Ở giai đoạn này, nhóm thu thập sẽ hệ thống lại kết quả phân tích đƣợc, diễn đạt thành văn bản sao cho hợp lý, đầy đủ, chính xác. Cụ thể là bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Bản mô tả công việc tại doanh nghiệp gồm các phần:
1. Tên gọi công việc 2. Chức vụ
3. Ngƣời quản lý trực tiếp 4. Mức lƣơng
5. Các nhiệm vụ công việc 6. Điều kiện làm việc 7. Kiến thức chuyên môn 8. Kỹ năng
Sau đây là bản mô tả công việc của giao dịch viên tại Đạt Thiện Nguyễn:
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA GIAO DỊCH VIÊN 1.Chức vụ: nhân viên giao dịch
2.Báo cáo với: giám đốc
3.Mức lƣơng: 3-4 triệu/ tháng.
4.Các nhiệm vụ chính:
-Tiếp đón khách hàng/đại lý đến giao dịch.
-Thực hiện các giao dịch trực tiếp với khách hàng/đại lý.
-Tìm hiểu và đáp ứng nhu cầu, giới thiệu, tƣ vấn và hỗ trợ khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
-Giải quyết các thắc mắc của khách hàng/đại lý về các sản phẩm,dịch vụ của doanh nghiệp.
-Thực hiện việc thu phí bảo hiểm, thanh toán phí, chuyển đổi phí giữa các hợp đồng bảo hiểm.
-Hƣớng dẫn khách hàng/đại lý hoàn thành các hồ sơ, thủ tục. -Giao nhận sổ thu phí định kỳ và sổ thu phí tạm của đại lý.
-Kiểm tra, kiểm soát các giấy tờ trƣớc khi thanh toán hoặc thu tiền.
-Kiểm tra và phát hiện tiền giả, lập báo cáo thu giữ theo quy định hiện hành.
- Thực hiện các yêu cầu khác do cấp trên giao cho.
5. Điều kiện làm việc
- Làm việc trong giờ hành chính, thời gian từ 8h sáng tới 17h chiều các ngày trong tuần.
- Đƣợc nghỉ thứ bảy, chủ nhật và các ngày lễ trong năm theo quy định của nhà nƣớc.
6. Kiến thức chuyên môn
- Trình độ cao đẳng hoặc tƣơng đƣơng trở lên.
7. Kỹ năng
- Kỹ năng thuyết phục khách hàng tốt.
- Kỹ năng giao tiếp, diễn đạt trôi chảy và kỹ năng thiết lập quan hệ tốt. -Thành thạo vi tính văn phòng.