III. 24T NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM
2.2.2.4. Sử dụng cách viết tắt tùy tiện
19T
Từ ngữ sử dụng trong văn bản hành chính là từ đơn nghĩa, về nguyên tắc, văn bản hành chính không để người tiếp cận văn bản hiểu sai nghĩa, suy luận không đúng với nghĩa của người ban hành văn bản, do vậy các yếu tố viết tắt phải tuân theo qui định được phổ biến. 19T21TVề 19T21Tnguyên tắc, các yếu tố viết tắt phải đảm bảo các yêu cầu sau:
19T
- Các từ viết tắt trong văn bản hành chính phải là những từ phổ biến có tần suất sử dụng cao như: UBND, HĐND, TW...
19T
Nếu từ hoặc cụm từ xuất hiện nhiều lần, văn bản muốn viết tắt thì trong lần xuất hiện đầu tiên phải viết nguyên dạng kèm theo chú giải.
19T
Ví dụ: quyền sử dụng đất (QSDĐ). 19T
Qua khảo sát văn bản các loại của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, chúng tôi đã gặp nhiều trường hợp viết tắt không có chú giải:
19T
Ví dụ:
- 19TBáo cáo của huyện Long Đất năm 2002 có 7 trang thì có 18 trường hợp viết tắt không chú giải.
- 19TBáo cáo của huyện Châu Đức năm 2002 có 19T45Tlo 19T45Ttrang thì có 21 trương hợp viết tắt không có chú giải.
- 19TBản tổng kết và phương hướng nhiệm vụ của Công đoàn Giáo dục tỉnh nhiệm kỳ 2000 - 2005 có 18 trang thì có 19 lần viết tắt không có chú thích.
- 19TNhiều công văn, báo cáo khác có những chỗ viết tắt tùy tiện trong khi đó không phải là những từ phổ biến.
19T
Ví dụ 1: Hội giảng cấp huyện TH có 25 GV dự thi. 19T
Từ TH phải ghi rõ là UTin họcU. Câu được viết lại là: Hội giảng tin học cấp huyện. 19T
Ví dụ 2: "Nhân tuần lễ quốc gia UNSVSMTU đề nghị UBND Tỉnh kịp thời chỉ đạo các huyện và 19T36Tsở 19T36TVăn hóa Thông tin tuyên truyền cổ động....". 19T28T(Công văn của Sở Khoa học công nghệ & môi trường).
19T
Cụm từ "NSVSMT" phải viết rõ Unước sạch vệ sinh môi trườngU.
19T
Ví du 3: "Hàng năm CĐN đều mua sổ tay công tác nữ công cấp cho BNC làm tư liệu sinh hoạt". 19T28T(Báo cáo tổng kết năm 2003 của Công đoàn TP. Vũng Tàu).
19T
Cụm từ UCĐNU phải viết rõ là Ucông đoàn ngànhU. 19TU
BNCU phải viết rõ là UBan nữ côngU. 19T
Ví dụ 4: "UBND Huyện đã chỉ đạo các phòng chức năng thực hiện đúng các chế độ chính sách đối với CNVC như: nâng bậc lương; BHYT, BHXH". 19T28T(Báo cáo của UBND huyện Tân Thành).
- 19TCNVC (công nhân viên chức) - 19TBHYT (bảo hiểm y tế)
- 19TBHXH (bảo hiểm xã hội) 19T
Ví dụ 5: "Hầu hết các xã trong huyện về cơ bản đã hoàn tất việc PCGD bậc tiểu học". 19T28T(Báo cáo của Phòng Giáo dục huyện Long Đất).
19T
"PCGD" phải viết rõ là Uphổ cập giáo dụcU. 19T
Ví dụ 6: "Kính gởi: Trưởng ban chỉ đạo CCHC các Huyện, Thị xã, Thành phố, các ban ngành thuộc tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu". 19T28T{Công văn của Ban chỉ đạo cải cách hành chính).
19T
"CCHC" phải viết rõ là Ucải cách hành chính.U Nên hạn chế viết tắt ở phần tiêu đề văn bản. 19T
Ví dụ 7: "Do kinh phí ĐT - BDCB - 19T22TCCVC 19T22Tnăm 2003 được UBND tỉnh phê duyệt có hạn, chưa đáp ứng tất cả nhu cầu mở lớp ĐT - BDCB -19T22TCCVC...". 22T28T{Công văn của Ban tổ chức chính quyền Tỉnh).
19T
Viết tắt cụm từ quá dài, người đọc không hiểu được. Cụm từ "ĐT - BDCB -CCVC" cần viết rõ là: Uđào tạo - bồi dưỡng cán bộ công chức viên chức.
19T
Ví dụ 8: 19T
"A. CÁC CHỈ TIÊU KẾ HOẠCH 19T l. CN-TTCN 19T ... 19T 2.Dịch vụ thương mại 19T ... 66
19TB. VỀ XDCB VÀ QUẢN LÝ ĐÔ THỊ