IV. Công tác phòng chống trục lợi bảo hiểm xe cơ giới và những kết quả đạt đợc tại Công ty bảo hiểm Hà Nộ
2.2.1.Đối với các phòng kinh doanh
2. Các biện pháp phòng chống trục lợi bảo hiểm xe cơ giới của Công ty bảo hiểm Hà Nội trong những năm vừa qua
2.2.1.Đối với các phòng kinh doanh
Các phòng kinh doanh có nhiệm vụ tổ chức, quản lý đại lý phục vụ cho công tác khai thác. Trong việc quản lý đại lý thì quản lý ấn chỉ là công tác quan trọng nhất và có hiệu quả nhất để tránh hiện tợng đại lý bán bảo hiểm sau tai nạn. Vì vậy, đối với công tác này, Công ty đòi hỏi phòng kinh doanh tuân thủ những qui định sau:
- Giấy chứng nhận bảo hiểm các loại và hoá đơn thu phí nhận về phải đóng dấu tên phòng.
- Kế toán ấn chỉ của phòng chỉ cấp ấn chỉ khi có phiếu xuất kho do phụ trách phòng ký duyệt cho cán bộ, đại lý có ký quĩ. Khi cấp ấn chỉ phải cấp từng xê-ri theo thứ tự tăng dần. Số lợng ấn chỉ cấp cho cán bộ, đại lý phải căn cứ nhu cầu sử dụng để tránh tình trạng tồn đọng nhiều. - Hàng ngày cán bộ và đại lý phải quyết toán phí ngay trong ngày ( trớc
16h30). Trờng hợp cán bộ, đại lý khai thác lẻ từ 16h30 trở đi và ngày nghỉ phải báo cáo và quyết toán vào sáng ngày làm việc kế tiếp.
- Quyết toán ấn chỉ phải đồng thời với việc nộp phí bảo hiểm. ấn chỉ quyết toán về phải ghi đầy đủ các dữ liệu cần thiết in trên giấy chứng nhận bảo hiểm của từng loại hình bảo hiểm xe cơ giới, đặc biệt là ngày giờ và thời hạn bảo hiểm phải ghi chính xác ( phải ghi số “0” tr- ớc số ngày, tháng nếu đó là số một chữ số). Nếu giấy chứng nhận bảo hiểm và gốc có 2 liên rời nhau thì khi viết phải kê giấy than. Khi cấp
cấp theo từng xêri theo thứ tự tăng dần. Dùng hết quyển này mới chuyển sang dùng quyển khác và phải thu tiền ngay. Trờng hợp viết hỏng giấy chứng nhận bảo hiểm, hoá đơn thu phí thì phải gạch chéo và lu lại trên quyển giấy chứng nhận bảo hiểm. Khi cấp lại giấy chứng nhận bảo hiểm , hoá đơn thu phí cho khách hàng phải có đơn yêu cầu và xin ý kiến lãnh đạo, trớc khi cấp lại phải thu lại gốc giấy chứng nhận bảo hiểm, hoá đơn thu phí cũ lu lại cùng với liên lu của giấy chứng nhận bảo hiểm, hoá đơn thu phí cấp lại.
- Hàng tháng các đại lý báo cáo số ấn chỉ đã sử dụng ( số bán, hỏng, mất, cấp lại...), số còn tồn theo từng loại giấy chứng nhận bảo hiểm với kế toán ấn chỉ.
- Hàng ngày kế toán ấn chỉ quyết toán gốc giấy chứng nhận bảo hiểm , hoá đơn thu phí phải kiểm tra kỹ tính pháp lý, các dữ kiện ghi trên giấy theo qui định của Công ty và số tiền ghi trên giấy chứng nhận bảo hiểm theo biểu phí. Uốn nắn sửa chữa kịp thời với từng trờng hợp vi phạm các quy định trên và phản ánh kịp thời về phòng Kế toán Công ty. Trờng hợp nộp phí và quyết toán chậm so với qui định kế toán ấn chỉ lập biên bản và cha quyết toán hoa hồng.
- Hàng tuần kế toán ấn chỉ của các phòng về Công ty quyết toán ( tối thiểu là 1 lần) toàn bộ phí và gốc giấy chứng nhận bảo hiểm, hoá đơn thu phí đã bán theo qui định riêng của Công ty.
- Hàng tháng kế toán ấn chỉ các phòng phải lập báo cáo nhập, xuất, tồn ấn chỉ của phòng, đối chiếu số liệu với các đối tợng sử dụng ấn chỉ, đối chiếu với phòng Kế toán và in toàn bộ sổ theo dõi ấn chỉ.
- Cuối năm các phòng phải kiểm kê số ấn chỉ còn tồn, thu hồi ấn chỉ của các đối tợng sử dụng ấn chỉ, lập báo cáo nhập, xuất, tồn ấn chỉ và biên bản kiểm kê số ấn chỉ còn tồn, biên bản thu hồi ấn chỉ cha sử dụng. Kiến nghị xử lý trong trờng hợp không thu hồi đợc ấn chỉ. Nộp toàn bộ số giấy chứng nhận bảo hiểm, hoá đơn cha sử dụng về Phòng Tài chính- Kế toán.