19T
Thể thức văn bản là toàn bộ các bộ phận cấu thành văn bản nhằm bảo đảm cho văn bản có hiệu lực pháp lý và sử dụng được thuận lợi trong qui trình hoạt động của cơ quan. Có những bộ phận mà thiếu chúng văn bản sẽ không được xem là hợp thức và do đó quyết định quản lý sẽ không có hiệu quả. Có những bộ phận khác nếu thiếu chúng, rất khó xác định trách nhiệm của người hay bộ phận soạn thảo văn bản. Việc tra tìm đăng kí cũng sẽ gặp khó khăn. Theo qui định hiện nay, thể thức hay cấu tạo văn bản quản lý chính bao gồm các yếu tố sau đây:
*28TQuốc hiệu
19T
Theo công văn số 1503VP ngày 12/8/76 của Phủ Thủ tướng thì quốc hiệu mới trong các văn bản hành chính là 19T24TCộng hòa 19T24Txã 19T24Thội chủ nghĩa Việt Nam; Độc lập - Tự do - Hạnh phúc. 19T24TCần lưu ý rằng quốc hiệu được dùng để xác nhận tính pháp lý của văn bản do các cơ quan quản lý ban hành. Quốc hiệu nói chung được sử dụng trong những văn bản có tính chất
chính thức, nó không bắt buộc đối với các văn bản có tính chất cá nhân như thư riêng. Và nói chung là không được dùng đối với cá nhân, nhưng cá nhân với tư cách công dân phải dùng.
*28TĐịa danh và ngày tháng ban hành văn bản
19T
Ngoại trừ đơn từ, khiếu tố, khiếu nại thuộc lãnh vực cá nhân thì thông số ngày tháng đặt ở cuối văn bản. Còn các văn bản liên quan đến quản lý nhà nước được ghi ngay ở đầu văn bản để giúp cho người nhận văn bản theo dõi thời gian ban hành được thuận lợi. Địa danh cần ghi cụ thể nếu là các đơn vị hành chính thì đó là các cấp.
*28TCơ quan hay tác giả ban hành
19T
Tên cơ quan ban hành văn bản được đặt ở góc trái tờ đầu văn bản A4. Nếu cơ quan ban hành là cơ quan chủ quản hay cơ quan đứng đầu của một cấp hành chính nhà nước thì tên cơ quan được ghi một cách độc lập, nếu cơ quan trực thuộc một hệ thống chủ quản nhất định thì cần ghi tên cơ quan chủ quản lên trước. Cách ghi như trên cho phép xác định mối quan hệ chỉ đạo giữa các cơ quan trong hệ thống, bộ máy quản lý ở mức độ trực thuộc với sự liến đới chịu trách nhiệm trong quá trình quản lý và điều hành. 19T21TVề 19T21Tnguyên tắc, cơ quan chủ quản có chức năng quản lý chung và có thể đại diện cho cơ quan trực thuộc trước pháp luật, khi cơ quan trực thuộc hoạt động dưới sự chỉ đạo chung, thống nhất trong toàn bộ hệ thống. Giữa các cơ quan không cùng hệ thống chủ quản hoặc không cùng chức năng trong bộ máy quản lý nhà nước thì việc ghi tên cơ quan cấp trên theo một quan hệ nào đó là không mang tính bắt buộc. Ngoài mục đích làm sáng tỏ hệ thống chủ quản và trực thuộc của các cơ quan ban hành văn bản, việc ghi tên trên văn bản còn có ý nghĩa giao dịch.
*28TSố và kí hiệu của văn bản
19T
Dưới tên cơ quan 19T36Tlà 19T36Tsố và 19T36Tkí 19T36Thiệu của văn bản. 19T36Tsố 19T36Tđược đánh theo từng năm, bắt đầu từ 1/1. Cũng có thể đánh số chung cho tất cả các loại văn bản do cơ quan ban hành nếu thấy số lượng văn bản của cơ quan hàng năm không lớn lắm. Nếu số lượng văn bản hàng năm lớn hơn 1000 thì việc phân loại văn bản có thể đánh số theo từng thể loại. Kí hiệu văn bản theo điều 5 của Bảng điều lệ về công văn giấy tờ, lưu trữ được tạo thành bởi các chữ viết tắt, in hoa của mỗi loại văn bản và tên đơn vị làm ra văn bản đó.
19T
Cần lưu ý rằng, người ta ít sử dụng công văn để đặt kí hiệu cho công văn hành chính vì thuật ngữ này thường dùng để chỉ chung cho các văn bản không có tên gọi xác định. Cùng với số văn bản, kí hiệu văn bản có tác dụng rất quan trọng, trước hết là để đăng kí tìm kiếm văn
bản lưu trữ văn bản và đôi khi được sử dụng như một tiền giả định và để gọi tên, để giao dịch. Bởi vậy việc lập kí hiệu phải thống nhất, không những trong mỗi cơ quan mà còn đặt ra cho toàn bộ hệ thống chủ quản. Việc tùy tiện thay đổi hệ thống kí hiệu văn bản sẽ gây nhiều khó khăn cho việc đăng kí lưu trữ tra tìm và đặc biệt là sự thống nhất về tiền giả định. Khác với các yếu tố khác, số và kí hiệu văn bản không nói lên giá tri pháp lý của văn bản.
*28TCơ quan hay cá nhân ban hành văn bản
*28TTên loại văn bản
19T
Nhìn chung các loại văn bản đều phải được xác định tên loại khi soạn thảo. Trừ văn bản công văn là thuật ngữ chung để dùng cho văn bản giao dịch, không đòi hỏi ghi tên loại lên văn bản, còn các tên gọi khác đều phải ghi rõ trên đầu văn bản, dưới ngày tháng và địa danh. Một yếu tố luôn luôn đi kèm với văn bản là trích yếu nội dung.
*28TNội dung của văn bản
19T
Là phần chủ yếu của bất kỳ văn bản nào. Ở phần này người soạn thảo phải lựa chọn kết cấu, văn phong thích hợp cho từng loại văn bản, phải xử lý các thông tin để đưa vào văn bản, nhằm làm cho văn bản thực hiện tốt các chức năng của nó.
*28TChức vụ và chữ kí của người có thẩm quyền
*28TCon dấu hợp lệ.