Hình 3.1 thể hiện cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty Mekonimex năm 2013. Đây là mô hình quản lý theo kiểu quan hệ trực tuyến – chức năng. Các trưởng phòng, giám đốc xí nghiệp, trưởng bộ phận ở các phòng ban chức năng có vai trò tham mưu, tư vấn và đề xuất các phương án, các cách giải quyết cho Ban tổng giám đốc trong phạm vi chức năng mà họ phụ trách. Ban tổng giám đốc sẽ quyết định và chỉ đạo theo tuyến đối với cấp dưới.
Nguồn:Phòng tổ chức hành chính, 2013
Hình 3.1 Sơ độ bộ máy tổ chức của công ty Mekonimex năm 2013 Hình thức tổ chức theo mô hình này rất phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty. Vừa tăng cường trách nhiệm cá nhân của từng nhân viên, vừa tăng cường chuyên môn hóa công việc, giảm thiểu những trùng lắp nhân viên, giúp tăng hiệu quả làm việc. Tuy nhiên, cơ cấu quản lý này cũng có nhược điểm là Ban tổng giám đốc phải thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa các bộ phận trong công ty. Do vậy quyết định cần phải có thời gian.
Đại đội đồng cổ đông
Ban kiểm soát
Hội đồng quản trị Ban tổng giám đốc Phòng kế toán Phòng tổ chức hành chính Xí nghiệp sản xuất kinh doanh bao bì Xí nghiệp chế biến gạo
Thới Thạnh Phân xưởng chế biến
gạo An Bình Khu nhà kho Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu Các xí nghiệp liên doanh
Nhiệm vụ cụ thể của các bộ phận trong công ty như sau: Đại hội đồng cổ đông
Có thẩm quyền cao nhất tại công ty, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền bỏ phiếu hoặc người được cổ đông ủy quyền.
Hội đồng quản trị
Do Đại hội đồng cổ đông của công ty bầu ra. Là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh công ty. Gồm 5 người: chủ tịch, phó chủ tịch và 3 ủy viên.
Ban kiểm soát
Cũng do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, gồm 3 thành viên. Thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động quản trị và điều hành sản xuất kinh doanh của công ty. Ban kiểm soát hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc của công ty.
Ban tổng giám đốc
Gồm 1 Tổng giám đốc và 3 Phó tổng giám đốc phụ trách, do Hội đồng quản trị bổ nhiệm. Tổng giám đốc là người điều hành công ty, lãnh đạo trực tiếp các phòng ban, quyết định mọi hoạt động kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao. Ba Phó giám đốc thực hiện các nhiệm vụ do Tổng giám đốc phân công hoặc ủy quyền.
Phòng tổ chức hành chính
Có nhiệm vụ theo dõi và quản lý toàn bộ vấn đề có liên quan đến nhân sự như: bố trí lao động, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, công nhân viên, đề bạt hay kỷ luật, thực hiện quản lý công văn, thu nhận các văn bản, quy định, thông tư của cấp trên và nhà nước để tham mưu và chỉ đạo các phòng ban có trách nhiệm thi hành. Ngoài ra, phòng tổ chức hành chính còn tổ chức thực hiện các công tác tổ chức hành chính như: tổ chức bảo vệ công ty, bảo vệ an ninh chính trị,…
Phòng kế toán
Có nhiệm vụ hạch toán kinh doanh xuất nhập khẩu, và sổ sách kế toán của công ty (thanh lý hợp đồng mua bán, các khoản nợ, phân tích hiệu quả kinh doanh, thực hiện nhiệm vụ nộp thuế đối với Nhà nước, theo dõi tỷ giá hối đoái…) quyết toán hàng quý, 6 tháng, 1 năm.
Tổ chức công tác kế toán, kế hoạch thống kê của công ty, phân tích hoạt động kinh tế tài chính phục vụ cho công tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch báo cáo nợ vay ngân hàng, vốn lưu động, vốn đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm thiết bị vật tư hoặc kịp thời báo cáo lãi lỗ hàng tháng, kỳ trong xí nghiệp sản xuất kinh doanh và các nguồn khác nếu có. Thu chi đúng quy định của Nhà nước và các thông tư liên bộ.
Đảm nhận công tác quản lý kiểm soát tài chính của công ty và ghi chép các hợp đồng tình hình sử dụng vốn, hạch toán công nợ của các đại lý, các đơn vị.
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu
Là bộ phận giúp việc cho Ban tổng giám đốc trong các hoạt động mua bán hàng hóa phục vụ cho xuất khẩu, mở rộng thị trường. Thực hiện các giao dịch kinh doanh với khách hàng nước ngoài, hoàn thiện bộ chứng từ xuất khẩu và theo dõi thanh toán của khách hàng nước ngoài. Xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng tháng, quý, năm trình Ban tổng giám đốc xem xét…
Các bộ phận khác
Phân xưởng và xí nghiệp chế biến gạo chuyên thực hiện thu mua gạo từ các nơi trong thành phố Cần Thơ theo hình thức hợp đồng với người cung ứng, sau đó chế biến thành thành phẩm phục vụ cho xuất khẩu.
Xí nghiệp bao bì chuyên sản xuất bao bì đóng gói phục vụ cho công tác xuất khẩu và kinh doanh bao bì phục vụ cho khách hàng như: thùng carton các loại, bao bì phục vụ đóng gói.
Nhận xét: Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty tinh gọn, hoạt động linh
hoạt và luôn hoàn thành các nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên, hiện nay công ty vẫn chưa có phòng kế hoạch và phòng maketing, hai phòng ban quan trọng có nhiệm vụ nghiên cứu và tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc xây dựng thương hiệu, tiếp cận thị trường, tìm hiểu khách hàng và xây dựng kế hoạch, định hướng phát triển công ty trong tương lai… Các nhiệm vụ cơ bản của hai phòng ban này hiện tại, được phòng kinh doanh đảm nhận. Do đó, các chức năng của hai phòng này không được chuyên sâu, ngoài ra còn ảnh hưởng đến việc hoàn thành nhiệm vụ của phòng kinh doanh.