Cĩ rất nhiều hình thức kiểm tra, trắc nghiệm được sử dụng để giúp các nhà quản trị ra quyết định lựa chọn và thơng thường phân chia thành 3 nhĩm:
Kiểm tra kỹ năng và năng lực.
Các bài kiểm tra này giúp xác định liệu ứng viên cĩ những kỹ năng và năng lực để thực hiện cơng việc khơng. Ví dụ như bài kiểm tra kỹ năng nghe điện thoại cho ứng viên dự tuyển vị trí nhân viên tổng đài hoặc bài kiểm tra kỹ năng giải quyết tình huống cơng việc đối với một vị trí quản lý…Các bài kiểm tra này sẽ giúp đánh giá liệu ứng viên cĩ những kiến thức và sự khéo léo cần thiết để làm cơng việc khơng.
Trắc nghiệm tâm lý.
Trắc nghiệm tâm lý nhằm kiểm tra liệu ứng viên cĩ tiềm năng hoặc khả năng để đáp ứng nhu cầu của cơng việc hay khơng. Các trắc nghiệm tâm lý giúp xác định tính cách cá nhân của ứng viên, chẳng hạn như hướng nội hay hướng ngoại, cĩ dễ hồ đồng khơng, cĩ sở thích gì, điều gì là quan trọng nhất đối với họ. Các trắc nghiệm tâm lý nếu được sử dụng đúng, cĩ thể cung cấp những thơng tin hữu ích để xem một ứng viên cĩ đáp ứng yêu cầu hay khơng.
Kiểm tra sức khoẻ.
Đây là hình thức mà doanh nghiệp Việt Nam , thơng thường người ta chỉ thực hiện khi cĩ bằng chứng rõ ràng về sự liên quan trực tiếp giữõa sức khoẻ và yêu cầu cơng việc. Kiểm tra sức khoẻ giúp xác định liệu ứng viên cĩ đủ khả năng về thể lực để làm việc khơng.
c. Phỏng Vấn.
Phỏng vấn là cơ hội để tìm hiểu sâu hơn các thơng tin mà ứng viên đã cung cấp trong hồ sơ tuyển dụng và thu thập thêm các thơng tin cần thiết khác. Quan sát phản ứng của ứng viên với các câu hỏi cịn giúp đánh giá được khả năng giao tiếp và khả năng diễn đạt của họ.
Mục đích chính của phỏng vấn tuyển dụng là:
Để xác định liệu cơng việc cĩ phù hợp cho ứng; Để đánh giá ứng viên;
Để nhận được thơng tin về ứng viên và cung cấp thơng tin về doanh nghiệp; Để tìm hiểu động cơ làm việc của ứng viên.
Phỏng vấn tuyển dụng cĩ thể được định nghĩa như sau: Là một hoạt động trao
đổi thơng tin trực tiếp được thiết kế để khám phá những sự thật về kiến thức, kinh nghiệm, thành cơng và thất bại trong quá khứ cũng như động cơ làm việc của ứng viên nhằm xác định xem liệu họ cĩ thể làm tốt cơng việc hay khơng.
Phỏng vấn cĩ thể được dùng trong những giai đoạn khác nhau của quy trình tuyển chọn:
Phỏng vấn sơ tuyển: Nhằm loại bỏ ngay ứng những viên khơng đủ tiêu chuẩn dự tuyển. Phỏng vấn sàng lọc chỉ kéo dài 5-10 phút.
Phỏng vấn đánh giá: Để đánh giá và chọn ra một số ứng viên phù hợp nhất. Phỏng vấn lựa chọn: Để ra quyết định tuyển chọn.
Nhiều doanh nghiệp chỉ thực hiện phỏng vấn một lần nhưng cĩ nhiều doanh nghiệp thực hiện cả 3 lần. Vì phỏng vấn tốn nhiều thời gian nên số lượng ứng viên cho phỏng vấn đánh giá và phỏng vấn lựa chọn thường hạn chế, phỏng vấn trong tuyển dụng thường cĩ một số hình thức cơ bản sau:
Phỏng vấn tự do:
+ Người phỏng vấn tự do đặt câu hỏi và khuyến khích ứng viên trả lời một cách thoải mái (khơng ngắt lời, khơng tranh luận, khơng đột ngột thay đổi đề tài). Người phỏng vấn cĩ thể hỏi những câu hỏi hồn tồn khác nhau với những ứng viên khác nhau.
Hình thức phỏng vấn này cho phép người phỏng vấn khai thác sâu hơn những điểm mà họ cho là quan trọng trong câu trả lời của ứng viên. Tuy nhiên, phỏng vấn
thường tốn nhiều thời gian, độ tin cậy thấp, phụ thuộc nhiều vào kỹ năng của người phỏng vấn, khĩ so sánh giữa các ứng viên vì vậy thường chỉ sử dụng trong lần phỏng vấn cuối cùng.
Phỏng vấn theo cấu trúc định trước:
+ Người phỏng vấn sử dụng một bảng câu hỏi chuẩn và đặt câu hỏi theo một trình tự cố định cho tất cả các ứng viên. Hình thức phỏng vấn này cĩ ưu điểm là dễ thực hiện, dễ so sánh ứng viên, và cĩ độ tin cậy cao hơn so với kiểu phỏng vấn tự do. Nhược điểm của kiểu phỏng vấn theo cấu trúc định trước là hạn chế cơ hội cho các câu hỏi khai thác thêm của người phỏng vấn.
+ Hiện nay, phỏng vấn tuyển dụng thường kết hợp cả hai hình thức, người phỏng vấn sẽ sử dụng một bảng câu hỏi chuẩn cho tất cả các ứng viên nhưng vẫn đặt các câu hỏi khác để khai thác thơng tin khi cần thiết.
Dưới đây là phần thực hiện các kỹ thuật phỏng vấn đánh giá: c1. Chuẩn Bị:
Nghiên cứu hồ sơ ứng viên:
Khơng phải tất cả các thơng tin trong hồ sơ ứng viên đều chính xác và đáng tin cậy. Khi đọc hồ sơ ứng viên cần lưu ý những điểm khơng rõ hay khơng nhất quán để làm sáng tỏ phỏng vấn. Những điểm cần xem xét đĩ là:
Lịch sử làm việc khơng rõ ràng: Ứng viên cĩ thể nêu nhiều kinh nghiệm làm việc cũng như thành tích đã đạt được nhưng cũng khơng cung cấp thơng tin cụ thể về tổ chức mà họ đã làm việc và thời gian làm việc. Hồ sơ ứng viên nêu rõ lịch sử làm việc theo thứ tự thời gian và nêu rõ ngày bắt đầu chấm dứt hợp đồng lao động của mỗi cơng việc đã làm
Các khoảng trống lớn trong cơng việc: Nếu ứng viên khơng cĩ việc làm
trong khoảng thời gian dài thì cĩ thể họ cĩ vấn đề về năng lực, nhân thân hoặc cũng cĩ thể do nguyên nhân khách quan.
Thay đổi chỗ làm liên tục: Ứng viên thay đổi chỗ làm liên tục cĩ thể là
người khĩ hịa nhập, năng lực làm việc yếu, hoặc chỉ vì họ thiếu may mắn.
Thay đổi định hướng liên tục trong nghề nghiệp: Điều này cho thấy ứng viên là người thiếu định hướng, thiếu kiên định và khơng cĩ mục tiêu rõ ràng. Tuy nhiên thay đổi định hướng nghề nghiệp liên tục là hiện tượng phổ biến đối với các ứng viên trẻ tuổi đang tìm việc và đối với những người mất việc trong một nghành trong đang suy yếu.
Hồ sơ cẩu thả: Đơn dự tuyển cĩ nhiều lỗi chính tả, lỗi đánh máy, hồ sơ làm qua quýt cho thấy ứng viên thiếu quan tâm tới chi tiết và cĩ thể làm khơng cĩ chất lượng
Hình ảnh giống hệt: Bản lý lịch gần như hồn tồn trùng khớp với quảng cáo của doanh nghiệp khiến chúng ta nghĩ rằng chúng ta đã tìm ra ứng viên lý tưởng. Ứng viên này cĩ thể đã “tạo ra” bản lý lịch theo từng nhu cầu trong quảng cáo.
Tên chức danh: Chức danh cĩ thể khiến người ta nhầm lẫn. Nếu một ứng
viên nêu chức danh là nhân viên quản lý cao cấp, điều đĩ cĩ nghĩa là gì?. Doanh nghiệp cĩ thể dùng tên chức danh đĩ với ý nghĩa hồn tồn khác. Nhiều doanh nghiệp sử dụng các chức danh nghe cĩ vẻ khá “đao to, búa lớn”. Chẳng hạn như một nhân viên giám sát mại vụ cĩ thể coi là giám đốc bán hàng để nghe cho cĩ vẻ quan trọng.
Thành tích: Ứng viên cĩ thể nêu những thành tích mà họ đã đạt được như tăng doanh số bán, được khen thưởng… Những thơng tin này cần được kiểm tra kỹ lưỡng.
Lập hội đồng phỏng vấn:
Đại diện của bộ phận nhân sự.
Đại diện của đồng nghiệp tương lai( ngang cấp)
Người cĩ thẩm quyền ra quyết định lựa chọn cuối cùng.
Với sự tham gia của nhiều đối tượng trong quá trình phỏng vấn, bạn cĩ thể tổ chức phỏng vấn hội đồng( nhiều phỏng vấn viên cùng hỏi một ứng viên) hoặc phỏng vấn liên tục (các phỏng vấn viên lần lượt gặp ứng viên một cách riêng biệt).
Chuẩn bị câu hỏi.
Dù chúng ta chọn kiểu phỏng vấn tự do, chúng ta vẫn cần phải xác định trước những vấn đề mà chúng ta muốn tìm hiểu( chẳng hạn như kỹ năng giải quyết vấn đề, cách xử lý trong những tình huống bất ngờ, khả năng làm việc nhĩm…) và chuẩn bị một số câu hỏi cơ bản. Người phỏng vấn khơng chuẩn bị trước thường đặt câu hỏi theo sở thích hoặc theo thĩi quen. Các câu hỏi như “hãy tự giới thiệu về mình?” hay “ hãy cho biết điểm mạnh và điểm yếu của bạn?” thường khơng cung cấp những thơng tin cần thiết mà dễ dẫn đến thiên vị hoặc thành kiến.
Cách tốt nhất để tìm hiểu kiến thức, năng lực, kinh nghiệm và hành vi của ứng viên là đặt các câu hỏi hành vi và câu hỏi tình huống.
Câu hỏi hành vi yêu cầu ứng viên thuật lại những kinh nghiệm mà họ đã trải qua. Các kinh nghiệm này khơng nên giới hạn ở kinh nghiệm làm việc mà cĩ thể cả những kinh nghiệm trong cuộc sống hàng ngày:
Anh hãy cho một ví dụ về một lần anh hồ giải thành cơng với khách hàng? Hãy mơ tả một lần bạn hồn thành nhiệm vụ một cách xuất sắc?
Hãy kể về một quyết định lớn nhất mà bạn đã làm?. Tại sao bạn lại quyết định như vậy?
Bạn cĩ mấy người bạn thân?. Các bạn thường làm gì?. Tại sao bạn lại chơi thân với họ?
Các câu hỏi hành vi thường được sử dụng để đánh giá hành vi, kinh nghiệm và cách giải quyết vấn đề của ứng viên. Hành vi trong quá khứ thường là cơ sở đáng tin cậy nhất để dự đốn hành vi trong tương lai.
Câu hỏi tình huống yêu cầu ứng viên xử lý một số tình huống cơng việc, giả thuyết, chẳng hạn như:
Giả sử bạn là giám đốc kinh doanh, bạn sẽ làm gì khi doanh số bán hàng trong quý giảm đột ngột?
Bạn sẽ làm gì để quyết tốn cuối năm nhanh hơn? Bạn sẽ làm gì để tiếp cận một khách hàng khĩ tính?
Tuy nhiên, đĩ chỉ là những gì mà ứng viên cho là nên làm chứ khơng là những gì họ thực sự sẽõ làm. Vì vậy, để cĩ thể đánh giá đúng, người phỏng vấn cần kết hợp với những cơng việc thực tế mà ứng viên đã từng làm.
c2. Trình Tự Một Cuộc Phỏng Vấn Tuyển Dụng Nhân Viên.
Nhìn chung , phỏng vấn tuyển dụng cĩ thể được chia thành những bước sau: Bước 1: Giới thiệu và mở đầu: Giới thiệu (những) người phỏng vấn và trình tự cuộc phỏng vấn.
Bước 2: Người phỏng vấn giới thiệu về doanh nghiệp và giải thích về cơng việc.
Bước 3: Người phỏng vấn đặt các câu hỏi làm rõ thơng tin trong hồ sơ ứng viên.
Bước 4: Phần chính của cuộc phỏng vấn, người phỏng vấn đặt các câu hỏi nhằm đánh giá khả năng và sự phù hợp của ứng viên (câu hỏi hành vi và câu hỏi tình huống).
Bước 5: Ứng viên đặt câu hỏi.
Bước 6: Kết thúc phỏng vấn, người phỏng vấn tĩm tắt các thơng tin và thơng báo với các ứng viên về bước tiếp theo.
Bước 7: Người phỏng vấn dẫn ứng viên đi thăm doanh nghiệp(nếu thích hợp).
c3. Những Lưu Ý Trong Quá Trình Phỏng Vấn. Chức năng của người phỏng vấn.
Thành cơng của cuộc phỏng vấn, bao gồm lựa chọn được đúng người và tạo điều kiện để người được phỏng vấn trả lời tốt nhất, phụ thuộc phần lớn vào năng lực của người phỏng vấn. Những chức năng quan trọng nhất của một người phỏng vấn là:
Làm cho ứng viên cảm thấy thoải mái; Khơi gợi để ứng viên nĩi về bản thân họ; Lắng nghe.
Chào đĩn ứng viên.
Ứng viên cần được đĩn tiếp như một người khách của doanh nghiệp chứ khơng phải người đi “xin” việc. Về phần mình, người phỏng vấn nên đảm bảo rằng: Hành vi của mình thể hiện sự tơn trọng đối với ứng viên, thực hiện phỏng vấn một cách nghiêm túc. Hãy bắt đầu bằng một vài câu hỏi nhẹ nhàng để ứng viên chuyện trị một cách thoải mái trước khi cuộc phỏng vấn thực sự bắt đầu. Chẳng hạn như: “Anh tìm đường cĩ khĩ khơng?” “Chị đi trời mưa cĩ ướt khơng?”. Ứng viên sẽ trao đổi một cách tự nhiên chỉ khi họ cảm thấy thoải mái. Sau đĩ chúng ta cĩ thể chuyển tiếp bằng cách nĩi: “Trước hết tơi sẽ giới thiệu về doanh nghiệp và cơng việc. Tiếp đĩ bạn sẽ cho tơi biết thêm về mình. Sau cùng tơi sẽ cố gắng trả lời những câu hỏi của bạn, nếu cĩ”
Đặt câu hỏi.
Mục đích của các câu hỏi phỏng vấn là để thúc đẩy các ứng viên cung cấp thơng tin. Thơng tin phải đủ để người phỏng vấn cĩ thể đánh giá xem liệu ứng viên cĩ phù hợp với cơng việc khơng?. Vì vậy, người phỏng vấn cần dùng những câu hỏi mở để đánh giá hành vi và xét đốn hiệu quả làm việc. Dưới đây là một ví dụ cụ thể:
Người phỏng vấn: Tại sao anh quyết định thơi việc ở CBA?
Ứng viên: Tơi đã làm mỗi một việc trong 2 năm và tơi nhận ra rằng tơi đã mất liên lạc với những người bạn cũ. Tơi khơng hài lịng với cơng việc.
Người phỏng vấn: Khi anh rời CBA và đến Nhất Thiên, cơng việc ở đĩ cĩ thú vị hơn khơng?. Anh cĩ thể kể thêm một chút về cơng việc ở đĩ khơng?
Ứng viên: Mặc dù tơi vẫn làm việc trong một doanh nghiệp tương tự, nhưng cơng việc của tơi ở Nhất Thiên liên quan đến những vấn đề của khách hàng nhiều hơn. Ý tơi muốn nĩi là tơi…
Người phỏng vấn: Chính xác thì cơng việc đĩ là gì? Anh cĩ thể mơ tả cơng việc đĩ rõ hơn khơng?
Hẳn là chúng ta đã nhận thấy người phỏng vấn đang sử dụng những câu hỏi mở để khơi gợi. Người phỏng vấn cũng lấy thơng tin về ứng viên trong hồ sơ dự tuyển để làm điểm bắt đầu cuộc phỏng vấn và đã đặt câu hỏi dựa vào trả lời của ứng viên cho các câu hỏi trước đĩ. Nếu như người phỏng vấn muốn tìm hiểu thêm về cơng việc gần đây nhất của ứng viên cĩ thể hỏi thêm. Ví dụ: “Anh (chị) hãy kể về cơng việc gần đây nhất của mình” “ Cơng việc gần đây nhất mà anh (chị) làm rất thú vị phải khơng?”.
Một vấn đề cần lưu ý là khi đặt câu hỏi phỏng vấn trình tự logic. Nhưng đặt câu hỏi theo một trình tự logic khơng cĩ nghĩa là luơn phải theo trình tự thời gian. Các câu hỏi cần đi theo một logic hợp lý để khơng làm rối ứng viên. Trong quá trình phỏng vấn, đơi khi chúng ta cần báo cho ứng viên biết. Chẳng hạn như: “Cám ơn chị đã cung
cấp thơng tin giúp chúng tơi đánh giá khả năng chuyên mơn của chị. Bây giờ chúng tơi hỏi chị một số câu hỏi liên quan đến kỹ năng làm việc nhĩm của chị.”
Kiểm tra thơng tin trong hồ sơ.
Chắc hẳn nhà phỏng vấn nào cũng muốn biết ứng viên cĩ đủ kinh nghiệm hay khơng, làm sao để biết được điều đĩ? Hồ sơ dự tuyển cĩ thể cho chúng ta biết rõ điều đĩ nhưng bây giờ chúng ta muốn chắc chắn rằng những điều được viết trong hồ sơ là sự thật. Giả sử ứng viên nĩi cĩ kinh nghiệm quản lý, chúng ta cĩ thể bắt đầu bằng cách hỏi thêm về cơng việc của họ trong vai trị người quản lý. Nếu câu trả lời của họ mập mờ, chúng ta cĩ thể hỏi, chẳng hạn như: “Anh (chị) xoay xở thế nào nếu nhiều nhân viên cùng vắng mặt một lúc?” những câu trả lời khơng rõ ràng sẽ giúp chúng ta nhận ra rằng những điều họ nĩi khơng phải là sự thật. Nhưng khơng nên đối chất hoặc buộc tội.
Ứng phĩ với ứng viên nĩi quá nhiều.
Phải làm gì nếu ứng viên nĩi quá nhiều và đi ra ngồi lề? Thơng thường người phỏng vấn giỏi sẽ tránh ngắt lời ứng viên đến mức thấp nhất cĩ thể, nhưng đơi khi cũng cần phải ngắt lời một khi ứng viên nĩi nhiều quá. Cĩ thể khơng nên ngắt lời ở giữa câu mà hãy đợi cho đến khi ứng viên ngưng một chút sau đĩ nĩi: “Tốt. Anh(chị) đã cho tơi biết một số thơng tin nền tảng. Bây giờ cĩ thể nĩi cụ thể hơn về…” hoặc