(1) Kiểm sốt nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sĩt, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập. Một hệ thống kiểm sốt nội bộ vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho cơng ty:
- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế tốn và báo cáo tài chính của cơng ty.
- Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với cơng ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của cơng ty gây ra.
- Giảm bớt rủi ro sai sĩt khơng cố ý của nhân viên mà cĩ thể gây tổn hại cho cơng ty.
- Giảm bớt rủi ro khơng tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của cơng ty.
- Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro khơng cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ.
Khơng phải cứ doanh nghiệp cĩ quy lớn thì mới cần hệ thống kiểm sốt nội bộ cịn DNNVV thì khơng cần. Hệ thống kiểm sốt nội bộ cần thiết cho mọi doanh nghiệp và tất nhiên tuỳ theo quy mơ và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp mà thiết kế cho phù hợp.
Thơng thường, khi cơng ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống kiểm sốt nội bộ cũng trở nên to lớn hơn vì người chủ cơng ty sẽ gặp nhiều khĩ khăn hơn trong việc giám sát và kiểm sốt các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân.
(2).Việc thực hiện thành cơng các biện pháp kiểm sốt nội bộ địi hỏi một số nguyên tắc chung:
- Một mơi trường văn hố nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo đức và phân cơng trách nhiệm rõ ràng.
- Quy trình hoạt động và quy trình kiểm sốt nội bộ được xác định rõ ràng bằng văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ cơng ty.
- Các hoạt động rủi ro được phân tách rõ ràng giữa những nhân viên khác nhau.
- Tất cả các giao dịch phải được thực hiện với sự uỷ quyền thích hợp. - Mọi nhân viên đều phải tuân thủ hệ thống kiểm sốt nội bộ.
- Trách nhiệm kiểm tra và giám sát được phân tách rõ ràng. - Định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập.
- Mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản.
- Định kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm sốt nội bộ.
(3) Một số đề xuất chung:
- Nội quy, quy định làm việc trong doanh nghiệp phải thực hiện bằng văn bản rỏ ràng.
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ địi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng sau đây:
+ Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế tốn.
+ Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế tốn. - Tăng cường kiểm sốt vật chất.
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện. - Phân tích sốt xét lại việc thực hiện.
- Tách bộ phận thủ quỹ ra khỏi phịng kế tốn hoặc lấy ngân hàng làm thủ quỹ.
- Một số bộ phận cảm tính nên trả lương thật cao cho họ.
(4). Ví dụ: Khi kiểm sốt tiền thì tác giả đưa ra một số vấn đề cĩ liên quan như sau :
(4.1) Yêu cầu của kiểm sốt nội bộ: Muốn kiểm sốt nội bộ hữu hiệu đối với tiền cần phải đáp ứng những yêu cầu cơ bản sau :
+ Thu đủ: Mọi khoản tiền đều phải được thu đầy đủ, gửi vào ngân hàng hay nộp vào quỹ trong khoảng thời gian sớm nhất.
+ Chi đúng : tất cả các khoản chi đều phải chi đúng mục đích, phải được xét duyệt và phải được ghi chép đúng đắn.
+ Phải duy trì số dư tồn quỹ hợp lý. (4.2) Các nguyên tắc kiểm sốt nội bộ: + Nhân viên phải đủ khả năng liêm chính.
+ Aùp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm: Nghĩa là khơng cho phép bất cứ cá nhân nào thực hiện các chức năng từ bắt đầu cho đến khi kết thúc nghiệp vụ. Một số doanh nghiệp cĩ quy mơ trung bình cỏ thể phân cơng cụ thể như sau:
Nhân viên A phụ trách duyệt chi mua hàng.
Nhân viên B ghi nhận nghiệp vụ mua vào sổ sách kế tốn để theo dõi nợ phải trả người bán.
Nhân viên D bảo quản hàng tồn kho.
Nhân viên E giữ quỹ và thanh tốn tiền cho người bán khi đến hạn thanh tốn.
+ Tập trung đầu mối thu.
+ Ghi chép kịp thời và đầy đủ số thu.
+ Nộp ngay số tiền thu được trong ngày vào quỹ hay ngân hàng.
+ Cĩ biện pháp khuyến khích các người nộp tiền yêu cầu cung cấp biên lai hoặc phiếu thu tiền.
+ Thực hiện tối đa những khoản chi qua ngân hàng, hạn chế chi bằng tiền mặt.
+ Cuối mỗi tháng, thực hiện đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế. (4.3) Một vài thủ tục kiểm sốt nội bộ điển hình trong quá trình thu tiền: - Trường hợp thu trực tiếp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ:
Khi bán hàng hoặc trực tiếp thu tiền để ngăn chặn khả năng nhân viên bán hàng chiếm dụng số tiền thu được và khơng ghi nhận các khoản này, người quản lý cần tách rời giữa chức năng bán hàng và chức năng thu tiền.
Đối với các đơn vị dịch vụ như khách sạn, nhà hàng … đơn vị cĩ thể giao cho một nhân viên thu ngân độc lập với bộ phận cung cấp dịch vụ để lập phiếu tính tiền hoặc hố đơn.
Đối với doanh nghiệp bán lẻ, một nhân viên thường phải đảm nhiệm nhiều việc như bán hàng, nhận tiền, ghi sổ. Trong điều kiện đĩ, thủ tục kiểm sốt tốt nhất là sử dụng thiết bị thu tiền. Cuối ngày, đối chiếu giữa số tiền nộp với số liệu theo dõi trên máy. Nếu khơng trang bị được máy tính tiền thì yêu cầu nhân viên bán hàng lập báo cáo bán hàng hàng ngày.
(5) Những rủi ro thường gặp và đề xuất giải pháp liên quan đến kiểm sốt nội bộ của quá trình bán hàng.
(i) Nhân viên bán hàng nhận ĐĐH của khách hàng. Điều này cĩ thể dẫn đến một số rủi ro như nhân viên bán hàng cho khách hàng mua chịu quá nhiều, làm phát sinh các khoản nợ khĩ địi. Để hạn chế rủi ro này. Thứ nhất, Chủ doanh nghiệp phải cĩ nhiệm vụ "xét duyệt chính sách bán chịu" như ban hành một bộ "chính sách bán chịu" đối với một số khách hàng thường xuyên, giúp nhân viên bán hàng dễ tiến hành cơng việc. Đối với khách hàng khơng thường xuyên, cần cĩ qui định buộc nhân viên bán hàng phải trình chủ doanh nghiệp xin ý kiến về hạn mức bán chịu trước khi chấp nhận ĐĐH của khách. Thứ hai, Người hoặc phịng chịu trách nhiệm phê duyệt hạn mức bán chịu nên được tách biệt khỏi người hoặc phịng chịu trách nhiệm bán hàng.
(ii) Thủ kho xuất kho hàng hĩa và giao cho khách hàng. Điều này cĩ thể gây ra rủi ro như thủ kho xuất hàng hĩa khơng đủ tiêu chuẩn theo ĐĐH, làm phát sinh thêm các khoản chi phí bán hàng do khách hàng khơng chấp nhận và trả lại hàng. Để hạn chế rủi ro này, thứ nhất Bộ phận giao hàng nên lưu giữ nhiều liên của phiếu giao hàng. Các phiếu giao hàng cần được đánh số trước và cần được lập dựa trên đơn đặt hàng đã được phê duyệt. Phiếu giao hàng là một bản ghi về số lượng hàng đã giao và cung cấp các thơng tin cần thiết để cho người vận chuyển nội bộ của cơng ty hoặc cơng ty vận chuyển bên ngồi cĩ thể tiến hành giao hàng. Nếu cĩ thể áp dụng được, phiếu giao hàng nên cĩ tham chiếu chéo đến phiếu đĩng gĩi trước khi vận chuyển1. Ngồi ra, nếu Cơng ty sử dụng dãy số hoặc mã vạch thì phiếu giao hàng nên cĩ tham chiếu chéo đến dãy số hoặc mã vạch đĩ. Cuối cùng, phiếu giao hàng phải được khách hàng ký để cơng ty cĩ bằng chứng về khách hàng đã thực tế nhận được hàng và chấp nhận hàng đĩ. Thứ hai, chủ doanh nghiệp nên giám sát khi thủ kho xuất và giao hàng cho khách.
Hĩa đơn khống (khơng bán hàng nhưng vẫn xuất Hĩa đơn) hoặc xuất Hĩa đơn đúp (xuất hĩa đơn hai lần). Để hạn chế rủi ro này, chủ doanh nghiệp phải đối chiếu số lượng hàng xuất trên Hĩa đơn với Phiếu xuất kho, ngồi ra chủ doanh nghiệp phải kiểm sốt trực tiếp lượng hàng tồn trong kho.
Hố đơn chỉ nên lập căn cứ vào:
1. Phiếu giao hàng đã được khách hàng ký nhận;
2. Đơn đặt hàng đã được đối chiếu với phiếu giao hàng;
3. Hợp đồng giao hàng, nếu cĩ. Cơng ty nên ghi lại trên hố đơn hoặc trên sổ sách kế tốn số tham chiếu đến phiếu giao hàng hoặc mã số đơn đặt hàng để giúp kiểm tra tham chiếu.
Cơng ty nên sử dụng một bảng giá đã được phê duyệt để giúp cho việc ghi chính xác giá bán trên hố đơn.
Một người độc lập như kế tốn thuế hoặc kiểm tốn nội bộ nên tiến hành kiểm tra giá bán và việc cộng trừ trên hố đơn theo cách hoặc là ngẫu nhiên hoặc là đối với những hố đơn vượt quá một giá trị nhất định.
3.2.5 Giải pháp về ứng dụng cơng nghệ thơng tin
Việc áp dụng cơng nghệ thơng tin vào tổ chức cơng tác kế tốn mang lại cho doanh nghiệp các lợi ích như : hạn chế sai sĩt trong quá trình tính tốn, xử lý số liệu; bảo vệ an tồn dữ liệu; đảm bảo tính chính xác và kịp thời của thơng tin cung cấp Trên cơ sở đĩ tác giả đề nghị một số giải pháp sau:
(1) Sử dụng phần mềm kế tốn cĩ nhiều tính năng : lập báo cáo kế tốn tài chinh, báo cáo kế tốn quản trị, phần mềm khai báo thuế, quản lý nhân sự, tính lương …
Tuy nhiên khi sử dụng phần mềm kế tốn sẽ đem lại một số bất lợi như khơng kiểm sốt được việc sửa đổi dữ liệu của nhân viên. Do đĩ muốn tận dụng cơng nghệ thơng tin một cách hiệu quả thì nên tạo cho mỗi kế tốn viên một tài
khoản người sử dụng và mật khẩu duy nhất, đồng thời thiết kế phần mềm kế tốn để vận hành với đúng tài khoản người sử dụng đĩ sẽ giúp giới hạn quyền sử dụng phần mềm đối với kế tốn viên.
(2) Khuyến khích đơn vị sử dụng mã số mã vạch
Để tạo thuận lợi và nâng cao năng suất, hiệu quả trong bán hàng và quản lý kho người ta thường in trên hàng hố một loại mã hiệu đặc biệt gọi là mã số mã vạch của hàng hố. Mã số mã vạch của hàng hố bao gồm hai phần: mã số của hàng hố và mã vạch là phần thể hiện mã số bằng vạch để cho máy đọc. Mã số của hàng hố là một dãy con số dùng để phân định hàng hố, áp dụng trong quá trình luân chuyển hàng hố từ người sản xuất, qua bán buơn, lưu kho, phân phối, bán lẻ tới người tiêu dùng. Nếu thẻ căn cước giúp ta phân biệt người này với người khác thì mã số hàng hố là “thẻ căn cước” của hàng hố, giúp ta phân biệt được nhanh chĩng và chính xác các loại hàng hố khác nhau.
(3) Doanh nghiệp nên tạo thĩi quen trao đổi qua email. Đây là một hình thức trao đổi thơng tin rẻ, hiệu quả. DN cũng nên hưởng ứng các dịch vụ cơng của Nhà nước như khai báo thủ tục thuế, hải quan điện tử qua mạng. Đây là những thủ tục bắt buộc, trước sau gì DN cũng phải tham gia cuộc chơi này.
3.3 Một số kiến nghị
3.3.1 Kiến nghị với bộ tài chính
- Tăng cường hơn nữa về việc mở các lớp bồi dưỡng và cấp chứng chỉ kế tốn trưởng, chứng chỉ hành nghề kế tốn. Đồng thời cũng cần giám sát chặt chẽ về việc này.
- Kiểm tra các doanh nghiệp về việc tuân thủ các quy định trong việc bố trí người làm phụ trách kế tốn, kế tốn trưởng. Bởi vì rất nhiều doanh nghiệp hiện nay họ chỉ cĩ người làm kế tốn dưới dạng phụ trách kế tốn chưa cĩ chứng chỉ hành nghề cũng như chứng chỉ kế tốn trưởng.
- Tăng cường về số lượng và chất lượng của các đồn thanh tra, kiểm tra kế tốn hàng năm. Xử lý nghiêm túc những trường hợp khơng tuân thủ luật kế tốn.
- Nên thống nhất lại hai chế độ kế tốn doanh nghiệp theo QĐ 15 và QĐ 48 hiện nay thành một chế độ kế tốn doanh nghiệp thống nhất, bởi vì :
(1) Hiện nay chế độ kế tốn DNNVV theo QĐ 48 đã bộc lộ một số bất cập trong khi đĩ thì thực hiện theo QĐ 15 thì quá sức đối với các DNNVV.
(2) Một lý do khác mà các doanh nghiệp hiện nay khơng sử dụng QĐ 48 là vì khi mời kiểm tốn về họ kiểm tốn thì họ lại kiểm theo chế độ kế tốn theo QĐ 15.
(3) Hơn nữa, sự phát triển của doanh nghiệp là liên tục, giai đoạn này doanh nghiệp ở quy mơ nhỏ nhưng giai đoạn sau là quy mơ lớn, thì phải lại thay đổi chế độ kế tốn ảnh hưởng đến cả hệ thống quản trị doanh nghiệp. Nên chăng cĩ một chế độ kế tốn chung sẽ đảm bảo tính minh bạch, cơng bằng. Nếu doanh nghiệp lớn thì áp dụng tồn bộ, cịn DNNVV thì áp dụng từng phần.