39T
a) Đặc điểm công văn
24T
Công văn hành chính là một loại văn bản chỉ mang tính chất trao đổi thông tin, nó như một loại thư từ bình thường, nhưng đây là một sự trao đổi mà đại diện là cơ quan và nhằm đến mục đích là giải quyết những nhiệm vụ chung. Như vậy, công văn có phạm vi sử dụng rất rộng. Thí dụ để thông báo một vấn đề trong hoạt động công vụ được tạo nên do một văn bản lập qui đã ban hành. Công văn cũng có thể để hướng dẫn thực hiện một văn bản của cấp trên. Công văn cũng có thể dùng thông báo một hoạt động sẽ diễn ra trong tương lai. Công văn
cũng có thể dùng để hỏi ý kiến về một vấn đề trong hoạt động của một cơ quan. Công văn cũng dùng để trình bày một kế hoạch mới, một đề nghị mới gửi lên cấp trên. Công văn cũng có thể dùng để xác nhận một vấn đề liên quan đến hoạt động của cơ quan. Công văn có thể dùng để thăm hỏi, cảm ơn v.v...
24T
Như vậy, phạm vi sử dụng của công văn rất rộng, nhưng cho dù ở loại nào, công văn cũng không có quyền lập pháp, lập qui, không mang tính chất một văn bản ban hành mệnh lệnh.
39T
b ) Bố cục
24T
Cũng giống như một số văn bản thông thường khác, bố cục của công văn hành chính gồm các yếu tố sau:
- 24TQuốc hiệu.
- 24TNgày, tháng, địa chỉ soạn thảo văn bản.
- 24TCơ quan chủ quản và cơ quan ban hành văn bản. - 24TCơ quan nhận hoặc cá nhân nhận.
- 24TSố và kí hiệu văn bản - 24TTrích yếu nội dung - 24TNội dung chính - 24TChữ kí và con dấu. 24T
Nội dung chính gồm có các phần nhỏ:
- 24TPhần mở đầu công văn, phần này dùng để nói rõ lí do viết công văn, cơ sở để viết công văn.
24T
"Cơ quan chúng tôi đã nhận quà tặng của...". 24T
Hỏi ý kiến: "Cơ quan chúng tôi dự kiến xây dựng... theo thiết kế..."
- 24TPhần nội dung chính của công văn, phần này trình bày các yêu cầu cần giải quyết, đây là phần cơ bản của công văn, cần phải trình bày rõ ràng, chính xác, cụ thể các yêu cầu đặt ra. Xoay quanh mục tiêu chung của công văn.
24T
Xét thuần túy về mặt diễn đạt, phần nội dung chính cần phải chọn một văn phong thích hợp. Chẳng hạn nếu như là công văn trả lời thì lời lẽ phải dứt khoát, mạch lạc, tránh kiểu trả lời khó hiểu, lập lờ. Khi cần thiết phải lập luận chặt chẽ cho quan điểm của mình nêu rõ lí do vì sao ủng hộ hay vì sao từ chối một đề nghị được gửi đến để hỏi ý kiến. Nếu công văn giải thích thì cần phải khách quan và cụ thể để cấp dưới dễ thực hiện. Nếu là công văn từ chối một cầu thì cần phải lịch sự, khiêm tốn, nếu là công văn thăm hỏi thì phải thể hiện tình cảm ân cần, chân thật, nhitìig đôi khi cũng phải chấp nhận tính chất sáo mòn.
24T
Nếu là công văn đề xuất thì viết chặt chẽ, logic, có lập luận xác đáng, có luận chứng, luận cứ rõ ràng.
24T
Nếu là công văn tiếp thu phê bình thì cần phải mềm mỏng cầu thị, khiêm tốn, đặc biệt là gửi cho thông tân, báo chí.
39T
c ) Phần kết luận của công văn
24T
Phần này cũng lệ thuộc rất nhiều vào từng loại công văn cụ thể. 24T
Ví dụ công văn đề nghị: 24T
- Đề nghị Bộ sớm có ý kiến chỉ đạo để xí nghiệp giải quyết kịp thời công việc nói trên - 24TRất mong sớm nhận được quí cơ quan góp ý kiến cho bản đề án của chúng tôi - 24TTrường yêu cầu khoa nghiên cứu kỹ để thực hiện tốt các nội dung trên đây - 24TChúc các đồng chí...
- 24TXí nghiệp chúng tôi một lần nữa xin bày tỏ lòng biết ơn đối với báo Lao động. 24T
Tóm lại, trong phần kết luận, cần viết ngắn gọn trong một đoạn riêng. Xét trên nhiều phương diện, phần này nhằm giúp cho những nội dung được nêu lên trong công văn khẳng định thêm hoặc làm sáng tỏ thêm yêu cầu thực hiện hoặc là nhấn mạnh trách nhiệm giải quyết.
24T
- Chức vụ và người kí văn bản, chữ kí, tên người kí, con dấu cơ quan, nơi nhận phụ nếu có. Và đối với một số văn bản có thêm văn bản kèm theo.
1.1.5.2. Thông báo
39T
a) Đặc điểm
24T
Thông báo cũng là một dạng văn bản hành chính thông thường không mang tính pháp quy, nó được dùng chủ yếu để truyền đạt nội dung của một quyết định, một tin tức, một sự
việc cho các cơ quan, các đơn vị hoặc cá nhân liên quan biết, cũng có khi thông báo được dùng để giới thiệu một chủ trương, một chính sách chưa được thể chế hóa bằng các văn bản thích hợp. Trong trường hợp này thông báo mang tính chất của một văn bản phổ biến chủ trương chính sách mà các cơ quan quản lý sử dụng để định hướng công việc của các đơn vị trực thuộc hoặc dùng để phối hợp công tác với các cơ quan.
24T
Cần lưu ý, dù bất kì trong hoàn cảnh nào thông báo cũng không có chức năng thay thế cho các văn bản mang tính quy phạm pháp luật.
19TU
Ví duU:
- 19TThông báo tuyển quân không thay cho quyết định nhập ngũ. - 19TThông báo nghỉ hưu không thay cho quyết định nghỉ hưu. 19T
Thông báo dùng để báo một sự việc, một tin tức, một cuộc hội nghị, hội thảo khoa học, hoặc thông báo về một văn bản mới ban hành về một qui định mới, một chế độ đã được phê chuẩn cho các cơ quan liên quan.
19T
Hoặc thông báo về các quan hệ mới trong hoạt động của bộ máy quản lý, lãnh đạo. UVí dụU: Thông báo việc thay đổi tên cơ quan, thay đổi trụ sở, thông báo chữ kí. Trong ba trường hợp này, về mặt nào đó nó rất gần với công văn trao đổi.
19T
Cuối cùng đôi khi cũng được dùng để thông báo một mệnh lệnh quản lý đơn giản. 26T
b) Bố cục
19T
Thông báo thường có hai phần:
- 19TPhần một: Gồm quốc hiệu, ngày tháng và nơi viết thông báo, cơ quan thông báo, số và kí hiệu, trích yếu nội dung, tên văn bản, nội dung được viết thành một nhóm.
19T
Thông báo không ghi tên cơ quan hay cá nhân ở đầu văn bản như đối với công văn trao đổi.
- 19TPhần hai: Nội dung chính, không cần có phần trình bày lí do hoặc mô tả đặc điểm tình hình như ở một số văn bản khác mà giới thiệu thẳng nội dung cần thông báo. Một trong những yêu cầu về văn phong của thông báo là các câu cần phải viết rất ngắn gọn, cụ thể và đặc biệt phải dễ hiểu, không cần phải lập luận, cũng không cần phải bộc lộ tình cảm.
26T
c) Kết luận của thông báo
19T
Thông báo không phải là một văn bản pháp quy nên không bắt buộc phải do thủ trưởng cơ quan kí, thông thường văn phòng hoặc phòng hành chính được giao làm thông báo và phụ trách các đơn vị được phép kí thông báo.
1.1.5.3. Tờ trình
39T
a) Đặc điểm
24T
Là loại văn bản mang tính chất trình bày được sử dụng để đề xuất một giải pháp, một dự án với cơ quan cấp trên. Tờ trình có thể có liên quan đến nhiều vấn đề thông thường, xuất hiện trong quá trình điều hành công việc. Tờ tình cũng có thể liên quan đến chính sách, đến chủ trương, đến pháp luật, qui trình sản xuất, đặc biệt là các dự án, các kế hoạch.
24T
Tờ trình có phạm vi hoạt động tương đối hẹp. 39T
b ) Bố cục
24T
Tờ trình thường có 2 phần: 24T
- Phần 24T45T1: 24T45TThành phần, thể thức hành chính về cơ bản giống các loại văn bản khác, đó là quốc hiệu, ngày tháng, địa điểm biên soạn tên gọi vấn đề được đệ trình, tên cơ quan đơn vị đệ trình, số, kí hiệu cơ quan nhận tờ trình.
24T
- Phần 2: Nội dung chính của tờ trình chia ra làm 3 mục lớn: 24T
+ Mục 1: Lí do đưa ra tờ trình 24T
+ Mục 2: Các đề nghị cụ thể hay là các phương án cụ thể. 24T
+ Mục 3: Phân tích ý nghĩa của các đề nghị mới, lợi ích, khả năng thực hiện và những khó khăn dự kiến xảy ra các phản ứng có thể có và các hướng giải quyết.
39T
c ) Cách hành văn của tờ trình
24T
Do đặc điểm của một văn bản có tính chất đề xuất vấn đề, cách hành văn trong tờ trình phải nhằm đạt được mục tiêu đặt ra nên cần rõ ràng, có lĩ lẽ chặt chẽ, trong đó cần chú ý các yêu cầu cụ thể sau đây:
- 24TỞ phần trình bày lí do, lời lẽ phải có tính khách quan
- 24TPhần đề nghị cần viết thật rõ ràng có tính thuyết phục, tốt nhất phải chia thành những tiểu mục, các luận cứ được sử dụng trong tờ trình phải mang tính chất điển hình, đáng tin cậy
- 24TPhần phân tích lợi ích, khó khăn của các đề án cần phải lập luận một cách logic, toàn diện, tránh chủ quan
- 24TPhần cuối cùng của tờ trình là chữ kí, chức vụ của người thay mặt cơ quan đệ trình, nếu tờ trình gởi đến nhiều cơ quan để tranh thủ ý kiến thì cuối tờ trình cần ghi thêm các cơ quan này ở phần nơi nhận
- 24TTờ trình thường kèm theo phần phụ lục nhằm mục đích minh họa cho phần nội dung, cho các đề xuất trong tờ trình.
1.1.5.4. Báo cáo
39T
a ) Đặc điểm
24T
Báo cáo là một văn bản dùng để trình bày kết quả đã đạt 24T40Tđược 24T40Ttrong hoạt động của một cơ quan, một tổ chức, giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế của việc quản lý lãnh đạo và đề xuất những chủ trương mới thích hợp. Báo cáo cũng có thể dùng để mô tả sự phát triển diễn biến của một công việc, một vấn đề do nhu cầu hoạt động quản lý và lãnh đạo đặt ra.
24T
Ví dụ: Báo cáo về ô nhiễm môi trường 24T
Báo cáo có thể viết định kì, cũng như có thể viết theo yêu cầu của cơ quan quản lý, các cơ quan cấp trên có thể dùng nó như một phương tiện để kiểm tra hoạt động của các cơ quan, đơn vị trực thuộc để tổng kết công tác theo từng thời kì hay trong từng phạm vi nhất định.
24T
Điều cần lưu ý là, báo cáo không phải là một văn bản suy luận mà là một văn bản mô tả, người viết báo cáo không được phép sáng tạo như viết một tờ trình mà chỉ được đánh giá, nhận định dựa trên kết quả khảo sát, mô tả.
24T
Như vậy, báo cáo cũng là một thể loại có phạm vi hoạt động rất rộng, thậm chí rộng hơn rất nhiều so với thông báo và tờ trình.
24T
Do đặc điểm báo cáo rộng nên cần chú ý các yêu cầu sau đây: 24T
Báo cáo dù loại nào cũng phải viết với quan điểm trung thực, khoa học, các vấn đề trình bày phải mô tả đầy đủ, chính xác và ở mỗi tiểu mục đòi hỏi phải có lời khái quát. Tuy báo cáo là mô tả những vấn đề cụ thể nhưng cũng đừng quên những nhận định, những tổng kết mang ý nghĩa khái quát. Báo cáo phải được trình bày hợp lí, phù hợp với tính chất của công việc và đối tượng được đề cập trong báo cáo, không nên viết quá dài về một việc nhỏ, trái lại cũng không nên viết quá sơ sài về một vấn đề lớn bao chứa nhiều nội dung phức tạp.
39T
b ) Bố cục
24T
Tùy theo mỗi loại báo cáo mà người soạn thảo chọn bố cục cho thích hợp. Một báo cáo thông thường ngoài phần thể thức hành chính, ở phần nội dung thường có 3 phần nhỏ:
- 24TPhần 1: Nói về tình hình công việc hoặc là mô tả sự việc xảy ra trong thực tế.
- 24TPhần 2: Liên quan đến việc phân tích kết quả, kinh nghiệm đạt được và đánh giá tình hình, xác định các việc cần tiếp tục giải quyết. Phân tích các kết quả đạt được, có thể có hai cách như sau:
24T
+ Cách 24T45T1: 24T45TPhân tích một cách tổng quát, hướng đến cái hiệu quả 24T
+ Cách 2: Phân tích theo từng bình diện một sau đó có tổng kết chung.
- 24TPhần 3: Những phương hướng lớn để tiếp tục giải quyết vấn đề. 22T24TCần 22T24Tlưu ý, mỗi phần nói trên có thể có nhiều mục với nhiều cách phân chia khác nhau dựa vào nội dung của báo cáo và ở đây cần vận dụng bốn thông số, bốn nội dung: 22T24TC 22T24T- V - T - K để mà phân đoạn.
24T
Ở một số loại báo cáo nhất là các báo cáo có tính chất chuyên đề, có thể kèm theo phần phụ lục gồm những số liệu liên quan đến nội dung báo cáo. Phần phụ lục có thể là các bản thống kế, các biểu mẫu so sánh, các số liệu nhằm minh họa cho báo cáo. Phần cuối cùng của báo cáo là chữ kí của người đại diện cơ quan.
1.1.5.5. Hợp đồng
24T
Có thể nói hoạt động của hợp đồng có một phạm vi ứng dụng khá rộng và tùy theo loại hợp đồng mà có những yêu cầu ngôn ngữ khác nhau, giá trị pháp lý của chúng cũng rất khác nhau. Tại đây, luận văn không mô tả theo bố cục như đã mô tả các loại văn bản khác, mà chỉ nhằm giới thiệu một cách tổng quát về thể loại này.
24T
Hợp đồng là một văn bản phản ánh sự thỏa thuận giữa hai hay nhiều người, giữa các đơn vị, giữa các cơ quan về việc thiết lập, thay đổi hoặc chấm dứt các quyền lợi nghĩa vụ đối với mọi công việc có liên quan. Hợp đồng thường được áp dụng rộng rãi trên nhiều lĩnh vực đối với tổ chức kinh doanh. Hợp đồng thường được kí kết trên cơ sở nhiệm vụ, kế hoạch và theo hoạt động kinh doanh, sản xuất được giao. Một số hợp đồng có sự tham gia của công dân, thường gặp nhất là hợp đồng mua bán, hợp đồng thuê nhà, hợp đồng lao động, hợp đồng ủy thác. Hợp đồng được coi là bản kí kết và sẽ được thực hiện khi các bên đương sự đã thỏa thuận theo một hình thức nhất định về tất cả những điều chủ yếu được ghi trong hợp đồng. Pháp luật
có những qui định chung cho các loại hợp đồng và có những qui định cụ thể cho từng loại hợp đồng. Một số loại hợp đồng tuy không được qui định trong các pháp lệnh nhưng không trái với luật chung thì cũng được pháp luật thừa nhận. Để viết bản hợp đồng cần tuân thủ các yêu cầu sau đây:
24T
- Hợp đồng thường có mẫu. Mẫu hợp đồng được soạn thảo cho từng loại cụ thể và phù hợp với mỗi loại yêu cầu theo từng công việc.
24T
- Nội dung và tính chất của hợp đồng cần phù hợp với nhiệm vụ, mục đích hoạt động của đơn vị trên cơ sở quan hệ pháp nhân, được luật pháp xác định và thường các điều đó được phản ánh trong các điều khoản của hợp đồng. Nhìn chung, điều khoản của hợp đồng càng cụ thể, càng rõ ràng, càng chính xác thì dễ thực hiện và dễ thanh lí. Có thể có những yêu cầu riêng biệt cho từng loại hợp đồng. Tuy nhiên, nhìn một cách khái quát, một văn bản hợp đồng thường có các yếu tố sau:
24T
+ Các bên tham gia kí hợp đồng 24T
+ Phạm vi chung của hợp đồng nó thường bao gồm những nguyên tắc, những nội dung được thỏa thuận giữa các bên
24T
+ Cách thức thực hiện hợp đồng, ví dụ như các yêu cầu về sản phẩm, các qui cách, mẫu mã, bao bì, điều kiện giao hàng nếu là hợp đồng kinh tế. Ngoài ra văn bản hợp đồng còn đề