8. Dự kiến kết quả nghiên cứu
3.2.3. Đẩy mạnh các dịch vụ thông tin kể cả dịch vụ có thu
Trên thực tế, đại đa số các tổ chức dịch vụ thông tin của hoạt động TTTV chỉ thuộc nhóm không tự đảm bảo kinh phí hoạt động. Vì thế nguồn kinh phí cấp từ Nhà nước, từ Bộ, từ Trường cho tổ chức dịch vụ thông tin của các phòng tư liệu là một nguồn thu chủ yếu cho hoạt động của hệ thống này. Vì vậy, khâu tổ chức dịch vụ thông tin của các phòng tư liệu cần chấn chỉnh, sắp xếp lại, hình thành các dịch vụ thông tin mới, kể cả các dịch vụ có thu để hoạt động có hiệu quả hơn.
3.3. Đào tạo đội ngũ cán bộ và ngƣời dùng tin
3.3.1. Đào tạo đội ngũ cán bộ
Xu thế phát triển của các cơ quan TTTV hiện nay là chuyển dần từ TV truyền thống sang TV hiện đại. Trong TV người CB với tư cách là một chủ thể đóng vai trò quyết định trong việc nâng cao chất lượng hoạt động của cơ quan TTTV. Ngày nay, CNTT được ứng dụng trong các hoạt động của TV đã làm thay đổi căn bản các mối quan hệ giữa CB TV xử lý tài liệu, lưu trữ và bảo quản cũng như CB TV với NDT thông qua máy tính và công nghệ điện tử. CNTT đã làm thay đổi phương thức làm
88
việc của CB TTTV, đòi hỏi họ phải thường xuyên cập nhật kiến thức mới, nâng cao trình độ và luôn tự điều chỉnh mình để có thể thích nghi được với sự phát triển công nghệ của TV hiện đại. Ngoài kiến thức chuyên môn, họ cần phải có kiến thức về tin học văn phòng, kiến thức về CNTT, sử dụng thành thạo máy tính để xử lý thông tin, nắm bắt các kỹ năng khai thác thông tin qua mạng và từ nhiều nguồn thông tin khác nhau để có thể phổ biến lại kiến thức và kỹ năng cho đồng nghiệp và NDT.
CB các phòng tư liệu là cấu nối giữa nguồn lực thông tin và NDT. Do vậy để các hoạt động của các phòng tư liệu được tốt thì người CB trong các phòng này phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Có trình độ chuyên môn về TV và CNTT.
- Có kiến thức và khả năng xử lý thông tin thuộc các lĩnh vực KHXH.
- Biết sử dụng và khai thác các phần mềm chuyên dụng phục vụ cho công tác chuyên môn nghiệp vụ.
- Sử dụng thành thạo máy tính trong việc tra cứu và khai thác thông tin.
- Có khả năng phân tích, đánh giá NCT khác nhau của bạn đọc. - Có kỹ năng sàng lọc, phân tích và bao gói thông tin để đáp ứng các yêu cầu đa dạng của NDT.
- Có kiến thức chủ đề chuyên sâu và các mối quan hệ công cộng để làm tốt dịch vụ tìm tin trực tuyến trên các hệ thống mạng.
- Muốn xử lý tốt các thông tin, tài liệu, CB còn phải thông hiểu ngoại ngữ. Vì không sử dụng được ngoại ngữ sẽ gây cho CB các phòng tư liệu rất nhiều trở ngại, đặc biệt là trong quá trình hội nhập cũng như hoà mạng vào Internet vì phần lớn giao dịch trên mạng toàn cầu là bằng
89
tiếng Anh. Chính vì vậy, CB các phòng tư liệu phải coi trọng việc học, nắm bắt và sử dụng thành thạo ít nhất một ngoại ngữ là nhiệm vụ bắt buộc.
- Đối với CB lãnh đạo, cần phải nâng cao năng lực quản lý, có trình độ điều hành một TV hiện đại, phải nắm được sự phát triển của hoạt động TTTV dưới tác động của CNTT và khả năng ứng dụng CNTT trong các hoạt động TTTV, để từ đó có các quyết định tin học hoá và tự động hoá công tác TTTV. Đồng thời sử dụng thành thạo ngoại ngữ và máy tính để có thể giao dịch và đối ngoại.
Tuy nhiên, để thực hiện được các yêu cầu trên thì các phòng tư liệu phải có kế hoạch bồi dưỡng và nâng cao trình độ cho CB. Vấn đề đào tạo CB phải được hoạch định trong kế hoạch chiến lược phát triển của các phòng tư liệu. Đào tạo CB các phòng tư liệu sử dụng thành thạo máy tính điện tử, mạng, CSDL, ngân hàng dữ liệu, chuyển giao, kết nối, tìm kiếm thông tin và vận hành những công nghệ hiện đại không chỉ cho bản thân họ mà để phục vụ nhu cầu thông tin của NDT và sự phát triển của các phòng tư liệu.
3.3.2. Đào tạo người dùng tin
NDT là một trong những yếu tố cấu thành nên các hoạt động của cơ quan TTTV. NDT vừa là đối tượng phục vụ của các phòng tư liệu, đồng thời chính họ cũng là người tạo ra những thông tin mới. Do vậy, hướng dẫn và đào tạo NDT là việc làm cần thiết và quan trọng đối với tất cả các cơ quan TTTV.
Do vậy, trong thời gian tới để tạo điều kiện cho NDT có thể hiểu biết và tiếp cận được các nguồn thông tin mà các phòng tư liệu hiện có, các phòng tư liệu nên thường xuyên tổ chức các lớp hướng dẫn đào tạo
90
NDT để cung cấp cho họ những hiểu biết chung nhất về TV và cách thức tra cứu tài liệu.
- Giới thiệu cho NDT có cái nhìn khái quát về nguồn lực thông tin và các sản phẩm, dịch vụ của các phòng tư liệu.
- Giới thiệu hệ thống các phòng, nội quy và cách sử dụng phòng tư liệu như cách lựa chọn tài liệu, thủ tục mượn và trả tài liệu.
- Hướng dẫn tìm tin trên các CSDL của các phòng tư liệu thông qua các điểm truy cập thông tin theo mô tả hình thức và nội dung của tài liệu như: tác giả, tên sách, từ khoá, chủ đề hoặc theo phân loại.
- Hướng dẫn sử dụng và tra tìm tài liệu trên Internet, giới thiệu cho người dùng các địa chỉ cần thiết khi tìm tài liệu qua mạng, các kỹ năng khai thác các nguồn điện tử, trang bị cho NDT một số khái niệm tìm tin trong các CSDL điện tử như: khái niệm CSDL, biểu ghi thư mục, Trường và các điểm truy cập, cách phân tích một chủ đề thành các yêu cầu tin cụ thể để phát triển chiến lược tìm tin, cách kiểm soát từ vựng và thuật ngữ tự do có hiệu quả, sử dụng toán tử Boolean và các phép toán tìm tin khác để liên kết các thuật ngữ trong biểu thức tìm.
- Hướng dẫn sử dụng CD - ROM và các chương trình phần mềm cũng như các CSDL trên CD - ROM và các phương tiện nghe nhìn khác.
- Tổ chức những buổi tọa đàm, trao đổi phương thức sử dụng phòng tư liệu cho NDT. Trên cơ sở ý kiến phản hồi của NDT, các phòng tư liệu có những điều chỉnh sao cho thoả mãn tối đa NCT của họ.
Quá trình hướng dẫn, đào tạo NDT phải được kết hợp giữa lý thuyết và thực hành để sau khoá học NDT có được các kiến thức tối thiểu về TV cũng như các kỹ năng tìm tài liệu và độc lập trong khi tra tìm tài liệu. Trong môi trường điện tử, NDT có thể sử dụng các phòng tư liệu mà không cần phải trực tiếp tới đó, bằng việc sử dụng Internet và
91
dịch vụ World Wide Web, NDT có thể trở thành những nhà cung cấp thông tin.
Ngoài việc mở các lớp đào tạo NDT thường xuyên, các phòng tư liệu cũng cần phải biên soạn các bảng hướng dẫn có nội dung chi tiết đặt tại các vị trí thuận lợi cho NDT sử dụng.
- Các kiến thức cần bổ sung:
+ Khả năng làm việc và vận hành tốt các ứng dụng nghiệp vụ. + Phần mềm TVĐT.
+ Khả năng liên kết và khai thác các phần mềm ứng dụng trên. + Đào tạo bạn đọc tra cứu tin trên mạng.
+ Một số nội dung nghiệp vụ theo chuẩn mới: MARC21; Trao đổi biểu ghi, đăng ký mượn liên thông tài liệu...
Sau khóa học, học viên có khả năng: Giảm tối thiểu các thao tác thủ công lặp đi lặp lại; Khả năng sử dụng thành thạo các ứng dụng nghiệp vụ, nâng cao năng suất lao động và chất lượng phục vụ
- Đào tạo CB quản trị:
+ Khả năng làm việc thông thường với hệ CSDL; + Khả năng quản trị mạng, quản lý một Workgroup.
Sau khóa học, học viên có khả năng: Quản lý và làm việc trên môi trường mạng và với các Workgroup; Quản lý người sử dụng, quản lý và vận hành hệ thống mạng; Quản lý và duy trì cổng thông tin của các phòng tư liệu thuộc Nhà trường.
3.4. Đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ
Có thể nói, nhìn vào sản phẩm và dịch vụ thông tin của một TV có thể đánh giá được hiệu quả hoạt động phục vụ NDT của các cơ quan này. Chính vì vậy, các sản phẩm thông tin càng đa dạng, phong phú bao nhiêu
92
càng chứng tỏ khả năng thoả mãn nhu cầu thông tin cho NDT bấy nhiêu. Đây chính là điều kiện tiên quyết để thu hút NDT vào TV.
Thực tế nghiên cứu hầu hết các TV cho thấy, nhu cầu của NDT về sản phẩm và dịch vụ thông tin ngày một tăng theo chiều hướng phát triển của nguồn thông tin. Điều đó nói lên rằng, nguồn thông tin phát triển cả về số lượng, chất lượng và hình thức đã gây cho NDT rất khó tìm và chọn lọc thông tin cho phù hợp với nhu cầu của mình. Bởi vậy, NDT bên cạnh sản phẩm thông tin truyền thống bao gồm: hệ thống mục lục, các bản thư mục v.v... rất cần có các sản phẩm thông tin mới như: CSDL, ấn phẩm tóm tắt, tổng quan cũng như những dịch vụ thông tin mới như: phục vụ theo chế độ hỏi – đáp, theo chế độ chọn lọc hội thảo khoa học, nói chuyện chuyên đề, dịch vụ tra cứu thông tin qua mạng, điện thoại, email... các sản phẩm và dịch vụ hiện đại này sẽ giúp NDT tìm tin và chọn lọc thông tin phù hợp với nhu cầu của mình một cách dễ dàng, nhanh chóng hơn.
Trong các dịch vụ có giá trị gia tăng cao như trên đã nêu, cần ưu tiên phát triển dịch vụ tra cứu thông tin theo chế độ hỏi – đáp và dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc. Bởi ngay cả khi NDT đã làm chủ được kỹ năng sử dụng thành thạo bộ máy tra cứu truyền thống và hiện đại thì trong nhiều Trường hợp họ cũng không thể tìm được thông tin mà họ cần vì không có trình độ chuyên môn để phán đoán, suy luận định hướng thông tin như người CB TTTV. Hơn nữa phổ biến thông tin có chọn lọc còn đưa lại một loạt các ưu điểm sau:
- Giúp NDT tiết kiệm được thời gian tìm thông tin.
- Phục vụ những thông tin phù hợp với yêu cầu có tính ổn định. - Thu thập được thường xuyên các thông tin phản hồi từ phía NDT, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ thông tin...
93
- Với các ưu điểm này dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc rất cần thiết đối với các đối tượng dùng tin trong Trường ĐHKHXH&NV...
- Đảm bảo chất lượng phục vụ hai loại dịch vụ này chính là đảm bảo chất lượng hoạt động phục vụ thông tin thư mục - một hoạt động có ý nghĩa rất quan trọng trong việc thông tin về tài liệu và cung cấp thông tin phù hợp một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ cho NDT.
3.5. Chia sẻ và kết nối tài nguyên thông tin với các thƣ viện trong và ngoài nƣớc
Hiện nay hoạt động TV không còn bó hẹp trong phạm vi một nước mà mang tính toàn cầu. Trong những năm gần đây, Việt Nam đã phát triển đồng loạt và mạnh mẽ gia nhập các tổ chức hợp tác trong khu vực và trên thế giới. Vì vậy hợp tác quốc tế là nhiệm vụ của từng cơ quan TTTV trong đó có các phòng tư liệu thuộc Trường ĐHKHXH&NV góp phần vào sự phát triển đất nước trong giai đoạn CNH - HĐH.
Trong nước: Các phòng tư liệu thuộc Trường ĐHKHXH&NV cần có sự hợp tác, tiến hành trao đổi nguồn tài liệu và kinh nghiệm với các TTTT - TV hàng đầu như: TTTT KH&CN Quốc gia, Viện KH&CN Việt Nam, Viện KHXH Việt Nam, TV Quốc gia, ĐHQGHN… để đảm bảo nguồn tin đáp ứng được nhu cầu của NDT và chia sẻ, trao đổi các nguồn lực thông tin với các Trường khác trong khối ĐHQGHN. Đồng thời, nâng cao chất lượng, số lượng nguồn tin trong điều kiện nguồn kinh phí còn hạn hẹp của một số các xuất bản phẩm còn quá đắt đối với nguồn kinh phí bổ sung mà các TV hiện có. Bên cạnh đó, vì các đơn vị này chủ yếu làm công tác nghiên cứu nên chính là nơi sản xuất ra các sản phẩm khoa học, là nguồn tài liệu xám quý giá, là một trong những năng lực nội sinh của đất nước nên việc liên kết là hết sức có lợi. Từ trước tới nay, lĩnh vực này gần như chưa được quan tâm đúng mức, vì vậy rất nhiều tài
94
liệu có giá trị như các đề tài, kết quả nghiên cứu, tài liệu hội thảo, các báo cáo chuyên đề của các Viện, các trường đại học… chưa được thu thập đầy đủ. Nguồn tài liệu này không chỉ là thông tin cần thiết cho người nghiên cứu (họ có thể biết được người đi trước đã nghiên cứu những gì, cần kế thừa và phát triển như thế nào…), mà đây còn là những thông tin quan trọng, hữu ích cho những người làm công tác quản lý, ra quyết định trong hoạt động thông tin, tránh được những trùng lặp.
Ngoài ra, các phòng tư liệu thuộc Trường ĐHKHXH&NV cũng cần đẩy mạnh quan hệ hợp tác với các nhà xuất bản để đảm bảo được nguồn tài liệu cho TV một cách nhanh chóng, kịp thời và phù hợp với kinh phí hàng năm của mình đáp ứng được NCT của NDT.
Ngoài nước: Cùng với mối quan hệ của Trường ĐHKHXH&NV, các phòng tư liệu thuộc Trường ĐHKHXH&NV cũng đã có quan hệ với các đối tác truyền thống như: Nga, các nước Trung Đông Âu, các nước thành viên ASEAN và đang mở rộng với các đối tác mới như Hoa Kỳ, EC và APEC. Các tổ chức này không những cung cấp tài liệu cho các phòng tư liệu thuộc Trường ĐHKHXH&NV, mà còn đào tạo nguồn nhân lực cho TV.
Nhờ việc giao lưu trao đổi và hợp tác, các phòng tư liệu thuộc Trường ĐHKHXH&NV đã bổ sung được nhiều nguồn tài liệu và có điều kiện cập nhật được các nguồn thông tin trên thế giới, học hỏi được kinh nghiệm của các nước bạn trong lĩnh vực TTTV, đào tạo được nguồn nhân lực, áp dụng những kỹ thuật chuyên môn vào hoạt động của TV.
Thực hiện chính sách mở của Đảng và Chính phủ, Phòng tư liệu Trường ĐHKHXH&NV có điều kiện thuận lợi để tăng cường giao lưu và hợp tác với các tổ chức quốc tế, vì vậy trong thời gian tới Phòng tư liệu Trường ĐHKHXH&NV cần:
95
- Hàng năm cần xây dựng kế hoạch hợp tác cụ thể và dành một khoản kinh phí để thực hiện kế hoạch đó.
- Cần tận dụng cơ hội để nâng cao trình độ về nghiệp vụ thông tin và ngoại ngữ.
- Tăng cường tổ chức và tham gia các hội nghị, hội thảo quốc tế về TTTV nhằm trao đổi kinh nghiệm và học thuật.
3.6. Mô hình tổ chức thực hiện
3.6.1. Yêu cầu chung về mô hình giải pháp
- Như đã phân tích về mối quan hệ giữa các phòng tư liệu và TTTT – TV ĐHQGHN là hỗ trợ xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp; thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thông tin tự động hoá; tổ chức cho toàn thể bạn đọc trong Trường cùng khai thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả kho tin và tài liệu của Trung tâm và các nguồn tin của các phòng tư liệu cũng như bên ngoài, vì vậy, để thực hiện tốt giải pháp này, TTTT – TV ĐHQGHN cần phải là đơn vị đầu mối để tổ chức hoạt động quản lý, chuyển giao đào tạo và hỗ trợ tra cứu thông qua hệ thống phần mềm TV tích hợp mà trung tâm đang có để các phòng tư liệu sử dụng kế thừa và chuyển các CSDL lên chính phần mềm đó.