VI. Các chỉ tiêu quản lý lao động tiền lơng
5- Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty:
Phòng kế toán tài chính là một trong những phòng ban chính của Công ty thực hiện công tác tài chính kế toán của Công ty, để thực hiện đợc các chức năng nhiệm vụ kế toán, bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo hình thức tập trung theo sơ đồ sau:
kế toán trởng phó phòng kế toán thanh toán ngoại tệ kế toán ngân hàng kế toán tiền lơng kế toán tổng hợp thủ quỹ
Sơ đồ 2: Bộ máy kế toán của Công ty XNK máy Hà Nội
Phòng kế toán của Công ty gồm 7 cán bộ kế toán đều đã qua đào tạo có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, có kinh nghiệm thực tế đủ khả năng đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý:
+ Kế toán tr ởng :
- Chịu trách nhiệm trớc giám đốc Công ty về toàn bộ công tác tài chính- kế toán của Công ty, tình hình hoạt động của phòng.
- Tổ chức công tác kế toán, công tác thống kê và bộ máy kế toán của Công ty phù hợp với tổ chức kinh doanh của Công ty, đúng pháp lệnh của Nhà nớc về kế toán, thống kê.
- Hớng dẫn, chỉ đạo việc mở các loại sổ sách kế toán, ghi chép, tính toán và phản ánh trung thực, chính xác, kịp thời và đầy đủ toàn bộ tài sản, quá trình vận động của tài sản, kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Lập và theo dõi thực hiện kế hoạch tài chính của Công ty, trực tiếp giải quyết các vấn đề liên quan đến vốn sản xuất kinh doanh, các khoản nộp ngân sách, các khoản tín dụng, các hợp đồng kinh tế, các mối quan hệ làm việc với các phòng ban trong Công ty, mối quan hệ với các cơ quan tài chính Nhà nớc, ngân hàng, khách hàng...
- Chịu trách nhiệm trớc giám đốc Công ty về công tác kiểm kê, công tác báo cáo tài chính kế toán, thống kê và quyết toán của Công ty, công tác kiểm tra kế toán trong Công ty và việc chấp hành các chính sách đối với ngời lao động, các chế độ, thể lệ về tài chính, kế toán trong Công ty.
- Chịu trách nhiệm về công tác lu trữ, bảo quản các tài liệu kế toán,thờng đào tạo, bồi dỡng thêm cho đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán đáp ứng đợc nhiệm vụ của Công ty giao.
- Căn cứ tình hình thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, thực tế công tác quản lý tài chính kế toán, tình hình chấp hành chế độ, chính sách về tài chính mà thờng xuyên phân tích, đánh giá và có những ý kiến đề xuất với giám đốc Công ty nhằm ngày càng quản lý tốt hơn, đảm bảo cho kế hoạch kinh doanh của Công ty đợc thực hiện tốt và ngày càng có hiệu quả.
- Ký duyệt kiểm tra trên tất cả các chứng từ kế toán, thống kê, các báo cáo tài chính kế toán thống kê trong nội bộ công ty cũng nh với các cơ quan cấp trên, cơ quan Nhà nớc theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê.
+ Phó phòng:
Chịu trách nhiệm trớc trởng phòng về các phần việc đợc phân công.
- Theo dõi, kiểm tra các chứng từ thanh toán, chi tiêu nội bộ của các phòng ban trong Công ty, ký duyệt các chi tiêu nội bộ trong phạm vi đợc uỷ quyền. Các trờng hợp đặc biệt khác phải có sự trao đổi thống nhất với trởng phòng.
- Theo dõi, kiểm tra và giải quyết các phần việc của trởng phòng khi trởng phòng vắng mặt, điều hành hoạt động của phòng khi trởng phòng vắng mặt bàn giao lại.
- Phụ trách công tác nội bộ của phòng.
- Lu trữ các tài liệu thuộc phần việc đợc phân công.
+ Kế toán tổng hợp:
Có nhiệm vụ ghi chép, tính toán, phân bổ tổng hợp các loại chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty, hợp đồng sản phẩm, hàng hoá đảm bảo chính xác, hợp lý.
- Kế toán tài sản cố định và tính toán, phân bổ khấu hao.
- Ghi chép các loại sổ kế toán tổng hợp, trên cơ sở đó chịu trách nhiệm lập các báo cáo kế toán tổng hợp.
- Kiểm tra thờng xuyên, lu trữ và bảo quản tốt các chứng từ, sổ sách thuộc phần công việc đợc phân công.
- Chịu trách nhiệm ghi chép, theo dõi, thanh toán và báo cáo chi tiết các khoản phải trả nội bộ, các khoản thu nội bộ, các khoản công nợ với khách hàng.
- Kế toán theo dõi nhập, xuất hàng hóa, tiêu thụ, kiểm tra các loại chứng từ liên quan tới hàng hoá, ghi chép và theo dõi hàng hoá. Kiểm tra, đối chiếu, xác nhận công nợ và lập các báo cáo chi tiết các khoản phải trả ngời bán.
+ Kế toán thanh toán ngân hàng:
- Lập chứng từ thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản thanh toán tạm ứng, các khoản chi phí. Kiểm tra các loại chứng từ gốc có liên quan đến thu chi, ghi chép trên các loại sổ kế toán chi tiết. lập các báo cáo kế toán chi tiết thuộc các phần việc trên.
- Thờng xuyên đối chiếu, kiểm tra số liệu kế toán Công ty với các ngân hàng. Theo dõi và lập báo cáo chi tiết các khoản tiền vay ngân hàng, các khoản huy động vốn nội bộ và các khoản vay mợn khác.
+ Kế toán thanh toán ngoại tệ:
Chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra và thực hiện tất cả các phần việc liên quan đến hoạt động thanh toán bằng ngoại tệ của Công ty, thờng xuyên giao dịch với ngân hàng để hoàn thành nhanh chóng các phần việc đợc phân công, đảm bảo thực hiện nhanh chóng các hợp đồng kinh tế đã kí kết.
- Theo dõi, kiểm tra, lu trữ tất cả các hợp đồng ngoại đã kí kết, đã, đang và sẽ thực hiện.
- Ghi chép sổ kế toán và theo dõi thanh toán, theo dõi tình hình mua bán ngoại tệ, ký quỹ, thanh toán theo từng hợp đồng, từng khách hàng.
+ Kế toán tiền l ơng và bảo hiểm xã hội:
- Theo dõi tình hình tăng giảm lao động, tiền lơng của công ty, lập bảng thanh toán tiền lơng, BHXH, ghi sổ lơng, thanh quyết toán, tổng hợp tiền lơng toàn Công ty.
- Ghi chép, theo dõi, kiểm tra, ghi sổ kế toán và quản lý tài khoản tiền lơng, BHXH, kinh phí công đoàn, BHYT.
- Theo dõi, kiểm tra, lu trữ tất cả các chứng từ liên quan đến tiền lơng, BHXH, các hợp đồng lao động, các quyết định và các giấy tờ khác liên quan đến tiền lơng, BHXH, BHYT, tiền thởng...
- Thanh, quyết toán bảo hiểm xã hội với cơ quan BHXH và tổng hợp báo cáo, lu trữ các tài liệu, hồ sơ về tiền lơng và BHXH.
+ Thủ quỹ:
- Thu và chi tiền trên cơ sở chứng từ kế toán, đó là các phiếu thu và phiếu chi đã đợc duyệt.
- Mở sổ quỹ, ghi chép thu, chi trên sổ quỹ, tính toán tồn quỹ hàng ngày, lu trữ phiếu thu, phiếu chi, cuối tháng giao lại chứng từ thu chi cho kế toán lu giữ.
- Kiểm kê quỹ tiền mặt hàng ngày, hàng tháng và đột xuất, đảm bảo tiền khớp đúng giữa sổ sách và thực tế, thờng xuyên đối chiếu giữa sổ kế toán và sổ quỹ, lập báo cáo tồn quỹ hàng tháng.
- Đảm bảo an toàn quỹ tiền mặt, giữ bí mật số liệu thu chi và tồn quỹ.
- Theo dõi, ghi chép trên sổ chi tiết, giữ quỹ công đoàn.
- Lu trữ các loại sổ sách chứng từ thuộc phần việc đợc phân công.