D đầu tháng PS Nợ
1- Nhữn gu điểm:
Bên cạnh những mặt nổi lên trong công tác quản lý kinh doanh, ta không thể không nói đến những u điểm của công tác kế toán NK hàng hóa của công ty. Đó là :
1.1- Tổ chức bộ máy kế toán
Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh và tổ chức hệ thống kinh doanh của mình, Công ty XNK Máy Hà Nội đã lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Công ty tổ chức kế toán một cách khoa học có kế hoạch sắp xếp chỉ đạo từ trên xuống dới, toàn Công ty chỉ có một phòng kế toán duy nhất, các cửa hàng, nhà kho và ban đại diện Hải phòng hạch toán phụ thuộc nghĩa là các đơn vị trực thuộc này định kỳ phải lập báo cáo đơn giản kèm theo chứng từ gốc gửi 70
về phòng kế toán để tổng hợp lên các báo cáo tài chính của toàn Công ty. Hình thức này đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất tập trung cao đối với công tác kế toán. Công tác tổng hợp số liệu đợc thực hiện một cách nhanh chóng, kịp thời thuận tiện cho việc áp dụng các phơng tiện tính toán hiện đại vào trong công tác kế toán. Đồng thời làm cho bộ máy kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm đợc chi phí hạch toán.
Việc bố trí cán bộ kế toán và phân định công việc trong bộ máy kế toán của Công ty là phù hợp với khả năng, trình độ của từng kế toán viên đảm bảo phát huy đợc thế mạnh của mỗi ngời, đồng thời đáp ứng yêu cầu của quản lý đặt ra về khối lợng công việc góp phần nâng cao đợc hiệu quả của công tác kế toán. Đội ngũ kế toán của Công ty có trình độ nghiệp vụ thành thạo, có kinh nghiệm lâu năm trong công tác kế toán nói chung và trong công tác kế toán nhập khẩu nói riêng, có trách nhiệm, năng động, nhiệt tình trong công việc đợc giao, khả năng về ngoại ngữ tốt, nhất là tiếng Anh. Mặt khác,họ luôn đợc tạo điều kiện bồi dỡng để nâng cao nghiệp vụ cho phù hợp với điều kiện mới, đợc tổ chức h- ớng dẫn những thông t mới liên quan tới công tác kế toán. Đặc biệt, kế toán tr- ởng Công ty là ngời có kinh nghiệm trong nghề, hiểu biết sâu, rộng về chế độ tài chính kế toán, có kinh nghiệm trong nghiệp vụ ngoại thơng. Do đó, việc tổ chức chỉ đạo các hoạt động kế toán của Công ty luôn chính xác, đảm bảo đợc yêu cầu quản lý tránh cho Công ty những bất lợi trong thanh toán và kinh doanh.
Song song đó, công ty cũng luôn đào tạo , nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán tại công ty, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho phù hợp với điều kiện mới, luôn tổ chức hớng dẫn những thông t mới liên quan tới công tác kế toán. Hoạt động kế toán đợc phân ra theo từng mảng nghiệp vụ kế toán kinh doanh XNK, kế toán thanh toán đối ngoại phù hợp khối l… ợng công việc và đáp ứng đợc yêu cầu quản lý đặt ra.
1.2- Hệ thống chứng từ
Công ty đã thực hiện tổ chức tốt hạch toán ban đầu ở tất cả các bộ phận, các khâu trong đơn vị và có chơng trình luân chuyển chứng từ hợp lý. Hoạt động kinh doanh ở công ty có liên quan đến mọi bộ phận, vì vậy, tổ chức tốt hạch toán ban đầu ở các bộ phận sẽ thu đợc đầy đủ, kịp thời thông tin về toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế-tài chính phát sinh trong công ty. Mặt khác, hạch toán ban đầu là công việc khởi đầu của toàn bộ công việc ghi chép kế toán, nhng lại không do cán bộ kế toán trực tiếp thực hiện mà đại bộ phận công việc hạch toán ban đầu do cán bộ nghiệp vụ (cán bộ phòng kinh doanh), cán bộ quản lý ở các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện theo sự hớng dẫn của phòng kế toán. Vì vậy, để thực hiện tốt khâu này, phòng kế toán đã có sự phân công cụ thể cho các cán bộ kế toán chịu trách nhiệm hớng dẫn, kiểm tra hạch toán ban đầu ở các bộ phận trong doanh nghiệp, thu nhận, kiểm tra chứng từ ban đầu và luân chuyển chứng từ ban đầu kịp thời để đảm báo cho việc ghi sổ kế toán đợc kịp thời. Thực hiện tốt khâu này chính là đã tạo tiền đề cho các khâu kế toán khác trong công 71
ty, bởi tính trung thực và chính xác của hạch toán ban đầu có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực và chính xác của toàn bộ tài liệu kế toán của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ phát sinh, đúng với mẫu do Bộ Tài chính ban hành. Nhữmg thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc ghi chép một cách đấy đủ chính xác vào chứng từ, tạo điều kiện cho việc kiểm tra đối chiếu giữa số liệu thực tế và số liệu trên sổ kế toán, các chứng từ đều đợc giám sát kiểm tra chặt chẽ. Quy trình luân chuyển chứng từ đợc thực hiện theo đúng quy định phù hợp với yêu cầu của nghiệp vụ ngoại thơng. Các chứng từ đợc lu trữ cẩn thận theo từng hợp đồng, khách hàng, khoản mục thuận lợi cho việc tìm kiếm, kiểm tra và đối chiếu khi cần thiết.
1.3- Hệ thống tài khoản sử dụng
Công ty đã vận dụng hệ thống tài khoản thống nhất với chế độ nhng lại linh hoạt . Công ty đã căn cứ vào nội dung hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình và hệ thống tài khoản thống nhất của ngành để xác định danh mục tài khoản kế toán tổng hợp, các tiểu khoản, tiết khoản cần phải sử dụng đủ để phản ánh toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Hệ thống tài khoản sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ NK đợc chi tiết tơng đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, đồng thời, đáp ứng đợc yêu cầu quản lý kinh tế tài chính trong nội bộ công ty. Đa số các tài khoản của Công ty đều đợc mở chi tiết, chẳng hạn:
- Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty là chuyên hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, mật độ giao dịch trong thanh toán qua ngân hàng lớn, số lợng tơng đối nhiều, sử dụng nhiều loại ngoại tệ ( GBP, USD, EUR, DEM, AUD, JPY, ) nên tài khoản 112 đ… ợc chi tiết thành hai tài khoản TK1121 và TK1122 và chi tiết theo từng loại ngoại tệ và theo từng ngân hàng mà Công ty XNK Máy Hà Nội mở tài khoản.
- Các tài khoản công nợ cũng đợc chi tiết theo từng đối tợng khách hàng (trong ngành và ngoài ngành) và chi tiết cho từng khách hàng.
- Các tài khoản doanh thu đợc chi tiết theo doanh thu kinh doanh hàng nhập khẩu (TK 5111), doanh thu ủy thác hàng nhập khẩu (TK 5112), doanh thu dịch vụ (TK 5113), doanh thu khác (TK 5114).
- Đặc biệt TK 642 của Công ty không chỉ chi tiết đến tài khoản cấp 2 mà còn đợc chi tiết theo từng mục đích chi.
Tiêu biểu là TK 112- Tiền gửi ngân hàng, xuất phát từ đặc điểm kinh doanh NK, mật độ giao dịch trong thanh toán qua ngân hàng lớn, số lợng ngân hàng giao dịch tơng đối nhiều, các loại ngoại tệ đợc sử dụng để thanh toán đa dạng nên TK 112 đợc chi tiết theo ngân hàng có tham gia thanh toán trong quá trình NK, theo ngoại tệ và tiền Việt Nam, theo loại ngoại tệ. Cụ thể nh :
TK 1121V – Tiền gửi ngân hàng bằng Việt Nam đồng ở Vietcombank TK 1122VGJ – Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ đồng Yên, Nhật ở Vietcombank
TK 1122VGU – Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ đôla Mỹ ở Vietcombank.
Việc chi tiết các tiểu khoản hợp lý này đã tạo điều kiện thuận lợi cho cả hoạt động nhập hàng lẫn nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.
1.4- Hệ thống sổ sách kế toán
Hình thức ghi sổ kế toán hiện đang áp dụng ở Công ty là hình thức Nhật ký chứng từ. Đây là hình thức kế toán khó áp dụng kế toán máy nhng Công ty đã biết ứng dụng chơng trình CADS trong công tác kế toán của đơn vị mình để giảm bớt khối lợng công việc. Ưu điểm của chơng trình này là đợc thiết kế với các mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép và không bị trùng lắp, đặc biệt kế toán của Công ty chỉ cần nhập các số liệu trên sổ chi tiết là máy có thể tự tổng hợp số liệu trên các sổ tổng hợp. Hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty thực hiện trên cơ sở các hợp đồng, việc mua bán thực hiện theo từng lô hàng và hàng nhập khẩu về đợc vận chuyển đến tận kho của khách hàng hoặc giao ngay tại cảng nên phơng pháp tính giá theo giá thực tế đích danh dùng để xác định giá vốn hàng bán là đơn giản và chính xác.
Với quy mô và đặc điểm hoạt động kinh doanh nh công ty, các nghiệp vụ phát sinh có tần suất lớn, có giá trị cao, đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao thì việc lựa chọn hình thức ghi sổ “Nhật ký – chứng từ “ để hạch toán là phù hợp. Bởi sự kết hợp trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế cùng loại đã giảm bớt đáng kể khối lợng công việc ghi sổ kế toán so với các hình thức khác, đồng thời, cơ sở chứng từ để ghi sổ kế toán rõ ràng không bị trùng lặp, công việc kiểm tra, đối chiếu số liệu đợc dàn đều trong tháng. Mặt khác, tuy hình thức này có kết cấu mẫu sổ phức tạp nhng lại đợc lựa chọn và đợc chứng minh là sử dụng phù hợp, điều này chứng tỏ đội ngũ cán bộ kế toán phải có trình độ chuyên môn.
áp dụng hình thức ghi sổ kế toán này, hệ thống sổ sách của công ty đã đợc mở một cách thích hợp, hệ thống sổ chi tiết đợc mở hợp lý đối với tất cả các tài khoản tổng hợp cần ghi chép chi tiết nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý và bảo vệ tài sản, vật t, tiền vốn ở công ty. Mẫu sổ kế toán chi tiết ở đơn vị đa dạng và phù hợp với từng đối tợng kế toán cụ thể cần theo dõi chi tiết. Nh sổ chi tiết công nợ đợc theo dõi theo từng đối tợng cụ thể để biết đợc diễn biến tăng giảm công nợ đối với đối tợng đó, từ đó có những xử lý đúng đắn kịp thời trong hoạt động thanh toán.
Tuy nhiên, bên cạnh những u điểm kể trên, thì sổ sách của Công ty còn tồn tại một số nhợc điểm cần phải xem xét, để khắc phục và sửa chữa nhằm tránh những sai sót không đáng có.
1.5 Tổ chức hạch toán hàng hóa NK –
Về tổ chức hạch toán hàng NK: với hoạt động NK diễn ra tại công ty khá thờng xuyên và giá trị trên từng hợp đồng là khá lớn, lại chủ yếu thực hiện NK giao bán thẳng không qua kho nên việc công ty áp dụng phơng pháp kê khai th- ờng xuyên trong hạch toán lu chuyển hàng hóa NK là thích hợp. Phơng pháp này đảm bảo cung cấp thông tin một cách thờng xuyên liên tục, chính xác về tình hình biến động của hàng hóa NK trên các mặt nhập hàng, tiêu thụ, giúp cho việc bảo quản và quản lý hàng hoá tốt cả về giá trị và số lợng. Mặt khác, sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên đã đợc công ty vận dụng một cách linh hoạt đối với những mặt hàng không qua kho, nhập về giao bán thẳng, kế toán vẫn lập phiếu nhập và phiếu xuất kho hàng kinh doanh giao nhận thẳng để vẫn có thể theo dõi số lợng hàng hóa cũng nh giá vốn hàng hóa bán ra. Bên cạnh đó, việc lựa chọn nguyên tắc hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá thực tế hàng nhập theo tỷ giá nào thì bán theo tỷ giá ngày nhập đó là cũng phù hợp với điều kiện của công ty. Tỷ giá thực tế hàng ngày đợc kế toán thanh toán ngoại qua các ngân hàng nhận giấy báo tỷ giá cập nhật thờng xuyên.