- Mô hình chìa khóa trao tay: Mô hình tổ chức dự án dạng chìa khóa trao
3.3.1Tổ chức lại bộ máy quản lý dự án đầu t−ở cơ quan Tổng công ty
MộT Số GIảI PHáP HOàN THIệN CÔNG TáC QUảN Lý các Dự áN đầu t− tại tổng công ty khoáng SảN –
3.3.1Tổ chức lại bộ máy quản lý dự án đầu t−ở cơ quan Tổng công ty
Mục tiêu của giải pháp là hoàn thiện cơ cấu tổ chức, đào tạo phát triển nguồn nhân lực, thu hút và sử dụng nhân tài nhằm mục đích nâng cao năng lực quản lý dự án đầu t− tại Tổng công ty Khoáng sản - TKV. Điểm quan trọng nhất là thay đổi ph−ơng án tổ chức nhân sự của Phòng Kế hoạch và Đầu t− (Phòng chức năng chính của Tổng công ty hiện nay trong công tác quản lý dự án đầu t−) nh− sau:
Hình 3.1 Mô hình tổ chức lại Phòng Kế hoạch và Đầu t− Tổng công ty
Tr−ởng phòng KH ĐT
Phó phòng về kế hoạch Phó phòng về đầu t−
Tổ thống kê kế hoạch
Tổ Đầu t−
♦ Phòng Quản lý công nghệ và địa chất: Bổ sung thêm Tổ Dự án đầu t− nh− trên hình 3.2. Mô hình tổ chức này có các −u, khuyết điểm nh− sau:
- Có bộ phận chuyên nghiệp, có quyền hạn - trách nhiệm rõ ràng để theo dõi, h−ớng dẫn, giải quyết các công việc – các khó khăn v−ớng mắc của công tác quản lý dự án đầu t− một cách nhanh chóng, nhằm rút ngắn thời gian thực hiện dự án đầu t− xây dựng.
- Tổ Dự án đầu t− thực hiện các nhiệm vụ kỹ thuật mỏ, luyện kim liên quan tới dự án. Đây là một phần việc rất nhiều trong Phòng, cần có bộ phận riêng để xử lý, từ tr−ớc đến nay thực hiện chung trong tổ kỹ thuật rất nhiều đầu việc.
- Từ tr−ớc đến nay, vẫn có ng−ời giải quyết công việc dự án đầu t− nh−ng còn làm việc các công việc khác. Do đó, việc bổ sung Tổ Dự án đầu t− không làm cồng kềnh bộ máy, hầu hết nhân sự sẽ đ−ợc điều động từ Tổ Kỹ thuật, không cần bổ sung thêm nhân viên.
Hình 3.2: Cơ cấu tổ chức mới của Phòng Quản lý công nghệ và địa chất Tổng công ty Tr−ởng phòng QLCNĐC Phó phòng về sản xuất Phó phòng về đầu t− XD Tổ chỉ đạo sản xuất Tổ dự án đầu t− Tổ đầu t− phát triển
♦ Phòng Thẩm định: Thành lập Phòng Thẩm định các dự án đầu t− (gọi tắt là Phòng Thẩm định) để chuyên môn hóa và cũng đề cao trách nhiệm trong công tác thẩm định các dự án đầu t− của Tổng công ty. Phân chia thành ba tổ: Tổ Dự án mỏ – tuyển và Tổ Dự án luyện kim, đồng thời cơ cấu riêng Tổ đấu thầu (do đặc thù của công tác đấu thầu cần có kiến thức và kinh nghiệm riêng) nh− trên hình 3.3. Mô hình tổ chức này có các −u, khuyết điểm nh− sau: - Có bộ phận chuyên nghiệp cho công việc mỏ và công việc luyện kim. Đây là hai công việc có chuyên môn liên quan nhau rất ít, cần có bộ máy riêng và ng−ời điều hành riêng để có điều kiện thẩm định dự án đ−ợc chính xác, chuyên nghiệp cao, làm tăng hiệu quả đầu t−.
- Bộ phận chuyên nghiệp có quyền hạn - trách nhiệm rõ ràng để theo dõi, h−ớng dẫn, giải quyết các công việc – các khó khăn v−ớng mắc của công tác quản lý dự án đầu t− một cách nhanh chóng, nhằm rút ngắn thời gian thực hiện dự án đầu t− xây dựng.
- Mô hình này khắc phục đ−ợc nh−ợc điểm tr−ớc đây của công tác thẩm định là: Nhiệm vụ thẩm định là nhiệm vụ của tất cả các phòng, các phòng đều cho ý kiến khi Phòng Kế hoạch và Đầu t− đề nghị góp ý bằng văn bản, nh− vậy các ý kiến đều chung chung, không có một ng−ời hoặc một phòng đứng ra chuyên trách thực hiện nhiệm vụ này.
- Từ tr−ớc đến nay, vẫn có ng−ời giải quyết công việc thẩm định dự án đầu t− nh−ng hai bộ phận làm việc đều chậm. Do đó, việc chia Tổ Dự án không làm cồng kềnh bộ máy, nhân viên đ−ợc chia đôi cho 02 tổ.
Kế hoạch thực hiện cho cả ba phòng:
Các Tr−ởng phòng làm tờ trình gửi Ban Giám đốc phê duyệt mô hình tổ chức mới, điều động nhân sự và đề bạt tổ tr−ởng mới. Sau khi ký duyệt, các Phòng đó gửi Phòng Tổ chức cán bộ - Đào tạo để ra quyết định. Các phòng sắp xếp phòng làm việc, nhân sự, trang thiết bị theo quyết định phê duyệt.
Thời gian thực hiện cho mỗi phòng: trong vòng 03 ngày
Hình 3.3: Cơ cấu tổ chức của Phòng Thẩm định Tổng Công ty