8. Dự kiến kết quả nghiên cứu
2.6.4. Công tác tổ chức phục vụ
Hiện tại, các phòng tư liệu đang tổ chức phục vụ bằng nhiều hình thức khác nhau nhưng nổi bật lên là hai loại hình chính sau:
- Đọc tại chỗ: Đây là hình thức phục vụ chủ yếu ở các phòng tư liệu. Hầu hết các phòng tư liệu chỉ cho phép bạn đọc ngồi đọc tài liệu tại chỗ. Sở dĩ có chuyện này vì tài liệu phục vụ ở đây được quay vòng nhanh, số lượng bản chưa nhiều. Hơn nữa, đặc thù của nguồn tư liệu xám chỉ cho phép đọc tại chỗ nhằm hạn chế những tiêu cực có nguy cơ xảy ra
68
trong NCKH. Qua khảo sát của tác giả thì cùng với loại hình “mượn về nhà” thì “đọc tại chỗ” chiếm 1 trong 2 tỷ lệ “đã sử dụng” cao nhất (17%) trong đó đánh giá ở mức độ “rất tốt” là 24%, “tốt” là 46%,
“khá” là 23% và “trung bình” là 7%.
- Mượn về nhà: Dịch vụ mượn tài liệu được triển khai ở một số phòng tư liệu như tại Khoa Ngôn ngữ học, TTTV… Tại các phòng khác, dịch vụ này chỉ được triển khai đối với một số đối tượng NDT là các CB GV. Vì thế có thể nói rằng, dịch vụ mượn về nhà còn hạn chế. Qua khảo sát, tác giả thu được tỷ lệ độc giả sử dụng hình thức “mượn về nhà” là 18% trong đó đánh giá ở mức “rất tốt” là 16%, “tốt” là 62%, “khá” là 33% và “trung bình” là 9%. Bảng 2.7. Hình thức và chất lượng phục vụ STT Hình thức phục vụ Đã sử dụng Chất lƣợng phục vụ Rất tốt Tốt Khá TB 1 Đọc tại chỗ 17% 24% 46% 23% 7% 2 Mượn về nhà 18% 16% 62% 16% 6% 3 Tra cứu mục lục 13% 14% 44% 33% 9% 4 Tra cứu trên mạng 14% 25% 42% 25% 8% 5 Thông báo tài liệu mới 11% 17% 38% 28% 17% 6 Sao chụp tài liệu 11% 11% 34% 35% 20% 7 Triển lãm sách 11% 13% 38% 17% 32%
69
Hình 2.9. Hình thức phục vụ
Đối với chất lượng phục vụ thì mức độ độc giả đánh giá “Tốt” và
“Khá” là nhiều còn lại mức độ “Rất tốt” và “Trung bình” còn rất hạn chế vì vậy trong thời gian tới, các phòng tư liệu cần phải đẩy mạnh cải thiện chất lượng phục vụ để đáp ứng nhu cầu của độc giả.
Hình 2.10. Chất lượng phục vụ
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Đọc tại chỗ Mượn về nhà Tra cứu mục lục Tra cứu trên mạng Thông báo tài liệu mới Sao chụp tài liệu Triển lãm sách Nguồn khác 24% 16% 14% 25% 17% 11% 13% 9% 46% 62% 44% 42% 38% 34% 38% 32% 23% 16% 33% 25% 28% 35% 17% 18% 7% 6% 9% 8% 17% 20% 32% 41% Chất lượng phục vụ Rất tốt Tốt Khá Trung bình
Từ khía cạnh thực tế, nếu được trang bị CSVC đầy đủ và CB có nghiệp vụ chuyên môn thì các phòng tư liệu có thể triển khai được nhiều
70
hình thức phục vụ hơn nhằm khai thác có hiệu quả nguồn tài liệu đang được lưu trữ tại đây.
2.6.4.1. Phục vụ truyền thống
- Cung cấp thông tin, tư liệu cho các CB, GV, SV, học sinh và các NCS...
- Quản lý thông tin độc giả, cấp thẻ độc giả
- Thực hiện các hoạt động phục vụ độc giả như: Hướng dẫn độc giả tra cứu, tìm kiếm thông tin theo yêu cầu, giao tư liệu cho độc giả, phục vụ tại chỗ, cho mượn tư liệu về nhà...
- Thông tin cho độc giả về các tư liệu mới, về các chuyên đề khi có yêu cầu.
Theo điều tra của tác giả về việc sử dụng các công cụ để tra cứu tài liệu truyền thống thì hiện nay, độc giả đã dần hướng đến tìm tin thông qua “máy tính” là nhiều nhất, chiếm đến 41%, sau đó là “hệ thống mục lục phiếu” 19% và các hình thức còn lại chủ yếu là ở mức 13, 14%. Điều này cho thấy một tín hiệu đáng mừng là tin học giờ đây đã phổ biến hơn trong nhu cầu khai thác của độc giả.
Bảng 2.8. Mức độ sử dụng các công cụ để tra cứu tài liệu truyền thống
STT Loại hình công cụ Tỷ lệ %
1 Hệ thống mục lục phiếu 19%
2 Danh mục 13%
3 Thư mục 13%
4 Tài liệu tra cứu 14%
5 Máy tính 41%
2.6.4.2. Phục vụ hiện đại
71
- Đáp ứng nhu cầu và tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng VTL có trong các phòng tư liệu và tham gia các hoạt động do các phòng tư liệu tổ chức.
- Cung cấp nguồn tài liệu phong phú dưới nhiều dạng thông tin khác nhau như sách điện tử, các dữ liệu multimedia…
- Cung cấp dịch vụ hỗ trợ tra cứu một cách linh hoạt bao gồm tra cứu thông tin tại chỗ và tra cứu thông tin trực tuyến trên mạng, bao gồm cả mạng Internet. Hiện tại, một số phòng tư liệu đã tổ chức các hình thức phục vụ hiện đại như: Tìm trong các CSDL lưu trữ tại chỗ; tìm CSDL lưu trữ ở nơi khác thông qua mạng; tìm trên Internet, Intranet; tìm trên CD – ROM…
Thông qua kết quả điều tra, tác giả nhận thấy việc sử dụng các công cụ điện tử đã dần phổ biến hơn cụ thể như việc tìm tin qua Internet/Intranet đã lên tới 49% số người sử dụng hay 17% đối với các CSDL được lưu trữ tại chỗ. Tuy nhiên, các hình thức khác hiện nay vẫn chưa phổ biến lắm.
Bảng 2.9. Các loại hình công cụ tìm tin điện tử mà người dùng tin quan tâm
STT Loại hình công cụ Tỷ lệ %
1 Tìm trong các CSDL được lưu trữ tại chỗ 17% 2 Tìm trong CSDL được lưu trữ tại các máy tính khác
trong mạng 15%
3 Tìm trên Internet, Intranet 49%
4 Tìm trên CD – ROM 7%
5 Bản tin/Thư tín/Diễn đàn điện tử 12%
Cũng thông qua điều tra về việc đánh giá chất lượng, thái độ phục vụ của các phòng tư liệu thì kết quả cho thấy tỷ lệ hài lòng “chấp nhận
72
được” của độ giả là tương đối cao (65%). Tuy nhiên, mức độ chưa hài lòng “chưa tốt” chiếm đến 22% trong khi tỷ lệ “tốt” lại chỉ là 13%.
Hình 2.11. Đánh giá chất lượng, thái độ phục vụ của các phòng tư liệu
22%
65% 13%
Đánh giá chất lượng, thái độ phục vụ của các phòng tư liệu
Tốt Chấp nhận được Chưa tốt