thu mua hàng nhập khẩu song tài khoản này không đợc Công ty sử dụng. Để phản ánh chi phí thu mua hàng nhập khẩu phát sinh, kế toán Công ty đã sử dụng tài khoản khác: TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp (đợc mở chi tiết). Điều đó có nghĩa là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng nhập khẩu của Công ty đã bị phản ánh sai nguyên tắc kế toán. Mặt khác, việc hạch toán này không những không đúng với quy định của chế độ mà còn làm cho Công ty 75
không xác định đợc trị giá vốn thực tế của hàng hóa bán ra, dẫn đến không xác định đợc chính xác kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, từng kỳ kinh doanh.
2.3 Tồn tại về nội dung và ph– ơng pháp hạch toán chi phí kinh doanh và chi phí quản lý kinh doanh và chi phí quản lý kinh doanh
Theo quy định của Bộ Tài chính, trong chế độ kế toán mới thì những khoản chi phí phát sinh liên quan đến phí lu thông, tiếp thị, quảng cáo phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa thì hạch toán TK 641- Chi phí bán hàng. Những chi phí chung liên quan đến hoạt động quản lý chung của doanh nghiệp thì phải hạch toán vào TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nhng trên thực tế tại công ty:
- Tài khoản 641: không đợc sử dụng nhng thực tế, công ty NK trực tiếp hàng hóa về chủ yếu để kinh doanh tiêu thụ , đây là một mặt mạnh của công ty, vì vậy trong quá trình NK hàng hóa cho đến lúc tiêu thụ hàng hóa NK các chi phí phát sinh liên quan đến chi phí lu thông, tiếp thị, quảng cáo chiếm tỷ trọng tơng đối trong tổng chi phí. Việc không hạch toán chi phí bán hàng riêng mà hạch toán chung trên TK 642 sẽ gây khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả các chi phí bỏ ra để tiêu thụ hàng hóa và để lập các kế hoạch, chiến lợc kinh doanh.
- Tài khoản 642: TK 642 tại công ty đợc dùng để theo dõi tất cả các khoản chi phí mua hàng, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản này của Công ty tuy có u điểm là đợc mở chi tiết cho từng mục đích chi song nội dung nghiệp vụ hạch toán vào đây là không đúng quy định của Bộ Tài chính.
2.4-Tồn tại trong việc sử dụng TK và hạch toán nghiệp vụ nhận nhập khẩu uỷ thác của Công ty
Mấy năm gần đây, do chính sách của Nhà nớc ta không khuyến khích hàng nhập khẩu và việc ban hành Nghị định 57/CP xóa bỏ giấy phép nhập khẩu, cho phép tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế đợc nhập khẩu các mặt hàng đăng ký kinh doanh trong nớc làm cạnh tranh trên thị trờng nhập khẩu này ngày càng trở nên gay gắt. Đứng trớc tình hình đó Công ty đã tăng cờng làm dịch vụ nhận nhập khẩu uỷ thác cho các Công ty ngoài ngành nhằm nâng cao doanh thu. Tuy nhiên, trong hạch toán của Công ty về hoạt động này còn mắc phải nhợc điểm sau:
Việc nhập hàng và giao trả hàng cho bên giao uỷ thác kế toán Công ty không sử dụng tài khoản 002 để phản ánh, đối với những lô hàng nhập uỷ thác hộ đến cuối kỳ hạch toán, kế toán Công ty cũng vẫn hạch toán theo cách hạch toán hàng hóa nhập khẩu trực tiếp tức là đã hạch toán khống vào tài khoản 1561 số hàng Công ty nhận nhập ủy thác, nh vậy là vi phạm nguyên tắc sở hữu tài sản vì số hàng đó không thuộc quyền sở hữu của Công ty.
2.5- Tồn tại trong sử dụng TK 151, 157 để theo dõi hàng đi tiêu thụ
Do không sử dụng TK151, TK 157 nên trong nghiệp vụ kế toán tiêu thụ hàng nhập khẩu ở Công ty hàng giao bán tay ba hay hàng chuyển bán thẳng tới kho 76
của ngời mua, hàng bán vận chuyển cha đến kho bạn hàng, và hàngbán qua kho, kế toán đều hạch toán giống nhau. Điều này gây nên sự nhầm lẫn không biết đâu là hàng bán giao tay ba, hàng bán buôn vận chuyển thẳng và đâu là bán tại kho. Để quản lý tốt hàng hóa nhập khẩu, kế toán cần phải xem xét lại cách hạch toán của mình sao cho ba phơng thức tiêu thụ hàng nhập khẩu trên phải đợc hạch toán rõ ràng trên sổ sách nhằm phục vụ tốt hơn cho công tác kiểm tra, giám sát hàng hóa nhập khẩu và công tác lập kế hoạch của Công ty.
2.6- Tồn tại trong việc sử dụng tài khoản theo dõi công nợ
Theo chế độ đối với công nợ phải thu của khách hàng sử dụng TK 131 để
theo dõi quá trình thanh toán. Nhng tại công ty, khi sử dụng tài khoản để theo dõi công nợ thanh toán với khách hàng, chỉ đối với những khách hàng mua mặt hàng phim X quang thì kế toán theo dõi thanh toán công nợ trên TK 131, còn với những khách hàng mua các mặt hàng khác thì kế toán sử dụng TK 3388- Phải trả khác để theo dõi. Song TK 3388 cũng đồng thời đợc sử dụng để theo dõi các đối tợng giao cho công ty nhập khẩu uỷ thác hộ. Điều này gây khó khăn trong việc xác định đâu là công nợ còn phải thu, phải trả phát sinh cho hoạt động kinh doanh, đâu là công nợ còn phải thu, phải trả phát sinh cho hoạt động NK uỷ thác.
Mặt khác, doanh thu từ bán mặt hàng phim X quang của công ty chỉ chiếm tỷ lệ rất nhỏ trên tổng doanh thu, còn chủ yếu doanh thu của công ty từ thu nhập bán các mặt hàng NK khác hoặc từ thu nhập hoạt động NK uỷ thác, nh vậy thanh toán trên TK 3388 là hoạt động ra vào thờng xuyên của thanh toán với khách hàng mua hàng NK kinh doanh và thanh toán với khách hàng nhờ NK uỷ thác. Vì vậy, khi muốn phân tích hiệu quả kinh doanh , hiệu quả thanh toán của các đối tợng khách hàng mua hàng kinh doanh và khách hàng giao nhập uỷ thác là rất phức tạp, dễ bị trùng lặp hoặc khó phân định đối tợng khách hàng. Mặt khác, vì nội dung của tài khoản này chỉ để ghi chép các khoản Công ty phải trả hoặc đã trả các cá nhân, tổ chức bên ngoài doanh nghiệp, từ đó dễ dẫn đến sự nhầm lẫn trên bảng cân đối kế toán làm cho ngời xem hiểu nhầm đây là khoản tiền Công ty cha thanh toán.
2.7 Tồn tại về hạch toán dự phòng phải thu khó đòi–
Do công ty nhập khẩu chủ yếu những mặt hàng chuyên dụng nh máy móc, dây chuyền sản xuất thờng có đơn đặt hàng trớc hoặc nhập khẩu theo nhu cầu chấp nhận hàng về mua ngay nên hàng về thờng không nhập kho mà giao bán thẳng, số lợng nhập kho rất ít, giá trị không lớn nên việc hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho là không cần thiết. Nhng đối với các hợp đồng ký kết mua bán máy móc, dây chuyền sản xuất, giá trị hợp đồng lớn, rủi ro tổn thất cao, thời gian hoàn thành hợp đồng dài, nợ phải thu lớn nên cần thiết phải lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Đây là phơng pháp thể hiện nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh. Dự phòng phải thu khó đòi nếu đợc lập hợp lý sẽ làm tăng chi phí, do vậy tạm thời làm giảm thu nhập ròng của niên độ báo cáo-niên độ lập dự 77
phòng. Nhng dự phòng lại chính là một công cụ tài chính cần thiết để duy trì doanh nghiệp, hạn chế bớt những thiệt hại và chủ động hơn về tài chính trong tr- ờng hợp xảy ra các rủi ro do các nguyên nhân khách quan.
Mặt khác, số công nợ tồn còn phải thu của khách hàng tại công ty cuối mỗi kỳ hạch toán thờng chiếm đến 30-40% tổng nợ phải thu, trong đó có nhiều khoản nợ đã quá hạn hoặc đã kéo ra hạn nợ, một số khách hàng có tình hình tài chính bấp bênh, điều này làm cho vốn lu động của công ty chu chuyển chậm, điều này cho thấy một số khoản nợ khó đòi có thể phát sinh. Vì vậy công ty cần phải lập dự phòng phải thu khó đòi.
2.8- Tồn tại trong tổ chức hệ thống sổ
Việc sử dụng sổ sách kế toán cha thống nhất, mặc dù một mặt Công ty đã áp dụng kế toán máy nhng kế toán công ty vẫn sử dụng sổ sách để ghi chép điều đó chứng tỏ công tác kế toán cha đợc cơ giới hóa hoàn toàn. Hơn nữa, nhiều loại sổ sách dùng sai đối t- ợng nh tại công ty sử dụng nhật ký chứng từ số 5 để theo dõi tổng hợp công nợ cả phải thu và phải trả cho cả TK 131,TK 331, TK3388 là sai chế độ. Theo chế độ NK-CT5 chỉ đợc dùng để theo dõi tổng hợp công nợ phải trả cho đối tợng nhà cung cấp TK331.
Mặt khác, kết cấu sổ của công ty nhiều loại sổ còn cha hợp lý chẳng hạn nh NK-CT số 8 của công ty dùng để phản ánh số phát sinh bên Có của đồng thời các TK 156,131,511,632 nhng lại không thể hiện các cột chỉ tiêu ghi TK Có của các TK 642,711,721,811,821,911. Thực tế tại công ty các nghiệp vụ phát sinh liên quan các TK 642,711,721,811,821 đợc theo trên sổ chi tiết của các TK sau đó đợc tổng hợp vào bảng tổng hợp phát sinh tài khoản và từ đó vào thẳng sổ chi tiết TK 911mà không vào sổ NK- CT số 8 nh chế độ quy định. Tuy công ty đã thực hiện đơn giản hoá kết cấu chỉ tiêu cột nhng với mẫu sổ nh vậy thì thông tin kinh tế lại cha đợc thể hiện chính xác cũng nh các quan hệ đối ứng cha đợc thể hiện đúng theo chế độ quy định.
2.9- Tồn tại trong một số công tác quản lý và tổ chức xung quanh vấn đề nhập khẩu nhập khẩu
- Thứ nhất: Việc luân chuyển chứng từ trong nhiều thơng vụ còn chậm chễ gây tồn đọng đến ngày cuối tháng, làm công việc kế toán vào những ngày này trở nên hết sức bận rộn, dẫn đến việc lập báo cáo kế toán bị chậm trễ. Một số chứng từ phòng kế toán còn lập chậm hơn so với quy định vì các công văn, hồ sơ gửi đến phòng không đúng thời hạn ví dụ nh khi hàng nhập khẩu đợc vận chuyển thẳng đến kho ngời mua theo hợp đồng mua bán đã ký kết từ trớc thì kế toán sau khi nhận đợc công văn yêu cầu và các chứng từ hợp lệ phải lập ngay hóa đơn bán hàng cho ngời mua nhng do sự chậm chễ của các phòng kinh doanh nên có một số thơng vụ hóa đơn bán hàng lập rất muộn gây nhiều phiền toái cho khách hàng vì trên đờng vận chuyển nếu không có hóa đơn bán hàng số hàng hóa đó bị coi nh là hàng nhập lậu.
- Thứ hai: Máy tính cha đợc trang bị đồng bộ trong phòng kế toán (phòng có 8 kế toán viên và một cán bộ kế hoạch song chỉ có 3 máy và một máy in và trong đó thực tế chỉ có 2 máy là đợc sử dụng tối đa) nên mặc dù đã áp dụng kế toán máy nhng công việc kế 78
toán vẫn cha đợc thực sự giảm nhẹ nh khả năng của chơng trình CADS có thể vì các kế toán trong phòng phải thay phiên nhau cập nhật dữ liệu trên máy dẫn đến tình trạng phải chờ nhau làm lãng phí thời gian của mỗi ngời.
- Thứ ba: Vấn đề giảm giá hàng bán, chiết khấu hàng bán cha đợc áp dụng ở Công ty. Trong cơ chế thị trờng luôn biến động, cạnh tranh ngày càng gay gắt, đặc biệt trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, thời gian lu chuyển hàng hoá tơng đối dài, giá cả các mặt hàng phụ thuộc nhiều vào thị trờng thế giới. Chính vì vậy, đòi hỏi Công ty phải có quyết định nhanh chóng, kịp thời để có hiệu quả kinh doanh cao nhất. Giảm giá, chiết khấu trong những trờng hợp cần thiết không những không ảnh hởng đến kết quả kinh doanh cuả Công ty mà còn làm tăng kết quả tiêu thụ, tăng vòng quay của vốn, tăng sự hấp dẫn của Công ty đối vối khách hàng.