8. Dự kiến kết quả nghiên cứu
2.6.2.Công tác xử lý tài liệu
Nhìn chung, các phòng tư liệu này đã trở thành một bộ phận cơ hữu không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của các Khoa/Bộ môn. Tuy nhiên, do nhận thức của lãnh đạo, do tiềm lực khác nhau mà sự quan tâm, đầu tư cho các phòng tư liệu cũng khác nhau dẫn đến quy mô và chất lượng hoạt động của các phòng tư liệu cũng khác nhau. Công tác xử lý tài liệu tại các phòng tư liệu nhìn chung được chia làm hai nhóm như sau:
Nhóm 1: Các phòng tư liệu có áp dụng chuẩn nghiệp vụ thông tin thư viện. Hiện nay, đã có một số lãnh đạo Khoa/Bộ môn mạnh dạn áp dụng nghiệp vụ TTTV trong việc quản lý tài liệu. Qua điều tra cho thấy
65
có khoảng 04 Khoa/Bộ môn đã áp dụng chuẩn nghiệp vụ TV như: Quốc tế học, TTTV, Lịch sử và Triết học. Công tác xử lý tài liệu của Khoa Lịch sử hoàn toàn được xử lý giống như TTTT - TV (do TTTT - TV xây dựng giúp). Các Khoa Quốc tế học, TTTV và Triết học xử lý tài liệu theo các hình thức cụ thể sau:
Về công tác xử lý kỹ thuật. Áp dụng đầy đủ quy định của nghiệp vụ TV như đóng dấu, đánh số đăng ký cá biệt, dán nhãn, mã vạch:
- Vào sổ đăng ký cá biệt cho từng tên tài liệu
- Đóng dấu của các phòng tư liệu Khoa/Bộ môn vào trang tên sách và vào trang 17
- In nhãn và in mã vạch, dán nhãn, dán mã vạch và ghi số đăng ký cá biệt vào trang tên sách và trang 17.
Về công tác xử lý hình thức. Tài liệu được mô tả thư mục theo ISBD.
Các CB xử lý tài liệu trên phiếu tiền máy trước khi nhập máy. Các phiếu này đồng thời được kẹp lại làm bản tra tìm tài liệu luôn. Các phòng tư liệu này đã áp dụng phần mềm CDS/ISIS để quản lý tài liệu.
Về công tác xử lý nội dung. Các CB của các phòng tư liệu đã tiến hành phân loại tài liệu theo DDC cũng như định từ khoá và tóm tắt nội dung các tài liệu xám.
CB chuyên trách phòng tư liệu của các Khoa/Bộ môn là người có kiến thức về chuyên ngành cộng với kiến thức về TTTV nên việc xử lý tài liệu nhất là trong việc phân loại, định từ khoá và tóm tắt không gặp nhiều khó khăn.
Nhóm 2: Các phòng tư liệu chưa áp dụng chuẩn nghiệp vụ thông tin thư viện. Ngoài 04 Khoa như đã nghiên cứu ở trên, hầu hết các phòng tư liệu của các Khoa còn lại chưa hề áp dụng nghiệp vụ TTTV, chưa được
66
quan tâm thoả đáng. Các hoạt động nghiệp vụ tại các phòng tư liệu này đều mang tính cảm tính và chủ yếu là thủ công, chưa tuân theo chuẩn nghiệp vụ về TTTV. Hình thức quản lý là sổ sách, hệ thống tra cứu là phiếu mục lục truyền thống. Chưa có CSDL điện tử. Một số khác đã tiến hành mô tả tài liệu nhưng không theo một quy tắc nhất định thậm chí là tiến hành theo cảm tính của người phụ trách phòng tư liệu. Tại đây, họ mới chỉ mô tả tài liệu trên các phiếu theo mẫu chung của các phòng tư liệu hoặc các phiếu do họ tự cắt cũng không theo một chuẩn chung nào.
Về công tác xử lý kỹ thuật:
- Vào sổ đăng ký cá biệt cho từng tên tài liệu. Tuy nhiên có đơn vị dùng đúng số đăng ký cá biệt theo quy định thường dùng ở các TV nhưng cũng có đơn vị chỉ dùng sổ viết thông thường làm sổ đăng ký cá biệt.
- Không đóng dấu của tên sách và vào trang 17. - Chưa áp dụng mã vạch cho tài liệu.
- Có dán nhãn cho tài liệu. Tuy nhiên, các đơn vị khác nhau thì sử dụng ký hiệu khác nhau. Có phòng thì chỉ sử dụng số, có phòng thì sử dụng cả số lẫn chữ. Kích thước nhãn to nhỏ khác nhau tuỳ theo CB của phòng tư liệu tự cắt. Dán nhãn trên sách tại các vị trí khác nhau và không theo một thể thống nhất.
Về công tác xử lý hình thức. Đến nay, còn một số phòng tư liệu Khoa/Bộ môn chưa hoặc không tiến hành mô tả.
Về công tác xử lý nội dung. Các phòng tư liệu Khoa/Bộ môn nhóm 2 chưa tiến hành xử lý nội dung của tài liệu.
Đội ngũ CB phụ trách phòng tư liệu thiếu ổn định, thường xuyên thay đổi và hầu hết không có nghiệp vụ TTTV nên ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả hoạt động nghiệp vụ của các phòng tư liệu.
67