II- Thực trạng tổ chức kế toán vật liệu,công cụ dụng cụ tại Công ty
3- Hệ thống danh điểm vật liệu,công cụ dụng cụ :
1.1- Chứng từ và thủ tục nhập kho tại công ty Cơ Khí Hà Nội:
Căn cứ vào hợp đồng hay kế hoạch sản xuất , phòng kỹ thuật sẽ xác định chủng loại vật t, công cụ dụng cụ cần dùng và lập bảng dự trù vật t, công cụ dụng cụ, gửi cho phòng điều độ sản xuất. Phòng điều độ kết hợp với phòng kế toán xem xét lợng vật t tồn kho, để lập kế hoạch cung cấp vật t, công cụ dụng cụ. Nếu là loại vật t doanh nghiệp không sản xuất đợc phòng điều độ sản xuất sẽ cử ngời đi mua. Còn nếu là loại vật liệu doanh nghiệp tự sản xuất đợc thì lập kế hoạch sản xuất.
Theo quy định của công ty, tất cả vật liệu, công cụ dụng cụ khi về tới công ty đều phải có đóng dấu của phòng bảo vệ. Vật t, công cụ dụng cụ mua về nhập kho đều phải qua kiểm nghiệm rồi mới nhập kho. Việc kiểm nghiệm đợc tiến hành bởi một ban kiểm nghiệm vật t ( KCS ). Ban kiểm nghiệm vật t bao gồm một đại diện cho phòng kỹ thuật, một đại diện cho phòng điều độ sản xuất, thủ kho để xác nhận chất lợng , chủng loại của vật t.
Sau khi kiểm nghiệm chất lợng, sản lợng và quy cách, ban KCS lập biên bản kiểm ngiệm và đánh dấu của phòng KCS lên hoá đơn mua hàng.
Biên bản kiểm nghiệm vật t
Ngày 04 tháng 02 năm 2002 số : 58463
Căn cứ vào Hóa đơn giá trị giá tăng Số:031721 ngày 04 tháng 02 năm 2002 của : Công ty Cơ Khí Hà Nội
Bản kiểm nghiệm gồm:
Ông ( bà ): Nguyễn Thanh Tùng - trởng ban: KHCT Ông ( bà ) : Nguyễn Đình Công - uỷ viên:KCS Ông ( bà ) : Nguyễn Văn Hoà - uỷ viên : thủ kho. đã kiểm nghiệm các loại:
Stt Tên nhãn hiệu của vật t đơn vị tính Số lợng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm Số lợng đúng quy
cách phẩm chất quy cách, phẩm chấtSố lợng không đúng
Ghi chú
1 Thép CT 3 Kg 9.439 9.439 0
ý kiến của ban kiểm nghiệm: cho nhập kho…
Đại diện kỹ thuật thủ kho tài vụ trởng ban
Biên bản kiểm nghiệm cùng với hoá đơn GTGT làm cơ sở cho kế toán thanh toán tiền hàng cho khách hàng.
Hoá đơn ( gtgt ) MS01 GTKT- 3ll
Ngày 04 tháng 02 năm 2002 No 031721 A Đơn vị bán hàng htx cn và VT CHIếN CÔNG
Địa chỉ : Thị xã Sông Công .Tây Nguyên
Số tàikhoản 710A08209 – NH Công thơng Sông Công Điện thoại: MST 4600133753-1 MS
Họ tên ngời mua hàng : Nguyễn Tống Hùng Đơn vị : Công ty Cơ Khí Hà Nội
Địa chỉ : 24 Nguyễn Trãi . Hà Nội
Hình thức than toán : séc MS 01 00100174 1
STT Tên dịch vụ hàng hóa
đơn vị tính Số lợng đơn giá Thành tiền
1 Thép CT 3 Kg 9.439 4.435 41.862.900
Cộng tiền hàng 41.862.900
Tiền thuế GTGT 1.193.100
Tổng cộng tiền thanh toán 43.956.000
Só tiền viết bằng chữ ; Bốn mơi sáu triệu đồng chẵn .
Ngời mua Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Trong trờng hợp, vật liệu, công cụ dụng cụ thừa hoặc thiếu so với số lợng ghi trên phiếu hoặc không đúng phẩm chất, quy cách, phòng KCS phải báo cho phòng điều độ sản xuất biết để giải quyết.
Sau khi xem xét đầy đủ hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm vật t, phòng điều độ sản xuất sẽ lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho lập làm ba liên( biểu 1 ). Một liên lu lại phòng điều độ sản xuất, một liên giao cho thủ kho để vào thẻ kho, một liên nộp vào hoá đơn chuyển cho kế toán thanh toán. Phiếu nhập kho nguyên vật liệu ghi rõ số, ngày nhập, tên qui cách, số lợng nguyên vật liệu nhập kho, theo chứng từ Hoá đơn bán hàng, và biên bản kiểm nghiệm .
Sau khi hàng nhập kho, ngời mua vật t nộp hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiêm lên phòng Thống kê- kế toán – tài chính làm thủ tục thanh toán.
Biểu 1 HAMECO HAMECO Phiếu nhập vật t Mã số CT Số Ngày BM0604 763/ 060611 04/02/2002 Tên ngời nhập anh Hùng Đơn vị nhập : TTĐHSX
Đơn vị bán hàng HTX CN &VT CHIến công HĐ: Số 031721 Danh điểm : B01 004
Nhập tại kho : nguyên vật liệu Ghi có tài khoản :331 Stt Tên hàng đvị
tính Số lợng Xin
nhập nhập Thực
Đơn giá Thành tiền Ghi chú
1 Thép CT 3-d4 kg 9439 9439 4.435 41.862.900
Cộng 41.862.900
Cộng thành tiền( viết bằng chữ ) bốn mốt triệu tám trăm sáu mơi hai nghìn chín trăm đồng chắn
Đối với vật liệu tự sản xuất:
Vật liệu tự sản xuất của công ty chính là thành phẩm của phân xởng đúc. Thật vậy, sau khi ký hợp đồng sản xuất, phòng kỹ thuật sẽ dựa trên yêu cầu cấu tạo của sản phẩm thiết kế các chi tiết máy và gửi cho phân xởng đúc. Phân xởng đúc đúc các chi tiết máy và chuyển cho các phân xởng khác gia công cơ khí. Do đó thành phẩm của phân xởng đúc là đối tợng lao động của các phân xởng khác, nói cách khác, bán thành phẩm ( thành phẩm của phân xởng Đúc ) là một loại nguyên vật liệu chính của công ty.
Khi các sản phẩm (vật liệu, công cụ dụng cụ) hoàn thành nhập kho thì kế toán của phân xởng đó viết phiếu nhập kho sản phẩm ( biểu 2 ). Phiếu nhập kho sản phẩm cũng đợc viết thành ba liên. Một liên nộp lên phòng điều độ sản xuất, một liên nộp lên phòng kế toán, một liên giao cho thủ kho. Các bán thành phẩm nhập kho đợc coi là thành phẩm của công ty, hạch toán vào tài khoản 155. Nghiệp vụ này là hoàn toàn đúng vì hầu hết các bán thành phẩm nhập kho là để bán cho các công ty Cơ Khí khác. Đối với nghiệp vụ này , công ty định khoản nh sau:
Nợ TK 155
Có TK 154- PX Đúc
Do đó trong phạm vi đề tài nghiên cứu, tôi không đi sâu về nghiệp vụ này. Đối với các bán thành phẩm chuyển thẳng cho các phân xởng khác, kế toán bán thành phẩm vẫn lập phiếu nhập kho thành ba liên. ( bảng 2 ). Một liên gửi cho phòng điều độ sản xuất, một liên gửi cho kế toán tiền lơng, một liên gửi cho kế toán kế toán vật t để phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản phẩm đấy. Dòng “nhập tại kho “ kế toán bán thành phẩm ghi tên phân xởng nhập bán thành phẩm.