IV. Một số biện pháp hỗ trợ việc áp dụng các công cụ QLCL mới:
4.4.Nắm được những điểm quan trọng khi sử dụng bảy công cụ mới:
Trước tiên, đó là phải hiểu được vấn đề và lựa chọn công cụ thích hợp. Khi giải quyết một vấn đề có sử dụng đến bảy công cụ, điều quan trọng là phải biết được chúng ta đang ở giai đoạn nào của quá trình giải quyết vấn đề để lựa chọn sử dụng công cụ QLCL phù hợp. Nếu vấn đề cần giải quyết vẫn còn chưa rõ ràng, xuất hiện nhiều sự kiện nhỏ nhưng không xác định được vấn đề thực sự ở đâu, công cụ thích hợp cho giai đoạn này là biểu đồ tương đồng. Nếu vấn đề đã được hiểu nhưng không xác định rõ nguyên nhân và nên bắt đầu công việc từ đâu, thì công cụ hữu ích là biểu đồ quan hệ. Khi đã xác định được nguyên nhân mà chưa biết cách loại bỏ vấn đề, biểu đồ cây với biểu đồ ma trận có thể đem lại kết quả hơn cả mong đợi. Và khi chúng ta chuẩn bị lên kế hoạch để triển khai, biểu đồ mũi tên và biểu đồ PDPC giúp cho tiến trình được kiểm soát và dự tính trước những tác động không mong muốn.
Nên ghi nhớ một điều là các công cụ này có liên quan với nhau, nên việc sử dụng đơn thuần một công cụ là rất hiếm và là điều không nên. Không chỉ sử dụng kết hợp các công cụ mới với nhau, mà còn có thể sử dụng kết hợp công cụ truyền thống với công cụ mới một cách rất hiệu quả.
Ngoài ra, cách thức thu thập các dữ liệu và giải thích các kết quả phân tích cũng góp phần làm tăng hiệu quả việc sử dụng. Trong thu thập dữ liệu bằng lời, phải hiểu là có 3 loại dữ liệu bằng lời, mỗi loại có mục đích khác nhau. Đó là: các quan sát thực tế trình bày trực tiếp bằng lời nói nhằm xác định cấu trúc vấn đề; các quan điểm về thông tin thực tế nhằm điều tra nguyên nhân;và các ý kiến nhằm xây dựng chiến lược. Sử dụng mỗi loại ý kiến cũng phải phù hợp với giai đoạn của giải quyết vấn đề. Nếu có nhiều lĩnh vực mà chưa ai biết đến thì các dữ liệu có thể được thu thập bằng cách tiến hành khảo sát.
Về giải thích các kết quả phân tích. Những thông tin thu được phải tóm tắt lại, các kết quả và kết luận đưa ra cần phải được lưu lại, nhất là với biểu đồ tương đồng hay biểu
đồ quan hệ. Đồng thời luôn kiểm tra kết quả phân tích, so sánh với dữ liệu trong thực tế để đảm bảo các quyết định đưa ra có căn cứ khoa học và thực tế.
KẾT LUẬN
Thực hiện các hành động cải tiến theo triết lý Kaizen, doanh nghiệp cần nắm được các công cụ, các kỹ thuật cơ bản truyền thống cũng như các kỹ thuật tiên tiến để lựa chọn cho từng vấn đề cụ thể. Ví dụ, để phân tích, tìm ra nguyên nhân cốt lõi
của vấn đề cần sử dụng biểu đồ nhân quả. Để phân tích các dữ liệu bằng lời, cần sử dụng biểu đồ tương đồng, biểu đồ hình cây. Để phân tích các dữ liệu bằng số, hãy sử dụng các biểu đồ kiểm soát . Hay đơn giản là để thống kê, xác định mức độ ảnh hưởng của sai lỗi, cần sử dụng bảng thống kê lỗi và biểu đồ Pareto…Các kỹ thuật thống kê truyền thống, cũng như các công cụ QLCL mới cần phải được sử dụng đúng lúc, đúng chỗ, đúng mục đích trong toàn bộ các quá trình của hệ thống ISO 9000.
Tin tưởng vào sự ngày càng lớn mạnh của công ty, công tác kiểm soát và cải tiến chất lượng càng đặt ra những đòi hỏi khắt khe hơn. Chất lượng giờ đây đã thực sự trở thành vũ khí cạnh tranh sắc bén. Quan tâm đến chất lượng là biện pháp căn cơ và lâu dài để doanh nghiệp có thể tồn tại trên thương trường. Hy vọng bảy công cụ mới sớm được xem xét và triển khai áp dụng một cách thành công, đem lại hiệu quả to lớn hơn, giúp công ty vững bước đi lên trong thời kỳ hội nhập.