Nguồn: Bộ phận tổ chức nhân sự của DNTN Đạt Thiện Nguyễn
Hình 4.5 Quy trình tuyển dụng nhân sự tại DNTN Đạt Thiện Nguyễn
4.5.1.1 Xác định nhu cầu tuyển dụng
Sau khi dự báo nhu cầu nhân sự thì doanh nghiệp đã thực hiện điều chỉnh cân đối cung cầu nhân sự và thuyên chuyển nhân viên, nếu tất cả các phƣơng án ở công tác hoạch định nhân sự điều cho thấy rằng cần tuyển thêm nhân viên thì mới tiến hành tuyển dụng.
Doanh nghiệp chỉ tuyển nhân viên khi cần thiết mà không nhận hồ sơ thƣờng xuyên nhƣ các doanh nghiệp khác, bởi vì quy mô doanh nghiệp nhỏ, số lƣợng tuyển dụng không nhiều, giám đốc xác định nhân sự của mình là thật sự có năng lực, phải có lòng trung thành gắn bó lâu dài với doanh nghiệp, mỗi nhân viên là một phần tạo nên sự thành công chung nên doanh nghiệp không tuyển dụng thƣờng xuyên.
Xác định nhu cầu tuyển dụng
Tuyển mộ Bố trí công việc Kiểm tra, Trắc nghiệm Nhận và nghiên cứu hồ sơ Phỏng vấn sơ bộ Ra quyết định tuyển chọn Phỏng vấn sâu
4.5.1.2 Tuyển mộ
Bảng 4.10: Thống kê hồ sơ dự tuyển năm 2012
Nguồn Số lƣợng (ngƣời) Tỷ lệ (%)
Quen biết với nhân viên 7 23,33
Đại lý 20 66,66
Sinh viên thực tập 1 3,33
Nhân viên văn phòng bạn 2 6,66
Bên ngoài 0 0,00
Tổng 30 100
Nguồn: Bộ phận tổ chức nhân sự của DNTN Đạt Thiện Nguyễn
Doanh nghiệp thu hút ứng viên đến đăng ký, nộp đơn xin việc từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó doanh nghiệp khuyến khích tuyển mộ từ những nguồn gần gũi với doanh nghiệp nhƣ sự giới thiệu của chính nhân viên. Bởi đều dễ hiểu những nhân viên đang làm việc có sự thích thú với công việc và niềm tự hào về doanh nghiệp nên họ cũng muốn bạn bè, họ hàng của mình làm chung. Nguồn này chiếm 23,33% trong tổng hồ sơ dự tuyển.
Nguồn thứ hai doanh nghiệp tuyển mộ là từ chính đại lý của mình, trong quá trình đại lý làm việc doanh nghiệp biết đƣợc năng lực cũng nhƣ các phẩm chất, chuyên môn của họ từ đó khi có nhu cầu tuyển dụng thì doanh nghiệp lại chú ý đến. Đây chính là nguồn chiếm tỷ lệ hồ sơ dự tuyển cao nhất trong các nguồn doanh nghiệp tuyển mộ, chiếm 66,66%.
Một nguồn tuyển mộ thứ ba là từ những sinh viên đến doanh nghiệp thực tập, qua thời gian thực tập sinh viên sẽ xác định ra trƣờng có tiếp tục xin làm việc ở doanh nghiệp không và bản thân doanh nghiệp cũng đánh giá sinh viên có phù hợp với yêu cầu tuyển dụng của mình không. Nguồn này chiếm tỷ lệ thấp nhất 3,33%.
Doanh nghiệp cũng xem xét đến nguồn nhân viên từ văn phòng bạn, đó là những ngƣời nghỉ chờ việc hoặc bị cho thôi việc từ văn phòng Prudential trong khu vực, đƣợc văn phòng bạn giới thiệu đến. Tuy nhiên, giám đốc Đạt Thiện Nguyễn không chú ý nguồn này, bởi vì đã là ngƣời bị cho thôi việc ở doanh nghiệp bạn thì nếu tuyển chỉ tuyển vào vị trí thƣ ký hoặc nhân viên bình thƣờng mà không phải là các vị trí chủ chốt. Năm 2012, nguồn này chiếm tỷ lệ 6,66% trong tổng số hồ sơ dự tuyển.
Nếu các nguồn trên không đáp ứng đƣợc yêu cầu thì doanh nghiệp mới xét đến dán thông báo tuyển dụng trƣớc doanh nghiệp, quảng cáo trên báo chí thu hút ứng viên đến nộp đơn xin việc. Năm 2012 doanh nghiệp không nhận hồ sơ dự tuyển nào từ nguồn bên ngoài. (tỷ lệ 0,00%).
Tuy nhiên, mỗi nguồn tuyển mộ đều có ƣu nhƣợc điểm riêng, doanh nghiệp phải xem xét kỹ và tùy theo vị trí tuyển dụng mà lựa chọn nguồn tuyển mộ. Đối với nguồn ứng viên nội bội hay những mối quan hệ gần gũi của nhân
viên trong nội bộ phải cẩn thận chuyện bè phái nếu ngƣời thân của nhân viên đƣợc nhận, nếu không đƣợc nhận thì có thể gây ra cảm nhận không tốt từ nhân viên đối với doanh nghiệp từ đó gây mất đoàn kết nội bộ. Thêm vào đó là không có sự đổi mới trong quản lý cũng nhƣ không có những phẩm chất hay năng lực từ nhân viên mới bên ngoài. Tuy nhiên doanh nghiệp tuyển mộ nguồn nội bộ cũng có ƣu điểm nhƣ nhân viên đã am hiểu doanh nghiệp cũng nhƣ những mục tiêu, cách thức làm việc chung với đồng nghiệp, thích nghi nhanh chóng, mau quen việc, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Lý do cho việc doanh nghiệp hạn chế tuyển mộ nguồn bên ngoài là vì tốn chi phí, khó đo lƣờng đƣợc sự trung thành cũng nhƣ năng lực thực sự của ứng viên. Bên cạnh đó, số lƣợng nhân viên cần tuyển không nhiều nên không thích hợp với các nguồn từ các trƣờng đại học, cao đẳng hay các trung tâm giới thiệu việc làm.
4.5.1.3 Tuyển chọn
Nghiên cứu hồ sơ xin việc
Một nguyên tắc phải thực hiện khi làm bảo hiểm nhân thọ là mọi thông tin khách hàng đều phải lƣu lại dù họ là khách hàng hay chƣa là khách hàng của mình, và nguyên tắc đó cũng đƣợc áp dụng cho công tác tuyển dụng nhân sự, tất cả thông tin của hồ sơ xin việc đều đƣợc lƣu lại để tiện cho việc sử dụng sau này. Thông tin mà ứng viên cung cấp sẽ đƣợc bộ phận tổ chức nhân sự đối chiếu với bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc của doanh nghiệp đã xác định ở công tác phân tích công việc để từ đó chọn ra các hồ sơ đi tiếp vào phỏng vấn sơ bộ.
DANH SÁCH LƢU HỒ SƠ ỨNG TUYỂN TẠI DNTN ĐẠT THIỆN NGUYỄN
Tên hồ sơ Thời gian nộp Vị trí ứng tuyển Ghi chú
Nguồn: Bộ phận tổ chức nhân sự của DNTN Đạt Thiện Nguyễn
Hình 4.6 Mẫu danh sách lƣu hồ sơ ứng tuyển
Những hồ sơ bị loại là thiếu thông tin cần thiết về kinh nghiệm, trình độ, không đáp ứng tiêu chuẩn doanh nghiệp đƣa ra về trình độ chuyên môn kỹ năng cần thiết.
Khi nghiên cứu hồ sơ cho vị trí giao dịch viên, những hồ sơ bị loại là: - Hồ sơ không lịch sự, có bôi xóa, thiếu hình ảnh kèm theo.
- Ngoại hình không đạt yêu cầu (ảnh hƣởng đến bộ mặt của doanh nghiệp với khách hàng).
- Trình độ dƣới dƣới cao đẳng.
- Kinh nghiệm không có hoặc không đủ 02 năm. - Trình độ chuyên môn không đúng lĩnh vực yêu cầu.
Phỏng vấn sơ bộ
Mục đích của giai đoạn này là nhằm phát hiện ra những điểm không phù hợp mà khi xét hồ xin việc chƣa biết đƣợc. Sau khi ứng viên tự giới thiệu bản thân thì sẽ đƣợc hỏi một số câu về chuyên môn hay kỹ năng và doanh nghiệp sẽ quan sát biểu hiện của ứng viên để quyết định cho ứng viên đi tiếp vào vòng trắc nghiệm hay không. Giai đoạn này thiên về cảm tính nhiều hơn.
Những câu hỏi mà nhóm tuyển dụng của Đạt Thiện Nguyễn thƣờng hỏi là Anh/chị vui lòng hãy giới thiệu về bản thân mình.
Những điểm mạnh, điểm yếu của anh/chị? Anh/chị biết những gì về vị trí giao dịch viên?
Theo anh/chị kỹ năng nào là cần thiết cho giao dịch viên và anh/chị có đƣợc kỹ năng nào?
Doanh nghiệp thực hiện phỏng vấn sơ bộ cùng ngày với kiểm tra trắc nghiệm, bƣớc phỏng vấn sơ bộ chỉ diễn ra khoảng 10-15 phút cho một ứng viên, sau đó ứng viên nào đƣợc làm bài trắc nghiệm sẽ ở lại.
Kiểm tra, trắc nghiệm
Để có đƣợc tính chính xác hay định lƣợng trong tuyển dụng thì doanh nghiệp sẽ cho ứng viên trong giai đoạn này làm bài trắc nghiệm trên giấy. Nội dung bài trắc nghiệm tùy theo vị trí tuyển dụng nhƣng đều có nội dung nhƣ chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng, trí thông minh. Sau đó sẽ căn cứ vào số điểm mà chọn ra những ứng viên có số điểm cao để đi vào vòng phỏng vấn sâu. Ở giai đoạn này đã thiên về lý tính nhiều hơn giai đoạn phỏng vấn sơ bộ.
Phỏng vấn sâu
Đây chính là giai đoạn kiểm tra chuyên môn của ứng viên và có tính quyết định lựa chọn ứng viên vào là việc hay không. Giám đốc sẽ tham gia vào phỏng vấn, ứng viên sẽ biết đƣợc công việc mình sẽ làm, những điều kiện làm việc, quyền lợi, ….nếu đƣợc nhận, song song đó ứng viên cũng phải trả lời các câu hỏi về tình huống, kỹ năng cũng nhƣ chuyên môn của mình.
Qua cuộc phỏng vấn sâu, giám đốc sẽ đánh giá đƣợc trình độ thật sự mà ứng viên có, kỹ măng về giao tiếp, xử lý tình huống, tâm lý, tính cách cũng nhƣ mức độ thích hợp với vị trí doanh nghiệp tuyển dụng.
Phƣơng pháp phỏng vấn đƣợc Đạt Thiện Nguyễn sử dụng là:
đã xảy ra trong doanh nghiệp, cụ thể là tình huống khi giao dịch với khách hàng. Ví dụ một tình huống của ứng viên vào vị trí giao dịch viên là “Nếu bạn là nhân viên chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp, khi có khách hàng đến khiếu nại về việc doanh nghiệp từ chối chi trả bảo hiểm khi ngƣời thân họ gặp tai nạn dù họ có mua bảo hiểm. Bạn sẽ giải quyết nhƣ thế nào?”
Doanh nghiệp đánh giá ứng viên dựa trên những giải pháp và các cách tiếp cận do ứng viên đƣa ra, hiểu rõ lập luận của ứng viên và khả năng phân tích giải quyết các tình huống cụ thể của từng ứng viên. Tuy nhiên phƣơng pháp này cũng có nhƣợc điểm là mỗi ứng viên một tình huống khác nhau nên không thể so sánh khả năng của họ.
Phỏng vấn chuẩn bị một phần: một phần câu hỏi sẽ đƣợc chuẩn bị trƣớc và hầu nhƣ là áp dụng cho tất cả ứng viên ở mọi vị trí, phần còn lại sẽ tùy tình hình phỏng vấn thực tế mà đƣa ra câu hỏi. Ƣu điểm của phƣơng pháp này là kết hợp giữa phỏng vấn có chuẩn bị và phỏng vấn không chuẩn bị. Doanh nghiệp có thể so sánh ứng viên qua các câu hỏi chung, và tùy theo mỗi ngƣời mà có câu hỏi sâu hơn nữa để ứng viên thoải mái trao đổi, không bị áp lực.
Đạt Thiện Nguyễn chọn hình thức phỏng vấn hội đồng gồm: Giám đốc, trƣởng bộ phận tổ chức nhân sự và một thƣ ký. Đối với hình thức phỏng vấn này sẽ cho kết quả khách quan hơn vì quyết định chọn ứng viên không phải do một ngƣời.
Hầu nhƣ đối với mọi ứng viên điều thực hiên các phƣơng pháp phỏng vấn trên mà không có sự phân biệt ứng viên vị trí nào sẽ đƣợc phỏng vấn phƣơng pháp nào. Bởi vì các nhân viên trong doanh nghiệp đều tiếp xúc với khách hàng, công việc của họ mang tính dịch vụ cao, tình huống xử lý nhiều nên có thể áp dụng chung các phƣơng pháp đƣợc.
Quá trình phỏng vấn chặt chẽ, với sự góp mặt của giám đốc sẽ làm cho kết quả phỏng vấn chính xác, trung thực và công bằng hơn. Tuy nhiên, phƣơng pháp phỏng vấn đƣợc áp dụng cho tất cả ứng viên nhƣ thế thì chƣa đủ, nên có những phƣơng pháp khác nhƣ phỏng vấn nhóm để có thể so sánh các ứng viên với nhau, giảm thời gian phỏng vấn.
Sau đây là một vài câu hỏi đƣợc doanh nghiệp sử dụng chuẩn bị trƣớc cho các ứng viên:
Anh/chị có kinh nghiệm gì trong công việc ..…?
Anh/chị có kinh nghiệm gì trong việc xử lý những lời phàn nàn của khách hàng?
Theo ý anh/chị, cái gì là thuận lợi và bất lợi trong công việc….? Tại sao anh/chị muốn làm việc cho công ty chúng tôi?
Ra quyết định tuyển chọn
Doanh nghiệp dựa vào tổng điểm mà ứng viên có đƣợc của bài trắc nghiệm và phỏng vấn sâu để ra quyết định tuyển chọn ngƣời có điểm cao nhất.
Bố trí công việc
Ứng viên đƣợc nhận sẽ đƣợc giới thiệu nơi làm việc, các thành viên khác trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp hƣớng dẫn cho nhân viên mới biết về quá trình hình thành và phát triển, văn hóa trong doanh nghiệp, các chính sách, nội quy tuân thủ,….đồng nghiệp sẽ hƣớng dẫn nhân viên mới làm việc.
4.5.2 Nhận xét chung
Công tác tuyển dụng của Đạt Thiện Nguyễn đƣợc thực hiện đầy đủ và theo quy trình, có tính chính xác và đảm bảo năng lực làm việc sau này của nhân viên hơn. Yêu cầu tuyển dụng rõ ràng, chi tiết cho từng vị trí cần tuyển đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tuyển dụng.
Dù là doanh nghiệp nhỏ nhƣng chủ trƣơng là phải tuyển cho đúng ngƣời đúng việc, tránh lãng phí và mất thời gian lẫn tiền bạc cho việc tuyển lại cũng nhƣ làm mất năng suất lao động của doanh nghiệp.
Nguồn tuyển mộ ứng viên của Đạt Thiện Nguyễn chủ yếu từ các mối quan hệ, bên trong doanh nghiệp đã kích thích nhân viên làm việc hăng say, tăng tính cạnh tranh. Tuy nhiên chính tuyển mộ bên trong doanh nghiệp đã gây ra sự vị nể, mất công bằng.
Nguồn tuyển bên ngoài không đƣợc Đạt Thiện Nguyễn chú ý đến, đều đó có thể làm doanh nghiệp bỏ mất cơ hội có đƣợc ứng viên giỏi, sự đổi mới trong nhân viên, làm cho doanh nghiệp cứ đi theo lối mòn cũ.
Quá trình phỏng vấn sâu cho kết quả chính xác và công bằng vì có sự tham gia của giám đốc cùng với bộ phận tổ chức nhân sự.