8. Dự kiến kết quả nghiên cứu
3.4. Đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ
Có thể nói, nhìn vào sản phẩm và dịch vụ thông tin của một TV có thể đánh giá được hiệu quả hoạt động phục vụ NDT của các cơ quan này. Chính vì vậy, các sản phẩm thông tin càng đa dạng, phong phú bao nhiêu
92
càng chứng tỏ khả năng thoả mãn nhu cầu thông tin cho NDT bấy nhiêu. Đây chính là điều kiện tiên quyết để thu hút NDT vào TV.
Thực tế nghiên cứu hầu hết các TV cho thấy, nhu cầu của NDT về sản phẩm và dịch vụ thông tin ngày một tăng theo chiều hướng phát triển của nguồn thông tin. Điều đó nói lên rằng, nguồn thông tin phát triển cả về số lượng, chất lượng và hình thức đã gây cho NDT rất khó tìm và chọn lọc thông tin cho phù hợp với nhu cầu của mình. Bởi vậy, NDT bên cạnh sản phẩm thông tin truyền thống bao gồm: hệ thống mục lục, các bản thư mục v.v... rất cần có các sản phẩm thông tin mới như: CSDL, ấn phẩm tóm tắt, tổng quan cũng như những dịch vụ thông tin mới như: phục vụ theo chế độ hỏi – đáp, theo chế độ chọn lọc hội thảo khoa học, nói chuyện chuyên đề, dịch vụ tra cứu thông tin qua mạng, điện thoại, email... các sản phẩm và dịch vụ hiện đại này sẽ giúp NDT tìm tin và chọn lọc thông tin phù hợp với nhu cầu của mình một cách dễ dàng, nhanh chóng hơn.
Trong các dịch vụ có giá trị gia tăng cao như trên đã nêu, cần ưu tiên phát triển dịch vụ tra cứu thông tin theo chế độ hỏi – đáp và dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc. Bởi ngay cả khi NDT đã làm chủ được kỹ năng sử dụng thành thạo bộ máy tra cứu truyền thống và hiện đại thì trong nhiều Trường hợp họ cũng không thể tìm được thông tin mà họ cần vì không có trình độ chuyên môn để phán đoán, suy luận định hướng thông tin như người CB TTTV. Hơn nữa phổ biến thông tin có chọn lọc còn đưa lại một loạt các ưu điểm sau:
- Giúp NDT tiết kiệm được thời gian tìm thông tin.
- Phục vụ những thông tin phù hợp với yêu cầu có tính ổn định. - Thu thập được thường xuyên các thông tin phản hồi từ phía NDT, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ thông tin...
93
- Với các ưu điểm này dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc rất cần thiết đối với các đối tượng dùng tin trong Trường ĐHKHXH&NV...
- Đảm bảo chất lượng phục vụ hai loại dịch vụ này chính là đảm bảo chất lượng hoạt động phục vụ thông tin thư mục - một hoạt động có ý nghĩa rất quan trọng trong việc thông tin về tài liệu và cung cấp thông tin phù hợp một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ cho NDT.
3.5. Chia sẻ và kết nối tài nguyên thông tin với các thƣ viện trong và ngoài nƣớc
Hiện nay hoạt động TV không còn bó hẹp trong phạm vi một nước mà mang tính toàn cầu. Trong những năm gần đây, Việt Nam đã phát triển đồng loạt và mạnh mẽ gia nhập các tổ chức hợp tác trong khu vực và trên thế giới. Vì vậy hợp tác quốc tế là nhiệm vụ của từng cơ quan TTTV trong đó có các phòng tư liệu thuộc Trường ĐHKHXH&NV góp phần vào sự phát triển đất nước trong giai đoạn CNH - HĐH.
Trong nước: Các phòng tư liệu thuộc Trường ĐHKHXH&NV cần có sự hợp tác, tiến hành trao đổi nguồn tài liệu và kinh nghiệm với các TTTT - TV hàng đầu như: TTTT KH&CN Quốc gia, Viện KH&CN Việt Nam, Viện KHXH Việt Nam, TV Quốc gia, ĐHQGHN… để đảm bảo nguồn tin đáp ứng được nhu cầu của NDT và chia sẻ, trao đổi các nguồn lực thông tin với các Trường khác trong khối ĐHQGHN. Đồng thời, nâng cao chất lượng, số lượng nguồn tin trong điều kiện nguồn kinh phí còn hạn hẹp của một số các xuất bản phẩm còn quá đắt đối với nguồn kinh phí bổ sung mà các TV hiện có. Bên cạnh đó, vì các đơn vị này chủ yếu làm công tác nghiên cứu nên chính là nơi sản xuất ra các sản phẩm khoa học, là nguồn tài liệu xám quý giá, là một trong những năng lực nội sinh của đất nước nên việc liên kết là hết sức có lợi. Từ trước tới nay, lĩnh vực này gần như chưa được quan tâm đúng mức, vì vậy rất nhiều tài
94
liệu có giá trị như các đề tài, kết quả nghiên cứu, tài liệu hội thảo, các báo cáo chuyên đề của các Viện, các trường đại học… chưa được thu thập đầy đủ. Nguồn tài liệu này không chỉ là thông tin cần thiết cho người nghiên cứu (họ có thể biết được người đi trước đã nghiên cứu những gì, cần kế thừa và phát triển như thế nào…), mà đây còn là những thông tin quan trọng, hữu ích cho những người làm công tác quản lý, ra quyết định trong hoạt động thông tin, tránh được những trùng lặp.
Ngoài ra, các phòng tư liệu thuộc Trường ĐHKHXH&NV cũng cần đẩy mạnh quan hệ hợp tác với các nhà xuất bản để đảm bảo được nguồn tài liệu cho TV một cách nhanh chóng, kịp thời và phù hợp với kinh phí hàng năm của mình đáp ứng được NCT của NDT.
Ngoài nước: Cùng với mối quan hệ của Trường ĐHKHXH&NV, các phòng tư liệu thuộc Trường ĐHKHXH&NV cũng đã có quan hệ với các đối tác truyền thống như: Nga, các nước Trung Đông Âu, các nước thành viên ASEAN và đang mở rộng với các đối tác mới như Hoa Kỳ, EC và APEC. Các tổ chức này không những cung cấp tài liệu cho các phòng tư liệu thuộc Trường ĐHKHXH&NV, mà còn đào tạo nguồn nhân lực cho TV.
Nhờ việc giao lưu trao đổi và hợp tác, các phòng tư liệu thuộc Trường ĐHKHXH&NV đã bổ sung được nhiều nguồn tài liệu và có điều kiện cập nhật được các nguồn thông tin trên thế giới, học hỏi được kinh nghiệm của các nước bạn trong lĩnh vực TTTV, đào tạo được nguồn nhân lực, áp dụng những kỹ thuật chuyên môn vào hoạt động của TV.
Thực hiện chính sách mở của Đảng và Chính phủ, Phòng tư liệu Trường ĐHKHXH&NV có điều kiện thuận lợi để tăng cường giao lưu và hợp tác với các tổ chức quốc tế, vì vậy trong thời gian tới Phòng tư liệu Trường ĐHKHXH&NV cần:
95
- Hàng năm cần xây dựng kế hoạch hợp tác cụ thể và dành một khoản kinh phí để thực hiện kế hoạch đó.
- Cần tận dụng cơ hội để nâng cao trình độ về nghiệp vụ thông tin và ngoại ngữ.
- Tăng cường tổ chức và tham gia các hội nghị, hội thảo quốc tế về TTTV nhằm trao đổi kinh nghiệm và học thuật.
3.6. Mô hình tổ chức thực hiện
3.6.1. Yêu cầu chung về mô hình giải pháp
- Như đã phân tích về mối quan hệ giữa các phòng tư liệu và TTTT – TV ĐHQGHN là hỗ trợ xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp; thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thông tin tự động hoá; tổ chức cho toàn thể bạn đọc trong Trường cùng khai thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả kho tin và tài liệu của Trung tâm và các nguồn tin của các phòng tư liệu cũng như bên ngoài, vì vậy, để thực hiện tốt giải pháp này, TTTT – TV ĐHQGHN cần phải là đơn vị đầu mối để tổ chức hoạt động quản lý, chuyển giao đào tạo và hỗ trợ tra cứu thông qua hệ thống phần mềm TV tích hợp mà trung tâm đang có để các phòng tư liệu sử dụng kế thừa và chuyển các CSDL lên chính phần mềm đó.
- Mỗi một phòng tư liệu của Trường sẽ đóng vai trò là một TV độc lập, sẽ tự bổ sung, biên mục và quản lý CSDL riêng biệt của mình trong toàn bộ CSDL tập trung của Nhà trường.
- NDT sẽ tra cứu và truy cập được tới tất cả các CSDL của các phòng tư liệu mà không bị bất cứ một hạn chế nào.
- Mỗi một phòng tư liệu sẽ đóng vai trò là một điểm lưu thông độc lập và bạn đọc có thể biết được nguồn thông tin, tài liệu của Khoa/Bộ môn thông qua việc tra cứu trên hệ thống mạng LAN hoặc Internet.
96
- Có khả năng mở rộng trong tương lai và liên kết được tới TV đặt trong Trường ĐHKHXH&NV nói riêng và ĐHQGHN nói chung.
- Bên cạnh đó, giải pháp cần phải tuân thủ các chuẩn nghiệp vụ TV như: Khổ mẫu trao đổi ISO 2709, XML; Khổ mẫu biên mục đọc máy MARC21; Các tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục khác nhau như ISBD, AACR2, TCVN 4743-89; Khung phân loại DDC; Chuẩn tìm kiếm Z39.50; Dublin Core…
3.6.2. Mô hình tổ chức
Hình 3.2. Mô hình tổ chức thực hiện
Để tiến hành đề tài một cách hiệu quả các hạng mục sẽ được thực hiện từng bước sau đó có thể tích hợp lại thành một hệ thống hoàn chỉnh tuỳ thuộc vào nhu cầu sử dụng của Nhà trường.
Mặc dù cùng nằm trong một hệ thống phát triển CNTT của hệ thống TV nói riêng và Nhà trường nói chung nhưng các phần mềm này hoàn toàn có thể hoạt động một cách độc lập. Do đó ta có thể xây dựng
97
được lộ trình để hoàn thành các hạng mục một cách tốt nhất. Các hệ thống phần mềm hoạt động một cách độc lập nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu có thể tích hợp trong tương lai thành một hệ thống duy nhất.
Tầng giao diện hiển thị dành cho bạn đọc được thể hiện như sau: Thứ nhất, nhóm dịch vụ thuộc Module dữ liệu số cung cấp gồm các thành phần:
- Khai thác thông tin số: cho phép người dùng tìm kiếm tài liệu số trong các bộ sưu tập thông tin số dưới nhiều phương pháp tìm kiếm khác nhau. Cho phép xem kết quả tìm kiếm dưới dạng văn bản, video, audio, bộ sưu tập hình ảnh theo chủ đề, hay các dạng multimedia khác.
- Tìm kiếm fulltext: bạn đọc có thể tìm kiếm toàn văn theo nội
dung của tài liệu
Thứ hai, nhóm dịch vụ thuộc cổng thông tin cung cấp gồm các thành phần:
- Cổng thông tin: là trung tâm HTTT, cổng thông tin thực hiện
chức năng thống nhất các nguồn tài nguyên thông tin trên hệ thống và tổ chức, quản lý, cung cấp thông tin tới người sử dụng đảm bảo người sử dụng có thể truy nhập và khai thác thông tin với hiệu quả cao nhất.
- Dịch vụ tin tức và bài viết: Bạn đọc có thể khai thác thông tin
dưới dạng các tin tức, sự kiện, và bài viết do đơn vị cung cấp.
- CSDL và thông tin cá nhân: Bạn đọc có thể tạo lập và sử dụng
CSDL cá nhân của mình trên hệ thống, có thể tự cập nhật các thông tin cá nhân, thông tin truy cập vào hệ thống, xem và cập nhật các thông tin về tình trạng sử dụng các tài nguyên trong hệ thống. Ngoài ra, còn cho phép người dùng tùy biến giao diện, lựa chọn các dịch vụ, tiện ích sẵn có mà hệ thống cung cấp nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu học tập và nghiên cứu của mình.
98
- Tìm kiếm tập trung: Tại một giao diện tìm kiếm duy nhất, bạn
đọc có thể tìm kiếm mọi dạng thông tin mà hệ thống quản lý, liên kết được. Kết quả trả về sẽ chỉ ra nguồn thông tin phù hợp được hiển thị là từ nguồn nào (Dữ liệu số, thông tin thư mục chỉ dẫn đến tài liệu gốc, tin tức sự kiện trong Trường, nguồn tin tin trên Internet hay các nguồn tin số từ bên ngoài các phòng tư liệu).
- Lịch công tác/Thời gian biểu: người sử dụng có thể xem được
lịch công tác chung mà người CB quản trị hệ thống đã đặt trước. Ngoài ra, người dùng có thể sử dụng chức năng lập lịch cá nhân và nhắc nhở công việc cho riêng mình. Hệ thống cũng cung cấp các công cụ và tiện ích khác phục vụ học tập, NCKH của người dùng.
- Các dịch vụ liên kết: Bao gồm các dịch vụ tìm kiếm tài liệu bên
ngoài TV, mượn liên TV, liên kết web tới các cơ quan TTTV, đơn vị bên ngoài.
Thứ ba, nhóm dịch vụ thuộc phần mềm thư viện điện tử cung cấp bao gồm các thành phần:
- Dịch vụ theo dõi tìm kiếm và sử dụng tài liệu: Người sử dụng
có thể xem lịch sử tìm kiếm tài liệu của mình trong hệ thống, xem lại các lệnh tìm đã thực hiện từ trước, thực hiện lại hoặc chỉnh sửa các lệnh tìm kiếm trên cơ sở các lệnh cũ. Ngoài ra, có thể xem lịch sử mượn trả tài liệu của mình, theo dõi các thông tin về hạn trả, ngày giờ và số lượng tài liệu đang mượn, hạn phải trả tài liệu, …
- Dịch vụ tra cứu tài liệu: Dịch vụ tra cứu tài liệu bao gồm chức
năng tra cứu khác nhau như: tra cứu cơ bản, tra cứu nâng cao, tra cứu tài liệu theo môn học… nhằm đáp ứng các nhu cầu, khả năng và thói quen sử dụng máy tính của nhiều đối tượng bạn đọc khác nhau
99
- Dịch vụ Lƣu thông trực tuyến: Dịch vụ yêu cầu mượn qua
mạng, xin gia hạn qua mạng, xem và cập nhật tình trạng đặt mượn tài liệu, thống kê chi phí và các thông tin khác liên quan đến dịch vụ, hạn chế tối đa việc phải gặp trực tiếp CB TV để đưa ra yêu cầu.
Tầng ứng dụng gồm các phần mềm TVĐT và nhóm giải pháp quản trị và xây dựng CSDL điện tử, Cổng thông tin.
Với phần mềm TVĐT, các CB các phòng tư liệu có thể thực hiện nhiều công việc nghiệp vụ khác nhau như quản lý bổ sung, biên mục, lưu thông... CB các phòng tư liệu ở Khoa/Bộ môn có thể thực hiện biên mục tài liệu, tổ chức thông tin, cập nhật thông tin trong hệ thống. Dữ liệu được cập nhật từ Khoa/Bộ môn riêng lẻ được quản lý tập trung bởi một CSDL, cho phép người dùng trong toàn Trường có thể tìm kiếm, khai thác và sử dụng chung. Ngoài ra, người dùng cũng có thể tìm kiếm, trích lọc các thông tin theo Khoa/Bộ môn thông qua các trường biên mục theo chuẩn MARC21 (các trường dữ liệu ghi thông tin nội bộ, đặc thù của từng phòng tư liệu). Nhóm giải pháp quản lý và xây dựng CSDL điện tử cho phép CB các phòng tư liệu của Khoa/Bộ môn bổ sung, biên mục và lưu thông các tài liệu số của đơn vị mình. Các dữ liệu số này có thể được chia sẻ, cho phép người dùng trong toàn Trường truy cập và sử dụng. Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp chức năng báo cáo thống kê, quản trị người dùng, phân quyền người dùng theo từng nhóm khác nhau cho phù hợp với chính sách sử dụng tài nguyên thông tin của từng đơn vị.
Cổng thông tin cho phép CB các phòng tư liệu của từng Khoa/Bộ môn có thể tổ chức, quản lý và cập nhật thông tin liên quan đến đơn vị mình. Ngoài ra, bạn đọc cũng có thể chọn đăng ký trước các thông tin theo chủ đề mà mình quan tâm, hệ thống sẽ tự động cung cấp, thông báo hoặc hiển thị các thông tin mới ngay khi được cập nhật theo địa chỉ
100
email hoặc hiển thị trong vùng làm việc cá nhân của người dùng trên hệ thống.
Tầng khai thác thể hiện việc sử dụng các dịch vụ của bạn đọc, đáp ứng các đối tượng: Từ xa, cơ quan đó, nội bộ các phòng tư liệu.
Tầng hạ tầng CNTT bao gồm các thiết bị phần cứng, thiết bị chuyên dụng và phần mềm hệ thống tương thích nhằm đảm bảo hệ thống phần mềm ứng dụng có thể vận hành tốt và tạo môi trường cho bạn đọc truy cập từ xa.
3.6.3. Mô hình ứng dụng
Hình 3.3. Mô hình ứng dụng
101
- Tại mỗi một phòng tư liệu sẽ có một mô hình khái quát nhất bao gồm đầy đủ các ứng dụng được triển khai. Mỗi một điểm thành viên sẽ có một hệ thống phù hợp với nhu cầu và nghiệp vụ của họ. Với các loại