8. Dự kiến kết quả nghiên cứu
3.1.2. Kế thừa phần mềm quản trị thư viện điện tử tích hợp của
tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội
Hệ thống phần mềm khai thác dữ liệu số sẵn có của ĐHQGHN với khả năng khai thác mọi loại hình dữ liệu như: Phim, ảnh, âm thanh, sách điện tử...
Cần kế thừa phần mềm quản trị TV tích hợp sẵn có của TTTT – TV ĐHQGHN đảm bảo các yêu cầu như sau:
- Đảm bảo tính khả thi, tính ứng dụng và tính tồn tại lâu dài. - Tự động hóa tối đa hoạt động của các phòng tư liệu.
- Đem lại lợi ích cho CB, GV, SV, học sinh và NCS… trong Trường.
- Có giá trị lâu dài, phát triển trong các năm tiếp theo. - Phải đảm bảo tính kế thừa quá khứ.
- Tự động hóa và tin học hóa các hoạt động nghiệp vụ của các phòng tư liệu của Trường ĐHKHXH&NV bao gồm: Bổ sung, biên mục, tra cứu trực tuyến, quản lý lưu thông tài liệu, bảo quản tài liệu, quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ, quản lý kho tài liệu và quản lý bạn đọc.
- Đảm bảo khả năng quản lý toàn bộ hệ thống cho CB lãnh đạo như tổ chức quy trình công việc, phân chia trách nhiệm, giám sát CB, theo dõi và thống kê hoạt động.
81
- Đảm bảo đưa lên mạng của Trường và ĐHQGHN các dịch vụ bạn đọc như tra cứu và lưu thông trực tuyến nhằm mở rộng khả năng phục vụ cho hệ thống bạn đọc trong và ngoài Trường.
- Có khả năng cung cấp TTTL, dữ liệu số dưới nhiều dạng khác nhau như từ sách điện tử, phim, ảnh, âm thanh...
- Đảm bảo khả năng lưu trữ và phục vụ thông tin, tài liệu, tư liệu với khối lượng dữ liệu lớn.
- Ứng dụng các công nghệ mới từ thẻ từ, mã vạch trong hoạt động như lưu thông, bổ sung, quản lý kho.
- Đảm bảo đáp ứng yêu cầu mở rộng trong tương lai.
- Đảm bảo khả năng liên thông trao đổi với các TTTT - TV trong và ngoài nước.
- Đáp ứng thống nhất các chuẩn nghiệp do Nhà trường và ĐHQGHN lựa chọn trong hiện tại cũng như khi có mọi thay đổi về sau.
Nội dung phần mềm bao gồm các yếu tố sau:
- Phần mềm quản lý TV trên mạng là một chương trình có khả năng tạo ra trên mạng máy tính một môi trường cho phép những bộ phận có chức năng khác nhau trong TV cộng tác, phối hợp làm theo một tiến trình xử lý ăn khớp với tiến trình xử lý thực tế.
- Để đáp ứng được nhu cầu này, phần mềm quản lý TV trên mạng xây dựng theo mô hình phân tách thành các khối chương trình con. Mỗi khối chương trình con thực hiện một quy tắc nghiệp vụ riêng với giao diện làm việc cũng như nhóm người dùng được phân quyền riêng.
- Khối chương trình con có thể chiếu đến dữ liệu có liên quan nằm trong các quy tắc nghiệp vụ khác.
82
Hình 3.1. Cấu trúc phần mềm thư viện điện tử
- Module Bổ sung ấn phẩm: Module này hỗ trợ cho bổ sung ấn phẩm, cho phép ghi nhận mọi thay đổi liên quan đến số lượng của ấn phẩm có trong các phòng tư liệu, các thay đổi này gồm có việc mua, nhập và ấn phẩm đang có; Khai báo mất, thanh lý, thất lạc, cho phép tra cứu quá trình thay đổi số lượng của một ấn phẩm bất kỳ trong các phòng tư liệu; cho phép tiến hành các thống kê và hiển thị các kết quả dưới dạng đồ thị; Cho phép tạo danh mục ấn phẩm để phục vụ cho việc thông báo sách mới cho bạn đọc; Cho phép tạo file cho ấn phẩm theo các dạng của các phòng tư liệu.
- Module Biên mục dữ liệu: Module hỗ trợ cho hoạt động biên mục cho phép biên mục chi tiết các ấn phẩm đã được bộ phận bổ sung cập nhật vào chương trình. Cho phép thay đổi thông tin biên mục của
83
một ấn phẩm đã được biên mục trước đó; Cho phép biên mục nhiều dạng tài liệu khác nhau: Sách và tài liệu dạng sách, bài trích, luận án, ấn phẩm định kỳ, báo cáo khoa học, báo cáo hội nghị, các ấn phẩm dạng film, bản đồ, quảng cáo…; Cho phép đơn giản hóa và gia tăng mức độ chính xác của quá trình biên mục thông qua việc tạo ra từ điển tra cứu nhanh với các Trường hợp thông tin có thể lặp lại; Hỗ trợ các khung phân loại thông dụng của Việt Nam và quốc tế như BBK, DDC, UDC; Tuân thủ các chuẩn TV quốc tế về biểu mẫu MACR21; Quy tắc mô tả Anh – Mỹ AACR2... về quản lý tài liệu và công tác lưu trữ. Có khả năng in mã vạch cho các ấn phẩm được biên mục, phân quyền sử dụng với các chức năng khác nhau trong module (nhập, sửa, xóa).
- Module Quản lý thẻ bạn đọc: Module này hỗ trợ cho công tác quản lý bạn đọc cho phép quản lý thông tin liên quan đến bạn đọc. Dữ liệu này được lấy từ CSDL quản lý SV của Nhà trường và được phân bổ theo Khoa/Bộ môn. Các thông tin này bao gồm thông tin về người đọc (ảnh, ngày sinh, dân tộc, nơi công tác, địa chỉ liên lạc…) và các thông tin quản lý (Số thẻ, ngày cấp, ngày hết hạn…). Có thể in mã vạch cho người đọc được quản lý. Có khả năng tra cứu và thống kê người đọc (đối tượng độc giả: SV, học sinh, CB công chức…)
- Module Ghi nhật ký mượn/ trả ấn phẩm: Module này hỗ trợ cho công tác quản lý hoạt động mượn trả sách của các phòng tư liệu, ghi nhận mọi hoạt động cho mượn hoàn trả ấn phẩm diễn ra tại bàn cho mượn (tình trạng lưu thông của ấn phẩm: Còn trong các phòng tư liệu hay đang tồn trong độc giả; Danh sách người đang mượn ấn phẩm, danh sách mã xếp giá, giúp CB thủ thư có câu trả lời chính xác về ấn phẩm mà bạn đọc yêu cầu). Có khả năng chuyển thông tin của người đọc như thẻ còn thời hạn sử dụng không hoặc chuyển công tác, thông báo các
84
ấn phẩm bị nợ quá hạn. Có được khả năng xử lý nhanh vậy là do máy tính đọc các dữ liệu từ mã vạch được dán trên ấn phẩm và trên thẻ bạn đọc.
- Module Tra cứu ấn phẩm: Module tra cứu tài liệu ấn phẩm hỗ trợ cho việc tra cứu của người đọc. Module hỗ trợ 3 kiểu tra cứu: Tra cứu chung, tra cứu theo từng dạng tài liệu hoặc tra cứu nâng cao; Hỗ trợ việc tra cứu theo một tổ hợp nhiều điều kiện và sử dụng các loại toán tử logíc để liên kết các điều kiện này. Khi người dùng xem thông tin về một ấn phẩm tìm được, module có khả năng đưa ra danh sách các ấn phẩm cùng chủ đề, danh sách các ấn phẩm cùng 1 tác giả, cùng một từ khóa hay chỉ số phân loại để bạn đọc hoặc NDT có thể tra cứu rộng hơn, tìm hiểu tài liệu, chủ đề sâu hơn.
- Module Quản lý kho: Cho phép quản lý kho tài liệu của các phòng tư liệu một cách có hiệu quả nhờ vào việc so sánh thông tin có được kiểm tra tài liệu bằng cách quét mã vạch trên nhãn đã được gắn vào tài liệu, với việc lưu thông trên hệ thống qua đó giúp ta theo dõi thống kê và có biện pháp xử lý kịp thời những tài liệu cần bổ sung, tài liệu bị rách nát, hư hỏng.
- Module Quản lý người dùng: Module quản lý người dùng hỗ trợ việc phân quyền sử dụng chương trình quản lý các phòng tư liệu trên mạng máy tính tuỳ theo chức năng nhiệm vụ của người dùng trong thực tế. Module này chỉ dành cho một hoặc một nhóm người quản trị chương trình sử dụng. Người quản trị có thể sử dụng Module này để khai báo và cấp quyền sử dụng cho từng module trong chương trình.
- Module Mã vạch: Xây dựng và quản lý từ sách, tài liệu bằng mã vạch. Các yêu cầu chi tiết đối với một phần mềm quản lý TV tích hợp.
85
Hệ quản lý TV tích hợp được tuân theo nguyên tắc xuyên suốt toàn bộ chương trình: dễ sử dụng, đảm bảo tất cả các yêu cầu và tiêu chuẩn về nghiệp vụ TV, có kiến trúc hệ thống hỗ trợ khả năng mở rộng không hạn chế và các kết nối logic trực tiếp giữa các module đảm bảo an toàn dữ liệu và bảo mật.
Quản trị các quy trình nghiệp vụ chuẩn của một TV hiện đại như bổ sung, biên mục, tra cứu trực tuyến, quản lý lưu thông tài liệu, quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ như tạp chí, tập san, điểm báo, thông tin khoa học… Quản lý kho tài liệu, quản lý thông tin về bạn đọc, tất cả đều có thể dùng mã vạch. Đặc biệt tất cả các module được tích hợp trong một hệ thống nhất và liên thông chuyển đổi tương tác với nhau một cách dễ dàng tất cả tạo cho người sử dụng một cổng vào mọi dạng thông tin dù là xuất bản phẩm, tài liệu điện tử hay âm thanh, hình ảnh… luôn được thường xuyên cập nhật nhằm nắm bắt được các công nghệ hiện đại và đáp ứng nhu cầu mới của các phòng tư liệu tương thích với cả Internet.
Các chức năng chính của phần mềm như sau:
- Công cụ tìm kiếm tra cứu mạnh, đặc biệt là khả năng tìm kiếm toàn văn
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ, đặc biệt là khả năng xử lý tiếng Việt, hỗ trợ cả 2 bảng mẫu unicode và tiêu chuẩn Việt Nam.
- Sử dụng các chuẩn và quy tắc mô tả thư mục Marc 21, AACR2; DDC 14
- Tra cứu biên mục trực tuyến thông qua Internet.
- Quản lý các dữ liệu số hóa, cho phép số hóa biên mục, quản lý truy nhập các dạng tài liệu văn bản, hình ảnh, âm thanh là hướng đi mới cho TV hiện đại.
86 - Tích hợp mã vạch;
- Nhập xuất biểu ghi theo Marc 21;
- Tất cả các chức nang của chương trình được tích hợp trong cùng 1 giao diện và CSDL và có thể tùy biến độ phù hợp với các điều kiện tính chất nghiệp vụ TV.
- Mọi quy tắc nghiệp vụ được quản lý tập trung khiến cho cài đặt và bảo trì đơn giản.
- Có thể chạy trên các hệ điều hành khác nhau như: Windows NT, Windows 2000, Windows XP.
Tóm lại: Hệ quản trị TV là giải pháp tổng thể được thiết kế và triển khai với công nghệ giao diện truy cập Web cho phần khai thác thông tin và giao diện Window form cho phần nghiệp vụ đồng thời đáp ứng tất cả các yêu cầu đặt ra về công nghệ nhu yêu cầu hệ điều hành, cơ chế hoạt động client, sever, truy cập đồng thời thông qua môi trường mạng LAN, Internet…
3.2. Tăng cƣờng tiềm lực thông tin
3.2.1. Đẩy mạnh việc tạo lập, phát triển và cung cấp nguồn tin số hoá
Gia tăng nguồn tin số hoá là một xu thế tất yếu một khi tiến hành hiện đại hoá hoạt động TTTV. Chính vì vậy, các Khoa và Bộ môn thuộc Trường ĐHKHXH&NV cần quan tâm đến việc tạo lập và phát triển nguồn tin số, cung cấp khả năng truy cập đến nguồn tin này, nhằm góp phần nâng cao chất lượng của dịch vụ thông tin của mình.
Cùng với việc chú ý phát triển nguồn tin số, số hoá nguồn tin, các Khoa và Bộ môn thuộc Trường ĐHKHXH&NV phải quan tâm đến những nguồn tin truyền thống trên các vật mang tin truyền thống.
87
3.2.2. Đẩy mạnh phát triển quản trị nguồn tin nội sinh
Đẩy mạnh phát triển nguồn tin nội sinh thông qua việc củng cố và tăng cường công tác thu thập, lưu giữ, xử lý và phổ biến thông tin là một trong những hoạt động của các Khoa và Bộ môn thuộc Trường ĐHKHXH&NV trong thời gian tới. Quản lý tốt nguồn tài liệu nội sinh là một vấn đề hết sức quan trọng, cần nhanh chóng hoàn thiện các quy định, có cơ chế thu thập và phổ biến hiệu quả nguồn thông tin quý báu này cho CB, giáo viên, SV và các đơn vị liên kết. Tổ chức tốt công tác đăng ký và giao nộp kết quả NCKH có sử dụng ngân sách nhà nước, đặc biệt là các nhiệm vụ cấp bộ, cấp Trường.
3.2.3. Đẩy mạnh các dịch vụ thông tin kể cả dịch vụ có thu
Trên thực tế, đại đa số các tổ chức dịch vụ thông tin của hoạt động TTTV chỉ thuộc nhóm không tự đảm bảo kinh phí hoạt động. Vì thế nguồn kinh phí cấp từ Nhà nước, từ Bộ, từ Trường cho tổ chức dịch vụ thông tin của các phòng tư liệu là một nguồn thu chủ yếu cho hoạt động của hệ thống này. Vì vậy, khâu tổ chức dịch vụ thông tin của các phòng tư liệu cần chấn chỉnh, sắp xếp lại, hình thành các dịch vụ thông tin mới, kể cả các dịch vụ có thu để hoạt động có hiệu quả hơn.
3.3. Đào tạo đội ngũ cán bộ và ngƣời dùng tin
3.3.1. Đào tạo đội ngũ cán bộ
Xu thế phát triển của các cơ quan TTTV hiện nay là chuyển dần từ TV truyền thống sang TV hiện đại. Trong TV người CB với tư cách là một chủ thể đóng vai trò quyết định trong việc nâng cao chất lượng hoạt động của cơ quan TTTV. Ngày nay, CNTT được ứng dụng trong các hoạt động của TV đã làm thay đổi căn bản các mối quan hệ giữa CB TV xử lý tài liệu, lưu trữ và bảo quản cũng như CB TV với NDT thông qua máy tính và công nghệ điện tử. CNTT đã làm thay đổi phương thức làm
88
việc của CB TTTV, đòi hỏi họ phải thường xuyên cập nhật kiến thức mới, nâng cao trình độ và luôn tự điều chỉnh mình để có thể thích nghi được với sự phát triển công nghệ của TV hiện đại. Ngoài kiến thức chuyên môn, họ cần phải có kiến thức về tin học văn phòng, kiến thức về CNTT, sử dụng thành thạo máy tính để xử lý thông tin, nắm bắt các kỹ năng khai thác thông tin qua mạng và từ nhiều nguồn thông tin khác nhau để có thể phổ biến lại kiến thức và kỹ năng cho đồng nghiệp và NDT.
CB các phòng tư liệu là cấu nối giữa nguồn lực thông tin và NDT. Do vậy để các hoạt động của các phòng tư liệu được tốt thì người CB trong các phòng này phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Có trình độ chuyên môn về TV và CNTT.
- Có kiến thức và khả năng xử lý thông tin thuộc các lĩnh vực KHXH.
- Biết sử dụng và khai thác các phần mềm chuyên dụng phục vụ cho công tác chuyên môn nghiệp vụ.
- Sử dụng thành thạo máy tính trong việc tra cứu và khai thác thông tin.
- Có khả năng phân tích, đánh giá NCT khác nhau của bạn đọc. - Có kỹ năng sàng lọc, phân tích và bao gói thông tin để đáp ứng các yêu cầu đa dạng của NDT.
- Có kiến thức chủ đề chuyên sâu và các mối quan hệ công cộng để làm tốt dịch vụ tìm tin trực tuyến trên các hệ thống mạng.
- Muốn xử lý tốt các thông tin, tài liệu, CB còn phải thông hiểu ngoại ngữ. Vì không sử dụng được ngoại ngữ sẽ gây cho CB các phòng tư liệu rất nhiều trở ngại, đặc biệt là trong quá trình hội nhập cũng như hoà mạng vào Internet vì phần lớn giao dịch trên mạng toàn cầu là bằng
89
tiếng Anh. Chính vì vậy, CB các phòng tư liệu phải coi trọng việc học, nắm bắt và sử dụng thành thạo ít nhất một ngoại ngữ là nhiệm vụ bắt buộc.
- Đối với CB lãnh đạo, cần phải nâng cao năng lực quản lý, có trình độ điều hành một TV hiện đại, phải nắm được sự phát triển của hoạt động TTTV dưới tác động của CNTT và khả năng ứng dụng CNTT trong các hoạt động TTTV, để từ đó có các quyết định tin học hoá và tự động hoá công tác TTTV. Đồng thời sử dụng thành thạo ngoại ngữ và máy tính để có thể giao dịch và đối ngoại.