Hướng dẫn hội nhập là để giúp nhân viên mới thích nghi một cách nhanh chĩng, đồng thời cũng mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và những người quản lý trực tiếp. Những lợi ích đĩ cĩ thể là:
Giúp tạo ấn tượng tốt đẹp về doanh nghiệp và khiến nhân viên mới hăng hái với cơng việc. Vì vậy, hướng dẫn hội nhập khơng chỉ gĩp phần giảm tỷ lệ nhân viên nghỉ việc mà cịn giúp nâng cao tinh thần làm việc.
Hướng dẫn hội nhập là một cơ hội để các nhà quản lý trực tiếp xây dựng mối quan hệ làm việc với nhân viên mới và giải thích mối liên hệ giữa cơng việc của họ với cơng việc của người khác trong doanh nghiệp. Các quy định và chính sách của doanh nghiệp cĩ thể được giải thích rõ hơn vì thế sẽ hạn chế tối đa những hiểu lầm.
Một chương trình hướng dẫn hội nhập hiệu quả sẽ giúp loại bỏ cảm giác lo lắng thường cĩ khi người ta bắt đầu một cơng việc mới.
Giúp nhân viên mới sử dụng thời gian hiệu quả hơn bằng cách cung cấp cho họ một chương trình làm việc phù hợp để họ tuân theo trong những ngày đầu tiên.
2.2.5.2.Nội Dung Của Một Chương Trình Hướng Dẫn Hội Nhập.
Một chương trình hướng dẫn hội nhập hiệu quả cần đạt được 4 mục tiêu sau: Nhân viên mới cảm thấy được chào đĩn nồng nhiệt.
Nhân viên mới hiểu được những nét chung nhất về doanh nghiệp (bao gồm lịch sử hình thành và phát triển, tơn chỉ hoạt động, văn hố…) và những yếu tố cốt lõi khác như các chính sách và thủ tục.
Nhân viên mới biết rõ doanh nghiệp kỳ vọng gì ở họ, cả về mặt cơng việc lẫn hành vi.
Nhân viên mới cĩ thể bắt đầu làm việc như một thành viên thực sự.
Do vậy, nội dung của một chương trình hướng dẫn hội nhập cần đảm bảo giúp đạt được các mục tiêu này. Chương trình hướng dẫn hội nhập cĩ thể chia làm 2 phần là làm quen và hội nhập.
a. Làm Quen.
Cần cung cấp thơng tin cần thiết cho nhân viên mới như sau:
Thơng tin chung:
Lịch sử hình thành và phát triển của doanh nghiệp, các sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp sản xuất- Cung cấp các chỉ số tài chính và doanh thu
Khách hàng và các đối thủ cạnh tranh, doanh nghiệp định vị mình như thế nào trên thị trường.
Xứ mệnh và tơn chỉ hoạt động của doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp và mối quan hệ giữa các bộ phận.
Văn hố của doanh nghiệp: phong cách quản lý, trang phục, cách giao tiếp, làm việc…
Các cơ hội phát triển nghề nghiệp, bao gồm các chương trình đào tạo, huấn luyện, các chính sách đề bạt, chính sách tuyển dụng nội bộ.
Hệ thống đánh giá hiệu quả làm việc.
Những mối liên lạc chính: Nhân sự, kế tốn, hành chính và các trợ giúp khác. Các hướng dẫn sử dụng trang thiết bị.
Tổ chức cơng đồn và người đại diện.
Sơ đồ bố trí mặt bằng: Căn tin, phịng y tế, khu vệ sinh, kho, nhà xưởng…
Thơng tin về các quy định.
Quy chế tuyển dụng: Tất cả các điều khoản và điều kiện tuyển dụng, bao gồm việc nhận mức lương khởi điểm và các quy định về giai đoạn thử việc, các điều kiện ký kết, gia hạn và chấm dứt hợp đồng lao động.
Những quy định chung cần tuân thủ như: + Thủ tục ghi giờ vào và ra;
+ Các quy định về đi muộn, vắng mặt… + Giờ làm việc và cách bố trí làm việc ca; + Được phép hút thuốc ở đâu và khi nào;
+ Các quy định bắt buộc về an tồn được áp dụng trong tồn doanh nghiệp. + Các quy định bảo mật thơng tin.
Các điều kiện trả lương và các khoản thanh tốn khác: Các thủ tục khi nghỉ ốm và quyền lợi, thanh tốn làm ngồi giờ và làm ca, các khoản thanh tốn trong các trường hợp đặc biệt và cho ngày nghỉ.
Các quy định về việc sử dụng các trang thiết bị như điện thoại, máy Fax, máy tính, máy photo copy, đèn chiếu…
Thơng tin về nội quy an tồn- Vệ sinh lao động và phịng cháy chữa cháy.
Các thủ tục trong trường hợp khẩn cấp. Các khu vực nguy hiểm.
Quần áo bảo hộ và cách sử dụng.
Thơng tin về cơng việc:
Bản mơ tả cơng việc.
Những người cùng làm việc và vai trị của họ. Các nguồn lực liên quan .
b. Hội Nhập.
Để giúp nhân viên mới hội nhập và cảm thấy mình là một thành viên của doanh nghiệp chúng ta cĩ thể cho họ biết:
Cần phải làm gì: Làm rõ phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên mới, các mục tiêu cơng việc và các chuẩn mực cần đạt;
Làm thế nào để đĩng gĩp tích cực cho doanh nghiệp/bộ phận: chia sẻ với nhân viên mới về những mục tiêu và các hoạt động của doanh nghiệp, bộ phận cũng như những khĩ khăn hiện tại;
Làm thế nào để giao tiếp với đồng nghiệp một cách hiệu quả nhất: Hướng dẫn cách tìm kiếm trợ giúp các đồng nghiệp và cấp trên, cách đĩng gĩp ý kiến…
Làm thế nào để hội nhập nhanh chĩng: Mơ tả các hoạt động hiện tại của doanh nghiệp, bộ phận và từng bước để nhân viên mới tham gia các hoạt động.
2.2.5.3. Thực Hiện Chương Trình Hướng Dẫn Hội Nhập.
Người ta thường hay cho rằng bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm thực hiện các chương trình hướng dẫn hội nhập cho nhân viên mới. Thực ra, một chương rình hướng dẫn hội nhập hiệu quả nên cĩ sự phối hợp của bộ phận nhân sự và bộ phận tiếp nhận nhân viên mới.
Cách tổ chức hướng dẫn hội nhập cho nhân viên mới này sẽ tuỳ theo điều kiện của mỗi doanh nghiệp. Chương trình cĩ thể chỉ đơn giản là đưa cho nhân viên mới một
cuốn cẩm nang nhân viên để họ nghiên cứu và trả lời khi cĩ thắc mắc hoặc cĩ thể là một tuần huấn luyện liên tục.