu số tồn trên thẻ kho với số tồn thực tế vật liệu,công cụ dụng cụ trong kho. Định kỳ 3-5 ngày, thủ kho chuyển toàn bộ lợng chứng từ nhập, xuất kho vào phòng ké toán.
Tại phòng kế toán: tơng ứng với thẻ kho, kế toán vật t mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ cho từng danh điểm vật t để theo dõi về mặt số lợng, giá trị. Định kỳ, sau khi nhận và kiểm tra từng chứng từ nhập- xuất vật liệu,
công cụ dụng cụ, kế toán vật t ghi đơn giá, tính tổng giá trị và ghi vào sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ có liên quan.
Thẻ kế toán chi tiết vật liệu
Số thẻ Tên vật t : .. Đơn vị tính: Số danh điểm : Kho:… …
Chứng từ SH NT Trích yếu Nhập Xuất Tồn SL ST SL ST SL ST Ghi chú
Cuối tháng, sau khi ghi chép toán bộ các nghiệp vụ biến động vật liệu, công cụ dụng cụ vào thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng thẻ, tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn của từng thứ vật liệu-công cụ dụng cụ rồi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, lập báo cáo tổng hợp nhập, xuất tồn kho về mặt giá trị để đối chiếu với bộ phận kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ.
Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho vật liệu
Tháng năm … Số danh điểm Tên vật liệu Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng SL TT SL TT SL TT SL TT
Quy trình hạch toán chi tiết NVL-CCDC theo phơng pháp thẻ song song:
Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu
Phơng pháp thẻ song song có u điểm là đơn giản dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo sự chính xác thông tin, có thể cung cấp thờng xuyên cả về giá trị và hiện vật của từng loại nhập- xuất –tồn nhng lại ghi chép trùng lặp, khối lợng ghi chép lớn. Hệ thống kho tàng tập trung.
Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ, khối lợng nhập xuất ít, phát sinh không thờng xuyên, áp dụng với kế toán đã đợc chuyên môn hoá và sử dụng kế toán máy vi tính.
2.2 Ph– ơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc hình thành trên cơ sở sự cải tiến một bớc của phơng pháp thẻ song song.
Nguyên tắc hạch toán:
Tại kho, tơng tự nh phơng pháp trên, thủ kho theo dõi sự biến động của vật liệu về mặt số lợng qua thẻ kho. Thẻ kho đợc lập với từng loại vật liệu, công cụ
Bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn
Chứng từ xuất Chứng từ nhập
Thẻ kho Sổ chi tiết NVL- CCDC
dụng cụ. Trên phòng kế toán, kế toán vật t theo dõi sự biến động nhập, xuất , tồn của vật liệu, công cụ dụng cụ về cả mặt giá trị và hiện vật trên sổ đối chiếu luân chuyển . Sổ này đợc dùng cho cả năm , mỗi loại vật liệu, công cụ dụng cụ đợc ghi trên một dòng.
Trình tự hạch toán:
Tại kho: trình tự hạch toán chi tiết vật liệu-công cụ dụng cụ tơng tự nh phơng pháp trên.
Tại phòng kế toán: khi nhận chứng từ nhập-xuất từ thủ kho, kế toán vật liệu-công cụ dụng cụ không lập thẻ kế toán mà lên bảng kê nhập, bảng kê xuất. Cuối tháng, dựa trên số liệu từ hai bảng kê nhập , bảng kê xuất vật liệu -công cụ dụng cụ, kế toán vật t vào sổ đối chiếu luân chuyển cho từng loại vật t một theo từng kho, và tính ra số tồn cuối tháng. ( về cả mặt số lợng và giá trị ). Mỗi loại vật liệu-công cụ dụng cụ ghi trên một dòng. Kế toán vật t tiến hành đối chiếu với thủ kho về hiện vật và kế toán tổng hợp về mặt giá trị.
Bảng kê nhập ( xuất) vật liệu
Danh điểm vật t Tên vật liệu đvị tính Giá hạch toán Số lợng chứng từ Số lợng Kho .. Cộng Số tiền
Số ĐốI CHIếU LUÂN CHUYểN
Năm : .Kho : ..… … Vật
t Tồn đầu T1 Luân chuyển T1 Tồn cuối T1 Luân chuyển T2
SL ST Nhập Xuất
SL ST SL ST
SL ST Nhập ….
SL ST …
Qui trình hạch toán chi tiết vật liệu-công cụ dụng cụ theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
Cũng nh phơng pháp trên, phơng pháp này đơn giản, dễ làm, khối lợng ghi chép có giảm bớt so với phơng pháp thẻ song song. Nhng việc ghi chép trùng lặp vẫn còn, khối lợng công việc kế toán dồn vào cuối kỳ kế toán, gây khó khăn cho việc báo cáo, hạn chế khả năng kiểm tra của kế toán. Do đó nếu có sai sót khó có thể phát hiện đợc.
Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ phong phú, đa dạng, mật độ nhập xuất không nhiều, hệ thống kho tàng phân tán, lao động kế toán không đủ để thực hiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày.
2.3- Phơng pháp hạch toán sổ số d:
Phơng pháp sổ số d có những bớc cải tiến trong việc tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ. Điểm nổi bật của phơng pháp này là sự kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán. Trên cơ sở kết hợp đó , kế toán chỉ hạch toán về mặt giá trị của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, xoá bỏ đợc sự ghi chép trùng lắp giữa thủ kho và phòng
Chứng từ nhập
Thẻ kho
Chứng từ xuất
Bảng kê nhập
Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho VL( CCD C ) Sổ kế toán về vật liệu, công cụ dụng cụ
kế toán , tạo điều kiện cho việc kiểm tra kế toán , đảm bảo số liệu ké toán chính xác, kịp thời.
Nguyên tắc hạch toán:
Tại kho, thủ kho ghi chép sự biến động của vật liệu-công cụ dụng cụ về mặt số lợng. Còn kế toán vật t theo dõi sự biến động vật liệu-công cụ dụng cụ về mặt giá trị thông qua phiếu giao nhận chứng từ và sổ số d.
Trình tự hạch toán:
Tại kho, tơng tự nh hai phơng pháp trên sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập xuất phát sinh trong ngày hoặc trong kỳ theo từng danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ và phân loại chứng từ nhập – xuất riêng. Căn cứ vào kết quả phân loại, thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ trong đó ghi số lợng, số hiệu chứng từ của từng danh điểm vật liệu-công cụ dụng cụ.
Phiếu giao nhận chứng từ lập riêng cho từng loại phiếu nhập kho một bản, phiếu xuất kho một bản. Cuối tháng, thủ kho căn cứ vảo thẻ kho đã đợc kế toán kiểm tra ghi số lợng từng loại vật t tồn vào sổ số d, cho phòng kế toán kiểm tra và tính thành tiền.
Sổ số d
Vật t đ vị tính
Tồn đầu T1 Tồn cuối T1 Tồn cuối T2 ….
SL ST SL ST SL ST …
Tại phòng kế toán: sau khi nhận chứng từ nhập xuất vật liệu-công cụ dụng cụ ở kho, kế toán kiểm tra chứng từ và đối chiếu với các chứng từ có liên quan và ghi đơn giá cho từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ. Định kỳ, kế toán tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập xuất kho theo từng nhóm vật liệu-công cụ dụng cụ và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào phiếu
giao nhận chứng từ đã đợc tính giá, kế toán ghi vào bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho của từng danh điểm vật t cho từng khoản thời gian tơng ứng.
Qui trình hạch toán chi tiết vật liệu-công cụ dụng cụ theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
Cuối kỳ, tính ra số tồn cuối kỳ của từng loại nguyên vật liệu trên bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn bằng tiền. Sau khi, nhận sổ số d do thủ kho chuyển đến, kế toán nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ tính thành tiền cho từng loại nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ tồn kho và tính tổng giá trị kho trên sổ số d. Só liệu tồn kho cuối tháng của từng loại nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ trên bảng luỹ kế dùng chỉ đối chiếu với số d trên sổ số d và đối chiếu với kế toán tổng hợp theo từng nhóm vật liệu-công cụ dụng cụ.
Ưu điểm của phơng pháp này là công việc ghi chép không bị trùng lắp giữa kế toán và thủ kho do đó giảm bớt khối lợng ghi chép kế toán. Kế toán có
Thẻ kho Chứng từ nhập Phiếu giao nhận chứng từ Bảng luỹ kế nhập Chứng từ xuất Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng luỹ kế xuất Số kế toán tổng hợp Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Số số dư
thể cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý về giá trị nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ nhập, xuất, tồn.
Nhng do chỉ theo dõi về mặt giá trị, nên khi cần cung cấp thông tin về số l- ợng hiện có hay tình hình tăng, giảm từng thứ nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ, kế toán phải xem xét số liệu trên thẻ. Hơn nữa, việc kiểm tra phát hiện sai sót giữa thủ kho và kế toán gặp khó khăn.
Phơng pháp này đợc áp dụng với các doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn, đa dạng chủng loại vât t, khối lợng nhập xuất lớn, thờng xuyên, trình độ của nhân viên kế toán cao. Phơng pháp này sẽ phát huy nhiều u điểm trong trờng hợp thực hiện kế toán bằng phơng pháp thủ công.
Tóm lại, có thể nói mỗi mô hình hạch toán chi tiết kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đều có những u điểm , nhợc điểm nhất định, thích hợp trong điều kiện này lại không thích hợp trong điều kiện khác. Kế toán mỗi doanh nghiệp phải dựa vào đặc điểm và yêu cầu quản lý của đơn vị mình để lựa chọn phơng pháp hạch toán chi tiết phù hợp nhất , tận dụng hết các u điểm vốn có của phơng pháp đã lựa chọn và thực hiện theo đúng nguyên tắc hạch toán.
III-Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ :
Hạch toán tổng hợp vật liệu-công cụ dụng cụ là việc ghi chép sự biến động về mặt giá trị của vật liệu và công cụ dụng cụ trên các sổ kế toán tổng hợp. Tuỳ theo đặc điểm vật liệu-công cụ dụng cụ của công ty mà kế toán có thể sử dụng một trong hai phơng pháp là kê khai thờng xuyên và kiểm kê định kỳ.
1-Hạch toán tổng hợp vật liệu-công cụ dụng cụ theo ph ơng pháp kê khai th - ờng xuyên:
1.1-Khái niệm và tài khoản sử dụng :
1.1.1-Khái niệm:
Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp hạch toán tổng hợp theo dõi và phản ánh một cách thờng xuyên , liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ trên sổ sách kế toán.
Theo phơng pháp này, các tài khoản nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc dùng để phản ánh số hiện có , tình hình biến động tăng , giảm của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất . Vì vậy, nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ tồn kho trên sổ sách kế toán đợc xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán xem có phù hợp. Nếu có chênh lệch phỉa truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời.
Tuy quá trình hạch toán của phơng pháp này là khá phức tạp, mất nhiều thời gian, công sức và ghi chép nhiều sổ sách nhng phơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời.
Phơng pháp này áp dụng cho các doanh nghiệp có mặt hàng giá trị lớn và tổ chức kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập xuất kho.
1.1.2-Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ kế toán sử dụng TK 152” Nguyên vật liệu”, TK 153” Công cụ dụng cụ “.
Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có , tình hình tăng , giảm của các nguyên vật liệu theo giá thực tế.
Kết cấu TK 152 là:
+Bên nợ :Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh tăng nguyên vật liệu trong các kỳ mua ( mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn , phát hiện thừa thiếu, đánh giá tăng,.. ).
+Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ xuất dùng ( xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanhm thiếu hụt, ..) +D nợ:Giá trị thực tế của nguyên vật liệu tồn kho ( đầu kỳ hoặc cuối kỳ)
TK cấp hai của TK 152:
TK 152 có thể chi theo cơ cấu, chủng loại nguyên vật liệu của doanh nghiệp. Tài khoản 152 thờng đợc chi tiết thành:
- 152.1: Nguyên vật liệu chính. - 152.2: Nguyên vật liệu phụ - 152.3:Nhiên liệu
- 152.4: Phụ tùng thay thế.
- 152.5: Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản.
- 152.8: Vật liệu khác ( phế liệu , vật t đặc chủng, .. )
Tài khoản 153 - Công cụ dụng cụ
Tơng tự nh TK 152, TK này dùng để phản ánh tình hình biến động tồn kho của công cụ dụng cụ theo giá thực tế.
+Bên nợ :Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh tăng công cụ dụng cụ trong các kỳ mua ( mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn , phát hiện thừa thiếu, đánh giá tăng,.. ).
+Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm công cụ dụng cụ trong kỳ xuất dùng ( xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanhm thiếu hụt, ..)
+D nợ: Giá trị thực tế của công cụ dụng cụ tồn kho ( đầu kỳ hoặc cuối kỳ)
Tài khoản cấp hai:
- 153.1- Công cụ dụng cụ - 153.2-Bao bì luân chuyển. - 153.3- Đồ dùng cho thuê
Tài khoản 151 hàng đang đi đ“ ờng”
Tài khoản này dùng để theo dõi các loại vật t mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cuối kỳ cha kiểm nhận nhập kho theo nơi bảo quản quy định. Tài khoản 151 đợc chi tiết theo từng loại vât t đang đi đờng tính tới ngày cuối kỳ.
Kết cấu tài khoản
+Bên nợ : phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng trong kỳ.
+Bên có: phản ánh giá trị hàng đang đi trên đờng cuối kỳ trớc đã về nhập kho hoặc chuyển thẳng cho bộ phận sử dụng.
+D nợ: phản ánh giá trị hàng đã mua nhng còn đang đi đờng (đầu kỳ hoặc cuối kỳ).
Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh: TK 133, TK331, TK 111, TK 112, TK 627, TK 141, TK 641, .…
1.2-Hạch toán nghiệp vụ nhập kho vật liệu-công cụ dụng cụ theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:
Đối với doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ
sơ đồ hạch toán tổng hợp nhập vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
( tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ )
TK 111, 112,141,311, 331 TK 152, TK 153 Tăng do mua ngoài
TK 155
Hàng mua đang đi đờng Hhàng đi đờng nhập kho
TK 1331 Thuế GTGT đầu vào
TK 333
Thuế nhập khẩu tính vào giá trị nguyên vật liệu nhập kho TK 411
Nhận vốn góp liên doanh nhận cấp phát , tặng thởng, …