II- Thực trạng tổ chức kế toán vật liệu,công cụ dụng cụ tại Công ty
3- Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu
3.1- Trình tự ghi sổ nghiệp vụ nhập kho
Do nhu cầu thị trờng ngày càng lớn về mọi mặt, cơ chế thị trờng cạnh tranh cao nên công ty có nhu cầu loại vật liệu công cụ dụng cụ nào là khách hàng đáp ứng ngay và chuyên chở đến tận công ty nên công ty không có trờng hợp hoá đơn về mà hàng cha về. Do đó, hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty không sử dụng tài khoản 151-hàng đang đi đờng
Trờng hợp mua ngoài cha thanh toán:
Đây là nghiệp vụ thờng xuyên phát sinh nhất trong giai đoạn cung cấp của công ty. Để hạch toán nghiệp vụ này, công ty sử dụng sổ chi tiết thanh toán với ngời bán- TK 331 và nhật ký chứng từ số 5.
Việc theo dõi ghi chép trên sổ chi tiết số 2 đợc thực hiện theo nguyên tắc:
Dựa vào hoá đơn đơn vị bán gửi đến và phiếu nhập kho kế toán ghi vào Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán ( Sổ chi tiết số 2 ) theo từng phiếu nhập. Mỗi chứng từ thanh toán đợc ghi một dòng theo thứ tự thời gian nhận chứng từ, mỗi
nhà cung cấp đợc mở riêng một trang sổ. Sổ chi tiết số 2 đợc ghi vào cuối tháng trên cơ sở các chứng từ đã tập hợp đợc.
Cuối tháng, kế toán cộng từng trang sổ theo dõi tình hình thanh toán với từng dơn vị bán và chuyển số liệu tổng cộng vào NKCT số 5 ( bảng 22 )
NKCT số 5đợc mở để tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ với ngời cung cấp vật t, hàng hoá, tạp vụ, dịch vụ cho doanh nghiệp. Mỗi nhà cung cấp đợc ghi một dòng trên sổ NKCT số 5 .
Cuối tháng, kế toán khoá sổ NKCT số 5, xác định tổng sổ phát sinh Có TK 331 đối ứng với TK 152,153 và lấy số liệu tổng cộng này để ghi sổ Cái TK 152, TK 153. (bảng 23 )
Trờng hợp mua bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng:
Đối với nghiệp vụ mua vật liệu, công cụ dụng cụ thanh toán ngay, tuỳ từng trờng hợp mà công ty có phơng pháp hạch toán tơng ứng:
Nghiệp vụ mua hàng bằng tiền mặt rất ít phát sinh. Phần lớn chúng chỉ xuất
hiện khi công ty mua những loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có giá trị ít, hoặc nhà cung cấp mới.
Định kỳ , 2 đến 5 ngày, kế toán tiền mặt( kế toán ngân hàng ) tập hợp các chứng từ ( Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu chi, .. ) để ghi vào nhật ký- chứng từ số 1. Cuối tháng, kế toán tiền mặt tính ra tổng số tiền thanh toán để lên sổ cái.
Ví dụ nh theo đơn số 1865 ngày 15/2/2002 mua động cơ 3 pha , 120 kw- 3000v/p của công ty
Giá cha thuế: 1.290.000đồng
Thuế giá trị gia tăng: 129.000 đồng Tổng giá thanh toán ngay bằng tiền mặt 1.440.000 đồng
Biểu 24
Nhật ký- chứng từ số 1
Tháng 2 năm 2002 đơn vị : 1000 đồng Stt P chi Ghi Có TK 111, ghi Nợ TK khác
SH NT 152 153 1331 641 … Cộng có TK 111 … 10 216 14 15.000 15.000 11 217 15 1419 141.9 1560,9 12 218 17 2930 293 3.323 13 219 18 7940 7.940 … Cộng 85.064 26.476 11.154 22.940 230.458 Cuối tháng kế toán xác định tổng số phát sinh bên có TK 111 đối ứng với tài khoản 152, 153 và dùng tổng số này để ghi vào sổ cái TK 152,153 ( ghi có TK 111, Nợ TK 152,153)
Nghiệp vụ mua hàng bằng tiền gửi ngân hàng xảy ra với tần suất lớn hơn, chủ
yếu là thanh toán với nhà cung cấp thờng xuyên nh CTXD Sông Đà, công ty TNHH Minh Cờng, HTX CN và VT chiến công, …
Nghiệp vụ này hạch toán tơng tự nh nghiệp vụ mua hàng bằng tiền mặt. Định kỳ 2 ngày, kế toán ngân hàng tập hợp các chứng từ để ghi vào NKCT số 2 .
Biểu 25 (trích)Nhật ký chứng từ số 2 Tháng 2/2002 Đơn vị : 1000 dồng Stt Chứng từ Ghi nợ TK khác SH NT 111 1331 152 153 331 … Cộng có TK 112 7 210 6 24.000 24.000 8 211 7 20.000 20000 9 212 8 2.239,6 41.862,9 2930.4 47032,9 10 213 9 59.000 59.000 … … … 20.000 30.730 318.844 120.156 439.707,5 645.000 Cuối tháng kế toán xác định tổng số phát sinh bên có TK 112 đối ứng với tài khoản 152, 153 và dùng tổng số này để ghi vào sổ cái TK 152,153 ( ghi có TK 112, Nợ TK 152,153)
Trờng hợp mua ngoài thanh toán bằng tạm ứng cũng tơng tự nh mua ngoài
thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng hay bằng tiền mặt. Khi tạm ứng cho nhân viên đi mua hàng, căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi tiền, báo cáo quỹ, .. kế toán ghi sổ chi tiết TK 141 “ tạm ứng “. Số chi tiết TK 141 đợc mở trong từng năm và mỗi đối tợng tạm ứng đợc phản ánh trên một trang, mỗi nghiệp vụ tạm ứng đợc phản ánh trên một dòng ( bảng 26)
Cuối tháng, kế toán tổng hợp tổng hợp số liệu để ghi vào NKCT số 10. NKCT số 10 đợc mở tơng ứng cho từng tài khoản. ( bảng 27 )Trong tháng 2 năm 2002 không có nghiệp vụ này. nhng nh vào 12/ 01 /2002, công ty tạm ứng cho anh Tuân 15000.000 đồng, mua nắp công tơ thuỷ tinh của Công ty kinh doanh vật liệu điện. Đến 22 /01/ 2002, hàng về nhập kho, trị giá 16.075.900.
