II- Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật t, công cụ
2.2- Đối với công ty:
Một là: Việc lập dự phòng giảm giá
Do sản xuất chủ yếu theo các đơn đặt hàng nên khối lợng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty Cơ Khí Hà Nội tồn kho rất lớn lên tới hàng tỷ đồng. Mặt khác giá mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ biến động thờng xuyên lên xuống bất thờng, do đó chỉ một sự thay đổi nhỏ về giá cả nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trên thị trờng cũng có thể ảnh hởng rất lớn đến tới quá trình sản xuất của công ty. Vì vậy, việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ tồn kho đối với công ty là cần thiết. Song hiện nay công ty vẫn cha tiến hành lập dự phòng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,
Theo tôi công ty nên tiến hành lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ .
Nguyên tắc lập dự phòng:
- Có hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của bộ tài chính hoặc bằng chứng khác chứng minh giá vốn vật t hàng hoá tồn kho.
- Là những vật t hàng hoá thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thu hôi hoặc giá thị trờng thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán.
- Vật t hàng hoá tồn kho bị giảm giá so vời giá ghi trên sổ kế toán bao gồm ; vật t hàng hóa tồn kho bị h hỏng hoặc kém phẩm chất, bị lỗi thời hay giá bán bị giảm theo giá thị trờng
- Trờng hợp vật t hàng hoá tồn kho có giá trị bị giảm so với giá ghi trên sổ kế toán nhng giá bán sản phẩm dịch vụ đợc sản xuất từ vật t hàng hoá này không bị giảm giá thì không đợc trích lập dự phòng giảm giá vật t hàng hoá tồn kho.
Trớc khi lập dự phòng giảm giá, công ty phải lập hội đồng thẩm định mức độ giảm giá của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho. Hội đồng này do giám đốc công ty thành lập với các thành phẩm bắt buộc là giám đốc, kế toán trởng, tr- ởng phòng kế hoạch cung ứng.
Số dự phòng đợc xác định nh sau: Mức dự phòng giảm giá NVL- CCDC = Số lợng NVL-CCDC tồn kho *
Chênh lệch giữa giá ghi trên sổ kế toán và
giá thị trờng
Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Cuối niên độ kế toán, sau khi xác định khoản dự phòng giảm giá cần phải lập kế toán sẽ ghi:
Nợ TK 642( 6426 ) Có TK 159
mức dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Cuối niên độ kế toán sau, kế toán hàng tồn kho xác định lại mức dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cần lập. Nếu khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ năm kế hoạch thấp hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trớc thì doanh nghiệp phải hoàn nhập vào thu nhập khác số chêng lệch. ( Số chênh lệch giữa khoản dự phòng đã trích lập năm trớc với số dự phòng phải trích lập cho năm kế hoạch.)
Nợ TK 159
Có TK 721
Số chênh lệch
Ngợc lại, nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập cho năm kế hoạch cao hơn số dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm trớc thì doanh nghiệp phải trích lập thêm cho năm kế hoạch số chênh lệch với khoản dự phòng đã trích lập năm trớc.
Nợ TK 642
Có TK 159
Số chênh lệch
Qua việc nghiên cứu điều kiện , phơng pháp lập, và phơng pháp hạch toán dự phòng , tôi thiết nghĩ công ty nên lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công
cụ dụng cụ. Nh vậy, sẽ vừa tuân thủ đợc nguyên tắc thận trọng trong kế toán lại vừa góp phần bình ổn hơn nữa trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hai là: sử dụng TK 142 để phân bổ công cụ dụng cụ :
Hiện nay, do hầu hết công cụ dụng cụ xuất để thay thế bổ sung nên kế toán công cụ dụng cụ chỉ áp dụng phơng pháp phân bổ một lần. Song với công cụ dụng cụ có giá trị cao, quy mô xuất lớn, sử dụng cho nhiểu kỳ thì phơng pháp phân bổ này sẽ phản ánh không đúng chi phí công cụ dụng cụ của phân xởng trong kỳ và làm tăng đột ngột chi phí phân xởng, do đó làm tăng giá thành sản phẩm .
Vì vậy, công ty nên áp dụng thêm phơng pháp phân bổ 50 % và phơng pháp phân bổ nhiều lần để hạch toán chính xác công cụ dụng cụ. Cụ thể :
Khi xuất dùng công cụ dụng cụ, kế toán công cụ dụng cụ dựa trên quy mô
và mục đích sử dụng công cụ dụng cụ để xác định số lần phân bổ:
Phơng pháp phân bổ một lần: Phơng pháp phân bổ 50 %:
Đối với những công cụ dụng cụ có giá trị tơng đối cao, quy môt tơng đối lớn. Do đó, khi xuất dùng công cụ dụng cụ loại này, kế toán chỉ phân bổ 50 % giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí.
Nợ TK 142
Có TK 153
Giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng
Đồng thời, phân bổ 50 % giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng vào chi phí : Nợ TK 627, TK 641, TK 642
Có TK 142
50 % giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng Phần còn lại phân bổ khi công cụ dụng cụ báo hỏng, báo mất, .…
Giá trị phân bổ còn lại của công
cụ dụng cụ = Giá trị công cụ báo hỏng 2 - Giá trị phế liệu thu hồi - Tiền bồi th- ờng của ngời làm hỏng
Nợ TK 627, TK 641, TK 642: Giá trị còn lại của CCDC Nợ TK 152 (1528 ) :Giá trị phế liệu thu hồi nhập kho Nợ TK 138( 1381 ) :Tiền bồi thờng vật chất phải thu Có TK 142:50 % giá thực tế của CCDCC hỏng
Phơng pháp phân bổ nhiều lần:
Theo phơng pháp này, giá trị công cụ dụng cụ có giá trị lớn, quy mô lớn, phục vụ cho nhiều kỳ sẽ đợc phân bổ dần vào chi phí sản xuất. Khi xuất dùng, căn cứ vào thời gian sử dụng và số lần sử dụng dự kiến, kế toán tính ra mức phân bổ mỗi lần . Mức phân bổ mỗi lần =
Giá trị công cụ dụng cụ thực tế xuất dùng Só lần dự kiến phân bổ
Nợ TK 142
Có TK 153
Giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng chờ phân bổ
Phản ánh mức phân bổ giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất- kinh doanh ở các kỳ hạch toán có sử dụng công cụ dụng cụ kế toán ghi:
Nợ TK 627, TK 641, TK 642 Có TK 142
Mức phân bổ công cụ dụng cụ mỗi lần Các lần sau, phân bổ và hạch toán tơng tự nh bớc trên.
Khi công cụ dụng cụ đợc báo hỏng, báo mất thì xác định giá trị phân bổ lần cuối cho các đối tợng
Giá trị công cụ dụng cụ phân bổ lần cuối = Mức phân bổ mỗi lần - Giá trị phế liệu thu hồi ( nếu có ) - Tiền bối thờng của ngời làm hỏng Kế toán công cụ dụng cụ hạch toán tơng tự nh phơng pháp phân bổ 50 %.
Ba là : vật liệu xuất thừa trong sản xuất kinh doanh
ở trong bài em đã phân tích, đối với vật liệu, công cụ dụng cụ xuất thừa trong sản xuất , do không có sự thống nhất giữa phòng kế toán và thủ kho nên số liệu trên thẻ kho và báo cáo tồn kho không khớp với tổng số phát sinh nhập trên bảng kê xuất của phòng kế toán.
Đối với loại nghiệp vụ này, kế toán và thủ kho nên thống nhất lại cách hạch toán. Chẳng hạn với nh vật liệu, công cụ dụng cụ thừa nhập kho, kế toán sẽ hạch toán tăng lợng vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho :
Nợ TK 152 : giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ thừa nhập lại kho.
Có TK 154: nếu đã tập hợp chi phí chuyển cho kế toán giá thành Có TK 621 : nếu cha tập hợp chi phí.
Bốn là : Hoàn thiện hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu :
Do đặc thù của công nghệ sản xuất của công ty, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của công ty đợc hình thành từ ba nguồn :
∗ Nguyên vật liệu mua ngoài
∗ Các bán thành phẩm
∗ Công cụ dụng cụ đợc sử dụng nh một loại nguyên vật liệu
Cuối hàng tháng, kế toán bán thành phẩm chuyển cho kế toán bảng “tổng hợp xuất bán thành phẩm “ để kế toán vật t lập bảng phân bổ nguyên vật liệu, và chuyển cho kế toán giá thành . Kế toán công cụ dụng cụ lập một bảng phân bổ công cụ dụng cụ chuyển cho kế toán giá thành . Nh vậy, kế toán giá thành phải tập hợp chi phí nguyên vật liệu ở hai bảng phân bổ để tính giá thành . Hơn thế nữa, bảng phân bổ chi phí nguyên vật liệu hiện tại cha phản ánh hết số nguyên vật liệu thực tế công ty bỏ ra để sản xuất sản phẩm.
Theo em, để thuận tiện cho hoạt động tính giá thành và theo dõi tổng chi phí nguyên vật liệu thực tế tạo nên sản phẩm , cuối hàng tháng kế toán công cụ dụng cụ lập hai bản phân bổ công cụ dụng cụ, một chuyển cho kế toán vật t để kế toán vật t phản ánh toàn bộ phát sinh tài khoản 621. Bảng phân bổ nguyên vật liệu có thể đợc thiết kế nh sau: ( Biểu 41 )
Năm là :Một số kiến nghị liên quan đến công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ
- Về tình hình cung cấp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:
Nh đã phân tích ở trên, đối với hoạt động cung cấp vật liệu-công cụ dụng cụ, công ty đã đáp ứng tốt về cả mặt số lợng, thời gian, chất lợng vật liệu-công cụ dụng cụ nhờ vậy mà tiến độ sản xuất của công ty theo đúng kế hoạch. Tuy nhiên, việc cung cấp các vật liệu, công cụ dụng cụ với số lợng lớn nh vậy cũng có thể không cần thiết, điều này sẽ dẫn đến lãng phí, làm giảm lợi nhuận của công ty. Vì
vậy, công ty cần xem lại chính sách thu mua để từ đó có điểu chỉnh kịp thời, hợp lý đối với chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhằm đảm bảo cả về tiến độ sản xuất và lợi nhuận của công ty
- Về định mức dự trữ vật liệu-công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh :
Theo sự trình bày ở phần hai, hệ số quay kho của vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty hiện nay rất thấp. Giá trị tài sản lu động dự trữ ở Công ty Cơ Khí Hà Nội lại là rất lớn, nhiều loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ không đợc sử dụng đã tồn kho lâu năm. Nh vậy công ty không thể tránh bị ứ đọng vốn.
Biện pháp giải quyết : với số vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho ở công
ty:công ty cần có những biện pháp hữu hiệu để nhanh chóng giải quyết số vật liệu, công cụ dụng cụ tồn đọng này. Với những vật liệu, công cụ dụng cụ cha thực sự cần đến, công ty có thể bán lại. Với những vật liệu, công cụ dụng cụ cần thiết đợc giữ lại thì nên tổ chức theo dõi chặt chẽ, bảo quản cẩn thận. Khi giải quyết đ- ợc số vốn lu động này, công ty có thể giải phóng đợc một lợng vốn lu động để có thể tham gia vào các hoạt động sản xuất kinh doanh khác hoặc cải thiện các mối quan hệ thanh toán với bạn hàng. Đây là hai điều rất quan trọng trong nền kinh tế thị trờng hiện nay.
- Về tình hình sử dụng vật liệu-công cụ dụng cụ :
Số nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thực tế sử dụng trong kỳ so với kế hoạch đạt 105.04 % trong khi sản lợng thực tế so với kế hoạch đạt 104 % . Điều này chứng tỏ việc sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ trong công ty trong năm cha tốt, lợng vật liệu-công cụ dụng cụ tiêu hao gây lãng phí, làm tăng giá thành sản phẩm. Vì vậy công ty cần xác định nguyên nhân để đa ra giải pháp thích hợp .
Công ty có thể đánh giá chính xác tình hình sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, so sánh định mức sử dụng của từng loại với định mức sử dụng bình
quân từng loại các năm trớc, với định mức của cùng ngành. Trên cơ sở đó đề ra định mức sử dụng chuẩn của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ. Sau đó, công ty có thể đề ra những chính sách khuyến khích công nhân viên tiết kiệm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Làm tốt công tác này sẽ giảm bớt đợc sự chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, nâng cao từ đó lên kế hoạch mua sắm các loại vật liệu, công cụ dụng cụ một cách hợp lý, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Sáu là nâng cao hiệu quả sử dụng vốn l u động dự trữ
Ngoài ra, việc phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để có những chính sách cung cấp – dự trữ thích hợp là một yêu cầu không thể thiếu. Thực tế tại công ty Cơ Khí Hà Nội, cuối mỗi kỳ hạch toán cha tiến hành đánh giá tình hình sử dụng và cung ứng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đảm bảo sử dụng vốn lu động đợc hiệu quả. Theo em, cuối mỗi kỳ hạch toán( tháng, quý, năm ) kế toán cần tiến hành đánh giá việc cung cấp và sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ từ đó biết đợc định mức tiêu hao nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong giá thành và lợng dự trữ tối đa để không bị ứ đọng vốn.
Kết luận
Ngày nay, hầu hết các doanh nghiệp đều có xu hớng đa dạng hóa các loại sản phẩm của mình. Song đa dạng hoá các loại sản phẩm dòi hỏi doanh nghiệp phải có nhiều chủng loại vật t, công cụ dụng cụ khác nhau. Thêm vào đó, các vật liệu, công cụ dụng cụ đó lại đợc sử dụng vào những thời điểm khác nhau và thờng xuyên biến động. Qua phần cơ sở lý luận chung về tổ chức hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ, em có thể khẳng định rằng kế toán nói chung và kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng là công cụ quan trọng, không thể thiếu đợc trong quản lý sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp sản xuất. Trong đó, tổ chức
hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ khoa học, hợp lý, phù hợp đặc điểm kinh doanh cuả doanh nghiệp góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động là có ý nghĩa to lớn.
Điều này càng đợc em khẳng định trong quá trình thực tập tại Công ty Cơ Khí Hà Nội. Trên cơ sở chế độ kế toán hiện hành, công ty không những chỉ áp dụng đúng mà còn vận dụng một cách sáng tạo phù hợp đặc điểm của một doanh nghiệp sản xuất ngành công nghiệp nặng. Dựa trên đặc trng về công nghệ sản xuất, quy mô của doanh nghiệp cũng nh đặc thù quản lý của ngàng, kế toán vật liệu,công cụ dụng cụ đã chọn lựa phơng pháp hạch toán chi tiết, hệ thống sổ hạch toán tổng hợp phù hợp và đem lại hiệu quả cao, phục vụ đắc lực cho công tác quản lý của công ty. Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ đã cung cấp thông tin kịp thời, phản ánh chính xác tình hình biến động vật liệu, công cụ dụng cụ cho
ban lãnh đạo ra quyết định, cho phòng kỹ thuật đa ra những định mức tiêu hao- dự trữ hợp lý và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động.
Qua đây, em hiểu rằng, một cán bộ kế toán không chỉ nắm vững kiến thức lý luận mà còn phải am hiểu, vận dụng sáng tạo và linh hoạt các kiến thức đó vào thực tiễn sinh động. Tuy nhiên, bên cạnh những cố gắng và u điểm mà công ty đã thực hiện dợc, trong quá trình hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ, công ty vẫn còn có những hạn chế nhỏ. Trên cơ sở nghiên cứu thực tế , kết hợp kiến thức đợc học ở nhà trờng, em xin mạnh dạn đa ra một số ý kiến ở phần ba nêu trên, nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty nói riêng
