Việc làm thủ tục Hải quan bao gồm ba bớc chủ yếu sau:
• Khai báo Hải quan: Cán bộ kinh doanh kê khai chi tiết về hàng hóa lên tờ khai để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Nội dung kê khai gồm: loại hàng, tên hàng, số lợng và khối lợng, giá trị hàng hóa nhập khẩu, phơng tiện vận tải, nhập khẩu từ nớc nào,…
• Xuất trình hàng hóa: Nếu hàng hóa nhập khẩu ít thì khi hàng lên bờ cán bộ kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm vận chuyển đến kho hải quan kiểm lợng, làm thủ tục hải quan và nộp thuế (nếu có). Còn nếu hàng nhập khẩu với khối lợng lớn thì việc kiểm tra hàng hóa và giấy tờ hải quan có thể diễn ra ở hai nơi: nơi giao nhận hàng hóa cuối cùng hoặc ngay tại cửa khẩu.
• Thực hiện quyết định của Hải quan: Công ty thực hiện nghiêm túc các quyết định của Hải quan khi nhận đợc quyết định của cơ quan này về số hàng nhập khẩu của Công ty.
- Bớc 8: Tiến hành giao nhận hàng.
Vì theo quy định của Nhà nớc các cơ quan vận tải (ga cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hóa nhập khẩu trên các phơng tiện vận tải từ nớc ngoài vào nên cán bộ kinh doanh chỉ cần hoàn thành các công việc nh đã đợc nêu trong chơng I.
-Bớc 9: Kiểm tra hàng hóa.
Hàng hóa nhập khẩu phải đợc cấp giấy chứng nhận đảm bảo hàng đủ phẩm chất và đợc phép nhập khẩu vào Việt Nam. Quá trình kiểm tra hàng nhập khẩu nhất thiết phải có sự chứng kiến của ngời đại diện Công ty.
- Bớc 10: Làm thủ tục thanh toán.
Để minh hoạ cho quá trình hạch toán nghiệp vụ NK trực tiếp tại Công ty, ta xét ví dụ về NK mặt hàng dầu giảm sóc vào quý III năm 2000 trong Công ty nh sau:
1.1 Về thủ tục nhập khẩu :–
Phòng kinh doanh số 3 tiến hành nghiên cứu, tiếp cận thị trờng trong và ngoài nớc (nhận biết hàng hóa, nắm vững thị trờng nớc ngoài cung cấp hàng NK và thị trờng trong nớc tiêu thụ hàng NK, lựa chọn khách hàng ) để nắm vững… những thông tin về loại dầu giảm sóc trên thị trờng, từ đó xác định đợc nhu cầu về loại hàng này, từ đó đề xuất phơng án kinh doanh NK số 8 NKD/P3.
Phơng án kinh doanh mua dầu giảm sóc (lập ngày 11/7) tiến hành nhập về 44 thùng dầu giảm sóc trong đó có 7 thùng SS-7 và 35 thùng SS-8 từ Công ty Itochu Corporation, Tokyo-Nhật Bản để bán cho Công ty TNHH phụ tùng xe máy ôtô Machino theo hợp đồng nội ký kết cung cấp mặt hàng này cùng ngày 11/7.
Sau khi đánh giá hiệu quả và phê duyệt phơng án kinh doanh NK dầu giảm sóc phòng kinh doanh 3, Công ty XNK Máy Hà Nội và bên đối tác Itochu Corporation đã trao đổi qua lại bằng fax để sửa đổi một số điều khoản, và cả hai bên đã đi đến thống nhất ký kết “Hợp đồng ngoại” ngày 11/7/2000. Hợp đồng ngoại đợc lập dựa trên cơ sở của đơn đặt hàng với các điều khoản đã đợc sửa đổi. Hợp đồng do phòng kinh doanh 3 lập( 2 bản bằng tiếng Anh, 2 bản bằng tiềng Việt). Sau khi ban giám đốc thông qua, tiến hành gửi một bản tiếng Anh cho Công ty Itochu Corporation, Tokyo-Nhật Bản.
Nội dung của bản hợp đồng gồm một số điều khoản sau: HợP ĐồNG Số: BFS MPS 25–
Ký kết giữa: Ngày 11 / 07 / 2000 - Đơn vị nhập khẩu ( bên mua ): Công ty XNK Máy Hà Nội.
Địa chỉ: Số 8 Phố Tràng Thi, Hà Nội, Việt Nam.
Fax : 84.4.8289642 Tel : 84.4.8245664
- Đơn vị xuất khẩu ( bên bán ): Công ty Itochu Corporation.
Địa chỉ : 5-1, Kita-Aoyama 2-chome, Minato-ku,Tokyo 107-77, Japan. Fax : 81.3.5414.8372 Tel : J23111 ITOCHU
Mặt hàng Số lợng Đơn giá Thành tiền
SS – 7 9 thùng 34.500 JPY 310.500 JPY SS – 8 35 thùng 34.500 JPY 1.207.500 JPY 44 thùng 1.518.000 JPY
- Ngày giao hàng: 07 / 08 / 2000
- Phơng thức thanh toán: Thanh toán trớc (advance payment) cho ngân hàng Dai-ichi. Trụ sở tại Tokyo. Tài khoản số: 0100518 – theo phơng thức điện chuyển tiền.
- Vận chuyển bằng đờng biển. Container 20 fit
- Cảng đến: Hải Phòng, Việt Nam.
- Kiểm tra : Bên xuất khẩu là ngời cuối cùng chịu trách nhiệm về nguồn gốc hàng hóa.
MACHINOIMPORT HANOI ITOCHU CORPORATION
Ngày 12 / 07 / 2000: Cán bộ kinh doanh Công ty XNK Máy Hà Nội điền
mẫu điện chuyển tiền và nộp thủ tục kèm theo để kế toán thanh toán ngoại mang nộp ngân hàng.
1.2 Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp:–
1.2.1 Tổ chức chứng từ :–
• Các chứng từ sử dụng:
- Hợp đồng nhập khẩu
- Bộ chứng từ nhập khẩu gồm: Hoá đơn thơng mại
Chứng từ bảo hiểm
Giấy chứng nhận phẩm chất
Giấy chứng nhận số lợng, trọng lợng Giấy chứng nhận xuất xứ
Phiếu đóng gói
- Chứng từ hải quan : Tờ khai hàng hóa NK ( Tờ khai hải quan ), Giấy phép NK (nếu có)
- Chứng từ kho hàng : biên lai kho hàng, chứng chỉ lu kho
- Chứng vận tải trong nớc hay còn gọi là vận đơn trong nớc.
- Giấy báo Nợ, Có của ngân hàng
- Phiếu chi tiền mặt, séc, phiếu thanh toán tạm ứng trả cho chi phí NK
- Bảng kê tính thuế, giấy thông báo thuế,quyết định của hải quan về việc điều chỉnh thuế, biên lai thuế NK, GTGT hàng NK
Theo hợp đồng ngoại ký kết trên, phơng thức thanh toán hai bên thoả thuận là theo phơng thức điện chuyển tiền, trả trớc tiền hàng cho đối tác xuất khẩu. Phơng thức này có thủ tục đơn giản, thời gian thanh toán nhanh nhng việc thanh toán lại hoàn toàn phụ thuộc vào thiện trí và khả năng của ngời NK , bên cạnh đó thì quyền lợi của ngời xuất khẩu cũng khó đợc bảo đảm. Vì vậy, phơng thức này thờng đợc dùng để thanh toán với các khoản thanh toán nhỏ, hai bên có độ tin cậy lẫn nhau.
• Trình tự luân chuyển chứng từ:
- Quy trình thanh toán hàng hóa NK theo phơng thức điện chuyển tiền của Công ty diễn ra nh sau:
(2)
(5) (1) (3)
(4)
_Bớc 1: Sau khi thoả thuận ký kết hợp đồng thơng mại quốc tế, ngày 12/07,
phòng kế toán cử kế toán thanh toán ngoại đến ngân hàng Vietcombank ra lệnh chuyển tiền đến cho ngân hàng đại lý ở Nhật ( ngân hàng Dai-ichi) để trả tiền tr- ớc theo thoả thuận hợp đồng cho ngời xuất khẩu.Việc trả tiền trớc kèm điều kiện yêu cầu ngân hàng Dai-ichi của đối tác xuất khẩu phải đứng ra bảo lãnh cho đối tác xuất khẩu khi gặp rủi ro trong thanh toán chuyển hàng NK cho Công ty XNK Máy Hà Nội.
Bớc 2: Ngày 12/07, ngân hàng chuyển tiền sau khi kiểm tra thấy sự bảo lãnh
của ngân hàng Dai-ichi là hợp lệ, đủ khả năng thanh toán thì sẽ trích tài khoản của Công ty XNK Máy Hà Nội để chuyển tiền cho ngân hàng Dai-ichi (ngân hàng bên đối tác xuất khẩu), đồng thời gửi giấy báo nợ, báo đã thanh toán cho ngời xuất khẩu.
Bớc 3: Ngân hàng Dai-ichi chuyển tiền cho đối tác xuất khẩu.
Bớc 4: Sau khi nhận đợc tiền thanh toán trớc, đối tác xuất khẩu cung cấp
hàng hóa, dịch vụ cho Công ty XNK Máy Hà Nội đồng thời chuyển giao toàn bộ chứng từ cho ngời NK .
Bớc 5: Ngân hàng chuyển tiền kiểm tra và gửi cho Công ty XNK Máy Hà
Nội bộ chứng từ đầy đủ, hợp lệ theo hợp đồng thoả thuận.
- Khi nhận đợc giấy báo hàng đã về cảng, Công ty chuẩn bị các điều kiện và phơng tiện để đi nhận hàng. Ngời chịu trách nhiệm về NK lô hàng mang bộ chứng từ NK đến địa diểm nhận hàng, xuất trình vận đơn cho ngời chuyên chở để dỡ hàng, làm thủ tục giám định hàng hóa, thủ tục hải quan. Cán bộ đợc cử đi có trách nhiệm kê vào tờ khai hàng hóa NK và nhận giấy thông báo thuế, phụ thu (nếu có) khi hải quan kiểm nhận hàng đúng số liệu ghi trong tờ khai và chứng từ có liên quan. Công ty có nghĩa vụ phải nộp đủ số thuế và phụ thu(nếu có) theo thời hạn trong giấy thông báo thuế. Ngoài ra công ty còn phải nộp tiền lu kho, lu bãi nếu hàng bị giữ tại cảng.
Ngân hàng chuyển tiền Ngân hàng đại lý
Ngời chuyển tiền
- Sau khi hoàn tất các thủ tục trên, toàn bộ hàng hóa NK đợc giao bán thẳng theo hợp đồng nội đã ký . Mọi chi phí liên quan đến bốc dỡ, vận chuyển giao bán thẳng đều phải có giấy tờ kèm theo để sau này kế toán có căn cứ hạch toán.
Sau cùng, tất cả các chứng từ đều đợc chuyển cho phòng tài chính-kế toán một bộ để làm căn cứ hạch toán chi tiết và tổng hợp.
1.2.2- Tố chức hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp:
Kế toán nghiệp vụ NK trực tiếp là quá trình ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác và đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình lu chuyển hàng hóa NK. Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán quá trình lu chuyển hàng hóa NK và sử dụng tỷ giá ngoại tệ do ngân hàng ngoại thơng công bố tại thời điểm thanh toán.
- Tài khoản kế toán Công ty sử dụng trong hạch toán lu chuyển hàng hóa NK :
• TK 111- Tiền mặt (TK 1111- Tiền Việt Nam).
• TK 112- Ngoại tệ (TK 1121- Tiền Việt Nam, TK1122- Ngoại tệ).
• TK 1331- Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ.
• TK 144- Thế chấp, ký quỹ, ký cợc ngắn hạn.
• TK 156- Hàng hóa (TK 1561- Trị giá hàng mua).
• TK 331- Phải trả ngời bán.
• TK 333-Thuế và các khoản phải nộp Ngân sách (TK 3331- Thuế GTGT phải nộp và TK 3333- Thuế xuất nhập khẩu).
• TK 413- Chênh lệch tỷ giá.
• TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Khác với chế độ, kế toán quá trình NK hàng hóa đã không sử dụng các TK 151- Hàng đang đi đờng, TK157-Hàng gửi bán, TK 1562-Chi phí mua hàng, TK 641-Chi phí bán hàng, tài khoản ngoài bảng TK 007- Ngoại tệ các loại, để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình NK hàng hóa. Do vậy, hạch toán quá trình NK trực tiếp hàng hóa ở công ty có một số điểm khác biệt so với chế độ, quá trình NK trực tiếp đợc thực hiện nh sau:
Sơ đồ kế toán nhập khẩu trực tiếp tại Công ty xuất nhập khẩu máy hà nội
( tỷ giá thực tế )
TK 111, 112 TK 156 TK 632
Mua hàng thanh toán ngay
(1)
TK 331
Đã thanh toán Cha thanh toán
(2) thanh toán trớc (3) Hàng NK chuyển đi
tiêu thụ kỳ này
Thuế NK đã nộp Thuế nhập khẩu
(5) (4)
TK 33312 TK1331
Nộp thuế GTGT của hàng NK Thuế GTGT
(6) (7) của hàng NK
TK 642
Chi phí thực tế
phát sinh trong kỳ
- Sổ sách kế toán : Hình thức tổ chức sổ kế toán mà Công ty đang sử dụng là hình thức Nhật ký chứng từ và áp dụng trên máy vi tính (chơng trình CADS). Vì vậy hàng ngày kế toán Công ty chỉ cần nhập các số liệu vào máy theo từng nghiệp vụ phát sinh, máy sẽ tự động ghi vào các sổ chi tiết và các sổ tổng hợp có liên quan. Để ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ phát sinh trong hoạt động nhập khẩu hàng hóa, kế toán sử dụng các loại sổ sau:
Tài khoản
Sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tổng hợp
1111 - Sổ Quỹ tiền mặt. - Sổ NKCT 1.
1121 1122 1122