III. 24T NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM
2 4T75T 6 Bảng tổng hợp tình hình sử dụng từng 75T75T ữ
2.3.1. Về tổ chức giữa các bộ phận trong văn bản
24T
Văn bản hành chính nói chung, từng thể loại văn bản nói riêng, muốn thể hiện sự chính xác về nội dung; đạt yêu cầu về tính nghiêm túc và khuôn mẫu, khi xây dựng văn bản cần phải thực hiện tốt việc xây dựng bố cục văn bản; xây dựng đoạn văn; xây dựng thân bài.
24T
Khảo sát các văn bản hành chính của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, chúng tôi nhận thấy có những lỗi sau:
2.3.1.1. Về xây dựng bố cục văn bản
24T
Tùy theo đặc trưng của từng thể loại và nội dung cần thể hiện của từng văn bản mà bố cục toàn văn bản được đưa ra và sắp xếp khác nhau. Song, dù sắp xếp như thế nào cũng phải thỏa hai yêu cầu là đầy đủ và hợp lý, chính điều này sẽ tạo nên sự liên kết chặt chẽ của toàn bộ văn bản. Khi khảo sát văn bản của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, chúng tôi thấy có nhiều trường hợp bố cục sắp xếp không hợp lý, tiêu biểu như sau:
39T
a) Trong các văn bản hành chính pháp quy
24T
Ví dụ 1: Quyết định thành lập Hội đồng thi chọn học sinh giỏi các bộ môn văn hóa lớp 12 cấp tỉnh năm học 2002 - 2003 của 24T45Tsở 24T45TGD&ĐT đã nêu như sau::
24T
Trong phần căn cứ ra quyết định đã nêu 3 căn cứ:
- 24T"Căn cứ thông tư số 41/TT - LB ngày 14/8/1991 của liên Bộ: Ban TCCB của Chính phủ - Bộ Giáo dục và Đào tạo qui định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Giáo dục - Đào tạo. (sai)
- 24TCăn cứ qui chế thi chọn học sinh giỏi cấp quốc gia lớp 12 THPT ban hành kèm theo quyết định số 65/1998/QĐ - BGD.ĐT ngày 18/12/1998 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục - Đào tạo. (sai)
- 24TTheo đề nghị của ông Trưởng phòng Trung học phổ thông, (sai) 24T
QUYẾT ĐỊNH
...”.
24T
Trước hết, việc dùng dấu chấm sau các căn cứ trong một văn bản quyết định là không đúng. Thứ đến, ba căn cứ trên về trình tự thì đúng nhưng về nội dung căn cứ thì thiếu, cần phải thêm vào sau căn cứ thứ 2 là: "Căn cứ kết quả thi tuyển chọn học sinh giỏi ở các trường THPT và đề nghị của các ông (bà) Hiệu trưởng" vì muốn tổ chức thi học sinh giỏi ở cấp tỉnh, phải trên cơ sở kết quả tuyển chọn ở cấp trường giới thiệu lên.
24T
Trong phần nội dung của quyết định trên đã đưa ra 3 điều: 26T
- Điều 26T28T1: 24T28TNay thành lập Hội đồng thi chọn học sinh giỏi các bộ môn văn hóa lớp 12 cấp tỉnh năm học 2002 - 2003 gồm:
24T
...
24T
...
- 26TĐiều 24T26T2: Nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng thi thực hiện theo qui chế thi và các văn bản hướng dẫn tổ chức thi hiện hành.
24T
Thời gian làm việc: 24T
+ Lãnh đạo hội đồng : từ 8h ngày 06/12/2002. 24T
+ Giám thị: từ 8h ngày 07/12/2002.
- 26TĐiều 3: 24T26TCác ông (bà) trưởng phòng, ban của Sở, hiệu trưởng các trường THPT và các ông (bà) có trên ở Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.
24T
Chưa kể về việc dùng từ, đặt câu, theo chúng tôi nội dung quyết định trên chưa đầy đủ và sắp xếp bố cục về tình tự và thể thức chưa hợp lý.
24T
Cần sửa lại như sau:
- 24TBổ sung thêm một điều khoản và đặt ngay sau Điều 1 với nội dung sau: Thời gian làm việc của hội đồng bắt đầu từ 8 giờ ngày 06/12/2002 cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ.
- 24TĐiều 2 sửa lại là Điều 3 và bỏ nội dung nói về thời gian làm việc, vì việc này thuộc chức năng của thông báo.
24T
Như vậy về bố cục của nội dung quyết định có 4 điều khoản thay vì chỉ có 3. 24T
Ví dụ 2: Quyết định của Ban tổ chức chính quyền tỉnh về việc cử công chức đi học lớp bồi dưỡng tiền công vụ, phần nội dung của quyết định đã nêu:
54T
“...
- 26TĐiều 1: 24T26TNay cử các ông (bà) có tên trong danh sách kèm theo quyết định này đi học lớp bồi dưỡng tiền công vụ, do Ban tổ chức chính quyền phối hợp với Trường chính trị tỉnh tổ chức.
24T
+ Thời gian học từ 06/10/2003 đến 17/10/2003. 24T
+ Khai giảng: 7 giờ, ngày 06/10/2003. 24T+ Địa điểm: Trường chính trị.
- 26TĐiều 24T26T2: 22T24TVề 22T24Tkinh phí học tập:....
- 26TĐiều 3: 24T26TThủ trưởng các cơ quan, đơn vị liên quan và các ông bà có tên tại điều 1 chịu trách nhiệm thi hành quyết định này".
24T
Theo chúng tôi, bố cục của nội dung trên là thiếu và có phần nhầm lẫn chức năng giữa thông báo và quyết định.
24T
Bố cục của phần nội dung trên cần sửa lại như sau:
- 24TTách phần thời gian học đã nêu ở điều 1 ra thành điều 2 với nội dung 'Thời gian học từ 06/10/2003 đến 17/10/2003".
- 24TBỏ thời gian khai giảng và địa điểm học đã nêu ở điều 1 vì đây là chức năng của thông báo. Trong quyết định không nên lạm dụng để tranh thủ kết hợp thông báo, điều này sẽ làm mất đi tính nghiêm túc của quyết định.
- 26TĐiều 2 và 3 24T26Tcũ đổi thành điều 3 và 4. Như vậy bố cục của nội dung trên có thể viết: 24T
Điều 1: Nay cử ... phối hợp với trường chính trị tỉnh tổ chức. 24T
Điều 2: Thời gian học từ 06/10/2003 đến 17/10/2003. 24TĐiều 3: Như điều 2 cũ.
24T
Điều 4: Như điều 3 cũ. 24T
Ví dụ 3: Chỉ thị của Thành ủy thành phố Vũng Tàu về việc lãnh đạo tổ chức Đại hội Công đoàn các cấp, các chủ trương trong phần nội dung của Chỉ thị đã được sắp xếp như sau:
24T
“...
1. 24TChỉ đạo Ban chấp hành Công đoàn các cấp đánh giá đúng thực trạng phong trào CNVC.
2. 24TQuán triệt nghị quyết đại ôi Đảng toàn quốc lần thứ IX, đại hội Đảng bộ tỉnh, thành phố lần thứ III. UCụ thể hóaUvào phương hướng nhiệm vụ của công tác Công đoàn trong nhiệm kỳ mới.
3. 24TThông qua công tác lãnh đạo Đại hội Công đoàn các cấp tiếp tục củng cố tổ chức, nâng cao năng lực cán bộ, đẩy mạnh các phong trào hành động cách mạng...
4. 24TLãnh đạo việc chuẩn bị nhân sự Ban chấp hành Công đoàn các cáp đảm bảo đúng tiêu chuẩn qui định....
5. 24TLãnh đạo để Đại hội Công đoàn các cấp thực sự là đợt sinh hoạt chính trị, dân chủ, sâu rộng...
6. 24TChính quyền địa phương, lãnh đạo các doanh nghiệp, cơ quan phải tạo điều kiện thuận lợi...
7. 24TCác Ban của Thành ủy tham gia cùng LĐLĐ Thành phố...". 24T
Chưa kể các lỗi về viết câu, dùng từ, bố cục sắp xếp trên đây chưa hợp lý vì chưa thể hiện được việc liên kết về nội dung của tư tưởng chỉ đạo, các công việc chỉ đạo trước sau chưa logich.
24T
Thứ tự các chủ trương trên có thể được sắp xếp như sau: 26T
Chủ trương thứ 2 chuyển thành chã trương thứ 1.
26T
Chủ trương thứ 5 chuyển thành chủ trương thứ 2.
26T
Chủ trương thứ 3 giữ nguyên vị trí.
26T
Chủ trương thứ 1 chuyển thành chủ trương thứ 4.
26T
Chủ trương thứ 4 chuyển thành chủ trương thứ 5.
26T
Chủ trương tứ 7 chuyển thành chủ trương thứ 6.
26T
Chủ trương thứ 6 chuyển thành chủ trương thứ 22T26T7. 24T
Phần nội dung trong Chỉ thị trên được viết lại như sau:
1. 24TQuán triệt nghị quyết đại hội Đảng toàn quốc lần thứ IX, đại hội Đảng bộ tỉnh, thành phố lần thứ III. Nội dung này phải được thể hiện vào phương hướng nhiệm vụ của công tác Công đoàn trong nhiệm kỳ mới.
2. 24TLãnh đạo để Đại hội Công đoàn các cấp thực sự là đợt sinh hoạt chính trị, dân chủ, sâu rộng...
3. 24TThông qua công tác lãnh đạo Đại hội Công đoàn các cấp tiếp tục củng cố tổ chức, nâng cao năng lực cán bộ, đẩy mạnh các phong trào hành động cách mạng...
4. 24TChỉ đạo Ban chấp hành Công đoàn các cấp định giá đúng thực trạng phong trào CNVC.
5. 24TLãnh đạo việc chuẩn bị nhân sự Ban chấp hành Công đoàn các cáp đảm bảo đúng tiêu chuẩn qui định....
6. 24TCác Ban của Thành ủy tham gia cùng LĐLĐ Thành phố...
7. 24TChính quyền địa phương, lãnh đạo các doanh nghiệp, cơ quan phải tạo điều kiện thuận lợi...
39T
b) Trong các văn bản hành chính thông thưởng
24T
Ví dụ 24T45T1: 24T45TTại tờ trình của Sở Lao động Thương binh và Xã hội gửi UBND tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu về việc đề nghị tỉnh cấp ngân sách hỗ trợ sửa chữa nhà cho các đối tượng thuộc diện chính sách.
24T
Tờ trình đã thể hiện bố cục của phần nội dung như sau: 24T
"Thực hiện Pháp lệnh ưu đãi người có công với cách mạng và quyết định số 118/TTg của Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày 27/02/1996 về việc hỗ trợ người có công với cách mạng cải thiện nhà ở. Thực hiện quyết định này, từ năm 1997 đến nay, hằng năm Sở Lao động - TBXH đều có xây dựng kế hoạch nhu cầu cho một số đối tượng chính sách có hoàn cảnh khó khăn về nhà ở được hưởng các chế độ cải thiện nhà ở như: xây dựng nhà tình nghĩa (quỹ vận động), sửa chữa nhà (ngân sách tỉnh).
24T
Kết quả điều tra tình hình đời sống của các đối tượng chính sách: 22T
Về 22T24Tmức sống nghèo: ở thành phố, thị xã thu nhập bình quân 135.000 đ/ người / tháng trở xuống; ở nông thôn thu nhập bình quân 103.000đ/người/tháng trở xuống.
22T