5. Kết cấu đề tài
3.2.1.4.Đánh giá về hoạt động khai thác nguồn hàng của công ty trong thờ
qua
Đối với doanh nghiệp kinh doanh thương mại thì hàng hóa mua vào thường được mua ở nhiều nguồn khác nhau. Đểđạt được mục tiêu hiệu quả cao trong kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải tiến hành phân tích và đánh giá từng nguồn hàng để từđó thấy được ưu điểm, lợi thế cũng như những điểm tồn tại, vướng mắc trong những nguồn hàng mua, làm cơ sở cho những căn cứ cho việc lựa chọn nguồn cung cấp có lợi, mang lại hiệu quả kinh doanh cao.
Tuy nhiên, hiện nay mặt hàng mà công ty TNHH MTV Công nghệ tin học Viễn Sơn kinh doanh còn chưa đa dạng: chỉ một số dòng sản phẩm của Asus, Dell, Gigabyte. Hơn nữa, Công ty cũng chỉ mới hoạt động dưới tính chất là nhà phân phối: lấy hàng trực tiếp từnơi sản xuất và hưởng lợi nhuận từ phần trăm hoa hồng của hãng. Là nhà phân phối cho chính hãng sản xuất nên Công ty cũng nhận được nhiều thuận lợi:
- Yếu tố giá cả là thuận lợi đầu tiên: Công ty luôn nhận được giá rẻ từ chính hãng vì các nhà phân phối chính là những cánh tay kết nối giữa nhà sản xuất với người tiêu dùng, đem sản phẩm của họđến với người tiêu dùng, vì vậy mọi ưu tiên hàng đầu về giá cả luôn dành cho nhà phân phối.
- Được ưu tiên trong việc mua hàng, đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu khi thị trường cần với đúng sốlượng và chất lượng.
- Được hưởng các ưu đãi khác của nhà sản xuất dành cho nhà phân phối.
Tuy nhiên, do tính chất của hoạt động phân phối, Công ty chỉ là đại diện trung gian giữa một bên là nhà sản xuất và một bên là khách hàng nên nhiều khi công ty phải chịu những ràng buộc về mặt hàng phân phối (không được bán thêm bất cứ mặt hàng gì cạnh tranh trực tiếp hay gián tiếp với sản phẩm mà công ty đang làm nhà phân phối), thịtrường phân phối (nhà phân phối có nghĩa vụ chỉ bán sản phẩm trong lãnh thổ đã được chỉ định và không được phép tự ý điều chỉnh phạm vi lãnh thổ). Điều này ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh cũng như lợi nhuận thu được của công ty.
Sau khi kí kết hợp đồng nhập khẩu, Công ty tiến hành làm các thủ tục mở L/C để tiến hành các bước tiếp theo.
Đối với công tác mở L/C, phòng xuất nhập khẩu có nhiệm vụ làm đơn xin mở L/C gửi ngân hàng, phòng Tài chính căn cứ vào kế hoạch mở L/C đểhuy động vốn mởL/C như đã quy định trong hợp đồng.
Hiện tại, công ty thường mở L/C tại Ngân hàng ngoại thương Việt Nam, trong một sốtrường hợp theo yêu cầu của đối tác thì công ty mở L/C tại Ngân hàng TMCP Xuất nhập khẩu (EXIMBANK). Nội dung của L/C phải phù hợp với các thông tin và điều khoản trong hợp đồng.
Sau đó bộ phận xuất nhập khẩu sẽ tiến hành làm thủ tục Hải quan, tiến hành mời cán bộ Hải quan kiểm tra hàng hóa, nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ về tài chính khác theo quy định. Sau khi làm thủ tục Hải quan, hàng hóa sẽ được bàn giao cho công ty và công ty chịu trách nhiệm chuyên chở hàng về kho của mình. Theo quy định của Công ty, thì chậm nhất 5 ngày trước khi tàu chở hàng đến cảng, sân bay, phòng xuất nhập khẩu phải hoàn tất các thủ tục, giấy tờ có liên quan đến việc nhận hàng. Phòng xuất nhập khẩu có nhiệm vụ liên hệ với các cơ quan chức năng của cảng tàu (sân bay) đến để hỗ trợ, sắp xếp phương tiện bốc dỡ hàng.
Khi nhận hàng, trước tiên công ty phải kiểm tra niêm phong kẹp chì trước khi dỡ hàng. Nếu hàng có tổn thất hoặc hàng hóa xếp không đúng với vị trí như trong vận đơn quy định, công ty phải mời cơ quan giám định (Vinacontrol) lập biên bản giám định. Sau khi giám định, Vinacontrol sẽ cung cấp chứng thư giám định và hóa đơn cho công ty. Đồng thời, công ty cũng phải thông báo thiệt hại này cho bên công ty bảo hiểm.
Tuy nhiên, do đối tác của công ty là những đối tác lâu năm, có quan hệ tốt, nên hàng hóa rất ít khi bị thiếu hụt, hư hỏng… nên việc kiểm tra hàng hóa cũng rất nhanh chóng.
Tiếp theo, công ty sẽ tiến hành làm thủ tục thanh toán: • Đối với thanh toán bằng hình thức chuyển tiền TT:
Hợp đồng thanh toán bằng điện chuyển tiền thông qua tài khoản số 0071000613265tại ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. Chi phí chuyển khoản do người thụhưởng chịu. Hồsơ yêu cầu ngân hàng chuyển tiền bao gồm:
1. Lệnh chuyển tiền (theo mẫu Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam) 2. Hợp đồng nhập khẩu 3. Giấy phép nhập khẩu 4. Tờ khai Hải quan (bản gốc) 5. Hóa đơn 6. Các giấy tờ liên quan khác. • Đối với thanh toán bằng L/C:
Nhà xuất khẩu phải có nhiệm vụ xuất trình bộ chứng từ theo đúng yêu cầu của L/C, thông qua Ngân hàng thông báo xuất trình bộ chứng từ cho Ngân hàng
Ngoại thương Việt Nam xin thanh toán ngay sau khi giao hàng xong. Bộ chứng
từ này bao gồm:
1. Hóa đơn thương mại
2. Vận đơn gốc
3. Giấy chứng nhận phẩm chất 4. Giấy chứng nhận xuất xứ
5. Phiếu kê khai đóng gói
6. Giấy chứng nhận bảo hiểm
Sau khi giao hàng, bộ chứng từ gốc đã được gửi cho nhà nhập khẩu. Ngân hàng Ngoại thương có nhiệm vụ kiểm tra bộ chứng từ, nếu phù hợp thì Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam chấp nhận trả tiền. Nếu bộ chứng từ không phù hợp với các điều khoản trong hợp đồng thì Ngân hàng thông báo cho bên công ty để công ty xem xét có chấp nhận thanh toán hay không, sau đó Ngân hàng mới có thể chấp nhận thanh toán với nhà xuất khẩu.
3.2.2. Thực trạng về hoạt động nghiên cứu thị trường khách hàng của Công ty TNHH MTV Công nghệ Tin học Viễn Sơn
Khách hàng là yếu tố quan trọng nhất, quyết định sự sống còn của công ty. Chính vì vậy, công ty luôn đề cao việc tìm hiểu nhu cầu thị trường, thỏa mãn một cách tốt
nhất nhu cầu của khách hàng. Nhất là trong điều kiện hiện nay nền kinh tế của nước ta đang trên con đường tiến lên công nghiệp hóa hiện đại hóa, vì vậy việc thỏa mãn nhu cầu khách hàng là rất cần thiết để nâng cao hiệu quả kinh doanh, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận, mở rộng thị trường khách hàng trong nước, góp phần phát triển đất nước.
Là một doanh nghiệp có nhiều năm kinh nghiệm trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu, Viễn Sơn ý thức rõ được tầm quan trọng của việc nghiên cứu thị trường và khách hàng. Hiện nay, phòng tổ chức kinh doanh của công ty đảm nhận thực hiện công việc nghiên cứu thị trường và khách hàng. Vấn đề đặt ra của công việc này là làm sao phải nắm bắt được những diễn biến phức tạp của thịtrường cũng như tâm lý, thị hiếu của khách hàng để lựa chọn và đề ra các kế hoạch marketing để vừa đẩy mạnh mức tiêu thụ của công ty, vừa thỏa mãn tối đa nhu cầu của khách hàng.
Ở Công ty TNHH MTV Công nghệ tin học Viễn Sơn, nhìn chung bộ phận nghiên cứu thị trường đã làm khá tốt nhiệm vụ của mình. Họ luôn giám sát chặt chẽ và liên tục, thu thập những thông tin về thị trường, về nhóm hàng, ngành hàng mà công ty đã, đang và sẽ tiếp tục kinh doanh. Nghiên cứu những số liệu thống kê cụ thể về tiêu thụ, doanh số bán ra, sốlượng tiêu thụ của công ty để từđó lập ra kế hoạch mua vào và bán ra đạt hiệu quả cao nhất.
Riêng về công tác nghiên cứu khách hàng của công ty cũng khá chú trọng. Việc nghiên cứu khách hàng phải được cụ thể và chi tiết hóa vì đây là nội dung nghiên cứu trọng yếu đối với hầu hết các doanh nghiệp. Bởi nếu chỉ nghiên cứu về những thông số thị trường chưa đủ, điều quan trọng là phải nghiên cứu khoa học, đối tượng quan trọng của công ty trong cả hiện tại và tương lai (khách hàng tiềm năng) đểtrước hết là nhận biết nhu cầu của họ trong hiện tại để xây dựng chính sách kinh doanh hợp lý. Hiện nay, khách hàng của công ty chủ yếu tập trung ở khu vực Thành phố Hồ Chí Minh, một số ít ở khu vực miền Bắc và miền Trung. Kết quả điều tra cho thấy phần lớn người dân Thành phố Hồ Chí Minh có thu nhập tương đối ổn định, thuộc tầng lớp tri thức, làm việc tại những cơ quan, doanh nghiệp nên có nhu cầu tiêu dùng những sản phẩm công nghệ tin học lớn như laptop, điện thoại di động, máy tính bảng… Và nhu cầu của các đối tượng này luôn thay đổi, luôn đòi hỏi những cái mới mang tính sáng tạo và phù hợp với thời đại.
Hiện tại, Viễn Sơn đang là nhà phân phối cấp một cho các khách hàng là đại lý bán lẻnhư: Phong Vũ Computer, Thế Giới Di Động, FPT Shop, Nguyễn Kim, Huế Computer, Viễn Thông A, Thủy Linh Computer…
Nhìn chung công ty đã có sự chú trọng đến công tác nghiên cứu, biết kết hợp những kết quảđạt được từ nghiên cứu thị trường và khách hàng với những bảng báo cáo tình hình kết quả kinh doanh của công ty để đưa ra những kế hoạch kinh doanh
hiệu quả.