26T
a) Phân đoạn
19T
Để phân đoạn văn bản trước hết là dựa vào bố cục và nội dung. *28TDựa vào bố cục
19T
Nhìn chung văn bản có các loại bố cục: bố cục hai thành phần và bố cục ba thành phần. Ví dụ: báo cáo, tờ trình có bố cục ba thành phần. Thông báo, quyết định có bố cục hai thành phần.
19T
Tùy theo độ dài ngắn của văn bản, mỗi một phần như vậy sẽ tương ứng với một hay nhiều đoạn văn. Dù bố cục hai, ba thành phần thì phần thân bài (giải quyết vấn đề) vẫn là phần quan trọng nhất, vì tại đây, nó tập trung những thông tin chính.
19T
Trong bố cục hai thành phần đối với thể loại thông báo, cần lưu ý là: Tiêu đề tức là tên thể loại và phần trích yếu nội dung được coi là phần mở, phần còn lại được coi là toàn bộ nội dung thông báo.
28T
* Dựa vào nội dung
19T
Có liên quan đến phân đoạn. Ngoài những trường hợp phân đoạn nhằm tác dụng nhấn mạnh, còn nói chung phân đoạn phải dựa vào nội dung. Khái quát như sau:
- 19TMột văn bản dù ngắn hay dài, dù đơn giản hay phức tạp đều đề cập đến một chủ thể nhất định. Chủ thể có thể là người, là sự kiện, là hiện tượng, ký hiệu là (C) và trong văn bản khi một chủ thể thay đổi thì nó tương ứng với một đoạn văn. Mọi văn bản dù đơn giản hay phức tạp, dù dài hay ngắn đều đề cập đến sự hoạt động của chủ thể, kí hiệu (V). Hoạt động của chủ thể có thể là hành động, có thể là trạng thái, có thể là tính chất và trong một văn bản khi đề cập đến nhiều (V) thì mỗi một (V) tương ứng với một đoạn văn.
19T
(C) là ai, cái gì; (V) tại sao, vì sao; (T) thời gian, khi nào; (k) không gian, ở đâu.
- 19TTương tự một văn bản dù đơn giản hay phức tạp, ngắn dài thì cũng phải đề cập đến một thời gian, một thời điểm, kí hiệu (T). Trong một văn bản có nhiều (T), khi mỗi (T) thay đổi sẽ tương ứng với một đoạn văn và cuối cùng một văn bản dù đơn giản hay phức tạp, dài hay ngắn đều đề cập đến một không gian, một địa điểm nhất định, kí hiệu (k), chúng trả lời cho câu hỏi ở đâu? Trong một văn bản có nhiều (k) thì khi mỗi một (k) thay đổi nó sẽ tương ứng với một đoạn văn.
26T
b) Một số lưu ý khi soạn thảo văn bản hành chính
*19TNgoài việc phân đoạn mạch lạc, rõ ràng, hợp lí cần chú ý đến vai trò của các trạng ngữ mở đầu các phần, các chương, các đoạn. Ví dụ: 19T41Tvề 26T41Tkinh tế, 19T26Tnói cho hết phần kinh tế; 19T26Tvề giáo dục, 19T26Tnói cho hết phần giáo dục.
*19TCũng cần chú ý các câu chủ đề trong đoạn, trong các phần của văn bản.
*19TĐối với những văn bản dài, phức tạp, cần phải sử dụng câu nối đoạn văn trong văn bản bởi vì câu nối ngoài chức năng liên kết nó còn phục vụ cho việc tóm tắt nội dung văn bản.
1.1.4.2. Câu trong văn bản hành chính
21T
Về 19T21Tnguyên tắc, không có các qui định bắt buộc cho cách diễn đạt câu trong văn bản hành chính. Độ dài, ngắn của câu có thể khác nhau. Như chúng ta đều biết, câu có phần chủ ngữ, vị
ngữ, ngoài ra nó còn bổ ngữ, định ngữ, trạng ngữ. Nhưng không được sử dụng câu đặc biệt, có thể sử dụng câu tình lược.
19T
Đối với câu chủ động và bị động thì vai trò và sắc thái nghĩa của chúng khác nhau, tương tự đối với câu khẳng định và câu phủ định vai trò và sắc thái nghĩa của chúng cũng rất khác nhau.
19T
Kinh nghiệm cho thấy việc lựa chọn kiểu câu nào để áp dụng vào từng loại văn bản đòi hỏi phải rất linh hoạt. Trong các văn bản có tính chất truyền đạt mệnh lệnh, người ta thường sử dụng hai dạng câu, đó là câu chủ động và khẳng định. Trong các văn bản có tính chất phế phán hoặc đề cao tính khách quan, người ta sử dụng câu phủ định và câu bị động.
19T
Ví dụ: 19T
"Những nguyên tắc qui định về công tác quản lý, bảo vệ xăng dầu không được tôn trọng. Chế độ trách nhiệm không được thi hành nghiêm túc". Câu khẳng định, bị động. Câu phê phán, đề cao tính khách quan.
24T
Cần lưu ý câu bị động không chỉ rõ chủ ngữ của hành động trong câu, ngược lại, câu chủ động có đầy đủ chủ ngữ.
24T
"Các cơ sở kinh tế quốc doanh phải thực hiện nguyên tắc chế độ tiền lương theo qui định hiện hành".
24T
Câu khẳng định chủ động "câu mệnh lệnh". 24T
Tiếp tục khảo sát đoạn sau: 24T
"Trường nhắc các khoa và các bộ môn trực thuộc cần báo cáo gấp tình hình sinh viên năm thứ nhất mới vào trường, thống kê cụ thể đối tượng, thành phần và kết quả thi tuyển để nhà trường nắm được báo cáo về bộ.
24T
Nhà trường lưu ý các khoa và các đơn vị không để quá lâu việc báo cáo tình hình sinh viên năm thứ nhất vào trường theo mẫu thống kê cụ thể: đối tượng, thành phần và kết quả thi tuyển. Các số liệu đó rất cần để nhà trường tổng hợp tình hình báo cáo kịp thời về Bộ".
24T
* Một cách hành văn khác cũng thường hay gặp trong văn bản hành chính là cách viết đảo ngữ, đó là thay đổi cách sắp xếp, vị trí các thành phần câu. Cách hành văn này thường có tác dụng nhấn mạnh một ý tưởng, một nguyên nhân nào đó.
24T
Ví dụ 24T45T1: 24T45T"Kinh phí dỡ bỏ công trình và kinh phí cải tạo tầng ngầm nhà B khu tập thể X đều không được các bên có trách nhiệm tính toán chính xác. Vì vậy đã gây nhiều lãng phí không đáng có".
24T
Ví dụ 2: "Tăng cường công tác tuyên truyền, tăng cường các biện pháp kiểm tra, xử lý kịp thời các vụ vi phạm, duy trì thường xuyên và khuyến khích các biện pháp hòa giải nội bộ đó là những khâu rất quan trọng để đẩy mạnh phong trào trật tự trị an ở nông thôn hiện nay".
24T
Viết theo trật tự bình thường và nhận xét. 24T
Viết lại câu 24T45T1: 24T45TDo các bên có trách nhiệm không tính toán chính xác kinh phí dỡ bỏ công trình và kinh phí cải tạo tầng ngầm nhà B khu tập thể X nên đã gây nhiều lãng phí không đáng có.
24T
Viết lại câu 2: Một trong những khâu rất quan trọng để đẩy mạnh phong trào ưật tự tri an ở nông thôn hiện nay là cần tăng cường công tác tuyên truyền, tăng cường các biện pháp kiểm tra, xử lý kịp thời các vụ vi phạm, duy trì thường xuyên và khuyến khích các biện pháp hòa giải nội bộ.
*24TTác dụng nhấn mạnh quan trọng hóa sự kiện và có ý kiến phê phán, hay khuyến khích tùy theo ngữ cảnh.
*24TĐể khắc phục tình trạng câu văn dài mà ít thông tin cần có các diễn đạt theo lối tổng quát hóa.
24T
Ví dụ: Thay vì kể tất cả các đơn vị trực thuộc ta có thể dùng "toàn thể các đơn vị trực thuộc", các quận, huyện trong thành phố. Các tỉnh miền núi phía Bắc. Các xí nghiệp kinh doanh rau quả trên địa bàn thành phố. Và sau các cụm từ mang ý nghĩa tổng quát hóa là các vấn đề chính cần tình bày.
24T
Ví dụ: "Toàn thể các đơn vị trực thuộc của ngành đều đã hoàn thành việc báo cáo tiến độ kinh doanh 6 tháng đầu năm", "Ở tất cả các quận nội thành đều có hiện tượng hè phố bị lấn chiếm trái phép".
*24TTùy theo nhu cầu diễn đạt, không phải lúc nào cũng dùng từ, cụm từ tổng quát hóa, nhiều khi cũng cần liệt kê cụ thể.
24T
Ví dụ: "Các tỉnh thuộc khu IV cũ như Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình hiện đang bị hạn hán nặng".
24T
Nhìn chung các loại câu cụ thể có vai trò quan trọng trong văn bản có tính chất tường tình, diễn giải, giới thiệu.
*24TCó một số kiểu câu như loại câu hoài nghi, câu phiếm định, không nên dùng trong văn bản hành chính. Vì do đặc điểm của loại câu này, sẽ tạo nên nghĩa không rõ ràng.
19T
Ví dụ: "Về đề nghị xin tăng thêm địa điểm làm việc cho xí nghiệp điện dân dụng thị xã, UBND hiện chưa có quyết định đồng ý hay không. Sau khi xét UB sẽ có thông báo để xí nghiệp biết".
* 19TCuối cùng trong văn bản hành chính cần chú ý đến mối liên kết giữa các câu.
1.1.4.3. Từ và thuật ngữ trong văn bản
19T
Cùng với cách đặt câu, việc lựa chọn từ ngữ khi soạn thảo văn bản cũng rất quan trọng. Từ ngữ trong văn bản hành chính phải đảm bảo các yêu cầu sau đây: Trong sáng, dễ hiểu, đơn nghĩa không dùng từ hình tượng, từ ngữ phải mang tính trung hòa. Vai trò của từ Hán Việt, các thuật ngữ chính trị, khoa học, kinh tế - xã hội rất quan trọng, cần hiểu rõ nghĩa và sử dụng đúng, chú ý đến trật tự từ. Ví dụ: 19T24TQuản lý nhà nước 19T24Tkhác với 19T24Tnhà nước quản lý. Tổng hợp kết quả19T24Tkhác với 19T24Tkết quả tổng hợp.
19T
Cũng đặc biệt chú ý đến việc viết tắt. Đối với những cơ quan, những tổ chức, những chức danh tương đối phổ biến thì có thể dùng tắt tố, còn đối với các tên chưa phổ biến rộng rãi thì tốt nhất là viết nguyên.
* 19TMột vấn đề cũng cần chú ý là từ ngữ xưng hô. Nhìn chung nguyên tắc sử dụng đại từ trong văn bản hành chính phải bảo đảm hai yêu cầu: lịch sự và khách quan. 19T21TVề 19T21Ttự xưng, nếu cơ quan gửi văn bản là cấp dưới thì phải tự xưng đầy đủ tên cơ quan mình ở đầu văn bản. Nếu văn bản được gửi cho cấp dưới thì khi tự xưng, cơ quan cấp trên có thể chỉ nêu tên cấp bậc chủ quan như Bộ, UBND, LHXN, Tổng công ty v.v...
19T
Trong trường hợp văn bản gửi đến cơ quan ngang cấp, khi tự xưng sau tên cơ quan gởi văn bản có thể thêm chữ "chúng tôi" để biểu hiện tính lịch sự.
19T
Nếu văn bản được viết không phải với tư cách cơ quan hay cá nhân lãnh đạo mà lấy tư cách cá nhân hoàn toàn thì khi tự xưng trong văn bản cần làm rõ trách nhiệm của người tự xưng.
24T
Ví dụ:
- 24TVới tư cách là Chủ tịch UBND tỉnh, xin đề nghị đồng chí cho ...
- 24TTheo yêu cầu của quý cơ quan, với tư cách là giám đốc khách sạn tỉnh, tôi xin báo cáo việc...
24T
Cách hô, gọi có liên quan đến cơ quan nhận văn bản. Các đại từ có liên quan đến hô, gọi thường gắn liền với cơ quan nhận văn bản, việc gọi tên cơ quan nhận văn bản cũng cần phải bảo đảm tính lịch sự, trang trọng và thể hiện được mối quan hệ hành chính giữa cơ quan gửi và cơ quan nhận. Nếu cơ quan nhận văn bản là cấp dưới trực thuộc thì khi gọi tên cơ quan nhận chỉ cần nếu tên cơ quan một cách tổng quát.
24T
Ví dụ: Sở công nghiệp và các sở có liên quan đến việc cải tạo nhà máy cần báo cáo thường xuyên tình hình thực hiện kế hoạch cho UBND thành phố.
24T
Nhưng nếu cơ quan nhận văn bản là cơ quan ngang cấp hoặc khác hệ thống chủ quản thì cần xưng gọi đầy đủ tên cơ quan đó để thể hiện tính lịch sự trong quan hệ công tác.
24T
Ví du: Nhà máy điện Phú Mỹ xin đề nghị... 24T
Đối với cơ quan cấp trên, việc xưng gọi cần thể hiện tính trang trọng lịch sự và đặc biệt thể hiện tính chất dưới bậc của cơ quan mình.
24T
Ngoài các điều vừa nêu trên khi nhắc lại lần thứ hai hoặc cuối văn bản tên cơ quan nhận, người ta thường dùng từ quí phòng, quí sở, quí bộ, quí cơ quan, quí trường, quí viện v.v...
24T
* Cũng giống như các văn bản khác, văn bản hành chính có một số từ, một số cụm từ nó lặp đi lặp lại nhiều lần , nói theo thuật ngữ thống kê, nó xuất hiện với tần số cao. Việc hiểu rõ nghĩa và cách dùng của các từ, các cụm từ này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc soạn thảo văn bản.
24T
Ví dụ: Để mở đầu văn bản, các từ ngữ sau đây thường được dùng: "Căn cứ vào...", "Theo đề nghị của ông...", "Trả lời công văn số... của...", "Để giải quyết...", "Tiếp theo công văn số..", "Để tiếp tục thi hành quyết định số...".
*24TMột số từ, cụm từ liên kết giữa các phần trong văn bản: "Dưới đây là...", "Về vấn đề trên...", "Dựa vào các qui định trên...", "Tuy nhiên...", "Ngoài ra...", "Một mặt khác...", "So với yêu cầu đặt ra...", "Để tiếp tục giải quyết...".
*24TMột số từ, cụm từ dùng để hỏi ý kiến cấp dưới: "Đề nghị quí cơ quan cho biết ý kiến về "Yêu cầu các đơn vị trả lời cho Bộ biết...",...
*24TMột số từ, cụm từ dùng để trình bày quan điểm và hỏi ý kiến cấp trên: "Chúng tôi cho rằng...", "Theo ý kiến của cơ quan chúng tôi...", "Chúng'tôi nhận thấy...", "Xin trân trọng đề nghị...", "Chúng tôi rất mong sớm nhận được ý kiến của...", "Rất mong... giải quyết kịp thời". *24TMột số từ, cụm từ dùng để yêu cầu, nhắc nhở thực hiện: "Nhận được văn bản này, yêu cầu các đơn vị...", "Các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm thực hiện... này", "(Tên cơ quan) yêu cầu các đơn vị có kế hoạch triển khai kịp thời".
*24TTrong văn bản hành chính một số từ, một số cụm từ chuyên dùng để trình bày những vấn đề cần phải hạn chế, hay cần phải tiếp tục làm sáng tỏ. Chẳng hạn như: "Theo tính thần ở văn bản chỉ thị thì...", "Chúng tôi tạm thời giải quyết...", "Trong tình hình trước mắt...", "Xét về mặt...", "Với cương vị là...", "Trong khoảng thời gian là...".
*24TCuối cùng là có một số từ, ngữ dùng để kết thúc văn bản: "Xin trân trọng cảm ơn đồng chí...", 'Trân trọng kính chào", "Xỉn gửi tới quí cơ quan lời chào trân trọng", "Xin đề nghị 24T40Tlưu 24T40Tý giải quyết Chúng tôi trân trọng cảm ơn".
24T
Đối với các văn bản quy phạm pháp luật phần kết thúc có điểm khác hơn. Đó thường là những yêu cầu phải thực hiện hoặc yêu cầu thực hiện theo hiệu lực thi hành.
24T
Ví dụ.:
- 24TQuyết định này có hiệu lực từ ngày ban hành
- 24TThông tư này được thực hiện trong tất cả các cơ quan có liên quan - 24TChỉ thị này thay các chỉ thị...