Trung tõm CPN là một đơn vị trực thuộc Bưu điện Hà Nội, Tổng cục Bưu
điện và Tổng cụng ty Bưu chớnh viễn thụng Việt Nam, do đú mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung tõm đều chịu sự tỏc động quản lý của Bưu điện Hà Nội, Tổng cục Bưu điện và Tỏng cụng ty. Mặt khỏc, dịch vụ EMS là dịch vụ của ngành BCVT được ỏp dụng trờn quy mụ toàn quốc, cỏc quyết định liờn quan đến dịch vụ này đều do Tổng cụng ty BCVT quy định. Do đú cụng tỏc nõng cao chất lưọng
dịch vụ EMS khụng phải hoàn toàn do ý muốn chủ quan của Trung tõm mà nú cũn phụ thuộc rất nhiều vào Bưu điện Hà Nội cũng như vào Tổng cụng ty BCVT.
1. Giảm giỏ cước EMS.
Giỏ cả là một yếu tố tạo nờn chất lượng dịch vụ. Hiện nay mức cước EMS là quỏ cao so với một số dịch vụ chuyển phỏt nhanh khỏc đõy là một trở ngaị trong cụng tỏc nõng cao chất lượng EMS. Hệ thống cước dịch vụ EMS là hệ thống giỏ do Tổng cục Bưu điện và Tổng cụng ty BCVT quy định, Trung tõm khụng cú quyền tự ý thay đổi. Hệ thống giỏ này đang là cản trở rất lớn đối với số lượng khỏch hàng sử dụng EMS làm ảnh hưởng chung đến chất lượng của EMS. Cụ thể là:
- Hệ thống cước EMS trong nước cao hơn so với cỏc dịch vụ khỏc và là quỏ cao so với thu nhập hiện tại của đa số dõn cư. Đõy là lý do chớnh khiến cho khỏch hàng sử dụng dịch vụ này chủ yếu là cỏc tổ chức và cỏc doanh nghiệp.
- Hệ thống giỏ cước EMS quốc tế mặc dự thấp hơn nhiều so với dịchvụ của cỏc hóng chuyển phỏt nhanh nước ngoài khỏc, nhưng lại khụng chiếm được lũng tin của cỏc khỏch hàng là cỏc cỏ nhõn, tổ chức nước ngoài.
Để gúp phần nõng cao chất lượng dịch vụ EMS, Trung tõm cần kiến nghị với Tổng cụng ty cú sự điều chỉnh giỏ cước cho hợp lý tạo ưu thế cạnh tranh cho dịch vụ này. Mặt khỏc, cần thiết phải ỏp dụng hai mức giỏ cho hai loại bưu phẩm:
- Bưu phẩm là tài liệu. - Bưu phẩm là hàng hoỏ.
Hai loại này khỏc hẳn nhau về tớnh chất cũng như khối lượng kớch cỡ, bưu
phẩm là tài liệu thỡ gọn, nhẹ thuận tiện cho cụng tỏc khai thỏc, vận chuyển do đú cần cú mức giỏ ưu đói. Ngược lại, bưu phẩm là hàng hoỏ với kớch thước cồng
kềnh, khối lượng lớn gõy khú khăn cho việc chuyển phỏt do đú phải chịu mức cước cao hơn.
Ngoài ra, Tổng cụng ty cõn cho phộp Trung tõm tổ chức cỏc đợt khuyến mại, cú chớnh sỏch giảm giỏ nhằm thu hút hơn nữa nhu cầu sử dịch vụ của khỏch hàng.
2. Biện phỏp nhằm rỳt ngắn thời gian toàn trỡnh của bưu phẩm.
Thời gian là yếu tố trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng của một dịch vụ chuyển phỏt nhanh. Tiờu chuẩn về thời gian là tiờu chuẩn hàng đầu mà khỏch hàng sử dụng dịch vụ chuyển phỏt nhanh quan tõm. Hiện nay dịch vụ EMS do việc vận chuyển cũn phải qua nhiều khõu trung gian nờn thời gian toàn trỡnh của bưu phẩm bị kộo dài. Mặt khỏc, việc vận chuyển qua hàng khụng lại quỏ phụ thuộc vào tuyến hàng khụng, chuyến bay thường xuyờn về chậm làm ảnh hưởng rất lớn đến thời gian toàn trỡnh của bưu phẩm. Khắc phục được những vấn đề trờn lại khụng nằm trong thẩm quyền quyết định của Trung tõm.
Vỡ những lý do trờn Bưu điện Hà Nội, Tổng cụng ty Bưu chớnh viễn thụng cần phải cú sự can thiệp kịp thời để rỳt ngắn thời gian toàn trỡnh của EMS, gúp phần nõng cao chất lượng dịch vụ EMS.
- Tổng cụng ty cần cho phộp Trung tõm đúng thẳng chuyến thư đi một số tỉnh cú lưu lượng lớn.
- Tăng cường hợp tỏc với ngành hàng khụng để tăng số tuyến bay và số chuyến bay.
3. Áp dụng hệ thống thụng tin theo dừi định vị EMS .
Hiện nay mạng truyền số liệu EMS chỉ thực hiện được giữa hai đầu Hà Nội
và Thành phố Hồ Chớ Minh vỡ vậy việc trả lời khiếu nại bưu phẩm EMS đi cỏc tỉnh cũn chậm, nhất là EMS quốc tế. Để cú thể theo dừi được hành trỡnh của bưu phẩm,
Tổng cục Bưu điện cần hợp tỏc với UPU để đẩy nhanh việc ỏp dụng mạng tin học nhằm cung cấp thụng tin cho việc theo dừi và định vị bưu phẩm chuyển phỏt nhanh EMS trờn phạm vi toàn cầu.
Quy trỡnh sử dụng TTS’98 tại khai thỏc gồm:
1. Khi nhận chuyến thư đến, mở cỏc túi thư, phõn loại tài liệu và hàng hoỏ tỏch riờng cho tiện việc nhập số liệu ở bước sau.
2. Tiến hành nhập số liệu chi tiết dựa trờn cỏc E1 bao gồm: + Số hiệu EMS
+ Bưu cục phỏt + Khối lượng
+ Loại EMS ( hàng hoỏ, tài liệu)
+ Tớnh chất ( thường, chuyển hoàn, sự vụ) + Ghi chú ( nếu cú ) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chương trỡnh TTS’98 sẽ tự động kiểm tra tổng số EMS trong chuyến thư.
Nếu kết nối mạng và cú số liệu truyền đến thỡ chỉ việc xỏc nhận mà khụng cần phải nhập chi tiết như trờn.
3. Tiến hành chia chọn cỏc EMS lờn cỏc ụ chia theo từng hướng phỏt bưu phẩm của EMS
4. Trước khi cho cỏc EMS vào túi dựng đầu đọc quột số liệu nhằm: + Kiểm tra EMS lạc hướng
+ Kiểm tra tổng số EMS + Kiểm tra khối lượng
5. In E2 và E4 cho từng túi đó đầy rồi buộc cỏc túi đó kết thỳc. Khi đúng xong túi F thỡ in CN38/BV10 cho hướng đú
6. Giao cỏc túi của cỏc hướng đó đúng xong cho trung chuyển để giải phúng mặt bằng sau đú lại tiếp tục cỏc bước như trờn cho cỏc hướng tiếp theo
Quy trỡnh sử dụng TTS’98 tại khai thỏc
Việc đưa hệ thống thụng tin theo dừi định vị EMS vào quỏ trỡnh khai thỏc
EMS sẽ giỳp cho:
• Cỏc điểm khai thỏc dịch vụ EMS trong toàn bộ qui trỡnh được kết nối với nhau bằng mạng mỏy tớnh kết nối.
• Cơ sở dữ liệu được chia sẻ dựng chung cho cỏc khõu trong toàn bộ qui trỡnh dịch vụ từ chấp nhận đến khai thỏc vận chuyển và phỏt bưu gửi.
• Chương trỡnh phần mềm tin học được sử sụng để hỗ trợ cụng việc xử lý thụng tin đi kốm bưu phẩm EMS.
• Cỏc thiết bị chuyờn dụng như: mỏy in mó vạch, dầu đọc mó vạch di động - cố định sử dụng trong qui trỡnh khai thỏc, phỏt bưu phẩm EMS
1 4 6 2 5 3
Nhận chuyến th đến Khai thác chuyến th Đóng chuyến th đi
Đối chiếu SCT, số túi
với BV10 Chia chọn EMS lên ô chia
Mở các túi th, phân loại D, M Xác nhận, nhập số liệu Kiểm kê tổng số E1 Xác nhận EMS của từng hớng đã chia chọn Kiểm tra lạc hớng, thừa thiếu Kiểm tra tổng số E1 In E2, E$ cho từng túi đã đầy In BV10/CN38 khi có túi F
Giao trung chuyển các chuyến th đã kết thúc
sẽ tối ưu hoỏ cỏc bước cụng việc và tăng độ chớnh xỏc, giảm bưu phẩm lạc hướng và giảm thời gian nhập số liệu bỏo phỏt.
Mật khỏc, cần kết nối hai quỏ trỡnh xử lý thụng tin với xử lý vật gửi nhằm hỗ
trợ kiểm tra bưu phẩm lạc hướng, thừa thiếu hoặc thất lạc sẽ giỳp nõng cao chất lượng khõu khai thỏc.
Như vậy, bộ chương trỡnh TTS’98 đó kết hợp sử dụng cỏc thiết bị chuyờn dụng vào quy trỡnh khai thỏc EMS nờn đó giỳp cụng tỏc quản lý chất lượng được thuận tiện hơn. Hiện nay bộ chương trỡnh này mới triển khai sử dụng tại hai Trung tõm EMS ở Hà Nội và Thành phố Hồ Chớ Minh đó đỏp ứng tốt yờu cầu của cụng tỏc khai thỏc, quản lý chất lượng EMS. Để EMS cú khả năng cạnh tranh với cỏc dịch vụ tương tự do cỏc hóng chuyển phỏt nhanh khỏc hiện đang cú mặt trờn thị trường Việt Nam, đặc biệt là lưu lượng bưu phẩm chuyển phỏt nhanh đi quốc tế,Tổng cụng ty BCVT cần đẩy nhanh việc triển khai ứng dụng TTS’98 một cỏch đầy đủ trờn phạm vị toàn quốc.