khẩu ở Công ty hàng giao bán tay ba hay hàng chuyển bán thẳng tới kho của ng- ời mua hoặc hàng bán tại kho, kế toán Công ty đều tiến hành hạch toán giống nhau trên TK 156. Cụ thể là khi kết chuyển giá vốn hàng bán kế toán Công ty đã phản ánh nh sau:
Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán
Có TK 1561- Trị giá hàng nhập khẩu đợc tiêu thụ.
Cách hạch toán nh vậy sẽ không phản ánh rõ ràng hàng hóa nào đợc nhập khẩu rồi mới bán và hàng hóa nào đợc bán ngay tại cảng hoặc chuyển thẳng đến kho ngời mua. Vậy, kế toán Công ty cần sử dụng thêm tài khoản TK 151 để phản ánh rõ ràng trị giá hàng nhập khẩu đợc giao tay ba hoặc TK 157 để phản ánh hàng đợc vận chuyển thẳng đến kho ngời mua làm cơ sở kiểm tra, giám sát và xác định kết quả kinh doanh của nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá. Kế toán Công ty nên thực hiện nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập khẩu nh sau:
Hàng nhập khẩu cha về mà phòng kế toán đã nhận đợc đầy đủ chứng từ , ghi: Nợ TK 151
Có TK 331
Khi hàng về đến Cảng, ga, sân bay hay biên giới:
• Nếu hàng về nhập kho, ghi: Nợ TK 1561
Có TK 151
Hàng đợc tiêu thụ, ghi: Nợ TK 632
Có TK 1561
• Nếu hàng chuyển thẳng đến kho ngời mua chờ chấp nhận, ghi: Nợ TK 157
Có TK 151
Hàng đợc tiêu thụ, ghi: Nợ TK 632
Có TK 157
• Nếu hàng nhập khẩu đợc bán buôn trực tiếp (Ngời mua nhận hàng ngay tại Cảng, ga, sân bay,...), kế toán ghi:
Nợ TK 632
Có TK 151: Bán buôn trực tiếp (Ngời mua nhận hàng ngay tại cảng). Hàng về cùng chứng từ kế toán Công ty phải phản ánh nh sau:
• Khi hàng nhập kho, ghi: Nợ TK 1561
Có TK 331
Hàng đợc tiêu thụ, ghi: Nợ TK 632
Có TK 1561 Bán buôn tại kho ( Công ty bán hàng ngay tại kho).
• Khi hàng chuyển thẳng đến kho ngời mua chờ chấp nhận thanh toán, ghi:
Nợ TK 157 Có TK 331
Hàng đợc tiêu thụ, ghi: Nợ TK 632
Có TK 157 Bán buôn vận chuyển thẳng (Công ty chuyển thẳng hàng tới kho của bên mua).
• Khi hàng giao tay ba, ghi: Nợ TK 632
Có TK 331
5- ý kiến nhằm hoàn thiện hạch toán chi phí kinh doanh và quản lý kinh doanh
Về hạch toán chi phí của công ty nên phân tích rõ ràng giữa chi phí mua hàng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, các loại chi phí phải đợc hạch toán riêng và đúng quy định, điều này giúp cho bộ phận kế toán có thể tính đúng giá vốn hàng bán, phân tích tình hình chi phí tiêu thụ hàng hóa để từ đó có những biện pháp tích cực nhằm tăng nhanh số lợng hàng hoá tiêu thụ. Ta có thể hạch toán các khoán chi phí đó nh sau:
• Nên tách chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo đúng nội dung kinh tế mà chế độ kế toán đã quy định. Tập hợp chi phí bán hàng những chi phí phát sinh khi thực hiện bán hàng hóa.
Nợ TK 641( 6411 6418)-Chi phí bán hàng phát sinh… Có TK 111, 112, 331…
• Mọi chi phí có liên quan đến toàn bộ hoạt động chung của doanh nghiệp không liên quan đến các hoạt động mua bán hàng hóa thì tập hợp vào TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nợ TK 642 ( 6421 6428)- … Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh Có TK 111, 112, 331 .…
Kế toán tuân thủ những nguyên tắc tập hợp chi phí trên thì hiệu quả tiêu thụ hàng hóa của công ty mới đợc phản ánh đúng, công ty mới có những biện pháp để giảm chi phí quản lý chung tăng chi phí bán hàng cho việc thúc đẩy tiêu thụ 88
sản phẩm. Vấn đề này sẽ giải quyết đợc nếu kế toán của công ty tôn trọng chế độ tập hợp chi phí đã quy định.
6-ý kiến nhằm hoàn thiện về lập dự phòng phải thu khó đòi
Do tính chất đặc biệt của nghiệp vụ NK máy móc, dây chuyền sản xuất, phụ tùng của công ty th… ờng ít nhập qua kho nhng giá trị thanh toán lớn, rủi ro tổn thất cao, thời gian hoàn thành một hợp đồng dài nên thực sự cần thiết phải lập dự phòng phải thu khó đòi. Để đề phòng nợ phải thu thất thu khi khách hàng không có khả năng trả nợ, đồng thời để xác định giá trị thực tế của một khoản tiền tồn tại trong thanh toán khi lập báo cáo tài chính.
Nguyên tắc để lập dự phòng phải thu khó đòi là chỉ đợc phép lập dự phòng với những khoản phải thu khi đã có những bằng chứng tin cậy về sự khó đòi nh khi khách hàng bị phá sản, bị thiệt hại lớn, đơn vị đã làm thủ tục đòi nhiều lần nhng không có kết quả. Lập dự phòng phải thu khó đòi phải tính riêng cho từng khoản mục. Đối với những khoản mục phải thu kéo dài trong nhiều năm, doanh nghiệp đã cố gắng bằng nhiều biện pháp vẫn không thu đợc thì phải làm thủ tục xoá nợ theo quy định của chế độ.
Tài khoản sử dụng là TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi.
Bên Nợ : - Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi không dùng đến - Số thiệt thực tế về nợ phải thu khó đòi không đòi đợc đã xử lý. Bên Có : - Trích lập dự phòng cho niên độ tới.
D Có : - Số dự phòng phải thu khó đòi vào cuối niên độ kế toán. Mức dự phòng phải thu khó đòi đợc tính theo công thức sau:
Mức dự phòng Số nợ phải thu Số phần trăm có phải thu khó đòi = khó đòi * khả năng mất
Quy trình hạch toán các khoản dự phòng phải thu khó đòi có thể khái quát qua sơ đồ sau :
TK 721 TK 139 TK 6426
Hoàn nhập dự phòng Trích lập dự phòng cho
không dùng đến niên độ tới
- Khi có quyết định xoá nợ phải thu khó đòi của cấp trên có thẩm quyền Nợ TK 642
Có TK 131
Và Nợ TK 004- Nợ khó đòi đã xử lý
7-ý kiến nhằm hoàn thiện về tổ chức hệ thống sổ sách
Việc sử dụng sổ sách kế toán cha thống nhất mặc dù một mặt Công ty đã áp dụng kế toán máy nhng mặt khác kế toán Công ty vẫn sử dụng sổ sách để ghi chép điều đó chứng tỏ công tác kế toán cha đợc cơ giới hóa hoàn toàn. Hiện nay công tác kế toán tại Công ty cũng có sử dụng máy tính nhng chỉ dừng lại ở việc tạo lập và in các bảng biểu kế toán, cha khai thác đợc tối đa các tác dụng của máy vi tính. Để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công tác kế toán, thì Công ty nên tổ chức tìm hiểu và lựa chọn thêm các phần mềm kế toán hiện đang phổ biến trên thị trờng sao cho phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty để nâng cao chất lợng, hiệu quả của công tác kế toán. Một số phần mềm kế toán hiện nay Công ty có thể tham khảo: phần mềm kế toán excel, phần mềm kế toán effect, kế toán Việt, kế toán Mỹ,…
Để theo dõi và ghi sổ khách hàng giao cho công nhận NK uỷ thác công ty sau khi theo dõi các nghiệp vụ phát sinh trong đối với từng khách hàng trên sổ chi tiết TK 3388, thì cuối kỳ công ty nên hiệu chỉnh sử dụng máy tính để tổng hợp theo dõi trên NK-CT số 7 chứ không phải trên NK-CT số5, bởi theo chế độ quy định NK-CT số đợc dùng để vào sổ tổng hợp cho các khoản phải trả nhà cung cấp.
Mặt khác, kết cấu sổ kế toán của công ty nên có những xem xét lại cho hợp lý hơn một mặt nâng cao công tác kế toán của công ty, một mặt phản ánh các thông tin kế toán đợc chính xác . Riêng NK-CT số 8 Công ty có thể nên tách NK-CT số 8 ra theo dõi cho từng nhóm tài khoản nh:
- NK-CT số 8 ghi Có nhóm TK 156,157,131
- NK-CT số 8 ghi Có nhóm TK loại 5 ( 511, 531, 532) - NK-CT số 8 cho nhóm TK loại 6 (632,641,642)
- NK-CT số 8 chonhóm TK loại 7,8 ( 711,721,811,821) .…
Việc chia tách NK-CT số 8 ra theo các nhóm nhỏ sẽ giúp cho kế toán có thể làm cho kết cấu cột của sổ không bị quá phình nh khi theo dõi đồng thời các TK ghi Có 156,157,131 ,911 trên chỉ tiêu cột, đồng thời,việc phân tách NK-Ct… số 8 theo nhóm nh vậy sẽ giúp cho công tác ghi chép kế toán sẽ đơn giản hơn và khi cần xem xét,kiểm tra, đối chiếu sẽ dễ dàng hơn.
Dựa trên mẫu sổ của công ty, mẫu NK-CT số 8 của các nhóm TK có thể nh sau: Nhật ký- chứng từ số 8 Từ ngày 01/08/2000 đến ngày 30/08/2000 Ghi Có nhóm TK loại 5 TK Tên TK ghi Nợ Tổng PS TK Có 5111 TK Có 5112 TK Có 531 TK Có532 90
111112 112 113 131 511 …… Tiền mặt Tiền gửi ngân hàng
Tiền đang chuyển Phải thu khách hàng DT bán hàng .. …… . …… ……… ……… .. ……… .. …… .. ……… Nhật ký- chứng từ số 8 Từ ngày 01/08/2000 đến ngày 30/08/2000 Ghi Có các TK 156,157,131
TK Tên tài khoản Tổng PS TK Có 131 TK Có 156 TK Có 157
111112 112 632 . … Tiền mặt Tiền gửi ngân hàng
Giá vốn hàng bán . …… . ……… ……… ………… ……… . …… .. …… ……… .. …… .. …… . ……… . …… .. …… . ………
8- Hoàn thiện một số công tác quản lý và tổ chức xung quanh vấn đề NK