8. Dự kiến kết quả nghiên cứu
1.3.3. Cấu trúc của hệ thống thư viện hiện đại
Trước hết, ta thấy các TV hiện đại mà cụ thể là đối với TVĐT được bố trí như sau: tầng trên là “Giao diện web”. Trên đó, thiết kế các điểm để liên kết tới những vùng như: Giới thiệu về cơ quan, về hệ thống, về TV; Hướng dẫn sử dụng và các công cụ trợ giúp khác, đặc biệt là các điểm truy cập đến các “tài nguyên thông tin” - Phần chủ yếu của TVĐT (nằm ở các tầng chìm bên trong).
Phần thứ nhất của “Tài nguyên thông tin” thông thường được tổ chức theo Danh mục chủ đề/Directory. Phần này được cấu trúc theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng quát đến chi tiết, từ ngoài vào trong theo thứ bậc, ví dụ: Mảng/vấn đề lớn; Tiếp đó là các mục/vấn đề nhỏ; Mỗi mục này lại chia nhỏ dần theo cấu trúc hình cây: Cây – cành; Cành – nhánh to; Nhánh to – nhánh nhỏ; Nhánh nhỏ –nhánh nhỏ hơn... Cùng với các phân chia này là các điểm liên kết: đảm bảo các mối quan hệ nhiều chiều giữa các nhánh cũng như giữa nhánh với các cành. Cách tổ chức như vậy nhằm tạo thuận tiện cho người dùng trong khai thác thông tin. Thông thường trong TV hiện đại các ấn phẩm điện tử (tạp chí, bản tin, kỷ yếu...) được bố trí sắp xếp theo kiểu này và để tìm kiếm tài liệu theo chủ đề ta có thể “Click – Nháy” vào đề mục tương ứng tuần tự từ ngoài vào trong. Nếu muốn tìm/truy cập nhanh tới tài liệu cần phải có sự hỗ trợ của Máy tìm tin/Search engine thông qua các lệnh tìm cụ thể.v.v.
Trong TV hiện đại còn có phần “Tài nguyên” thứ hai - quan trọng nhất, đó là các tổ hợp CSDL, biểu hiện trên Web qua danh mục các CSDL. Danh mục này thường được sắp xếp theo theo chức năng, theo chủ đề hoặc theo vần chữ cái. Người dùng có thể tiếp cận tới các CSDL
36
này để khai thác thông tin theo các cấp độ khác nhau: từ thư mục, tóm tắt tới toàn văn; khai thác riêng rẽ từng CSDL hay khai thác theo nhóm CSDL, v.v… Mức độ khai thác đến đâu tuỳ thuộc vào khả năng của hệ thống (vấn đề kỹ thuật và tổ chức) và đặc biệt là sự “cho phép” của cơ quan chủ quản, các lệ phí tương ứng.
Thành phần thứ 3 trong TV hiện đại là phần liên kết tới các nguồn tài nguyên thông tin phân tán bên ngoài (nằm ngoài TV, ngoài sở hữu của cơ quan). Đây là thế mạnh của TV hiện đại so với TV truyền thống. Tuy nhiên, mức độ và khả năng liên kết đến đâu phụ thuộc vào sự hợp tác giữa cơ quan chủ quản với các cơ quan khác và việc khai thác các tầng thông tin số hoá đó cũng có những khác biệt. Chẳng hạn: có vùng/mảng thông tin được khai thác tự do, miễn phí, nhưng có những vùng/CSDL phải có mật khẩu, phải trả tiền.v.v.
Như vậy, TV hiện đại không chỉ có một hệ thống mà có thể gồm nhiều hệ khác nhau. Tuy nhiên, các tài nguyên thông tin, các CSDL đó liên kết được với nhau trong một chế độ phục vụ thống nhất. Tức là khi được yêu cầu, chúng xuất hiện đối với người dùng như thể chúng cùng trong một hệ thống. Để tích hợp được như vậy, chúng ta phải có các chương trình phần mềm hỗ trợ, phải áp dụng các chuẩn nhất định trong xử lý, trong quản trị, trong trao đổi dữ liệu cũng như phải có các công cụ tìm kiếm (search engine), chuyển tải, lưu trữ thông tin.v.v.
Tóm lại, có thể khái quát cấu trúc của TV hiện đại mà cụ thể ở đây là xây dựng TVĐT như sau: Tầng nổi bên trên là trang Web, được tổ chức khoa học, hợp lý có giao diện thuận tiện cho người dùng. Trang Web này liên kết với “Tài nguyên thông tin” nằm ở các tầng bên dưới, trong đó quan trọng nhất là tổ hợp các CSDL toàn văn, các tài liệu điện tử. Các nguồn tin này được tổ chức theo cấu trúc có khả năng đáp ứng
37
cho việc khai thác thông tin qua chế độ mạng on-line. Ngoài ra, từ Trang Web, nhờ các công cụ kỹ thuật, hành lang pháp lý/bản quyền và sự hợp tác ta có thể truy cập tới các nguồn tin điện tử bên ngoài để khai thác thông tin theo các cấp độ khác nhau ([21], tr. 14 – 18).
38
Chƣơng 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC PHÒNG TƢ LIỆU CỦA TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC
XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
2.1. Đặc điểm về ngƣời dùng tin và nhu cầu tin ở Trƣờng
Để nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc ở các phòng tư liệu trong giai đoạn hiện nay, đồng thời đưa ra phương hướng và giải pháp công tác phục vụ góp phần thúc đẩy chất lượng GD&ĐT, cần phải nghiên cứu đặc điểm NDT và NCT của họ.
Để hiểu rõ về đặc điểm NDT cũng như những NCT mà NDT tại các phòng tư liệu thuộc Trường ĐHKHXH&NV quan tâm, tác giả đã tiến hành một cuộc điều tra xã hội học với số phiếu phát ra là 100 phiếu và thu về là 96 phiếu hợp lệ. Từ đó, tác giả có những nhìn nhận rõ nét hơn về các vấn đề mà tác giả quan tâm.
Về mức độ sử dụng các loại hình tài liệu thì kết quả cho thấy mức độ “thường xuyên” sử dụng tài liệu vẫn là cao nhất sau đó đến “thỉnh thoảng” và thấp nhất là “không bao giờ”. Từ đó có thể thấy NDT rất quan tâm đến tài liệu để phục vụ cho NCT của họ. Cụ thể, về mức độ
“thường xuyên” thì loại hình được nghiên cứu nhiều nhất là sách (90%), thứ hai là báo (68%), thứ ba là tạp chí (50%)…, về mức độ “thỉnh thoảng” thì có 03 loại hình là công trình NCKH, khoá luận và loại hình khác (đều 72%), về mức độ “không bao giờ” thì cao nhất là kỷ yếu khoa học (15%), thứ hai là loại hình khác (10%), thứ ba là luận án, luận văn (6%)… Từ kết quả này có thể cho thấy là NDT thường có xu hướng quan tâm đến các loại ấn phẩm định kỳ trong khi lại ít sử dụng đến các loại hình tài liệu tra cứu…
39
Hình 2.1. Mức độ sử dụng các loại hình tài liệu
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Báo chí Tạp chí Sách Tài liệu tra cứu Kỷ yếu khoa học Công trình nghiê n cứu khoa học Giáo trình bài giảng Luận án, luận văn Khoá luận Khác
Không bao giờ 0% 1% 0% 4% 15% 2% 1% 6% 1% 10%
Thỉnh thoảng 32% 49% 10% 70% 65% 72% 48% 65% 72% 72% Thường xuyên 68% 50% 90% 26% 20% 26% 51% 29% 27% 18% 68% 50% 90% 26% 20% 26% 51% 29% 27% 18% 32% 49% 10% 70% 65% 72% 48% 65% 72% 72% 0% 1% 0% 4% 15% 2% 1% 6% 1% 10%
Mức độ sử dụng các loại hình tài liệu
2.1.1. Người dùng tin
NDT là một bộ phận quan trọng không thể tách rời của bất kỳ HTTT nào, NDT là yếu tố tương tác hai chiều với các đơn vị thông tin. Điều này được thể hiện qua hai khía cạnh. Thứ nhất, NDT được coi là đối tượng phục vụ, là khách hàng, là người tiêu thụ các sản phẩm và dịch vụ của cơ quan TTTL giống như mọi khách hàng của các dịch vụ xã hội. NDT thể hiện cụ thể NCT của chủ thể hoạt động tức là của các cá nhân, tập thể, nhóm và những nhu cầu này chính là cơ sở để định hướng hoạt động của các cơ quan thông tin. Thứ hai, NDT được coi là người sản xuất một phần “nguyên liệu thông tin” cho hoạt động của cơ quan TTTL. Sau khi nhận được các sản phẩm và dịch vụ thông tin theo yêu cầu, NDT tham gia vào hầu hết các công đoạn của hoạt động thông tin
40
như: đánh giá nguồn tin, giúp đỡ, lựa chọn và bổ sung tài liệu, hiệu chỉnh các hoạt động thông tin.
NDT được cung cấp những sản phẩm và dịch vụ thông tin có chất lượng sẽ tạo ra nguồn có giá trị. Và với những nguồn tin có giá trị ấy các cơ quan thông tin sẽ lại tạo ra những sản phẩm thông tin có chất lượng hơn. Như vậy, vai trò khách hàng - người sản xuất của NDT có mối quan hệ nhân quả. Tuy nhiên, chỉ có vai trò khách hàng của NDT là trực tiếp tác động tới sự sống còn của các cơ quan TTTL. Với nhu cầu cụ thể của mình, với năng lực tiếp nhận và xử lý thông tin của mình, NDT là nhân tố quyết định nội dung thông tin, kênh thông tin cần được sử dụng trong hoạt động thông tin.
Trong xã hội tri thức ngày nay, số lượng NDT ngày càng phong phú và đa dạng. NDT vào bất cứ thời gian nào cũng bị ảnh hưởng bởi nền KTXH. Với xu thế xã hội thông tin toàn cầu như ngày nay thì số lượng NDT ngày càng phong phú và đa dạng. Đối với các phòng tư liệu của Trường ĐHKHXH&NV, NDT gồm 3 nhóm chính sau:
- Nhóm 1: NDT là các nhà quản lý, CB lãnh đạo. - Nhóm 2: NDT là CB giảng dạy, CB nghiên cứu. - Nhóm 3: NDT là SV, HVCH và NCS.
Sự chia nhóm NDT chỉ mang tính tương đối bởi lẽ nhóm NDT là các nhà quản lý, CB, lãnh đạo đồng thời cũng là CB giảng dạy, CB nghiên cứu. Vì vậy, có thể nhóm NDT ở nhóm 1 ngoài nhu cầu thông tin phục vụ quản lý, họ còn có nhu cầu thông tin khoa học chuyên môn của họ để nghiên cứu và giảng dạy.
41
Hình 2.2. Sơ đồ người dùng tin tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
Theo số liệu công khai của ĐHQGHN và Trường ĐHKHXH&NV thì tính đến ngày 31/10/2009 thì số lượng NDT thực tế mà cụ thể ở đây là CB, nhân viên, GV, SV, HVCH và NCS… trong Trường như sau:
Bảng 2.1. Công việc của người dùng tin
STT NDT Số lƣợng (Ngƣời) Tỷ lệ % 1 CB quản lý 15 0,11% 2 Nhân viên 51 0,38% 3 GV cơ hữu 421 3,11% 4 GV thỉnh giảng 173 1,28% 5 SV hệ chính quy 5.472 40,39% 6 SV hệ không chính quy 4.571 33,74% 7 HVCH 2.122 15,66% 8 NCS 161 1,19% 9 SV nước ngoài 562 4,15% TỔNG CỘNG 13.548 100% CB quản lý SV CB NC Nhu cầu tin Nhu cầu tin Nhu cầu tin NDT
42
Hình 2.3. Công việc của người dùng tin
Theo khảo sát của tác giả, về mức độ dùng tin của NDT, tác giả nhận thấy ở mức độ cao nhất có khoảng 31% NDT dành “khoảng 30%”
thời gian cho việc nghiên cứu tài liệu, sau đó là 27% là “khoảng 10%”
và tiếp theo là 23% cho “khoảng 20%” và 19% cho “khoảng 40%”. Từ đây, có thể nhận xét rằng mức độ dành thời gian của NDT để quan tâm cho các tài liệu trong phòng tư liệu là rất lớn.
Bảng 2.2. Mức độ dùng tin của người dùng tin
STT Mức độ (thời gian) Tỷ lệ %
1 Khoảng 10% 27%
2 Khoảng 20% 23%
3 Khoảng 30% 31%
4 Khoảng 40% 19%
Ngoài ra, cũng có một số liệu khác về mức độ sử dụng của NDT cũng rất cao, thể hiện ở khía cạnh “thường xuyên” là 34%, “thỉnh thoảng” là 60% và “không bao giờ” là 6%.
43
Bảng 2.3. Mức độ sử dụng tài liệu của người dùng tin
STT Mức độ sử dụng Tỷ lệ %
1 Thường xuyên 34%
2 Thỉnh thoảng 60%
3 Không bao giờ 6%
Hình 2.4. Mức độ sử dụng tài liệu của người dùng tin
Thường xuyên, 34%
Thỉnh thoảng, 60% Không bao giờ,
6%
Cũng theo khảo sát này, tác giả cũng tìm hiểu thêm về độ tuổi của NDT. Theo đó, tác giả thu được các kết quả sau: chiếm số lượng đông đảo nhất là độ tuổi “dưới 25” trong đó phần lớn là SV (67%), đứng thứ hai là độ tuổi “từ 25 – 35” là 19%, thứ ba là độ tuổi “từ 35 – 45” còn các độ tuổi cao hơn chỉ khoảng 1%... Từ đó có thể nhận thấy “dưới 25”
và “từ 25 – 35” là hai độ tuổi có NCT cao nhất do đang trong quá trình tích luỹ kiến thức. Vì vậy, cần phải đặc biệt quan tâm đến NDT ở hai nhóm tuổi này.
44
Hình 2.5. Độ tuổi của người dùng tin tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
2.1.1.1. Nhóm người dùng tin là các nhà quản lý, cán bộ lãnh đạo
CB quản lý trong Trường gồm có Ban giám hiệu, trưởng và phó phòng chức năng và ban chủ nhiệm các khoa và các bộ môn. Nhóm NDT này chiếm số lượng rất nhỏ, chỉ khoảng 0,11% số NDT. Tuy nhiên, đây là nhóm đặc biệt quan trọng đóng vai trò lớn trong sự nghiệp phát triển của Trường. Họ vừa tham gia giảng dạy, vừa làm công tác quản lý, xây dựng các chiến lược phát triển của Trường, của Khoa/Bộ môn.
Thực chất của quá trình quản lý là việc ra quyết định mà cường độ lao động của nhóm rất cao nên thông tin dành cho nhóm người này mang tính tổng kết, dự báo, lượng thông tin diện rộng, khái quát trên các lĩnh vực khoa học. Khi ra quyết định quản lý, họ chính là những người cung cấp tin có hiệu quả cao. Vì vậy, người CB TV cần khai thác triệt để nguồn thông tin này bằng cách trao đổi, xin ý kiến nhằm phát triển nguồn thông tin cho công tác TTTV.
Ngoài mục đích quản lý lãnh đạo, CB quản lý còn tham gia giảng dạy, NCKH. Vì vậy, ngoài những thông tin mà họ cần, cung cấp thêm thông tin có tính chất chuyên ngành cho từng CB khác nhau và cũng cần
45
phải khai thác triệt để nguồn tin này để có kế hoạch phát triển nguồn tin phù hợp với lĩnh vực đào tạo.
Theo số liệu công khai của ĐHQGHN và Trường ĐHKHXH&NV thì tính đến ngày 31/10/2009 thì trình độ của nhóm NDT này như sau:
Bảng 2.4. Trình độ của nhóm người dùng tin là cán bộ quản lý, lãnh đạo STT Ngƣời dùng tin Trình độ GS PGS TS Ths ĐH CĐ Khác 1 CB quản lý 3 35 56 19 9 0 0 2 Nhân viên 0 0 0 21 65 1 33 TỔNG CỘNG 3 35 56 40 74 1 33
2.1.1.2. Nhóm người dùng tin là cán bộ giảng dạy, cán bộ nghiên cứu
Số lượng NDT sẽ không ngừng gia tăng theo tỷ lệ thuận với nhu cầu, quy mô và chất lượng đào tạo của Trường. Nhóm NDT là các CB giảng dạy, CB nghiên cứu tại Trường là đội ngũ nòng cốt của Trường (chiếm khoảng 4,39%). Họ là những người chuyển giao tri thức khoa học đến cho SV, họ tham gia trực tiếp vào quá trình đào tạo của Trường, vừa là chủ thể thông tin, vừa là NDT của các phòng tư liệu. Vì tham gia giảng dạy nên họ phải thường xuyên cập nhật những kiến thức mới, công nghệ mới và chuyên sâu liên quan trực tiếp tới lĩnh vực mà họ giảng dạy. CB giảng dạy phải không ngừng nâng cao trình độ, trao đổi kiến thức cho bản thân, phải thường xuyên cập nhật thông tin.
Thông tin cho nhóm NDT này có tính chất chuyên sâu, có tính lý luận và thực tiễn, tính thời sự liên quan đến ngành khoa học cơ bản và khoa học giáo dục. Hình thức phục vụ thường là thông tin chuyên đề thư mục chủ đề, tạp chí chuyên ngành mới hoặc sắp xuất bản, thông tin chọn
46
lọc về KHXH, tài liệu chuyên ngành là sách cũng như tạp chí KHKT nước ngoài, CSDL và tài liệu điện tử.
Trước yêu cầu về đổi mới giáo dục, người giáo viên phải tìm và giới thiệu cho SV những tài liệu cần thiết liên quan đến môn học để SV có thể tìm tòi và bổ sung kiến thực mới, kích thích quá trình sáng tạo, mang lại hiệu quả cao trong học tập và nghiên cứu. Do đó các phòng tư liệu cần quan tâm tìm hiểu đối tượng này không chỉ là phục vụ thông tin mà còn tranh thủ lấy ý kiến của họ về các ngành thông tin tài liệu chuyên môn hoặc các tài liệu như giáo trình, sách giáo khoa, sách tham khảo…
Theo số liệu công khai của ĐHQGHN và Trường ĐHKHXH&NV thì tính đến ngày 31/10/2009 thì trình độ của nhóm NDT này như sau:
Bảng 2.5. Trình độ của nhóm người dùng tin là cán bộ giảng dạy, cán bộ nghiên cứu STT Ngƣời dùng tin Trình độ GS PGS TS Ths ĐH CĐ Khác 1 CB cơ hữu 6 67 130 152 70 0 0