8. Dự kiến kết quả nghiên cứu
2.2.3. Mối quan hệ giữa các phòng tư liệu và Trung tâm Thông tin
Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội
Trên thực tế, các phòng tư liệu thuộc các Khoa và Bộ môn của Trường ĐHKHXH&NV. Tuy nhiên, bên cạnh đó, nó còn có quan hệ mật thiết và chịu sự điều phối hoạt động từ TTTT - TV ĐHQGHN thể hiện qua các mặt sau:
- TTTT - TV tham mưu, tư vấn cho các phòng tư liệu về phương hướng tổ chức và hoạt động TTTL, TV nhằm phục vụ nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập trong Trường.
56
- Hỗ trợ xây dựng kế hoạch ngắn hạn và chiến lược phát triển; tổ chức và điều phối toàn bộ hệ thống TTTL, TV trong Trường.
- Tư vấn phương hướng tổ chức sắp xếp, lưu trữ, bảo quản kho tư liệu bao gồm tất cả các loại hình ấn phẩm và vật mang tin.
- Hỗ trợ xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp; thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thông tin tự động hoá; tổ chức cho toàn thể bạn đọc trong Trường cùng khai thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả kho tin và tài liệu của Trung tâm và các nguồn tin của các phòng tư liệu cũng như bên ngoài.
- Quản lý chung các thông tin tài liệu có tại các phòng tư liệu như: Những xuất bản phẩm do Trường ĐHKHXH&NV xuất bản, các LA, LV; Những báo cáo tổng kết của các đề tài nghiên cứu cấp Trường và cấp ĐHQGHN đã được nghiệm thu đánh giá do Trường chủ trì hoặc do cán bộ Nhà trường thực hiện.
- Tư vấn nghiên cứu khoa học TTTL, TV góp phần xây dựng lý luận khoa học chuyên ngành. ứng dụng những thành tựu khoa học và kỹ thuật mới vào xử lý và phục vụ TTTV.
- Hỗ trợ tổ chức đào tạo và bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ tổ chức, xử lý, cung cấp tin và tài liệu của đội ngũ cán bộ TTTL, TV của các phòng tư liệu. Trang bị kiến thức về hình thức cấu trúc cung cấp tin, về phương pháp tra cứu, tìm kiếm tin và sử dụng thư viện cho cán bộ và sinh viên Trường ĐHKHXH&NV.
2.3. Đặc điểm vốn tài liệu của các phòng tƣ liệu
Tính đến nay, Khoa/Bộ môn trực thuộc Trường đều có phòng tư liệu. Nhìn chung, các phòng tư liệu này đã trở thành một bộ phận cơ hữu, không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của Khoa/Bộ môn trực thuộc. Tuy nhiên, do nhận thức, do tiềm lực khác nhau, mà sự quan tâm, đầu tư cho
57
các phòng tư liệu của Khoa/Bộ môn trực thuộc cũng khác nhau, dẫn đến quy mô và chất lượng hoạt động của các phòng tư liệu cũng khác nhau.
Một số khoa đã chú trọng phát triển kho tư liệu, số lượng tài liệu đã không ngừng tăng lên, điển hình là Khoa Quốc tế (5.000 tài liệu), Khoa văn học (3.981 tài liệu), Khoa Triết học (4.515 tài liệu), Khoa Ngôn ngữ (5.410 tài liệu), Khoa Lịch sử (7.600 tài liệu) trong đó Khoá luận bảo vệ tháng 6 năm 2010 cũng đã được bổ sung về phòng tư liệu… Trong khi đó, một số Khoa nguồn tài liệu còn rất nghèo nàn. Trong bối cảnh hiện nay, khi Nhà trường đang triển khai đổi mới phương pháp giảng dạy, trong đề cao khả năng tự học, tự nghiên cứu của SV thì việc thiếu hụt tài liệu là một vấn đề cấp bách cần giải quyết. Giải pháp có kết hợp với TTTT – TV ĐHQGHN để tăng cường nguồn tư liệu hoặc đề xuất Nhà trường bổ sung nguồn tài liệu cho Khoa.
2.3.1. Tài liệu truyền thống
Tài liệu truyền thống là loại tài liệu như sách, báo, tạp chí… tài liệu này được chia làm 2 loại là tài liệu công bố và tài liệu không công bố.
2.3.1.1. Tài liệu công bố
Là tài liệu xuất bản do các nhà xuất bản phát hành và thường được đánh chỉ số ISBN hoặc ISSN, tài liệu được phổ biến rộng rãi tất cả mọi người đều có thể đọc được. Ở các phòng tư liệu, loại tài liệu này bao gồm: sách tham khảo, sách tra cứu, tạp chí và một số lượng lớn sách giáo trình tiếng Việt được xuất bản bởi các nhà xuất bản khác nhau.
Về sách tham khảo. Tài liệu tham khảo chiếm một phần lớn trong kho sách của các phòng tư liệu gồm nhiều thứ tiếng, được sắp xếp theo các nội dung liên quan đến các lĩnh vực đào tạo của Trường.
Sách tham khảo ngoại văn có 16.502 cuốn trong đó có sách tiếng Nga (xuất bản trước năm 1970). Các tài liệu tham khảo là các sách tiếng
58
Anh, tiếng Pháp, tiếng Trung trong đó một nửa là sách xuất bản trước 1980.
Trước những năm 1990, các phòng tư liệu bổ sung trên các tài liệu tiếng Nga do có sự hỗ trợ của Liên Xô. Tuy nhiên, sau năm 1990, nguồn tài trợ không còn nên các phòng tư liệu phải mua sách tiếng Nga với giá khá cao. Bên cạnh đó, nguồn tài liệu phong phú và rất có giá trị về KHXH của các nước tư bản cũng được các phòng tư liệu quan tâm chú ý. Thực tế NDT cũng có nhu cầu rất lớn về tài liệu của các nước này nên các phòng tư liệu đã chuyển sang mua tài liệu tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Trung… nhưng với số lượng rất hạn chế vì giá những tài liệu này rất đắt. Tuy nhiên, các phòng tư liệu cũng nhận được sự tài trợ về các tài liệu ngoại văn từ nhiều nguồn khác nhau.
Số tài liệu này ít hơn nhiều so với các tài liệu tham khảo tiếng nước ngoài. Hiện nay, các phòng tư liệu có khoảng trên 11.520 cuốn. Sách tham khảo gồm các sách KHXH liên quan tới các ngành khoa học của Trường và các loại sách chính trị - xã hội liên quan tới đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, các tác phẩm văn học nổi tiếng… giúp SV trong Trường có cái nhìn toàn diện về mọi mặt của đời sống xã hội.
Về tài liệu tra cứu. Đây là loại tài liệu đặc biệt gồm có các loại sách: Bách khoa toàn thư, từ điển, cẩm nang các ngành KHXH, sổ tay tra cứu chuyên ngành… Hiện nay số tài liệu này có những bộ bách khoa tra cứu chuyên ngành quý.
Ngoài ra, các phòng tư liệu còn lưu giữ một số lượng lớn các loại từ điển tiếng Anh, Pháp, Nga, Trung… phục vụ SV học ngoại ngữ. Các loại sổ tay tra cứu chuyên ngành… Các phòng tư liệu cũng có một số tạp chí tóm tắt nổi tiếng trên thế giới.
59
Về giáo trình. Trong những năm gần đây, Ban giám hiệu Nhà trường rất quan tâm đến việc phát triển các phòng tư liệu, kinh phí đầu tư cho việc bổ sung thêm giáo trình tăng lên đáng kể. Thành phần kho giáo trình hiện nay của các phòng tư liệu (chia theo năm xuất bản) như sau:
+ Giáo trình xuất bản trước 1980. + Giáo trình xuất bản từ 1980 - 1989. + Giáo trình xuất bản từ 1990 - 1999. + Giáo trình xuất bản từ 2000 đến nay.
Về các loại tạp chí. Nguồn tạp chí chiếm khoảng 1% tổng số VTL của các phòng tư liệu. Các phòng tư liệu có 519 loại tạp chí.
2.3.1.2. Tài liệu không công bố
Đây là loại tài liệu không được phổ biến rộng rãi kể cả bằng phương thức thương mại. Tài liệu không công bố ở các phòng tư liệu hiện nay gồm có: luận án, luận văn (có khoảng 11.656 luận văn thạc sĩ và luận án tiến sĩ) của CB Nhà trường bảo vệ trong và ngoài nước), báo cáo khoa học của SV, các đề tài NCKH của CB trong Trường, các bài giảng được biên soạn chưa công bố…
Bảng 2.6. Vốn tài liệu của các phòng tư liệu
STT Đơn vị LV/LA (Tên) Sách Việt Sách nƣớc ngoài B – TC Khác 1 Báo chí và Truyền thông 1.348 30/88 25/31 33 2 Du lịch học 256 136 30 5 3 Đông phương 319 150 3.400 100 4 Khoa học quản lý 158 286 48 160
60 STT Đơn vị LV/LA (Tên) Sách Việt Sách nƣớc ngoài B – TC Khác 5 Lịch sử 3.500 1.300 2.800 Nhiều tài liệu đánh máy, viết tay 6 Lưu trữ học và quản trị văn phòng 233 164 8 16 900 7 Ngôn ngữ học 399 5.000 4 100 8 Quốc tế học 1.000 1.000 2.000 16 Đĩa CD – ROM 9 Tâm lý học 600 10 Việt Nam học và Tiếng Việt 40 1.136 558 21 270 TĐ 11 TTTV 500 1.500 200 12 Triết học 1.053 3.240 173 50 13 Văn học 1.950 2.000 30 11 40 cặp 14 Xã hội học 900 120 72 12 500 15 Bộ môn Khoa học chính trị 400 1.200 201 16 Bộ môn tiếng nước ngoài 1.000 TỔNG CỘNG 11.656 11.520 16.502 519
61
Có thể nhìn thấy qua số liệu này thì số lượng sách nước ngoài chiếm nhiều nhất, lên đến 41% trong các phòng tư liệu. Luận văn/Luận án và Sách tiếng Việt là 29% trong khi đó Báo – Tạp chí lại chỉ chiếm một số lượng rất nhỏ, chỉ có 1%. Nhiều Khoa/Bộ môn cũng đã chú trọng bổ sung nguồn tài liệu như Lịch sử, Quốc tế học, TTTV, Văn học…
Hình 2.8. Vốn tài liệu của các phòng tư liệu
2.3.2. Tài liệu điện tử
Các phòng tư liệu hiện đang sở hữu một bộ sưu tập các tài liệu điện tử khá phong phú gồm các đĩa mềm, các băng casette và các đĩa CD - ROM (bao gồm các đĩa tạp chí, các đĩa chương trình và phần mềm kèm theo sách).
Ngoài ra, các phòng tư liệu còn có một số lượng băng video, băng cassette học ngoại ngữ nhưng vì chưa có phòng học tiếng và phòng đọc đa phương tiện nên số tài liệu này chưa được đưa ra phục vụ. Hiện nay, các phòng tư liệu chỉ có một số máy để phục vụ cho bạn đọc tra cứu tài liệu trên Internet miễn phí nên chưa thể đáp ứng được yêu cầu của NDT.
62
Với điều kiện như vậy thì ngay khi TV hiện đại đi vào hoạt động cần phải có tài liệu điện tử và nguồn thông tin đủ mạnh để có thể đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng cao của NDT, không những phục vụ NDT trong Trường mà còn mở rộng phạm vi phục vụ ra ngoài Trường ĐHKHXH&NV.
Các phòng tư liệu thường xuyên bổ sung tài liệu. Hàng năm, các phòng tư liệu đã tận dụng tối ưu khoản kinh phí hàng năm cho các hoạt động bổ sung của mình. Mở rộng quan hệ hợp tác với các TV, cơ quan, nhà xuất bản lớn trong và ngoài nước, các phòng tư liệu đã nhận được rất nhiều tài liệu có giá trị từ nhiều nguồn biếu tặng.
2.4. Đặc điểm về cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin
2.4.1. Đặc điểm về cơ sở vật chất
Hầu hết tất cả các khoa đều dành một phòng từ 20 – 30 m2
để làm kho tư liệu. Diện tích này vừa là nơi để tài liệu và bạn đọc tra tìm, đọc tài liệu tại chỗ (có khoa bố trí thêm một phòng hành lang để SV ngồi đọc – khoa Văn học). Với yêu cầu chỉ đọc tài liệu tại chỗ, không được mượn về nhà trong khi mỗi phòng tư liệu chỉ có từ 5 – 10 chỗ ngồi thì đây là một khó khăn cho SV khi tiếp cận nguồn tài liệu của phòng tư liệu.
2.4.2. Đặc điểm hạ tầng công nghệ thông tin
2.4.2.1. Máy tính điện tử
Mới chỉ có 1/3 các khoa có máy tính tại phòng tư liệu, tuy nhiên số máy này lại được sử dụng cho các hoạt động khác. Hiện tại chỉ có khoa Quốc tế và Khoa TTTV có phần mềm quản lý TV, do vậy đã có máy tính dành riêng cho hoạt động tư liệu. Riêng khoa TTTV có 01 máy chủ quản lý dữ liệu và 02 máy trạm để SV tra cứu tư liệu.
63
2.4.2.2. Mạng máy tính
Hiện nay đã có hệ thống mạng LAN kết nối toàn Trường, Khoa/Bộ môn trực thuộc đều có thể truy cập được mạng Internet. Đây là điều kiện cơ sở hạ tầng quan trọng để hiện đại hoá và xây dựng kho tư liệu hiện đại. Khi triển khai, chỉ cần kéo thêm một đường Internet đến kho tư liệu là có thể hoà mạng được.
2.4.2.3. Giá sách và bàn ghế đọc tài liệu
Các khoa đã được đầu tư từ 5 – 10 giá sách để phục vụ cho việc sắp xếp tài liệu. Có 2 – 5 bàn đọc tài liệu. Với diện tích phòng hiện tại thì không thể đầu tư thêm về giá sách và bạn đọc cho phòng tư liệu.
2.5. Đặc điểm về đội ngũ cán bộ
Đội ngũ CB là một trong những yếu tố cấu thành TV, là linh hồn và cầu nối giữa VTL với bạn đọc của TV. Đây là yếu tố có nhiệm vụ và vai trò quan trọng trong mọi hoạt động của TV.
Đội ngũ CB các phòng tư liệu thiếu ổn định, thường xuyên thay đổi. Lãnh đạo một số Khoa/Bộ môn trực thuộc do chưa coi trọng tính ổn định của phòng tư liệu nên trong quá trình sắp xếp nhân sự, có thể dễ dàng thay đổi CB tư liệu. Điều đó đã ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả hoạt động của phòng tư liệu.
Phần lớn CB tại phòng tư liệu là kiêm nhiệm, CB chưa được qua một lớp đào tạo nghiệp vụ quản lý phòng tư liệu. Điều này dẫn đến khó khăn cho CB trong việc tổ chức sắp xếp kho tư liệu cũng như điều hành hoạt động của kho tư liệu.
Một số Khoa/Bộ môn đã có CB chuyên trách như Khoa Văn học, Khoa lịch sử và Khoa TTTV. Các Khoa/Bộ môn này đã tổ chức được phòng tư liệu theo quy chuẩn và công tác phục vụ được thực hiện tốt.
64
Bên cạnh việc lực lượng CB của phòng tư liệu còn ít, trình độ không đồng đều còn có một số CB không được đào tạo đúng chuyên ngành nên hạn chế về năng lực, quá trình thực hiện công việc còn gặp nhiều khó khăn.
2.6. Công tác thu thập, xử lý, lƣu trữ, bảo quản và phục vụ tài liệu
2.6.1. Công tác thu thập tài liệu
Loại hình tài liệu của các phòng tư liệu rất phong phú và đa dạng. Nó bao gồm các sản phẩm như: Sách, báo, tạp chí, luận văn, luận án, các chương trình đào tạo, các bài giảng, giáo trình, các đề tài NCKH các cấp, các báo cáo khoa học, các báo cáo thực tập tốt nghiệp, khoa luận, các kết quả nghiên cứu thử nghiệm… của các Khoa/Bộ môn.
Đối với tài liệu công bố được bổ sung từ các nguồn mua, tặng, biếu, trao đổi…
Đối với các tài liệu chưa công bố (tài liệu xám) như bài giảng, giáo trình, công trình khoa học (báo cáo khoa học, luận án, luận văn, khoá luận…), báo cáo thực tập… do CB, học viên và SV thực hiện thì được thu thập sau khi nghiệm thu hoặc bảo vệ, đi thực tập về.
2.6.2. Công tác xử lý tài liệu
Nhìn chung, các phòng tư liệu này đã trở thành một bộ phận cơ hữu không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của các Khoa/Bộ môn. Tuy nhiên, do nhận thức của lãnh đạo, do tiềm lực khác nhau mà sự quan tâm, đầu tư cho các phòng tư liệu cũng khác nhau dẫn đến quy mô và chất lượng hoạt động của các phòng tư liệu cũng khác nhau. Công tác xử lý tài liệu tại các phòng tư liệu nhìn chung được chia làm hai nhóm như sau:
Nhóm 1: Các phòng tư liệu có áp dụng chuẩn nghiệp vụ thông tin thư viện. Hiện nay, đã có một số lãnh đạo Khoa/Bộ môn mạnh dạn áp dụng nghiệp vụ TTTV trong việc quản lý tài liệu. Qua điều tra cho thấy
65
có khoảng 04 Khoa/Bộ môn đã áp dụng chuẩn nghiệp vụ TV như: Quốc tế học, TTTV, Lịch sử và Triết học. Công tác xử lý tài liệu của Khoa Lịch sử hoàn toàn được xử lý giống như TTTT - TV (do TTTT - TV xây dựng giúp). Các Khoa Quốc tế học, TTTV và Triết học xử lý tài liệu theo các hình thức cụ thể sau:
Về công tác xử lý kỹ thuật. Áp dụng đầy đủ quy định của nghiệp vụ TV như đóng dấu, đánh số đăng ký cá biệt, dán nhãn, mã vạch:
- Vào sổ đăng ký cá biệt cho từng tên tài liệu
- Đóng dấu của các phòng tư liệu Khoa/Bộ môn vào trang tên sách và vào trang 17
- In nhãn và in mã vạch, dán nhãn, dán mã vạch và ghi số đăng ký cá biệt vào trang tên sách và trang 17.