P. GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT BAN KẾ TỐN
4.4.3.Trình Tự Của Quá Trình Tuyển Dụng Trong Chi Nhánh Cơng Ty.
Trong khi chi nhánh cơng ty thiếu người thì bộ phận nhân sự cĩ trách nhiệm thơng báo tuyển dụng. Trước khi tuyển dụn, nhà quản trị xem xét thiếu người ở bộ phận nào rồi từ đĩ đối chiếu yêu cầu với bản mơ tả cơng việc và bản mơ tả chi tiết tiêu chuần cơng việc để xem tuyển dụng từ nguồn nào và bằng phương pháp gì. Thơng thường chi nhánh cơng ty thường tuyển dụng nhân sự đăïc biệt là nhân viên văn phịng theo những trình tự sau:
Xem xét hồ sơ xin việc.
Bước đầu tiên trong tiến trình tuyển chọn bao gồm việc xem xét hồ sơ xin việc, mẫu đơn cơng ty soạn thảo. Phịng nhân sự sẽ xem xét, đánh giá xem ứng viên đĩ cĩ phù hợp với yêu cầu của cơng ty hay khơng.
Một mẫu đơn do chi nhánh cơng ty soạn thảo với nội dung cơ đọng và ngắn gọn nên trong quá trình xem xét sẽ tiết kiệm được thời gian để lựa chọn ứng viên và khám phá ra những ứng viên thực sự cĩ trình độ và năng lực để đảm nhận vị trí đang tuyển dụng. Những thơng tin mà ứng viên điền vào khoảng trống được đối chiếu, so sánh với bản mơ tả cơng việc và bản mơ tả tiêu chuẩn chi tiết cơng việc để xem các tiêu chuẩn ứng viên cĩ phù hợp với yêu cầu của cơng ty hay khơng. Nếu thấy đạt yêu cầu thì thực hiện các bước kế tiếp, nếu khơng đạt thì loại ngay từ đầu.
Cơng ty chỉ nghiên cứu kỹ lý lịch, đơn xin việc… để xem trình độ học vấn, trình độ chuyên mơn hay kỹ năng, kinh nghiệm nghề nghiệp, tuổi tác, giới tính… của từng ứng viên để nhằm tuyển chọn đúng người vào đúng việc.
Mục đích của trắc nghiệm: Chi nhánh cơng ty sử dụng phương pháp trắc nghiệm với mục đích là tuyển dụng người thích hợp với cơng việc được giao nên đã đạt được kết quả sau:
+ Giảm bớt được nhiều chi phí về huấn luyện vì biết được năng khiếu của họ, cơng ty chỉ việc phát triển khả năng đĩ lên chứ khơng phải huấn luyện người mà ta khơng biết họ cĩ năng khiếu gì.
+ Giảm thiểu được những rủi ro trong kinh doanh do khả năng yếu kém của nhân viên.
+ Rút ngắn thời gian tập sự của nhân viên.
+ Nhân viên được thăng thưởng một cách hợp lý. + Nhân viên được giao cho cơng việc đúng khả năng.
+ Giảm bớt được tình trạng nhân viên tự ý nghỉ việc hoặc thơi việc do khơng thích hợp với cơng việc.
Các loại trắc nghiệm mà cơng ty thường áp dụng.
Hiện nay chi nhánh của cơng ty thường sử dụng nhiều loại trắc nghiệm sau đây để tuyển dụng ứng viên. Đĩ là:
+ Trắc nghiệm tâm lý: chi nhánh cơng ty đề ra loại trắc nghiệm này là vì nĩ đĩng vai trị quan trọng trong việc tuyển chọn, sắp xếp cũng như thuyên chuyển nhân viên. Loại trắc nghiệm này sẽ giúp cho nhà quản trị biết được ứng viên đĩ cĩ tinh thần tập thể hay khơng, cĩ hồ đồng với mọi người hay khơng, thái độ ứng xử của ứng viên như thế nào? để chọn được ứng viên phù hợp.
+ Trắc nghiệm tính cách: chi nhánh cơng ty cho rằng tính cách của người quản lý cũng ảnh hưởng nghiêm trọng đến quá trình thực hiện cơng việc. Vì với tính cách bảo thủ, độc đốn khơng đề cao tính tập thể… thì khĩ mà lãnh đạo thành cơng được.
+ Trắc nghiệm năng khiếu và khả năng chuyên mơn: Nhằm biết được năng khiếu và khả năng chuyên mơn nghiệp vụ của ứng viên ở mức độ nào mà tuyển chọn cho phù hợp.
+ Trắc nghiệm khả năng vận dụng đầu ĩc vào cơ bắp: Trắc nghiệm này nhằm thăm dị sức khoẻ, sự phối hợp giữa tinh thần và sự khéo léo của tay chân. Chi nhánh cơng ty dùng loại trắc nghiệm này để tuyển chọn những ứng viên làm ở khâu ủi, cắt.
+ Trắc nghiệm sở thích về nghề nghiệp.
Chi nhánh cơng ty thường sử dụng loại trắc nghiệm này để tuyển dụng nhân sự. Vì trắc nghiệm sở thích sẽ biết được ứng viên đến với doanh nghiệp là thực sự thích làm cơng việc đĩ và muốn gắn bĩ lâu dài với doanh nghiệp hay chỉ là phương pháp tạm thời, hoặc bất đắc dĩ mới làm cơng việc này.
Các loại trắc nghiệm chuyên mơn: Cơng ty rất chú trọng đến loại trắc nghiệm này để chọn nhân viên hoặc cơng nhân. Do vậy cơng tác tuyển chọn trong cơng ty luơn đạt hiệu quả, chính xác và chọn được đúng người vào đúng việc.
+ Các phương pháp trắc nghiệm: Chi nhánh cơng ty thường đưa ra ba phương pháp sau:
+ Bút vấn trắc nghiệm: Hình thức này yêu cầu ứng viên trả lời những câu hỏi trong bài kiểm tra do chi nhánh cơng ty soạn thảo. Nhằm thăm dị cá tính, năng lực và phẩm chất của ứng viên.
+ Khẩu vấn trắc nghiệm: Bộ phận tuyển dụng đặt ra những câu hỏi và yêu cầu ứng viên trả lời một cách trực tiếp. Với phương pháp này người phỏng vấn cĩ thể nhận xét và đánh giá chính xác thái độ, phong cách và một phần hiểu được cá tính của ứng viên. Nhưng cách này phụ thuộc rất nhiều vào bản thân mỗi phỏng vấn viên nếu phỏng vấn viên cĩ ấn tượng tốt về ứng viên thì nhận xét và đánh giá cao hơn những ứng viên khác, mang tính chủ quan.
+ Trắc nghiệm bằng máy mĩc, máy vi tính, hình vẽ và dụng cụ liên hệ: Thơng thường loại trắc nghiệm này chỉ dành cho những ứng viên làm cơng việc như một người kỹ sư cơ khí. Bộ phận tuyển dụng sẽ cho trắc nghiệm trên máy mĩc như hỏi về các bộ phận, cấu tạo, chức năng của máy mĩc, hoặc bằng cách khác là đưa ra cac hình vẽ cấu tạo chi tiết của một số loại máy phục vụ cho sản xuất tại chi nhánh và từ đĩ yêu cầu ứng viên nhìn lên hình vẽ để trả lời các câu hỏi mà phỏng vấn viên đưa ra..
Từ các phương pháp trắc nghiệm đã đem lại cho cơng ty nhiều lợi điểm như sau:
+ Tiên đốn ứng viên cĩ thể thành cơng trong cơng việc tới mức độ nào.
+ Khám phá được những khả năng hay tài năng đặc biệt của ứng viên mà đơi lúc ứng viên khơng hề hay biết.
Kết quả chính xác hơn phương pháp phỏng vấn vì sẽ giới hạn phần nào thành kiến hay khuynh hướng của người phỏng vấn.
+ Giúp cho cơng ty tìm được các sắc thái, đặc điểm về cá tính cũng như năng khiếu tiềm ẩn của từng ứng viên.
+ Giúp tìm ra những ứng viên cĩ những đặc điểm giống nhau hoặc khoảng cách của họ khơng quá xa để xếp họ làm việc chung một lĩnh vực. Chính việc sắp xếp này là cơ hội cho việc phát triển nhanh các mối quan hệ giữa những đồng nghiệp và hình thành nguyên tắc làm việc theo nhĩm sẽ làm tăng hiệu quả của cơng việc.
Phỏng vấn sơ bộ: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Sau khi các hồ sơ được xem xét sơ bộ và ứng viên đã đạt từ cuộc thi trắc nghiệm, cơng ty sẽ thơng báo cho các ứng viên được chọn để tham dự các giai đoạn chọn lựa kế tiếp. Đây là lần đầu tiên ứng viên được tiếp xúc với chi nhánh của cơng ty một cách chính thức. Vì vậy các tiếp viên trong chi nhánh cơng ty luơn luơn nhiệt tình, cởi mở, tạo ra bầu khơng khí thoải mái cho ứng viên trước khi bắt đầu vào cuộc phỏng vấn.
+ Đây là giai đoạn chọn sơ bộ để loại các ứng viên khơng đủ yêu cầu. Sau khi phỏng vấn về cá tính và phẩm chất đạo đức, người phỏng vấn hỏi ứng viên một số câu hỏi về chuyên mơn một cách tổng quát, nếu khơng đạt thì cĩ thể loại bỏ ngay.
+ Hiện tại, phỏng vấn là phương pháp thơng dụng nhất mà chi nhánh thường áp dụng trong các kỳ tuyển dụng.
+ Tại chi nhánh cơng ty cịn thực hiện hình thức phỏng vấn theo mẫu, tức là hình thức phỏng vấn cĩ sử dụng bảng câu hỏi mẫu trong quá trình phỏng vấn ứng viên. Các câu hỏi thường được thiết kế trên cơ sở nghiên cứu kỹ lưỡng các yêu cầu của cơng việc. Tiêu chuẩn của ứng viên cần cĩ được các nhà quản trị tập hợp sát với yêu cầu của cơng việc tại chi nhánh và phải phù hợp với năng lực và con người của ứng viên. Ví dụ như chi nhánh cần tuyển một cơng nhân làm việc ở khâu ủi thì nhất thiết phải là người cĩ sức khoẻ, khả năng chịu đựng sức nĩng từ bàn là hơi nước toả ra, đơi tay cần phải khéo léo và dẻo dai, khả năng đứng lâu trong nhiều giờ liền. Nếu chúng ta chọn những người sức khoẻ yếu, hay thường bị chĩng mặt khi đứng lâu một chỗ.. thì tất nhiên sẽ khơng chịu đựng và làm việc lâu dài cùng gĩp sức đưa chi nhánh phát triển và cạnh tranh cùng với những doanh nghiệp khác được.
Khi ứng viên đạt yêu cầu thì cĩ nghĩa là ứng viên đã vượt qua được bước khĩ khăn nhất. Chỉ cần người phỏng vấn kiểm tra lại hồ sơ, lý lịch , xác minh điều tra, khám sức khẻo một lần nữa tại cơng ty là cĩ thể ra quyết định tuyển chọn.
Quá trình tuyển chọn tại chi nhánh rút gọn lại chỉ cịn 5 bước:
- Bước 1: Chuẩn bị phỏng vấn. Ở bước này phỏng vấn viên trong chi nhánh thường thực hiện các cơng việc sau:
+ Xem xét lại cơng việc, nghiên cuứu bảng mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc để hiểu rõ những yêu cầu, đặc điểm của cơng việc một lần nữa để cĩ thể hình dung ra mẫu nhân viên lý tưởng đủ khả năng thực hiện cơng việc.
+ Nghiên cứu hồ sơ của ứng viên và ghi lại những sở trường và những mặt cịn hạn chế của ứng viên để chuẩn bị làm sáng tỏ khi tiến hành phỏng vấn.
+ Xác định địa điểm và thời gian phỏng vấn thích hợp. Báo cho ứng viên biết trước ít nhất một tuần về cuộc phỏng vấn sắp tới.
- Bước 2: Chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn. Ở đây, câu hỏi phỏng vấn được chia thành 3 loại:
+ Câu hỏi chung: Là những câu hỏi chung được sử dụng nhằm tìm hiểu động cơ, quan điểm, sở thích, khả năng hồ đồng và khả năng làm việc theo nhĩm... của ứng viên. Loại câu hỏi phỏng vấn này được sử dụng để phỏng vấn ứng viên cho nhiều loại cơng việc khác nhau trong chi nhánh. Ví dụ:
Ví dụ 1: Anh (chị ) cĩ hồn thành cơng việc thường xuyên đúng thời hạn và với chất lượng tốt khơng?
Vídụ 2: Anh (chị) cĩ thể làm cơng việc gì cho cơng ty chúng tơi?
Ví dụ 3: Hãy kể cho chúng tơi nghe về những nơi anh (chị) đã làm việc, tên cơng việc, thời gian đã làm, nội dung và vị trí mà trước kia anh ( chị) đã từng làm.
+ Câu hỏi đặc trưng cho từng loại cơng việc: Mỗi loại cơng việc thường cĩ một số yêu cầu đặc biệt hơn so với các cơng việc khác. Các câu hỏi đặc trưng cho từng cơng việc sẽ giúp cho hội đồng phỏng vấn xác định được năng lực sở trường và thực sự với một ứng viên cĩ những năng lực như vậy cĩ khả năng thực hiện cơng việc ở vị trí đang tuyển hay khơng. Ví dụ đối với cơng nhân may:
Ví dụ 1: anh (chị) đã biết may cơng nghiệp chưa? Và anh (chị) đã may được bao lâu rồi?
Ví dụ 2: anh (chị) muốn mức lương là bao nhiêu?
+ Câu hỏi riêng biệt: Sau khi nghiên cứu hồ sơ của ứng viên, phỏng vấn viên sẽ đặt một số câu hỏi riêng biệt liên quan đến những sở trường, hạn chế, những diểm đặc biệt trong cuộc đời nghề nghiệp hoặc đặc điểm cá nhân của ứng viên. Do đĩ các ứng viên khác nhau đều phải trả lời những câu hỏi khác nhau.
Ví dụ 1: Anh (chị) thích làm ở khâu may, cắt, hay hồn thành? Ví dụ 2: Theo anh (chị) cơng việc may cĩ yêu cầu địi hỏi gì?
Ví dụ 3: Anh (chị) đã từng làm trong cơng ty nào? Và đã làm việc được bao lâu? Vì sao anh chị khơng làm ở đĩ nữa mà lại xin việc trong cơng ty chúng tơi?
Ví dụ 4: Mức lương khởi đầu và mức lương hiện nay của anh (chị) ở cơng ty cũ là bao nhiêu?
Ví dụ 5: Anh (chị) thích làm việc theo hợp đồng hay làm việc lâu dài cho cơng ty chúng tơi?
Ví dụ 6: Anh chị muốn làm việc ngay hay khơng?
- Bước 3: Xây dựng hệ thống thang điểm đánh giá các câu trả lời.
+ Mỗi câu hỏi phỏng vấn, phỏng vấn viên đều dự đốn các phương án trả lời và họ xác định những câu trả lời như thế nào sẽ được đánh giá tốt, khá, trung bình, yếu và kém hoặc theo thang điểm mười. Thơng thường các nhà lãnh đạo cao nhất sẽ đánh giá các câu trả lời theo những thang điểm khác nhau theo ý kiến bản thân của họ. Do đĩ, phỏng vấn viên trong chi nhánh thường tham khảo ý kiến của ban lãnh đạo để đánh giá các câu trả lời của ứng viên.
- Bước 4: Tiến hành thực hiện phỏng vấn.
Tất cả các thành viên của hội đồng phỏng vấn đã cĩ sự thống nhất về bảng câu hỏi và cách đánh giá các câu trả lời của ứng viên trước khi bắt đầu phỏng vấn. Một thành viên trong hội đồng phỏng vấn sẽ giới thiệu tĩm tắt về ứng viên với các thành viên khác. Để giúp cho các ứng viên khơng bị hồi hộp, mất tự tin trong quá trình phỏng
vấn, hội đồng phỏng vấn nĩi chuyện thân mật với ứng viên trong lúc đầu. Trong khi phỏng vấn, phỏng vấn viên hỏi hết các câu trả lời rồi sau đĩ để dành thời gian để trả lời các câu hỏi của ứng viên. Hội đồng phỏng vấn kết thúc phỏng vấn bằng một nhận xét tích cực nhằm khích lệ ứng viên và thơng báo cho ứng viên biết về thời gian, địa điểm và cách thức gặp gỡ tiếp xúc trong lần sau. Sau khi phỏng vấn hết các ứng viên trong ngày, các thành viên của hội đồng phỏng vấn sẽ thận trọng xem xét và điểm đánh giá đối với từng thành viên.
Xác minh điều tra: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sau khi phỏng vấn xong, phỏng vấn viên sẽ thực hiện xác minh điều tra, đây là quá trình làm sáng tỏ thêm những điều chưa rõ đối với những ứng viên cĩ triển vọng tốt. Thơng qua tiếp xúc với đồng nghiệp cũ, bạn bè, thầy cơ giáo hoặc lãnh đạo cũ của ứng viên. Xác minh điều tra ngồi xác định về sự thật cĩ như ứng viên trình bày hay khơng cịn nhằm biết thêm về trình độ, kinh nghiệm, tính cách của ứng viên… để chọn người phù hợp cho các chức vụ mà chi nhánh cơng ty cần tuyển.
Khám sức khoẻ: Khám sức khoẻ cho ứng viên là điều quan trọng mà mỗi cơng ty cần phải thực hiện. Vì cho dù ứng viên cĩ trình độ, cĩ kinh nghiệm, cĩ giỏi như thế nào mà khơng cĩ sức khoẻ thì cũng khơngthể làm việc và gắn bĩ lâu dài cùng cơng ty được. Ngồi ra khi nhận những người khơng đủ sức khoẻ làm việc cĩ thể sẽ gây nhiều những rắc rối cho chi nhánh. Như vậy, đối với các ứng viên đã lọt vào các trình tự trên mà sức khoẻ tốt thì cơng ty sẽ tuyển dụng vào làm.
Chính thức tuyển dụng: Khi đã đạt được yêu cầu thì chi nhánh cơng ty sẽ tuyển dụng họ vào làm như một nhân viên chính thức, được các thành viên trong chi nhánh chỉ dẫn cách thức làm việc vì lúc đầu mới bước vào cơng ty, các ứng viên cịn bỡ ngỡ.