3.2.1 Cơ cấu tổ chức
Hình 3.2 Cơ cấu tổ chức của DNTN Đạt Thiện Nguyễn
3.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
3.2.2.1 Giám đốc văn phòng
Giám đốc là ngƣời đứng đầu doanh nghiệp trực tiếp điều hành, chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy và tổ chức kinh doanh có hiệu quả nhằm bảo toàn và phát triển của doanh nghiệp, chỉ đạo điều hành các bộ phận và thực hiện chiến lƣợc kinh doanh tháng, quý, năm trên cơ sở đáp ứng nhu cầu của thị trƣờng, có kế hoạch phát triển cho doanh nghiệp, tổ chức đào tạo, tuyển dụng và là ngƣời đại diện của doanh nghiệp trƣớc pháp luật và Nhà nƣớc.
3.2.2.2 Bộ phận tổng hợp
Có nhiệm vụ tổng hợp tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và báo cáo cho giám đốc. Quản lý và giải quyết các công việc hàng ngày nhƣ tiếp nhận và gửi các công văn, thƣ từ. Lên kế hoạch và tổ chức các buổi hội nghị, họp mặt khách hàng, họp đại lý hàng tháng, trao đổi kinh nghiệm tƣ vấn.
Giám đốc văn phòng Bộ phận tài chính – kế toán Bộ phận tổ chức nhân sự Bộ phận tổng hợp Trƣởng ban Bộ phận dịch vụ khách hàng Trƣởng nhóm Đại lý Đại lý Nhân viên Nhân viên Nhân viên
3.2.2.3 Bộ phận tổ chức nhân sự
Bộ phận tổ chức nhân sự chịu trách nhiệm về những vấn đề có liên quan đến đội ngũ cán bộ của doanh nghiệp, cân đối giữa lực lƣợng nhân viên với nhu cầu kinh doanh, có kế hoạch và xây dựng quy trình tuyển dụng, đào tạo, bố trí sử dụng, định kỳ đánh giá kết quả và thành tích của từng nhân viên, các tổ trƣởng nhóm, xây dựng các chính sách khen thƣởng, kỷ luật đối với các nhân viên, đảm bảo thực hiện tốt các chế độ theo Bộ luật lao động và quy định của lãnh đạo doanh nghiệp.
3.2.2.4 Bộ phận tài chính – kế toán
Có nhiệm vụ thanh quyết toán các hợp đồng, quản lý việc thu phí bảo hiểm từ khách hàng và đại lý. Tổng hợp số liệu báo cáo tài chính hàng tháng, quyết toán kinh doanh lãi lỗ, nộp Thuế với Nhà nƣớc. Hỗ trợ đại lý trong việc giải quyết các sự kiện bảo hiểm, giấy tờ, hồ sơ.
3.2.2.5 Bộ phận dịch vụ khách hàng
Là bộ phận phục vụ khách hàng đƣợc bảo hiểm, hỗ trợ các bộ phận khác và các đại lý trong việc quản lý khách hàng cũng nhƣ phục vụ khách hàng. Tiếp nhận và trả lời các yêu cầu của khách hàng về các thông tin nhƣ phí bảo hiểm, thời hạn thu phí, các thắc mắc trong hợp đồng bảo hiểm, địa điểm nhận tiền đáo hạn, lợi tức đặc biệt,…. Dịch vụ khách hàng tốt sẽ giúp ích rất lớn cho việc phục vụ khách hàng, khai thác bảo hiểm từ khách hàng cũ và tạo thêm khách hàng mới.
3.3 QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG
Giai đoạn 2008 – 2009: hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn và hạn chế do doanh nghiệp mới đƣợc thành lập, hoạt động giữa các bộ phận chƣa nhịp nhàng, cộng thêm từ một trƣởng ban quản lý các nhóm đại lý nay trở thành giám đốc doanh nghiệp cũng còn nhiều bỡ ngỡ.
Từ năm 2010 đến nay: hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đã có bƣớc phát triển, đạt những thành tích nhất định, hiệu quả kinh doanh ngày càng cao, đội ngũ đại lý rộng khắp trên địa bàn thành phố Cần Thơ, số lƣợng khách hàng đến giao dịch tại doanh nghiệp nhiều hơn trƣớc. Ngoài các hoạt động kinh doanh thì doanh nghiệp còn tổ chức các buổi gặp gỡ, giao lƣu mang tính chất thiện nguyện do doanh nghiệp tổ chức và công ty Prudential tổ chức nhƣ thăm trại trẻ mồ côi, các cụ già neo đơn, các gia đình khách hàng có hoàn cảnh đặc biệt tại các đại điểm trên thành phố Cần Thơ.
3.4 ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN
Nổ lực đạt doanh thu phí cao nhất trong địa bàn thành phố, sự phục vụ tốt nhất cho khách hàng với đội ngũ đại lý hùng hậu và chuyên nghiệp. Để giúp mỗi khách hàng đến với doanh nghiệp đều đạt sự thịnh vƣợng, an tâm về tài chính.
CHƢƠNG 4
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG
4.1 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
Việc so sánh kết quả kinh doanh qua các năm có thể giúp doanh nghiệp nắm rõ tình hình hoạt động của doanh nghiệp mình, cụ thể là trong ba năm 2011, 2012 và 2013. Dựa trên cơ sở phân tích các chỉ tiêu doanh thu, chi phí, lợi nhuận đƣợc thể hiện qua bảng sau:
Bảng 4.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của DNTN Đạt Thiện Nguyễn giai đoạn 2011 - 2013 Đvt: triệu đồng Chỉ tiêu 2011 2012 2013 Chênh lệch 2012/2011 Chênh lệch 2013/2012 Tuyệt đối Tƣơng đối (%) Tuyệt đối Tƣơng đối (%) Doanh thu phí BH 8.446,06 10.483,3 12.984 2.037,24 24,12 2.500,7 23,85 Doanh thu của DN 2.533,82 3.144,99 3.895,20 611,17 24,12 750,21 23,85 Chi phí 557,30 580,10 583,40 22,80 4,09 3,30 0,57 Lợi nhuận 1.976,52 2.564,89 3.311,80 588,37 29,77 746,91 29,12
2.533,82 3.144,99 3.895,20 557,30 580,10 583,40 1976,52 2564,89 3311,80 0 500 1000 1500 2000 2500 3000 3500 4000 4500 2011 2012 2013 Doanh thu Chi phí Lợi nhuận
Hình 4.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của DNTN Đạt Thiện Nguyễn giai đoạn 2011-2013
Nhìn chung các chi tiêu đều có xu hƣớng tăng qua các năm nhƣng tăng bao nhiêu lần và chênh lệch nhƣ thế nào ta sẽ làm rõ hơn qua phần phân tích doanh thu, chi phí, lợi nhuận sau đây.
4.1.1 Về doanh thu
Doanh thu tăng đều qua ba năm, nhất là năm 2013.
Cụ thể năm 2011 doanh thu đạt 2.533,82 triệu đồng, đến năm 2012 doanh thu tăng 611,17 triệu đồng và đạt mức 3.144,99 triệu đồng với tỷ lệ đạt 24,12% so với năm 2011. Năm 2013 doanh thu tiếp tục tăng đạt mức 3.895,20 triệu đồng tăng thêm 750,21 triệu đồng với tỷ lệ 23,85% so với năm 2012.
Để đạt đƣợc thành công trên là nhờ vào hiệu quả quản lý của đội ngũ nhân viên và hiệu quả bán hàng của đại lý, càng ngày trình độ chuyên môn và kỹ năng bán hàng của họ càng đƣợc nâng cao với việc doanh nghiệp thƣờng xuyên có các buổi trao dồi kinh nghiệm cũng nhƣ kỹ năng bán hàng cho nhân viên. Ngoài ra còn nhờ vào khả năng quản lý tốt của doanh nghiệp qua việc luôn tạo cơ hội thăng tiến, đƣa ra các chƣơng trình thi đua, tạo mối liên kết chặt chẽ giữa nhân viên và đại lý trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó còn nhờ vào uy tín và sự tín nhiệm của khách hàng giành cho doanh nghiệp, thông qua các dịch vụ khách hàng nhanh chóng, thái độ và sự ân cần của nhân viên khi giao dịch với khách, trách nhiệm của doanh nghiệp với khách. Nhƣng trên hết vẫn là sự ủng hộ của khách hàng đối với các sản phẩm Bảo hiểm nhân thọ của doanh nghiệp bán ra, năm 2012 doanh nghiệp bán sản phẩm mới “Phú-An Lộc” đáp ứng nhu cầu bảo vệ sức khỏe chống các căn bệnh hiểm nghèo nhƣ ung thƣ, nhồi máu cơ tim hay đột quỵ đã làm doanh thu tăng đáng kể (24,12%). Tiếp tục năm 2013 với việc ra đời thêm sản phẩm “Phú-Đăng khoa thành tài” đánh vào nhu cầu học vấn của sinh viên khi vào đƣợc các trƣờng đại
học tiêu chuẩn đã làm cho doanh thu tăng 23,85%.
Tóm lại, sự tăng trƣởng của doanh thu là kết quả của quá trình quản lý và làm việc của đội ngũ nhân viên-đại lý, uy tín và sự tín nhiệm của khách hàng dành cho doanh nghiệp và còn nhờ vào sự phù hợp của sản phẩm với nhu cầu khách hàng hiện nay.
4.1.2 Về chi phí
Bên cạnh sự tăng lên trong doanh thu thì chi phí của doanh nghiệp cũng tăng qua các năm, nhất là năm 2013.
Cụ thể năm 2011 chi phí hoạt động của doanh nghiệp là 557,30 triệu đồng. Đến năm 2012 chi phí này tăng thêm 22,80 triệu đồng ở mức 580,10 triệu đồng, tốc độ tăng là 4,09% so với năm 2011. Năm 2013 chi phí là 583,40 triệu đồng, tăng thêm 3,30 triệu đồng với mức tăng 0,57%.
Chi phí hằng năm tăng tƣơng ứng với sự tăng lên của doanh thu. Nhƣng chi phí tăng không nhiều, tốc độ tăng của chi phí thấp hơn tốc độ tăng của doanh thu. Năm 2012 chi phí tăng nhiều do phục vụ việc bán sản phẩm mới nhƣ đào tạo nhân viên về sản phẩm mới, hội nghị khách hàng giới thiệu sản phẩm, gia tăng huấn luyện thêm đại lý. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng đầu tƣ thêm cơ sở vật chất nhƣ máy tính, bàn ghế, quạt điện. Thêm vào đó, doanh nghiệp tuyển thêm 3 nhân viên mới vào làm ở vị trí giao dịch viên, dịch vụ khách hàng và bộ phận tổng hợp. Năm 2013 doanh nghiệp chỉ còn tốn thêm chi phí cho đào tạo nhân viên, tăng lƣơng cho nhân viên có thành tích và gắn bó lâu với doanh nghiệp với mức tăng lên đạt 3,3 triệu đồng/ngƣời. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng thực hiên chính sách tiết kiệm điện, nƣớc, sử dụng có hiệu quả trang thiết bị nhằm tránh lãng phí và góp phần giảm chi phí không chính đáng cho doanh nghiệp.
Tóm lại chi phí tăng lên do việc tuyển thêm nhân viên, đầu tƣ trang thiết bị trong doanh nghiệp và chi phí cho sản phẩm mới.
4.1.3 Về lợi nhuận
Lợi nhuận có đƣợc do sự chênh lệch của tổng doanh thu trừ tổng chi phí, qua bảng số liệu có thể thấy lợi nhuận tăng qua các năm, trong đó lợi nhuận năm 2013 cao nhất.
Cụ thể năm 2011 lợi nhuận đạt 1.976,52 triệu đồng. Đến năm 2012 lợi nhuận tăng lên 588,37 triệu đồng, đạt mức 2.564,89 triệu đồng với mức tăng 29,77% so với năm 2011. Năm 2013 lợi nhuận đạt mức 3.311,80 triệu đồng, tăng 746,91 triệu đồng với mức tăng 29,12% so với năm 2012.
Lợi nhuận doanh nghiệp tăng qua các năm là nhờ vào doanh nghiệp có biện pháp quản lý chi phí, giảm các chi phí không hợp lý làm cho tốc độ tăng của chi phí thấp hơn tốc độ tăng của doanh thu. Thêm vào đó là nhờ vào sự nổ lực của toàn thể thành viên trong doanh nghiệp, sự chỉ đạo của giám đốc.
4.1.4 Nhận xét chung
Nhìn chung qua 3 năm 2011, 2012 và 2013 thì tình hình hoạt động của doanh nghiệp đã đạt kết quả nhất định thông qua sự tăng ổn định của doanh thu và lợi nhuận. Doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả không những có lợi cho bản thân doanh nghiệp và các thành viên trong đó mà còn góp phần vào sự phát triển của mạng lƣới Prudential khu vực Cần Thơ.
4.2 THỰC TRẠNG NHÂN SỰ 4.2.1 Phân bổ nhân sự
Bảng 4.2: Số lƣợng nhân viên của doanh nghiệp năm 2011-2013
Đvt: ngƣời Bộ phận 2011 2012 2013 Ban Giám đốc 1 1 1 Bộ phận tổ chức nhân sự 3 3 3 Bộ phận tổng hợp 2 3 3 Bộ phận dịch vụ khách hàng 1 2 2 Bộ phận tài chính – kế toán 1 2 2 Bảo vệ 1 1 1 Tạp vụ 1 1 1 Tổng 10 13 13
Nguồn: Bộ phận tổ chức nhân sự của DNTN Đạt Thiện Nguyễn
Với số lƣợng nhân viên chỉ trên dƣới 10 ngƣời cho thấy đây là doanh nghiệp có quy mô nhỏ, số lƣợng nhân viên qua 3 năm không có sự thay đổi nhiều. Cụ thể năm 2010 doanh nghiệp có 10 nhân viên, đến năm 2012 tăng thêm 3 nhân viên ở vị trí kế toán, dịch vụ khách hàng và thƣ ký (bộ phận tổng hợp). Năm 2013 một doanh nghiệp vẫn giữ số lƣợng nhân viên nhƣ cũ là 13 ngƣời.
Doanh nghiệp tuyển thêm một kế toán là nhằm giao dịch với khách hàng, kế toán trƣớc của doanh nghiệp phải đảm nhiệm cả hai vị trí là kế toán cho doanh nghiệp và giao dịch với khách hàng, nhƣ thế không đáp ứng đƣợc mục tiêu của doanh nghiệp là phục vụ khách hàng trong thời gian nhanh nhất. Cũng với mục tiêu trên nên doanh nghiệp đã tuyển thêm nhân viên làm ở vị trí dịch vụ khách hàng để có thể đáp ứng kịp thời và nhanh chóng nhu cầu khách hàng. Bên cạnh đó, giám đốc cũng cần một thƣ ký cho riêng mình nên đã tuyển thêm một ngƣời.
Doanh nghiệp thực hiên chính sách tiết kiệm chi phí, tránh lãng phí nên chỉ cần một bảo vệ cũng nhƣ một tạp vụ cho doanh nghiệp, những bộ phận phục vụ khách hàng nhƣ kế toán, dịch vụ khách hàng doanh nghiệp muốn giữ ổn định. Tóm lại, vì là doanh nghiệp nhỏ nên số lƣợng nhân viên chỉ thật sự
cần thiết và có năng lực thật sự, không có tình trạng dƣ thừa, nếu nhân viên không đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc doanh nghiệp sẽ cho thôi việc và tuyển nhân viên mới.
Cụ thể về cơ cấu nhân sự ta sẽ đi sâu vào phân tích ở phần tiếp theo.
4.2.2 Cơ cấu nguồn nhân sự
4.2.2.1 Theo giới tính
Bảng 4.3: Cơ cấu nhân sự theo giới tính giai đoạn 2011-2013
Đvt: ngƣời 2011 2012 2013 Số lƣợng Tỷ trọng (%) Số lƣợng Tỷ trọng (%) Số lƣợng Tỷ trọng (%) Nữ 7 70,00 9 69,23 9 69,23 Nam 3 30,00 4 30,77 4 30,77 Tổng 10 100,00 13 100,00 13 100,00
Nguồn: Bộ phận tổ chức nhân sự của DNTN Đạt Thiện Nguyễn
Nhìn chung tỷ lệ lao động nữ cao hơn lao động nam qua các năm, nhất là năm 2011.
Cụ thể năm 2011 lao động nữ 07 ngƣời, chiếm 70% so với tổng số lao động, trong khi đó lao động nam chỉ chiếm 30%. Đến năm 2012 tỷ lệ lao động nam đã tăng lên đạt 30,77% với 04 ngƣời trong khi lao động nữ 09 ngƣời, chiếm 69,23%. Năm 2013 tỷ lệ lao động nam và lao động nữ giữ nguyên không thay đổi so với năm 2012.
Dù tỷ lệ lao động nam có tăng qua các năm nhƣng tăng với tỷ lệ nhỏ, có thể lý giải tình hình trên là do những yêu cầu của ngành kinh doanh dịch vụ hợp với nữ nhiều hơn nam, ở lao động nữ có sự mềm dẻo, nhẫn nại và chịu khó hơn, khả năng chịu áp lực công việc cũng cao hơn nam.
4.2.2.2 Theo trình độ
Bảng 4.4: Cơ cấu nhân sự theo trình độ giai đoạn 2011-2013
Đvt: ngƣời Trình độ 2011 2012 2013 Số lƣợng Tỷ trọng (%) Số lƣợng Tỷ trọng (%) Số lƣợng Tỷ trọng (%) Đại học 2 20,00 3 23,08 3 23,08 Cao đẳng 4 40,00 6 46,16 6 46,16 Trung học 2 20,00 2 15,38 2 15,38 Trình độ khác 2 20,00 2 15,38 2 15,38 Tổng 10 100,00 13 100,00 13 100,00
Nguồn: Bộ phận tổ chức nhân sự của DNTN Đạt Thiện Nguyễn
20,00 40,00 20,00 20,00 23,08 46,16 15,38 15,38 2011 2012-2013
Hình 4.2 Cơ cấu lao động theo trình độ giai đoạn 2011-2013
Cấu trúc trình độ lao động của doanh nghiệp không thay đổi qua ba năm, luôn chiếm tỷ trọng cao là cao đẳng, kế đến là đại học.
Cụ thể năm 2011 với số lƣợng trình độ cao đẳng là 04 ngƣời chiếm tỷ trọng cao nhất 40%, kế đến là đại học, trung học và trình độ khác có tỷ trọng bằng nhau 20%.
Đến năm 2012, số lƣợng đại học tăng 01 ngƣời đƣa tỷ trọng trình độ đại học lên 23,08%. Trình độ cao đẳng vẫn giữ vị trí cao nhất là 46,16% với việc tăng lên 2 ngƣời. Kế đến là trung học và trình độ khác có tỷ trọng bằng nhau 15,38%.
Năm 2013 không có thay đổi trong số lƣợng lao động cũng nhƣ trình độ Đại học Cao đẳng Trung học Trình độ khác
của họ.
Sở dĩ trình độ đại học và cao đẳng chiếm tỷ trọng cao hơn vì doanh nghiệp yêu cầu đội ngũ quản lý trình độ tƣơng đối từ cao đẳng trở lên, đƣợc đào tạo chuyên môn và nghiệp vụ, nhƣ thế mới đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc mà doanh nghiệp đã xác định. Bên cạnh đó, cũng có nhân viên có trình độ trung học hoặc thấp hơn là do yêu cầu công việc của họ không cần có trình độ cao mới đáp ứng đƣợc.
4.2.3 Nhận xét chung
Qua phân tích tình hình nhân sự tại doanh nghiệp chúng ta có thể thấy rằng số lƣợng nhân viên ít có biến động lớn, nhân viên có trình độ đại học-cao đẳng chiếm tỷ trọng cao hơn các trình độ khác. Nguồn nhân lực của doanh nghiệp ngày càng phát triển cả về số lƣợng lẫn chất lƣợng, chắc chắn sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.