8. Dự kiến kết quả nghiên cứu
2.5. Đặc điểm về đội ngũ cán bộ
Đội ngũ CB là một trong những yếu tố cấu thành TV, là linh hồn và cầu nối giữa VTL với bạn đọc của TV. Đây là yếu tố có nhiệm vụ và vai trò quan trọng trong mọi hoạt động của TV.
Đội ngũ CB các phòng tư liệu thiếu ổn định, thường xuyên thay đổi. Lãnh đạo một số Khoa/Bộ môn trực thuộc do chưa coi trọng tính ổn định của phòng tư liệu nên trong quá trình sắp xếp nhân sự, có thể dễ dàng thay đổi CB tư liệu. Điều đó đã ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả hoạt động của phòng tư liệu.
Phần lớn CB tại phòng tư liệu là kiêm nhiệm, CB chưa được qua một lớp đào tạo nghiệp vụ quản lý phòng tư liệu. Điều này dẫn đến khó khăn cho CB trong việc tổ chức sắp xếp kho tư liệu cũng như điều hành hoạt động của kho tư liệu.
Một số Khoa/Bộ môn đã có CB chuyên trách như Khoa Văn học, Khoa lịch sử và Khoa TTTV. Các Khoa/Bộ môn này đã tổ chức được phòng tư liệu theo quy chuẩn và công tác phục vụ được thực hiện tốt.
64
Bên cạnh việc lực lượng CB của phòng tư liệu còn ít, trình độ không đồng đều còn có một số CB không được đào tạo đúng chuyên ngành nên hạn chế về năng lực, quá trình thực hiện công việc còn gặp nhiều khó khăn.
2.6. Công tác thu thập, xử lý, lƣu trữ, bảo quản và phục vụ tài liệu
2.6.1. Công tác thu thập tài liệu
Loại hình tài liệu của các phòng tư liệu rất phong phú và đa dạng. Nó bao gồm các sản phẩm như: Sách, báo, tạp chí, luận văn, luận án, các chương trình đào tạo, các bài giảng, giáo trình, các đề tài NCKH các cấp, các báo cáo khoa học, các báo cáo thực tập tốt nghiệp, khoa luận, các kết quả nghiên cứu thử nghiệm… của các Khoa/Bộ môn.
Đối với tài liệu công bố được bổ sung từ các nguồn mua, tặng, biếu, trao đổi…
Đối với các tài liệu chưa công bố (tài liệu xám) như bài giảng, giáo trình, công trình khoa học (báo cáo khoa học, luận án, luận văn, khoá luận…), báo cáo thực tập… do CB, học viên và SV thực hiện thì được thu thập sau khi nghiệm thu hoặc bảo vệ, đi thực tập về.
2.6.2. Công tác xử lý tài liệu
Nhìn chung, các phòng tư liệu này đã trở thành một bộ phận cơ hữu không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của các Khoa/Bộ môn. Tuy nhiên, do nhận thức của lãnh đạo, do tiềm lực khác nhau mà sự quan tâm, đầu tư cho các phòng tư liệu cũng khác nhau dẫn đến quy mô và chất lượng hoạt động của các phòng tư liệu cũng khác nhau. Công tác xử lý tài liệu tại các phòng tư liệu nhìn chung được chia làm hai nhóm như sau:
Nhóm 1: Các phòng tư liệu có áp dụng chuẩn nghiệp vụ thông tin thư viện. Hiện nay, đã có một số lãnh đạo Khoa/Bộ môn mạnh dạn áp dụng nghiệp vụ TTTV trong việc quản lý tài liệu. Qua điều tra cho thấy
65
có khoảng 04 Khoa/Bộ môn đã áp dụng chuẩn nghiệp vụ TV như: Quốc tế học, TTTV, Lịch sử và Triết học. Công tác xử lý tài liệu của Khoa Lịch sử hoàn toàn được xử lý giống như TTTT - TV (do TTTT - TV xây dựng giúp). Các Khoa Quốc tế học, TTTV và Triết học xử lý tài liệu theo các hình thức cụ thể sau:
Về công tác xử lý kỹ thuật. Áp dụng đầy đủ quy định của nghiệp vụ TV như đóng dấu, đánh số đăng ký cá biệt, dán nhãn, mã vạch:
- Vào sổ đăng ký cá biệt cho từng tên tài liệu
- Đóng dấu của các phòng tư liệu Khoa/Bộ môn vào trang tên sách và vào trang 17
- In nhãn và in mã vạch, dán nhãn, dán mã vạch và ghi số đăng ký cá biệt vào trang tên sách và trang 17.
Về công tác xử lý hình thức. Tài liệu được mô tả thư mục theo ISBD.
Các CB xử lý tài liệu trên phiếu tiền máy trước khi nhập máy. Các phiếu này đồng thời được kẹp lại làm bản tra tìm tài liệu luôn. Các phòng tư liệu này đã áp dụng phần mềm CDS/ISIS để quản lý tài liệu.
Về công tác xử lý nội dung. Các CB của các phòng tư liệu đã tiến hành phân loại tài liệu theo DDC cũng như định từ khoá và tóm tắt nội dung các tài liệu xám.
CB chuyên trách phòng tư liệu của các Khoa/Bộ môn là người có kiến thức về chuyên ngành cộng với kiến thức về TTTV nên việc xử lý tài liệu nhất là trong việc phân loại, định từ khoá và tóm tắt không gặp nhiều khó khăn.
Nhóm 2: Các phòng tư liệu chưa áp dụng chuẩn nghiệp vụ thông tin thư viện. Ngoài 04 Khoa như đã nghiên cứu ở trên, hầu hết các phòng tư liệu của các Khoa còn lại chưa hề áp dụng nghiệp vụ TTTV, chưa được
66
quan tâm thoả đáng. Các hoạt động nghiệp vụ tại các phòng tư liệu này đều mang tính cảm tính và chủ yếu là thủ công, chưa tuân theo chuẩn nghiệp vụ về TTTV. Hình thức quản lý là sổ sách, hệ thống tra cứu là phiếu mục lục truyền thống. Chưa có CSDL điện tử. Một số khác đã tiến hành mô tả tài liệu nhưng không theo một quy tắc nhất định thậm chí là tiến hành theo cảm tính của người phụ trách phòng tư liệu. Tại đây, họ mới chỉ mô tả tài liệu trên các phiếu theo mẫu chung của các phòng tư liệu hoặc các phiếu do họ tự cắt cũng không theo một chuẩn chung nào.
Về công tác xử lý kỹ thuật:
- Vào sổ đăng ký cá biệt cho từng tên tài liệu. Tuy nhiên có đơn vị dùng đúng số đăng ký cá biệt theo quy định thường dùng ở các TV nhưng cũng có đơn vị chỉ dùng sổ viết thông thường làm sổ đăng ký cá biệt.
- Không đóng dấu của tên sách và vào trang 17. - Chưa áp dụng mã vạch cho tài liệu.
- Có dán nhãn cho tài liệu. Tuy nhiên, các đơn vị khác nhau thì sử dụng ký hiệu khác nhau. Có phòng thì chỉ sử dụng số, có phòng thì sử dụng cả số lẫn chữ. Kích thước nhãn to nhỏ khác nhau tuỳ theo CB của phòng tư liệu tự cắt. Dán nhãn trên sách tại các vị trí khác nhau và không theo một thể thống nhất.
Về công tác xử lý hình thức. Đến nay, còn một số phòng tư liệu Khoa/Bộ môn chưa hoặc không tiến hành mô tả.
Về công tác xử lý nội dung. Các phòng tư liệu Khoa/Bộ môn nhóm 2 chưa tiến hành xử lý nội dung của tài liệu.
Đội ngũ CB phụ trách phòng tư liệu thiếu ổn định, thường xuyên thay đổi và hầu hết không có nghiệp vụ TTTV nên ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả hoạt động nghiệp vụ của các phòng tư liệu.
67
2.6.3. Công tác lưu trữ và bảo quản tài liệu
Những phòng tư liệu đã áp dụng chuẩn nghiệp vụ TV đã sử dụng máy tính và phần mềm để quản lý tài liệu, NDT không chỉ có thể khai thác thông tin thư mục trên máy tính mà còn có thể thông qua hệ thống mục lục chữ cái truyền thống và các danh mục đề tài. Hiện nay, các Khoa/Bộ môn đã yêu cầu học viên, SV ngoài việc nộp 01 bản in trên giấy còn phải nộp 01 đĩa CD – ROM các công trình NCKH, luận văn, khoá luận nhằm xây dựng CSDL toàn văn cho Khoa/Bộ môn đồng thời giải quyết vấn đề hạn hẹp về không gian lưu trữ tài liệu.
Với các phòng tư liệu chưa áp dụng nghiệp vụ TTTV thì NDT thường phải sử dụng hệ thống phiếu mục lục hoặc danh mục để tra cứu thông tin tài liệu hoặc trực tiếp vào kho tự tìm.
Công tác tổ chức khai thác nguồn tài liệu tại các phòng tư liệu tiến hành đều đặn trong suốt quá trình đào tạo. NDT có thể mượn tài liệu về nhà trong vòng 01 hoặc 02 tuần và mỗi lần thường chỉ mượn được tối đa 03 cuốn. Thông thường, các phòng tư liệu thường phục vụ NDT vào 02 buổi sáng và 02 buổi chiều. Tuy nhiên, các phòng tư liệu thường tăng cường phục vụ GV và học viên, SV nhiều hơn trong mùa thi, mùa làm báo cáo khoa học, mùa làm luận văn, khoá luận tốt nghiệp.
2.6.4. Công tác tổ chức phục vụ
Hiện tại, các phòng tư liệu đang tổ chức phục vụ bằng nhiều hình thức khác nhau nhưng nổi bật lên là hai loại hình chính sau:
- Đọc tại chỗ: Đây là hình thức phục vụ chủ yếu ở các phòng tư liệu. Hầu hết các phòng tư liệu chỉ cho phép bạn đọc ngồi đọc tài liệu tại chỗ. Sở dĩ có chuyện này vì tài liệu phục vụ ở đây được quay vòng nhanh, số lượng bản chưa nhiều. Hơn nữa, đặc thù của nguồn tư liệu xám chỉ cho phép đọc tại chỗ nhằm hạn chế những tiêu cực có nguy cơ xảy ra
68
trong NCKH. Qua khảo sát của tác giả thì cùng với loại hình “mượn về nhà” thì “đọc tại chỗ” chiếm 1 trong 2 tỷ lệ “đã sử dụng” cao nhất (17%) trong đó đánh giá ở mức độ “rất tốt” là 24%, “tốt” là 46%,
“khá” là 23% và “trung bình” là 7%.
- Mượn về nhà: Dịch vụ mượn tài liệu được triển khai ở một số phòng tư liệu như tại Khoa Ngôn ngữ học, TTTV… Tại các phòng khác, dịch vụ này chỉ được triển khai đối với một số đối tượng NDT là các CB GV. Vì thế có thể nói rằng, dịch vụ mượn về nhà còn hạn chế. Qua khảo sát, tác giả thu được tỷ lệ độc giả sử dụng hình thức “mượn về nhà” là 18% trong đó đánh giá ở mức “rất tốt” là 16%, “tốt” là 62%, “khá” là 33% và “trung bình” là 9%. Bảng 2.7. Hình thức và chất lượng phục vụ STT Hình thức phục vụ Đã sử dụng Chất lƣợng phục vụ Rất tốt Tốt Khá TB 1 Đọc tại chỗ 17% 24% 46% 23% 7% 2 Mượn về nhà 18% 16% 62% 16% 6% 3 Tra cứu mục lục 13% 14% 44% 33% 9% 4 Tra cứu trên mạng 14% 25% 42% 25% 8% 5 Thông báo tài liệu mới 11% 17% 38% 28% 17% 6 Sao chụp tài liệu 11% 11% 34% 35% 20% 7 Triển lãm sách 11% 13% 38% 17% 32%
69
Hình 2.9. Hình thức phục vụ
Đối với chất lượng phục vụ thì mức độ độc giả đánh giá “Tốt” và
“Khá” là nhiều còn lại mức độ “Rất tốt” và “Trung bình” còn rất hạn chế vì vậy trong thời gian tới, các phòng tư liệu cần phải đẩy mạnh cải thiện chất lượng phục vụ để đáp ứng nhu cầu của độc giả.
Hình 2.10. Chất lượng phục vụ
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Đọc tại chỗ Mượn về nhà Tra cứu mục lục Tra cứu trên mạng Thông báo tài liệu mới Sao chụp tài liệu Triển lãm sách Nguồn khác 24% 16% 14% 25% 17% 11% 13% 9% 46% 62% 44% 42% 38% 34% 38% 32% 23% 16% 33% 25% 28% 35% 17% 18% 7% 6% 9% 8% 17% 20% 32% 41% Chất lượng phục vụ Rất tốt Tốt Khá Trung bình
Từ khía cạnh thực tế, nếu được trang bị CSVC đầy đủ và CB có nghiệp vụ chuyên môn thì các phòng tư liệu có thể triển khai được nhiều
70
hình thức phục vụ hơn nhằm khai thác có hiệu quả nguồn tài liệu đang được lưu trữ tại đây.
2.6.4.1. Phục vụ truyền thống
- Cung cấp thông tin, tư liệu cho các CB, GV, SV, học sinh và các NCS...
- Quản lý thông tin độc giả, cấp thẻ độc giả
- Thực hiện các hoạt động phục vụ độc giả như: Hướng dẫn độc giả tra cứu, tìm kiếm thông tin theo yêu cầu, giao tư liệu cho độc giả, phục vụ tại chỗ, cho mượn tư liệu về nhà...
- Thông tin cho độc giả về các tư liệu mới, về các chuyên đề khi có yêu cầu.
Theo điều tra của tác giả về việc sử dụng các công cụ để tra cứu tài liệu truyền thống thì hiện nay, độc giả đã dần hướng đến tìm tin thông qua “máy tính” là nhiều nhất, chiếm đến 41%, sau đó là “hệ thống mục lục phiếu” 19% và các hình thức còn lại chủ yếu là ở mức 13, 14%. Điều này cho thấy một tín hiệu đáng mừng là tin học giờ đây đã phổ biến hơn trong nhu cầu khai thác của độc giả.
Bảng 2.8. Mức độ sử dụng các công cụ để tra cứu tài liệu truyền thống
STT Loại hình công cụ Tỷ lệ %
1 Hệ thống mục lục phiếu 19%
2 Danh mục 13%
3 Thư mục 13%
4 Tài liệu tra cứu 14%
5 Máy tính 41%
2.6.4.2. Phục vụ hiện đại
71
- Đáp ứng nhu cầu và tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng VTL có trong các phòng tư liệu và tham gia các hoạt động do các phòng tư liệu tổ chức.
- Cung cấp nguồn tài liệu phong phú dưới nhiều dạng thông tin khác nhau như sách điện tử, các dữ liệu multimedia…
- Cung cấp dịch vụ hỗ trợ tra cứu một cách linh hoạt bao gồm tra cứu thông tin tại chỗ và tra cứu thông tin trực tuyến trên mạng, bao gồm cả mạng Internet. Hiện tại, một số phòng tư liệu đã tổ chức các hình thức phục vụ hiện đại như: Tìm trong các CSDL lưu trữ tại chỗ; tìm CSDL lưu trữ ở nơi khác thông qua mạng; tìm trên Internet, Intranet; tìm trên CD – ROM…
Thông qua kết quả điều tra, tác giả nhận thấy việc sử dụng các công cụ điện tử đã dần phổ biến hơn cụ thể như việc tìm tin qua Internet/Intranet đã lên tới 49% số người sử dụng hay 17% đối với các CSDL được lưu trữ tại chỗ. Tuy nhiên, các hình thức khác hiện nay vẫn chưa phổ biến lắm.
Bảng 2.9. Các loại hình công cụ tìm tin điện tử mà người dùng tin quan tâm
STT Loại hình công cụ Tỷ lệ %
1 Tìm trong các CSDL được lưu trữ tại chỗ 17% 2 Tìm trong CSDL được lưu trữ tại các máy tính khác
trong mạng 15%
3 Tìm trên Internet, Intranet 49%
4 Tìm trên CD – ROM 7%
5 Bản tin/Thư tín/Diễn đàn điện tử 12%
Cũng thông qua điều tra về việc đánh giá chất lượng, thái độ phục vụ của các phòng tư liệu thì kết quả cho thấy tỷ lệ hài lòng “chấp nhận
72
được” của độ giả là tương đối cao (65%). Tuy nhiên, mức độ chưa hài lòng “chưa tốt” chiếm đến 22% trong khi tỷ lệ “tốt” lại chỉ là 13%.
Hình 2.11. Đánh giá chất lượng, thái độ phục vụ của các phòng tư liệu
22%
65% 13%
Đánh giá chất lượng, thái độ phục vụ của các phòng tư liệu
Tốt Chấp nhận được Chưa tốt
2.7. Nhận xét, đánh giá thực trạng trong tổ chức hoạt động của các phòng tƣ liệu của Trƣờng phòng tƣ liệu của Trƣờng
2.7.1. Ưu điểm
Trong quá trình hình thành và phát triển, các phòng tư liệu đã cố gắng vươn lên và phát triển không ngừng, từng bước xây dựng và hoàn thiện các khâu tổ chức để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ mà Trường đã giao phó, cũng như đáp ứng nhu cầu của NDT tại đây. Với sự nỗ lực của mình, các phòng tư liệu đã đạt được những kết quả rất khích lệ trong hoạt động TTTV nói chung, trong công tác tổ chức và phục vụ nguồn lực thông tin. Điều đó được thể hiện qua:
- Các phòng tư liệu đã từng bước xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin phong phú, đa dạng và bước đầu đáp ứng được những NCT cơ bản của NDT.
- Các phòng tư liệu đã chú trọng bổ sung các nguồn tin có liên quan đến các lĩnh vực đào tạo trong Trường phù hợp với điều kiện và hoàn
73
cảnh Việt Nam nhằm phục vụ đắc lực cho việc phát triển trong sự nghiệp CNH – HĐH.
2.7.2. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm công tác phục vụ tại các phòng tư liệu còn nhiều hạn chế. Theo điều tra thì có tới 78% độc giả bị từ chối khi mượn