TRUYỀN THỐNG:
2.1. Mối quan hệ với 7 công cụ truyền thống:
Bảy công cụ mới không thay thế cho 7 công cụ truyền thống và cũng không phải là sự phát triển của các công cụ đó. Nên lưu ý là 7 công cụ mới không những không mâu thuẫn với 7 công cụ QC truyền thống mà thực tế chúng bổ sung cho nhau: khi sử dụng phối hợp các công cụ này sẽ làm tăng hiệu quả của nhiều hoạt động TQM.
Vị trí của 7 công cụ mới và 7 công cụ truyền thống được thể hiện qua sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ 3: VỊ TRÍ CỦA 7 CÔNG CỤ MỚI VÀ 7 CÔNG CỤ TRUYỀN THỐNG TRONG QLCL THỐNG TRONG QLCL
Lập kế hoạch bước 2: Xây dựng chiến lược để giải quyết vấn đề Lập kế hoạch bước 1: Phân loại sự lộn xộn và xác định vấn đề
Biểu đồ tương đồng (dựa trên cảm giác)
Biểu đồ quan hệ (dựa trên logic)
Biểu đồ nhân quả Biểu đồ ma trận để xác định mối quan hệ giữa mục tiêu và chiến lược
Biểu đồ cây (để chia 1 mục tiêu thành các mục
tiêu nhỏ hay các chiến lược
Lập kế hoạch bước 3: Lập kế hoạch hành động cụ thể qua việc sắp xếp các chiến lược
theo trình tự thời gian Duy trì 6 công cụ truyền thống
Biểu đồ mũi tên (sử dụng chính để tăng hiệu quả nhờ
xác định rõ các sự kiện
Biểu đồ PDPC để lập kế hoạch ngẫu nhiên và dự báo sự không chắc chắn qua việc phối hợp thông tin tại mọi
giai đoạn
Thực hiện
Biểu đồ Pareto, phiếu kiểm tra, biểu đồ phân bố, biểu đồ phân tán, biểu đồ kiểm soát, lưu đồ.
Phân tích dữ liệu ma
2.2. Giới thiệu các công cụ mới:
Bảy công cụ mới là các hệ thống và phương pháp thu thập dữ liệu để cải tiến chất lượng, phát triển sản phẩm mới và triển khai chính sách. Chúng được dùng để đạt được thành công trong thiết kế bằng cách xác định mục tiêu và các bước trung gian ở mức chi tiết. Vì vậy, chúng tỏ ra khá hữu ích trong việc xác định khoảng cách giữa mục tiêu và thực tế, làm sáng tỏ vấn đề cần giải quyết. Bảy công cụ mới, mỗi công cụ đòi hỏi một quy trình riêng và được lựa chọn áp dụng để giải quyết những vấn đề khác nhau. Bảy công cụ đó là:
- Biểu đồ tương đồng - Biểu đồ quan hệ - Biểu đồ cây - Biểu đồ ma trận - Biểu đồ mũi tên
- Biểu đồ chương trình quyết định quá trình – PDPC - Biểu đồ phân tích dữ liệu ma trận
Dưới đây sẽ trình bày mục đích sử dụng và tác dụng của từng công cụ:
2.2.1. Biểu đồ tương đồng:
Biểu đồ tương đồng được sử dụng để chỉ rõ vấn đề cần giải quyết trong tình trạng hỗn độn. Đây là một phương pháp lựa chọn và sắp xếp vấn đề khi tình huống còn đang rất mơ hồ, khó xác định (như khi vấn đề liên quan đến sự kiện trong tương lai hay các trường hợp không hiểu rõ, hoặc vấn đề là các kinh nghiệm mới) bằng việc thu thập các dữ liệu, ý kiến, ý tưởng khác nhau dưới dạng mô tả rồi tổng hợp trên biểu đồ dựa trên đặc tính tương đồng. Lưu ý là việc tổ chức các ý kiến thành nhóm hoàn toàn dựa trên mối quan hệ cảm tính, rồi sau đó có thể sử dụng các công cụ chặt chẽ hơn về mặt logic để xử lý.
* Tác dụng của biểu đồ tương đồng:
- Phát hiện ra vấn đề nhờ việc thu thập các dữ liệu bằng lời từ tình trạng hỗn độn và sắp xếp chúng theo nhóm tương đồng.
- Chỉ rõ bản chất vấn đề, đảm bảo rằng mọi người đều nhận rõ vấn đề đó, qua đó tạo sự nhất trí, tăng nhận thức và tinh thần làm việc tập thể.
- Giúp cho suy nghĩ đột phá và xuất hiện ý tưởng mới.
2.2.2. Biểu đồ quan hệ:
Biểu đồ quan hệ hay còn gọi là đồ thị tương quan, là một công cụ để giải quyết những vấn đề phức tạp, hóc búa bằng việc chỉ ra mối liên hệ logic giữa từng cặp nguyên nhân và kết quả (hoặc giữa mục tiêu và chiến lược). Khi áp dụng kỹ thuật này, một nhóm liên tục xây dựng và sửa đổi biểu đồ, từng bước hình thành sự thống nhất. Xem xét từ góc độ khác, biểu đồ quan hệ được mô tả như là một phương pháp chỉ rõ mối quan hệ phức tạp của nhiều nguyên nhân hình thành nên thân, cành, nhánh của một biểu đồ nhân quả. Giống như biểu đồ tương đồng, biểu đồ quan hệ cho phép các ý kiến và mối liên quan không dự đoán trước được thể hiện rõ, nhưng biểu đồ quan hệ còn làm cho mô hình logic trở nên rõ ràng hơn.
* Tác dụng của biểu đồ:
- Làm sáng tỏ mối quan hệ logic giữa các nguyên nhân và kết quả mà quá phức tạp đối với biểu đồ nhân quả để có thể xử lý.
- Rất hữu ích trong giai đoạn lập kế hoạch để đạt được tầm nhìn rộng trong tình trạng chung, giúp xác định được sự ưu tiên một cách chính xác.
- Mọi người có thể thay đổi và phát triển tư duy do không bị bó hẹp trong một khuôn khổ nào.
2.2.3. Biểu đồ cây:
Biểu đồ cây là một dạng biểu đồ thể hiện một cách có hệ thống các hoạt động cần thực hiện để đạt được mục tiêu mong muốn (loại biểu đồ xây dựng chiến lược), hoặc thể hiện mối quan hệ giữa chủ đề với các yếu tố tạo thành của nó (loại biểu đồ xây dựng các yếu tố theo mục đích sử dụng hay còn gọi là biểu đồ phát triển thành phần).
Các yếu tố chính lấy từ biểu đồ quan hệ có thể sử dụng làm đầu vào cho một biểu đồ cây, nó có ưu điểm là bắt buộc người sử dụng phải kiểm tra tính logic và thứ tự thời gian giữa các nhiệm vụ, do đó tránh việc đi trực tiếp từ mục tiêu tới giải pháp.
Biểu đồ nhân quả cũng có thể xây dựng theo dạng biểu đồ cây. Việc xây dựng theo cách này sẽ phù hợp khi vấn đề có quá nhiều nguyên nhân, bởi khi đó: các nguyên nhân thay vì được phân tán rải rác theo 6 nhóm chính sẽ được thể hiện rõ ràng trên từng cột cấp độ nguyên nhân.
* Tác dụng của biểu đồ cây:
- Xây dựng một hệ thống các chiến lược, biện pháp để giải quyết vấn đề một cách có logic, không bỏ sót các vấn đề thiết yếu (đối với loại biểu đồ xây dựng chiến lược), hoặc phân tích các thành phần cấu thành của đối tượng thành các biện pháp hướng tới mục tiêu liên quan (đối với loại biểu đồ phát triển thành phần).
- Mục tiêu chính được chia làm các mục tiêu nhỏ hơn nên vấn đề được trình bày rõ ràng, cụ thể, làm cho biểu đồ có tính thuyết phục cao, tạo sự nhất trí của các thành viên trong nhóm.
2.2.4. Biểu đồ ma trận:
Đây là trọng tâm của bảy công cụ mới. Biểu đồ ma trận có dạng 1 ma trận gồm các hàng và các cột. Thông qua việc xem xét sự giao nhau đó để xác định vị trí, bản chất của vấn đề và các ý kiến quan trọng để giải quyết. Mục đích của biểu đồ ma trận là vạch ra mối quan hệ qua lại và tương quan giữa các nhiệm vụ, chức năng hoặc đặc tính, và thể hiện tầm quan trọng tương đối của chúng. Có rất nhiều loại biểu đồ ma trận phục vụ cho các mục đích khác nhau, trong đó có 5 loại chính được gọi tên theo hình dạng của chúng là dạng L, T, Y, X, C.
* Tác dụng của biểu đồ ma trận:
- Giúp chỉ rõ mối quan hệ giữa các yếu tố khác nhau của trạng thái (như mục tiêu - biện pháp, yêu cầu-đặc tính…) và tầm quan trọng tương đối giữa chúng. Qua đó chỉ ra được những hoạt động nào là chính, cần phải tập trung ưu tiên.
- Phân tích, đánh giá các biện pháp có được từ biểu đồ cây và phân công trách nhiệm cụ thể.
2.2.5. Biểu đồ mũi tên:
Đây là một loại biểu đồ được dùng để xây dựng thời gian biểu cho các quá trình, hoạt động. Nó bao gồm một mạng các mũi tên chỉ ra trình tự thời gian và quan
hệ giữa các công việc có liên quan với nhau. Vì vậy, công cụ này rất hiệu quả trong việc tối ưu hoá thời gian thực hiện kế hoạch và kiểm soát tiến trình theo đúng những gì đặt ra.
* Tác dụng:
- Biểu đồ này được sử dụng phổ biến để lên kế hoạch hoặc tiến độ và kiểm soát tiến trình cho một nhiệm vụ, đặc biệt là trong các dự án.
- Giúp xem xét toàn bộ nhiệm vụ, xác định những khó khăn tiềm tàng trước khi thực hiện công việc.
- Việc vẽ hệ thống mạng dẫn đến việc phát hiện ra những điểm bất hợp lý, những điểm có thể cải tiến mà trước đó chưa được để ý tới.
2.2.6. Biểu đồ chương trình quyết định quá trình – PDPC (Process Decision Program Chart): Program Chart):
Biểu đồ này là một công cụ để phòng ngừa những vấn đề bất thường có thể xuất hiện trong quá trình bằng cách dự tính và lập kế hoạch cho các khả năng có thể diễn ra. Nó bao gồm những biện pháp để đối phó với những lệch hướng, đưa các hoạt động trở lại quỹ đạo mong muốn một cách nhanh chóng sau khi đã diễn ra không đúng kế hoạch vì những thay đổi bất thường gây nên.
* Tác dụng:
- Dự báo những bất ngờ và phức tạp có khả năng xảy ra, chủ động trong công việc - Kiểm soát sự tiến triển của những dự án phức tạp, chứa đựng nhiều yếu tố không chắc chắn và không mong muốn với kế hoạch ban đầu.
- Phát huy sự sáng tạo trong việc lập kế hoạch, tăng cường hợp tác và trao đổi thông tin. Nó còn cho phép chỉ rõ vị trí vấn đề và xác nhận sự ưu tiên quan trọng nhất.
2.2.7. Biểu đồ phân tích dữ liệu ma trận:
Biểu đồ này được sử dụng để đưa các dữ liệu thể hiện trên một biểu đồ ma trận và sắp xếp chúng sao cho có thể nhìn được dễ dàng hơn và thể hiện được sức mạnh của mối quan hệ giữa các biến số. Đây cũng là công cụ duy nhất trong 7 công cụ mới sử dụng dữ liệu số. Việc thực hiện cung cấp và phân tích số liệu tuy rằng không đơn giản nhưng nó có thể được sử dụng trong hàng loạt các lĩnh vực, bao gồm
khảo sát thị trường, phát triển sản phẩm mới, phân tích quá trình. Khi biểu đồ ma trận không đưa ra đầy đủ thông tin chi tiết phục vụ cho việc ra quyết định thì nhà quản lý có thể nghĩ đến công cụ này.
* Tác dụng:
- Sử dụng kết hợp với các công cụ khác sẽ đem lại nhiều thông tin bổ ích.
- Cho phép kết quả thu được trở nên dễ hiểu hơn, cụ thể hơn, trực quan hơn về vấn đề nghiên cứu, do đó giúp các quyết định trở nên sáng suốt, có căn cứ.