3.2.2.1 Giải pháp về chứng từ kế tốn
Nhìn chung, các quy định về chứng từ kế tốn trong Luật kế tốn và Chế độ kế tốn là khá đầy đủ và chặt chẽ, cĩ tác dụng tốt cho việc ghi nhận thơng tin ban đầu và thực hiện việc kiểm tra, kiểm sốt các hoạt động kinh tế. Tuy nhiên, tác giả cĩ một số kiến nghị về chứng từ kế tốn áp dụng cho doanh nghiệp nĩi chung và doanh nghiệp nhỏ và vừa nĩi riêng như sau :
- Đối với chứng từ kế tốn mang tính chất bắt buộc thì doanh nghiệp cần sử dụng đúng theo quy định. Cịn đối với các chứng từ kế tốn mang tính chất hướng dẫn thì doanh nghiệp cần mạnh dạn thiết kế và sử dụng để để phục vụ cho việc ghi nhận và xử lý thơng tin theo mục tiêu kế tốn quản trị nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý cho chủ doanh nghiệp phù hợp với đặc điểm, trình độ quản lý của từng doanh nghiệp. Biết thế, nhưng do năng lực quản lý cịn hạn chế nên nhiều doanh nghiệp mặc dù đã tự thiết kế chứng từ kế tốn nhưng vẫn chưa cung cấp thơng tin cĩ hiệu quả. Chính vì thế, Bộ tài chính cần phải xem xét và thiết kế một số chứng từ kế tốn mang tính chất hướng dẫn để các DNNVV cĩ thể áp dụng trong thực tế nhằm nâng cao việc cung cấp thơng tin trong kế tốn.
- Nhà nước cần sớm nghiên cứu và ban hành quy chế và hướng dẫn về việc sử dụng và lưu giữ chứng từ điện tử. Trong giai đoạn hội nhập đang diễn ra
nhanh chĩng thì yêu cầu sử dụng chứng từ điện tử đang là một vấn đề mang tính thực tiễn cấp bách để đáp ứng các quan hệ giao dịch với các đối tác nước ngồi.
- Doanh nghiệp cần phải xây dụng quy chế về phê duyệt, luân chuyển, ghi nhận, sử dụng và lưu giữ chứng từ kế tốn để phục vụ tốt cho yêu cầu kiểm sốt nội bộ, truyền đạt thơng tin cũng như bảo đảm cơ sơ pháp lý và thực tiễn cho việc xác lập thơng tin kế tốn phục vụ cho các đối tượng sử dụng.
3.2.2.2 Giải pháp về hệ thống tài khoản
Tác giả đề xuất hai nhĩm giải pháp về hệ thống tài khoản kế tốn áp dụng cho kế tốn DNNVV.
Thứ nhất, cần hồn thiện lại hệ thống tài khoản kế tốn mà các DNNVV hiện nay đang sử dụng, cụ thể như sau:
(1). Tác giả cho rằng cần bổ sung thêm các tài khoản 144, 151, 337, 412 vào hệ thống tài khoản của Quyết Định 48.
Khi doanh nghiệp sử dụng chế độ kế tốn theo Quyết Định 48. Thực tế cho thấy việc giảm bớt những tài khoản này khơng làm cho hệ thống kế tốn đơn giản hơn mà cịn gây khĩ khăn trong cơng tác hạch tốn kế tốn vì các nghiệp vụ liên quan đến những tài khoản này vẫn thường xảy ra đối với DNVVN.
Theo hệ thống tài khoản kế tốn theo Quyết Định 48 cho thấy rằng TK 244 phản ánh khoản ký quỹ, ký cược trong dài hạn; TK 3386 phản ánh khoản nhận ký quỹ, ký cược trong ngắn hạn; TK 3414 phản ánh khoản nhận ký quỹ, ký cược trong dài hạn nhưng khơng thấy đề cập tới ký quỹ, ký cược ngắn hạn. Đây là một tài sản ngăn hạn mà nghiệp vụ phát sinh liên quan tới nĩ cũng khơng phải hiếm trong các DNNVV.
Đối với hàng mua đang đi đường cũng thường xuyên phát sinh ở bất cứ một doanh nghiệp nào khơng cần phân biệt lớn hay nhỏ. Nhưng theo Quyết Định 48 thì đối với khoản hàng mua đang đi đường lập hồ sơ riêng để theo dõi và chờ khi
nguyên vật liệu nhập kho mới tiến hành ghi sổ thì điều này khơng hợp lý trong khi doanh nghiệp đã thanh tốn rồi hoặc đã chấp nhận thanh tốn.
Theo khảo sát thực tế số lượng DNNVV kinh doanh trong lĩnh vực xây lắp cũng khơng phải ít. Do đĩ khi các doanh nghiệp thanh tốn theo tiến độ hợp đồng xây dựng nếu khơng sử dụng TK 337 sẽ gặp khĩ khăn trong quá trình hạch tốn.
(2). Tác giả cho rằng việc sắp xếp các tài khoản kế tốn vẫn chưa tuân thủ nguyên tắc chung. Chẳng hạn, trong loại 2 “tài sản dài hạn”, các tài khoản phản ánh tài sản cố định được xếp trước các tài khoản phản ánh đầu tư tài chiùnh dài hạn và bất động sản đầu tư. Như đã biết, tài sản cố định đã và đang đầu tư là bộ phận cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp. Bộ phận này cĩ khả năng chuyển đổi thành tiền chậm nhất và một khi doanh nghiệp đã bán tài sản cố định để thanh tốn thì doanh nghiệp đĩ khĩ mà tồn tại được.
Chính vì thế, theo tác giả, trình tự sắp xếp các tài khoản trong loại 2 “tài sản dài hạn” phải theo trình tự từ các khoản đầu tư tài chính dài hạn; bất động sản đầu tư; các khoản ký cược, ký quĩ dài hạn; chi phí trả trước dài hạn rồi mới đến tài sản cố định và chi phí xây dựng cơ bản dở dang. Và do vậy, ký hiệu các tài khoản cũng thay đổi tương ứng với trật tự sắp xếp trên.
(3). Mở tài khoản chi tiết cho các tài khoản thanh tốn
Để thu thập thơng tin lập báo cáo tài chính, việc yêu cầu phải mở các tài khoản thanh tốn chi tiết theo ngắn hạn và dài hạn chưa thống nhất.
Tác giả đề xuất như sau :
TK 131 : Phải thu khách hàng trong ngắn hạn (Chi tiết theo đối tượng). TK 231 : Phải thu khách hàng trong dài hạn (Chi tiết theo đối tượng).
(4). Nên tích hợp hệ thống tài khoản kế tốn tài chính với hệ thống tài khoản kế tốn quản trị.
Các Doanh nghiệp căn cứ vào hệ thống tài khoản kế tốn do Bộ Tài chính ban hành hoặc được Bộ Tài chính chấp thuận áp dụng cho doanh nghiệp để chi tiết hố theo các cấp (cấp 2, 3, 4,5) phù hợp với kế hoạch, dự tốn đã lập và yêu cầu cung cấp thơng tin của kế tốn quản trị trong doanh nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa thì trọng tâm của kế tốn quản trị là đi vào dự báo cho việc lập kế hoạch, quản trị chi phí và thiết kế thơng tin cho việc ra các quyết định. Do vậy, việc thiết kế tài khoản phải gắn với yêu cầu nhận diện định phí và biến phí, phân loại chi phí và doanh thu theo thực tế và theo dự tốn (hoặc định mức).
Xuất phát theo yêu cầu trên thì việc sử dụng tài khoản 154 để tính giá thành sản phẩm khơng cịn đáp ứng được mục tiêu của kế tốn quản trị. Do đĩ, để đáp ứng yêu cầu kế tốn quản trị thì việc phản ánh nên thực hiện theo Quyết định 15, cĩ nghĩa là việc tập hợp chi phí phát sinh vẫn phải dùng các tài khoản 621, 622, 627. Đồng thời, đối với các tài khoản phản ánh chi phí cĩ thể thêm một ký tự nào đĩ để giúp nhà quản lý trong việc phân loại yếu tố chi phí đĩ là định phí hay biến phí.
* Việc chi tiết hố các cấp tài khoản kế tốn dựa trên các yêu cầu sau: - Xuất phát từ yêu cầu cung cấp thơng tin kế tốn quản trị của từng cấp quản lý.
- Các tài khoản cĩ mối quan hệ với nhau cần đảm bảo tính thống nhất về ký hiệu, cấp độ,…(Ví dụ: TK 15411, 51111, 63211, 91111,...).
- Việc chi tiết hố tài khoản khơng được làm sai lệch nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép của tài khoản.
* Doanh nghiệp được mở tài khoản kế tốn chi tiết theo các cấp trong các trường hợp sau:
mặt hàng, bộ phận sản xuất, kinh doanh,...
- Kế tốn bán hàng và xác định kết quả kinh doanh theo từng cơng việc; Sản phẩm, mặt hàng, bộ phận sản xuất, kinh doanh,... (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Kế tốn hàng tồn kho theo từng thứ, loại.
- Kế tốn các nguồn vốn, các khoản vay, các khoản nợ phải thu, phải trả,...theo chủ thể và từng loại.
Ngồi ra tuỳ theo yêu cầu cung cấp thơng tin kế tốn quản trị mà doanh nghiệp thiết kế chi tiết hố các tài khoản kế tốn cho phù hợp.
Thứ hai, cần xây dựng chung một hệ thống tài khoản kế tốn thống nhất để áp dụng cho tồn doanh nghiệp. Khi đĩ cần chi tiết thêm tài khoản kế tốn nào DNNVV nên dùng và dùng ở mức độ nào.
3.2.2.3 Giải pháp về sổ kế tốn
Để phù hợp với trình độ chuyên mơn, khả năng ứng dụng cơng nghệ thơng tin hiện nay thì các doanh nghiệp nhỏ và vừa nên áp dụng thống nhất hình thức kế tốn: Nhật ký chung. Để hạn chế rủi ro trong việc xử lý số liệu như trùng lấp số liệu thì các doanh nghiệp khơng cần thiết phải sử dụng các sổ nhật ký chuyên dùng, cịn các sổ nhật ký chung và sổ cái được vẫn phải thực hiện theo mẫu thống nhất. Việc sử dụng hình thức nhật ký chung sẽ tạo ra cơ sở hịa nhập kế tốn Việt Nam với thơng lệ kế tốn thế giới, tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác kế tốn hơn vì dễ thống nhất trong việc mở sổ, dễ học tập, thực hành và đặc biệt là tạo thuận lợi cho việc kiểm sốt cơng tác tổ chức kế tốn của các doanh nghiệp.
Bên cạnh các sổ kế tốn phục vụ cho việc xử lý thơng tin theo mục tiêu KTTC, doanh nghiệp cần mạnh dạn thiết kế thiết kế các sổ kế tốn mới phù hợp với yêu cầu quản lý chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh theo bộ phận, mặt hàng, cơng việc và các yêu cầu khác của kế tốn quản trị (Phiếu tính
giá thành sản phẩm; Báo cáo sản xuất; Sổ chi tiết bán hàng theo khách hàng,..như mẫu sổ ở phụ lục kèm theo). Việc mở các loại sổ dùng cho KTQT nên dựa trên hệ thống tài khoản kế tốn áp dụng cho KTQT như đã nêu trên.
3.2.2.4 Giải pháp về hệ thống báo cáo tài chính.
Chức năng cơ bản của báo cáo tài chính là cung cấp thơng tin cho các đối tượng liên quan doanh nghiệp nhằm hỗ trợ các đối tượng này đưa ra các quyết định tối ưu. Các đối tượng bên ngồi thường được nhắc tới là các nhà đầu tư, các ngân hàng, khách hàng, nhà cung cấp.
Để cĩ được những thơng tin kế tốn cĩ giá trị, thì doanh nghiệp nên cĩ những biện pháp kiểm tra bằng chính nội bộ hoặc kiểm tốn. Mặt khác, để doanh nghiệp hồ nhập với quá trình phát triển của nền kinh tế, bắt nhịp với sự thay đổi của đất nước, cơng tác kế tốn phải tuân thủ theo chế độ kế tốn mới và những chuẩn mực kế tốn, kiểm tốn Việt Nam
Theo tác giả hệ thống báo cáo tài chính cần hồn thiện theo 2 hướng cơ bản sau đây :
(1) Đối với hệ thống báo cáo tài chính thì các DNNVV nên thống nhất thực hiện đầy đủ các báo cáo tài chính theo Quyết Định 15. Điều này cĩ nghĩa là ngồi các báo cáo tài chính hiện nay DNNVV phải lập thì bắt buộc cần phải lập thêm báo cáo lưu chuyển tiền tệ nữa chứ khơng cịn mang tính chất khuyến khích như hiện nay. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cĩ tác dụng quan trọng trong việc phân tích, đánh giá, dự báo khả năng tạo ra tiền, khả năng đầu tư, khả năng thanh tốn,… nhằm giúp các nhà quản lý, các nhà đầu tư và những ai cĩ nhu cầu sử dụng thơng tin cĩ những hiểu biết nhất định đối với hoạt động của doanh nghiệp.
Trong quá trình thực hiện, nếu doanh nghiệp quá nhỏ thì lập và trình bày báo cáo tài chính dạng tĩm lược. Việc lập và trình bày báo cáo tài chính theo
Quyết Định 15 là điều cần thiết cho nhu cầu sử dụng thơng tin ngày khơng ngừng phát triển và đa dạng ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa, đồng thời cịn bảo đảm sự tuân thủ các chuẩn mực kế tốn đã được ban hành. Tuy nhiên, thuyết minh báo cáo tài chính theo Quyết Định 15 cũng cần nên giảm tải nội dung so với quy định hiện nay để sao cho phù hợp với tình hình thực tế tại mỗi doanh nghiệp.
(2) Bổ sung những báo cáo tài chính ngồi hệ thống báo cáo tài chính bắt buộc của Bộ Tài chính để phục vụ luồng thơng tin đầy đủ cho các đối tượng cần sử dụng thơng tin. Chẳng hạn như Báo cáo vốn chủ sở hữu rất cần thiết trong việc phân tích tình hình biến động tăng, giảm vốn chủ sở hữu cũng như các giao dịch về vốn với các chủ sở hữu và phân phối cổ tức, lợi nhuận trong một doanh nghiệp. Việc lập báo cáo này khơng nhất thiết chỉ dùng cho doanh nghiệp lớn mà các doanh nghiệp nhỏ và vừa cũng cần phải cĩ, đặc biệt là các cơng ty trách nhiệm hữu hạn, cơng ty cổ phần.
3.2.3 Giải pháp về kế tốn quản trị
Nhằm giúp các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh tổ chức tốt cơng tác kế tốn quản trị, ngày 12 tháng 6 năm 2006 bộ tài chính đã ban hành thơng tư số 53/2006/TT-BTC để hướng dẫn áp dụng kế tốn quản trị trong doanh nghiệp.
Theo thơng tư này thì nội dung kế tốn quản trị rất nhiều như : kế tốn quản trị chi phí và giá thành sản phẩm; kế tốn quản trị bán hàng và kết quả kinh doanh; phân tích mối quan hệ giữa chi phí, khối lượng và lợi nhuận; lựa chọn thơng tin thích hợp cho việc ra quyết định; lập dự tốn ngân sách sản xuất, kinh doanh; kế tốn quản trị một số khoản mục khác.
Tuy nhiên, do trình độ quản lý yếu kém nên nội dung của phần hành kế tốn quản trị chỉ nên tập trung hai vấn đề cơ bản :
+ Lập dự tốn ngân sách sản xuất, kinh doanh để phục vụ cho mục tiêu kiểm sốt.
Chính vì thế, doanh nghiệp phải tự thiết kế biểu mẫu chứng từ kế tốn, xây dựng hệ thống tài khoản kế tốn, tổ chức sổ kế tốn để cĩ thể đáp ứng kịp thời cho bộ phận kế tốn quản trị. Vấn đề này đã được đề cập ở phần giải pháp về chứng từ kế tốn, tài khoản kế tốn, sổ sách kế tốn (trang 58 – 63).
3.2.4 Giải pháp về hệ thống kiểm sốt nội bộ
(1) Kiểm sốt nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sĩt, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập. Một hệ thống kiểm sốt nội bộ vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho cơng ty:
- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế tốn và báo cáo tài chính của cơng ty.
- Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với cơng ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của cơng ty gây ra.
- Giảm bớt rủi ro sai sĩt khơng cố ý của nhân viên mà cĩ thể gây tổn hại cho cơng ty.
- Giảm bớt rủi ro khơng tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của cơng ty.
- Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro khơng cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ.
Khơng phải cứ doanh nghiệp cĩ quy lớn thì mới cần hệ thống kiểm sốt nội bộ cịn DNNVV thì khơng cần. Hệ thống kiểm sốt nội bộ cần thiết cho mọi doanh nghiệp và tất nhiên tuỳ theo quy mơ và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp mà thiết kế cho phù hợp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thơng thường, khi cơng ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống kiểm sốt nội bộ cũng trở nên to lớn hơn vì người chủ cơng ty sẽ gặp nhiều khĩ khăn hơn trong việc giám sát và kiểm sốt các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân.
(2).Việc thực hiện thành cơng các biện pháp kiểm sốt nội bộ địi hỏi một số nguyên tắc chung:
- Một mơi trường văn hố nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo đức và phân cơng trách nhiệm rõ ràng.
- Quy trình hoạt động và quy trình kiểm sốt nội bộ được xác định rõ ràng