5. Kết cấu đề tài
1.4.3. Đàm phán và ký kết hợp đồng
Đàm phán thương lượng là sự bàn bạc, trao đổi với nhau các điều khoản mua bán giữa các nhà kinh doanh đểđi đến thống nhất ký kết hợp đồng.
Đây là giai đoạn bắt đầu của việc hình thành hợp đồng, trong giai đoạn này, đại diện của các bên sẽ gặp gỡ nhau thể hiện nhu cầu, mong muốn của mình, đòi hỏi các bên phải chuẩn bị kỹlưỡng về mọi mặt sao cho trong đàm phán đem lại những thỏa thuận có lợi mà vẫn giữđược mối quan hệ tốt đẹp, bền vững giữa các bên trong công việc.
Có ba hình thức đàm phán được sử dụng:
Đàm phán qua thư tín: có độ chính xác cao, mọi thứđều được trình bày rõ ràng đồng thời tiết kiệm được chi phí. Tuy nhiên mất thời gian, có thể bị thất lạc làm mất cơ hội kinh doanh,
Đàm phán sử dụng phương tiện truyền thông: Fax, Telex, E-mail… được sử dụng khá phổ biến hiện nay vì tính năng nhanh, đảm bảo nội dung cần đàm phán. Tuy nhiên, chi phí không phải là nhỏ và có thể gây rủi ro, do đó chỉ được thực hiện khi các bên đã quen biết nhau, tin tưởng nhau.
Đàm phán trực tiếp: Độ an toàn khá cao vì các bên gặp gỡ nhau trực tiếp, trao đổi, trình bày những yêu cầu cũng như thắc mắc để giải quyết ngay. Tuy nhiên, phí cho hoạt động này khá cao đặc biệt là những nước có khoảng cách địa lý cách xa nhau. Vì vậy, nó thường được sử dụng trong những trường hợp khá phức tạp với số lượng lớn.
Mỗi hình thức đều có những ưu, nhược điểm riêng, tùy từng trường hợp giao dịch và điều kiện cụ thể của doanh nghiệp mà lựa chọn hình thức đàm phán cho phù hợp nhất.
Quá trình đàm phán thường gồm các bước sau:
1. Hỏi giá: bên mua đề nghị bên bán cho biết thông tin về hàng hóa mình cần bao gồm: Tên hàng, chủng loại, phẩm chất, giá thành… Hỏi giá không ràng buộc người mua phải trởthành người mua hàng.
2. Báo giá: người bán sẽ thông báo giá cả theo chủng loại hàng mà người mua yêu cầu. Báo giá được cam kết của người bán về mức giá đó mà người mua không có quyền từ chối.
3. Chào hàng: là đề nghị của người bán cho người mua về một số hàng hóa muốn bán kèm theo những điều khoản nhất định cần thiết. Chào hàng cũng không ràng buộc mua hàng.
4. Đặt hàng: là lời đề nghị của người mua cho người bán dưới hình thức đơn đặt hàng. Nếu đã có báo giá của người bán thì việc người mua đặt hàng đánh dấu việc hợp đồng chính thức hình thành.
5. Hoàn giá: khi nhận được đơn đặt hàng hoặc đặt hàng, nếu không chấp nhận hoàn toàn nội dung trong đó thì một trong hai bên sẽđưa ra đề nghị mới gọi là hoàn giá và chào hàng cũ coi như bị hủy bỏ.
6. Chấp nhận: là việc đồng ý hoàn toàn với chào hàng hoặc báo giá đó. Việc chấp nhận này phải được người chấp nhận ký và ghi rõ sự chấp nhận hoàn toàn vô điều kiện của mình và gửi cho người chào hàng thì mới có giá trị pháp lý.
7. Xác nhận: là sự khẳng định lại thỏa thuận giữa bên bán và bên mua. Việc đàm phán và ký kết hợp đồng có thểđầy đủ các bước như trên hoặc bỏ qua một số bước tùy thuộc vào mối quan hệ.
Mục đích của bất kỳ cuộc đàm phán đều là ký kết được hợp đồng. Thông thường nội dung của hợp đồng nhập khẩu bao gồm:
- Số hiệu hợp đồng;
- Ngày, địa điểm ký kết và thời gian hiệu lực của hợp đồng;
- Địa chỉ các bên tham gia, quốc tịch, số điện thoại, số tài khoản, ngân hàng mở tài khoản;
- Các điều khoản của hợp đồng:
Tên hàng, quy cách, sốlượng, chất lượng, bao bì, ký mã hiệu;
Thời hạn, địa điểm, phương thức giao hàng;
Thủ tục thanh toán, phương thức, đồng tiền thanh toán;
Giải quyết tranh chấp, khiếu nại (nếu có) và luật áp dụng;
Các điều khoản khác.
Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hóa các doanh nghiệp phải tiến hành thực hiện hợp đồng theo trình tự thể hiện qua sơ đồ sau:
a. Đăng ký mã số hàng nhập khẩu
Nghị định NĐ 57-CP ra ngày 31/07/1998, các doanh nghiệp được phép nhập
khẩu hàng hóa theo ngành nghề ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, sau khi đã đăng ký mã số tại Cục Hải quan tỉnh, thành phố sẽ không phải xin Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu tại BộThương mại như trước kia nữa. Như vậy, đểđược nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp chỉ cần đăng ký mã số tại Tổng cục Hải quan trong giới hạn hạn ngạch được cấp.
b. Mở L/C khi bên bán yêu cầu
Khi bên bán yêu cầu mở L/C thì mới giao hàng, thì người nhập khẩu sẽủy quyền cho Ngân hàng của mình mở L/C thanh toán cho phía nước ngoài.
c. Thuê tàu vận chuyển
Nếu nhập khẩu theo điều kiện FOB thì người bán sẽ phải cước phí thuê tàu, dỡ hàng. Nhưng tại Việt Nam thường nhập khẩu theo giá CIF.
d. Mua bảo hiểm hàng hóa
Để đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong trường hợp nhập khẩu theo điều kiện FOB, người nhập khẩu phải mua bảo hiểm cho hàng hóa.
e. Thanh toán
Có nhiều hình thức thanh toán quốc tếnhưng phổ biến nhất là phương pháp thanh toán bằng tín dụng chứng từ. Theo phương thức này, người nhập khẩu sẽ tiến hành thanh toán tiền cho ngân hàng khi nhận được bộ chứng từ hợp lệ về hàng nhập khẩu.
Đăng ký mã số hàng nhập khẩu Mở L/C khi bên bán yêu cầu Thuê tàu (nếu mua với giá FOB) Nhận kiểm tra hàng Làm thủ tục
Hải quan Thanh toán
Mua bảo hiểm cho hàng hóa
Nếu có vấn đềvướng mắc thì người nhập khẩu trả lại bộ chứng từ và dừng việc thanh toán tiền hàng.
Đối với phương thức thanh toán bằng thư tín dụng hiện nay, sau khi thực hiện các thủ tục đã mở L/C, bên nhập khẩu sẽ ký hậu vào vận đơn khi ngân hàng có giấy báo gửi đến về việc nhận bộ chứng từ. Sau khi tài khoản tại ngân hàng đảm bảo khả năng thanh toán, ngân hàng sẽ giao bộ chứng từcho người nhập khẩu để tiến hành kiểm tra chứng từ có hợp lệ hay không, nếu phù hợp thì ký hối phiếu thanh toán cho ngân hàng. Ngân hàng nhận được tờ hối phiếu lập tức tiến hành ký hậu vận đơn và giao cho người nhập khẩu làm thủ tục Hải quan.
f. Làm thủ tục Hải quan
Khi buôn bán vượt khỏi biên giới quốc gia, hàng hóa phải được làm thủ tục Hải quan:
- Khai Hải quan: chủ hàng phải kê khai chi tiết về hàng hóa trên Tờ khai Hải quan đểcơ quan Hải quan kiểm tra thủ tục giấy tờ.
- Xuất trình hàng hóa: Hải quan đối chiếu hàng hóa được khai và thực tếđể quyết định cho phép nhập hay không. Do đó, chủ hàng nên xếp hàng theo trật tựđể dễ kiểm tra.
- Thực hiện các quy định của Hải quan: sau khi kiểm tra, đối chiếu, Hải quan sẽ đưa ra quyết định, quyết định này có tính cưỡng chế. Nếu chủ hàng vi phạm thì có thể bị truy tố trách nhiệm hình sự.
g. Nhận hàng và kiểm tra
Khi hàng về tới cảng, nhà nhập khẩu mang thông báo hàng đến và vận đơn đã được ký hậu đến nộp phí vận chuyển sau đó nhận tờ giao hàng.
Hàng hóa vềđến cảng sẽđược bốc dỡ vận chuyển vào các kho hoặc bãi và người nhận tại đó, nếu thuê tàu chuyến thì nhận hàng tại cầu tàu. Nhà nhập khẩu sẽ cầm lệnh giao hàng đến kho hoặc bãi để nhận, thường có hai trường hợp:
- Nhận hàng tại kho nếu là hàng lẻ
- Nhận hàng tại bãi nếu là hàng đóng trong các container.
Sau khi nhận đủ hàng, người nhập khẩu sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa về quy cách, phẩm chất và tình hình thực tại của hàng hóa. Thông thường hai bên thỏa thuận
trước vềcơ quan giám định hàng nhập khẩu. Nhân viên giám định mở kẹp chì hàng hóa trước sự chứng kiến của các bên để kiểm tra hàng hóa và ghi lại vào những văn bản giám định và nó có vai trò quan trọng khi có tranh chấp về chất lượng hay thiếu hụt hàng hóa.