- NKCT 5 Sổ Cái TK
642- Sổ chi tiết tài khoản Bảng tổng hợp số phát sinh tài khoản
Sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tổng hợp
1111 - Sổ Quỹ tiền mặt. - Sổ NKCT 1.
1121 1122 1122
- Sổ Tiền gửi ngân hàng.- Sổ chi tiết TK ngân hàng - Sổ chi tiết TK ngân hàng
- Sổ NKCT 2.
133 - Sổ theo dõi thuế GTGT. - NKCT 10 (TK 133).
144 - Sổ chi tiết TK 144. - Sổ Cái TK 144
156 - Sổ chi tiết TK 156. - Bảng kê số 8 (TK 156), sổ Cái TK
156
331 - Sổ chi tiết công nợ (TK 331).
- Sổ chi tiết tài khoản theo tài khoản đối ứng. đối ứng.
- NKCT 5.- Sổ Cái TK 331 - Sổ Cái TK 331
3331 - Sổ theo dõi thuế GTGT. - NKCT 10 (TK 3331).
3333 - Sổ chi tiết tài khoản theo tài khoản đối ứng. đối ứng.
- NKCT 10 (TK 3331).
413 - Sổ chi tiết tài khoản 413 - Sổ Cái tài khoản 413
642 - Sổ chi tiết tài khoản 642 - Bảng tổng hợp số phát sinh tài khoản 642 khoản 642
Các nghiệp vụ phát sinh trong tháng, quý, năm đợc hạch toán trên các sổ chi tiết tài khoản đối ứng từ căn cứ các chứng từ, sau đó cuối ngày, cuối tháng- quý-năm máy tính sẽ tổng hợp và váo các sổ tổng hợp nh NK_CT, bảng kê, sổ cái TK …
Quy trình hạch toán ghi sổ quá trình NK trực tiếp : (1) (1) (1) (1) (2) (2) (2) (3) (4)
Theo ví dụ trên, quy trình hạch toán và vào sổ các nghiệp vụ phát sinh của quá trình NK mặt hàng dầu giảm sóc đợc bộ phận kế toán thực hiện nh sau:
- Nhà cung cấp ITOCHU Corporation Ltd, Japan là bạn hàng lâu năm và có mật độ giao dịch thờng xuyên với công ty, vì vậy để theo dõi tình hình thanh toán công nợ với nhà cung cấp này, công ty đã mở sổ chi tiết công nợ TK 331 –Phải trả cho ngời bán riêng cho nhà cung cấp ITOCHU. Theo hợp đồng NK trực tiếp trên, điều khoản thanh toán thoả thuận trả trớc tiền hàng bằng điện chuyển tiền.
- Ngày 12/07/2000 : Ngân hàng thực hiện điện chuyển tiền trả trớc cho nhà
cung cấp ITOCHU
- Ngày 10/08/2000 : Hàng về cảng và bộ chứng từ đã đợc phòng kinh doanh
làm thủ tục hợp lệ chuyển cho phòng kế toán. Kế toán thanh toán ngoại tiến hành theo dõi thanh toán công nợ với nhà cung cấp trên sổ chi tiết công nợ mở riêng cho nhà cung cấp ITOCHU, dựa trên các chứng từ kế toán gốc, hàng ngày kế toán thanh toán tiến hành vào sổ các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến nhà cung cấp ITOCHU, cuối tháng số liệu tổng hợp trên sổ chi tiết công nợ sẽ đợc máy tính tự động vào sổ NK-CT 5 theo dõi TK 331- Phải trả ngời bán . Cuối tháng khoá sổ NK-CT số 5 xác định tổng số phát sinh bên Có TK 331 đối ứng Nợ các tài khoản liên quan và lấy số liệu tổng cộng của NKTC 5 để ghi sổ cái TK 331, . Đúng với quy trình trên, theo dõi thanh toán công nợ với nhà cung cấp ITOCHU .- Hợp đồng NK dầu giảm sóc MPS25 thực hiện nh sau :
Chứng từ kế toán
Sổ theo dõi thuế Sổ chi tiết TK 331 Sổ chi tiết TK 156
NKCT khác
NKCT số 5
NKCT số 10 Bảng kê số 8
Sổ cái các TK
Mặt khác, song song với quá trình theo dõi thanh toán công nợ với ngời bán, theo dõi thuế, kế toán tiến hành theo dõi và ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến nhập xuất hàng hoá NK. Mặt hàng này đã đợc ký kết hợp đồng nội với công ty TNHH phụ tùng xe máy ôtô Machino nên hàng đợc chuyển bán ngay sau khi hoàn thành thủ tục NK, tuy nhiên để tiện cho việc theo dõi giá vốn của hàng nhập khẩu kinh doanh không qua kho, bộ phận kế toán đã lập phiếu nhập kho hàng kinh doanh giao nhận thẳng để có căn cứ hạch toán khi hàng xuất giao cho khách hàng.
PHIếU NHậP KHO HàNG KINH DOANH GIAO NHậN THẳNG
Ngày 10 / 08 / 2000 Tên ngời nhập kho: Phòng kinh doanh 3
STT Tên hàng Đvtính Số lợng Đơn giá
( JPY) Thành tiền Thành tiền (JPY) Thành tiền (VNĐ) Xin nhập Thực nhập 01 Dầu giảm sóc Thùng SS- 7 ‘’ 9 9 34.500 310.500 39.731.580 SS- 8 35 35 34.500 1.207.500 154.511.700 Cộng 44 44 1.518.000 194.243.280
Thành tiền: Một trăm chín t triệu hai trăm bốn ba nghìn hai trăm tám mơi đồng chẵn.
Hàng NK trực tiếp để kinh doanh của công ty chủ yếu đợc nhập về giao thẳng cho khách hàng mà không qua kho, nên công việc hạch toán chi tiết hàng hóa NK đã không theo đúng chế độ là theo dõi song song cả hạch toán chi tiết ở cả kho và trên phòng kế toán và hạch toán tổng hợp do phòng kế toán mà phòng kế toán chỉ lập phiếu nhập và xuất kho hàng hóa kinh doanh giao thẳng để theo dõi lợng hàng ra vào và cũng để có căn cứ ghi nhận giá vốn hàng bán ra mà không tiến hành theo dõi hạch toán chi tiết số lợng hàng NK. Việc hạch toán hàng hóa NK về cảng không qua kho nhng kế toán lại theo dõi trên sổ chi tiết TK 1561 và cũng không có sổ theo dõi chi phí thu mua hàng mà gộp chung các phí tổn phát sinh trong quá trình NK vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Toàn bộ hoá đơn mua hàng hoá đã mua, đã thanh toán hoặc đã chấp nhận thanh toán đợc sử dụng làm căn cứ để ghi sổ chi tiết theo tài khoản đối ứng TK 156- Hàng hoá- Đối tợng : Dầu giảm sóc, sau đó chứng từ đợc luân chuyển để ghi sổ tiếp vào bảng kê số 8 theo dõi nhập xuất trong tháng của hàng hoá NK. Phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất lô hàng này đợc thực hiện nh sau :
Cuối tháng hoặc cuối quý dựa vào bảng kê số 8 máy tính tổng hợp ghi sổ và khoá sổ NKCT số 8, xác định tổng phát sinh Có của TK 156 , đối ứng của các tái khoản liên quan để ghi sổ cái .
sổ cái tài khoản Mẫu 7
Từ ngày: 01/08/2000 đến ngày: 31/08/2000. Tài khoản 156-Hàng hoá.